Lot en annen lese i pasientjournalen til en nyansatt – helsesekretær brøt taushetsplikten

Unntatt fra offentlighet i henhold til offentlighetsloven § 13, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1

Avslutning av tilsynssak

Statens helsetilsyn har kommet til at du har brutt taushetsplikten i helsepersonelloven § 21, men at du likevel ikke skal gis en advarsel. Tilsynssaken mot deg er med dette avsluttet.

Saksbehandlingen hos Statens helsetilsyn

Statens helsetilsyn viser til tilsynssak oversendt fra Fylkesmannen i XXXX ved brev datert XXXX knyttet til din autorisasjon som helsesekretær. Tilsynssaken gjelder mistanke om urettmessig oppslag i pasientjournal og brudd på taushetsplikten.

Vi orienterte deg i brev datert XXXX om at vi ville vurdere å gi deg en advarsel. Vi har ikke mottatt uttalelse fra deg.

Saksforholdet

Du er utdannet som helsesekretær ved XXXX og fikk autorisasjon som helsesekretær den XXXX. Du er også utdannet som hjelpepleier fra XXXX, og fikk autorisasjon som hjelpepleier den XXXX. Du er født XXXX og ditt helsepersonellnummer er XXXX. På tidspunktet for den aktuelle hendelsen arbeidet du som helsesekretær ved XXXX legesenter i XXXX kommune, hvor du fremdeles arbeider.

Statens helsetilsyn har vurdert saken på grunnlag av din uttalelse og dokumentene du har fått oversendt tidligere i saksbehandlingen. Under gjør vi rede for de forholdene som har hatt betydning for vår vurdering.

Tilsynssaken ble opprettet på bakgrunn av klage datert XXXX fra XXXX (heretter klager). Det fremgår av klagen at du urettmessig har gjort oppslag i klagers journal.

Opplysninger fra klagen

Klager har i lengre tid hatt fastlege ved XXXX legesenter, og den XXXX fikk XXXX en forespørsel fra lege XXXX om XXXX var interessert i et vikariat ved legesenteret. Dagen etter, den XXXX, skal lege XXXX ha fortalt de øvrige ansatte på legesenteret at klager kanskje skulle begynne å jobbe der. Etterpå, i telefonens stengetid, skal du ha logget deg inn i journalsystemet og åpnet klagers pasientjournal. Det fremgår av klagen at en av deres kollegaer tok deg og en annen tidligere ansatt «på fersken» da dere leste i klagers journal. Klager understreker at XXXX ikke hadde noe pasientkontakt med legekontoret denne dagen.

Videre fremgår det av klagen at det før klager startet i jobben var mye «prat» blant helsesekretærene om at klager er en person som er mye sykmeldt, og at dette fremgikk av XXXX journal. Klager mener du må ha videreformidlet opplysninger du har lest i XXXX journal.

Klager har opplevd hendelsen som svært krenkende, da XXXX hadde vært gjennom en vanskelig tid i perioden før XXXX begynte å arbeide ved XXXX legesenter. Klager har også tatt opp saken med lege XXXX (heretter personalansvarlig) som er personalansvarlig på legesenteret, som skal ha uttrykt ønske om å løse saken internt.

Tilgangslogg for klagers journal
Klager har vedlagt kopi av tilgangsloggen til XXXX journal, der det fremgår at du åpnet journalen den XXXX kl. XXXX og lukket den igjen kl. XXXX.

Ytterligere opplysninger fra klager sendt XXXX

Klager viser til at du skal ha fortalt henne at du ikke leste i journalen, men at du var logget inn i systemet, og at dette gjorde journalen tilgjengelig for en pensjonert tidligere ansatt ved legesenteret som var på besøk.

Klager la ved et brev fra XXXX legesenter v/personalansvarlig datert XXXX. Brevet bekrefter at det ble gjort kjent for de ansatte at klager skulle begynne ved legesenteret den XXXX, og at det urettmessige oppslaget i journal skjedde like etterpå og varte i 18 sekunder. Det fremgår at personalansvarlig har hatt samtaler med de som ble knyttet til hendelsen om sakens alvorlighetsgrad. Videre fremgår det av brevet at XXXX legesenter vil gjennomgå og skjerpe inn rutinene som gjelder for personvern, og at legesenteret beklager det som har skjedd og de belastningene det har medført for klager.

Din uttalelse til Fylkesmannen datert XXXX

Du skriver at du denne dagen jobbet på laboratoriet sammen med en vikar, som var tidligere ansatt og som nå er pensjonist. Du var logget inn i journalsystemet, ettersom dette er praksis når du jobber på laboratoriet. Selv om dere er to personer bruker dere samme maskin, og dere pleier da ikke å logge dere ut ettersom dette tar unødvendig tid.

Du forklarer at du gikk til laboratoriet etter lunsj og logget deg på som vanlig. Du kan ikke huske at det ble gjort oppslag i klagers journal, eller hvem som var sammen med deg den dagen. Du tror at det ble logget inn i journalen til klager på grunn av nysgjerrighet på hvem XXXX var, etter at dere fikk beskjed i lunsjen om at XXXX skulle begynne i et vikariat. Du mener dette ikke er greit, og du har unnskyldt dette overfor klager.

Du skriver at du ikke hadde behov for å «sjekke» klager, da du ikke ville visst hvem XXXX var uansett.

Opplysninger fra XXXX  legesenter v/personalansvarlig datert XXXX

bekrefter at en tidligere ansatt som nå er pensjonert var på besøk til lunsj den aktuelle dagen. Etter lunsj logget du deg på maskinen i laboratoriet for å starte opp arbeidet. Personalansvarlig har hatt en samtale med vedkommende som varslet, og personalansvarlig forklarer at «observasjonen som ble gjort tilsier at det var den pensjonerte medarbeideren som var den aktive part». Videre at du ikke var aktivt lesende i journalen, men at du var til stede ved maskinen. Det fremgår også at du har forklart overfor personalansvarlig at du ikke husker hvem som var til stede, og at du heller ikke var klar over at dette hadde skjedd. Du har forklart overfor personalansvarlig at du etter lunsj tok ut neste pasient sine laboratorieprøver og gikk for å hente pasienten på venterommet. Personalansvarlig legger til at han som arbeidsgiver alltid har stolt på deg.

Det fremgår av brevet at det er XXXX som er den tidligere ansatte som er omtalt i klagen. Personalansvarlig har hatt en samtale med XXXX, men XXXX «var totalt avvisende» til at noe hadde skjedd.

Personalansvarlig beskriver også at legesenteret i etterkant har gjort tiltak for å forhindre at slikt gjentar seg. Det fremgår at det i en hektisk hverdag er tungvint å logge inn og ut hver gang man skal åpne en journal når man jobber i samme rom som PCen står, men må gå inn og ut for å hente pasienter. Det er ofte to ansatte på jobb samtidig, og frem til nå har sekretærene benyttet samme PC. I etterkant av aktuelle hendelse er det nå anskaffet en PC til, slik at sekretærene har hver sin.

Personalansvarlig beskriver videre at «det selvsagt ikke er adgang for uvedkommende på laboratoriet, men en tidligere sekretær kan evt glemme det».

Personalansvarlig beklager at det har skjedd en feil, og viser til at han også har beklaget overfor klager.

Kommentarer fra klager sendt XXXX

Klager påpeker at det er motstridende forklaringer i saken, der personalansvarlig forklarer at XXXX var på besøk, mens du mener XXXX var der som vikar.

Videre påpeker klager at det enkelt kan sjekkes i journalsystemet når første prøver ble tatt av pasient etter lunsj den aktuelle dagen. Dette kan sammenholdes med din forklaring om at du var på venterommet for å hente en pasient.

Meldinger fra deg til klager den XXXX
Klager har vedlagt skjermbilder fra meldingsutveksling med deg, der XXXX konfronterte deg med hendelsen. Du skriver at du ikke var i klagers journal og «snoket», men at du husker at det var en som var på laboratoriet som «var litt nysgjerrig på hvem [klager] var». Du husker ikke hvem dette var. Du mener dine initialer fremgår av tilgangsloggen ettersom det var du som var innlogget. Klager spør om du var til stede da det skjedde, og du svarer at du mener at du gikk og jobbet eller var i resepsjonen.

Øvrige opplysninger

Personalansvarlig presiserer i brev til Fylkesmannen datert XXXX at XXXX ikke har arbeidet som vikar ved legekontoret, men at XXXX var på besøk den aktuelle dagen.

Fylkesmannen har forsøkt å innhente en uttalelse fra XXXX, men XXXX har ikke ønsket å svare.

Statens helsetilsyns vurdering

Rettslig grunnlag for vurderingen

På bakgrunn av saksforholdet som beskrevet over vil vi vurdere om du har brutt taushetsplikten i helsepersonelloven § 21, og om du har handlet i strid med forbudet mot urettmessig tilegnelse av taushetsbelagte opplysninger i helsepersonelloven § 21 a.

Helsepersonelloven § 21 lyder:

«Helsepersonell skal hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om folks legems- eller sykdomsforhold eller andre personlige forhold som de får vite om i egenskap av å være helsepersonell.»

Helsepersonelloven § 21 a lyder:

«Det er forbudt å lese, søke etter eller på annen måte tilegne seg, bruke eller besitte opplysninger som nevnt i § 21 uten at det er begrunnet i helsehjelp til pasienten, administrasjon av slik hjelp eller har særskilt hjemmel i lov eller forskrift.»

Vurderingstema

Statens helsetilsyn vil vurdere om du har brutt ovennevnte bestemmelser i helsepersonelloven. De sentrale vurderingstemaene i saken er:

• Om du har gjort oppslag i klagers journal uten tjenstlig behov.
• Om du har gjort taushetsbelagte opplysninger tilgjengelig for XXXX.
• Om du har videreformidlet taushetsbelagte opplysninger om klager til dine kollegaer

I saker der Statens helsetilsyn vurderer å gi en advarsel har Statens helsetilsyn bevisbyrden. Dette innebærer at vi må sannsynliggjøre at vilkårene for å gi en advarsel er oppfylt før vi kan treffe vedtak. Alminnelig sannsynlighetsovervekt er som hovedregel tilstrekkelig. Det vil si at vi legger til grunn det saksforholdet vi mener er mest sannsynlig.

Statens helsetilsyn vil først vurdere om du har brutt bestemmelser i helsepersonelloven. Vi vil deretter vurdere om det er grunnlag for å gi deg en advarsel.

Vurdering av om du urettmessig har tilegnet deg taushetsbelagte opplysninger

Statens helsetilsyn har vurdert om du har brutt forbudet mot urettmessig tilegnelse av taushetsbelagte opplysninger i helsepersonelloven § 21 a.

Helsepersonelloven § 21 a har samme formål som hovedregelen om taushetsplikt i § 21, nemlig å verne pasienters og brukeres integritet og sikre befolkningens tillit til helse- og omsorgstjenesten og helsepersonell. Bestemmelsene om taushetsplikt skal sikre at pasienter og brukere oppsøker helse- og omsorgstjenesten ved behov for helsehjelp, uten at de trenger å frykte at uvedkommende får tilgang til opplysninger om dem. Taushetsplikten er et bærende element i tilliten til helse- og omsorgstjenesten og til det enkelte helsepersonell, og er en del av kjernekunnskapen til alt helsepersonell.

Det er ulike forklaringer av hendelsesforløpet i saken. Statens helsetilsyn vil først ta stilling til hvilket hendelsesforløp vi legger til grunn for vår vurdering.

Det er på det rene at det var du som var innlogget da oppslaget i klagers journal ble gjort. Du har avvist å ha gjort oppslag i klagers journal. I melding til klager har du skrevet at du husker at det var noen som «var litt nysgjerrig» på hvem klager var, men at du ikke husker hvem dette var. I tråd med personalansvarlig sin forklaring legger vi til grunn at den andre personen som var til stede var XXXX. XXXX har også benektet hendelsen overfor personalansvarlig, og XXXX har ikke ønsket å forklare seg overfor tilsynsmyndigheten. Vedkommende som varslet har overfor personalansvarlig forklart at det var XXXX som var «den aktive part», og at du var til stede ved maskinen.

På bakgrunn av saksforholdet slik det fremgår ovenfor, legger Statens helsetilsyn til grunn at det var XXXX som gjorde oppslaget i klagers journal. Vi vurderer at det er tilstrekkelig sannsynliggjort at du var til stede på laboratoriet da oppslaget ble gjort, ettersom du ble observert ved maskinen og du selv også har forklart at du husker «noen som var nysgjerrig». Vi har imidlertid kommet til at det ikke er tilstrekkelig sannsynliggjort at du var aktivt lesende i journalen. Ved vår vurdering har vi lagt vekt på at personalansvarlig har tillit til din forklaring om at du var opptatt med andre oppgaver.

Ettersom vi har kommet til at det ikke er tilstrekkelig sannsynliggjort at du har tilegnet deg opplysninger fra klagers journal, er det ikke grunn til å vurdere om du har brutt helsepersonelloven § 21 a.

Vurdering av om du har brutt taushetsplikten

Statens helsetilsyn har vurdert om du har brutt taushetsplikten i helsepersonelloven  § 21.

Formålet med taushetspliktbestemmelsene er å verne om pasientenes integritet og sikre befolkningens tillit til helsetjenesten og helsepersonell. Pasienter skal være trygge på at uvedkommende ikke får tilgang til de opplysningene som gis i forbindelse med helsehjelp. Taushetsplikten er et bærende element i tilliten til helsetjenesten og til det enkelte helsepersonell, og er en del av kjernekunnskapen til alt helsepersonell.

Det fremgår av helsepersonellovens lovforarbeider (Ot.prp.nr. 13 (1998-99)) at taushetsplikten ikke bare er en passiv plikt til å tie, men også en aktiv plikt til å hindre uvedkommende i å få tilgang til taushetsbelagt informasjon. Forsvarlig håndtering og oppbevaring av pasientopplysninger er en forutsetning for å etterleve den lovbestemte taushetsplikten.

Statens helsetilsyn vurderer at du brøt din plikt til å hindre at andre får adgang til taushetsbelagte opplysninger ved å la en tidligere kollega benytte din tilgang til å gjøre oppslag i klagers journal. Vi har merket oss at det var vanlig praksis i virksomheten at en av helsesekretærene alltid var pålogget. Det er likevel ditt ansvar å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til taushetsbelagte opplysninger. Statens helsetilsyn vurderer at du burde ha grepet inn da du så at XXXX brukte maskinen. Ved besøk på laboratoriet bør du også sørge for å låse maskinen før du forlater rommet.

Statens helsetilsyn ser alvorlig på at noen har videreformidlet opplysningene fra klagers journal til andre kollegaer ved legekontoret. Vi har imidlertid ingen holdepunkter for å ta stilling til hvem som har gjort dette, og det er derfor ikke sannsynliggjort at det er deg.

Etter Statens helsetilsyns vurdering har du brutt taushetsplikten i helsepersonelloven § 21.

Vurdering av om du skal gis en advarsel

Statens helsetilsyn har kommet til at du har brutt helsepersonelloven § 21. Vi vil derfor vurdere om du skal gis en advarsel i medhold av helsepersonelloven § 56 første ledd, som lyder:

«Statens helsetilsyn kan gi advarsel til helsepersonell som forsettlig eller uaktsomt overtrer plikter etter denne lov eller bestemmelser gitt i medhold av den, hvis pliktbruddet er egnet til å medføre fare for sikkerheten i helse- og omsorgstjenesten, til å påføre pasienter og brukere en betydelig belastning eller til i vesentlig grad å svekke tilliten til helsepersonell eller helse- og omsorgstjenesten.»

For å gi advarsel er det for det første et vilkår at du har handlet forsettlig eller uaktsomt. Vurderingstemaet i denne saken er om du har handlet uaktsomt. I denne vurderingen skal Statens helsetilsyn ta stilling til om du kan bebreides. Vi legger blant annet vekt på om du hadde handlingsalternativer i den aktuelle situasjonen.

Statens helsetilsyn vurderer at du hadde handlingsalternativer i den aktuelle situasjonen. Dine handlingsalternativer fremgår ovenfor, hvor vi har konkludert med brudd på en bestemmelse i helsepersonelloven og beskrevet hva som ville vært god praksis i det aktuelle tilfellet. Statens helsetilsyn vurderer at du burde handlet i tråd med god praksis, og vi har på dette grunnlag kommet til at du handlet uaktsomt.

Det andre vilkåret som må være oppfylt er at handlingen er egnet til å «medføre fare for sikkerheten i helse- og omsorgstjenesten», «påføre pasienter og brukere en betydelig belastning» eller til i «vesentlig grad å svekke tilliten til helsepersonell eller helse- og omsorgstjenesten». Det er ikke avgjørende om handlingen i den aktuelle saken faktisk har fått slike konsekvenser.

Etter vår vurdering er brudd på taushetsplikten egnet til å påføre pasienter en betydelig belastning. Pasienter skal være trygge på at opplysninger som gis i forbindelse med helsehjelp ikke utleveres eller kommer uvedkommende i hende. Taushetsplikt er et grunnleggende element for all helsehjelp, og tilsynsmyndigheten ser alvorlig på brudd på taushetsplikten. Ved å handle slik du gjorde finner vi at du har opptrådt på en måte som er egnet til å svekke tilliten til helsepersonell og til helse- og omsorgstjenesten generelt.

Hovedvilkårene for å gi deg en advarsel i medhold av helsepersonelloven § 56 første ledd er oppfylt. Statens helsetilsyn skal likevel foreta en skjønnsmessig vurdering av om du skal gis en advarsel. En slik vurdering skjer med utgangspunkt i formålet med å gi advarsel, som er å reagere på alvorlige overtredelser av helsepersonelloven.

Reaksjonen skal bidra til å fremme pasientsikkerhet, kvalitet i helse- og omsorgstjenesten og til å forhindre fremtidige lovbrudd.

Statens helsetilsyn ser alvorlig på brudd på taushetsplikten. Det dreier seg imidlertid om en enkeltstående hendelse. Du har også beklaget hendelsen overfor klager, og gjennom din uttalelse til Fylkesmannen vist innsikt i at du handlet feil.

Statens helsetilsyn har etter en samlet vurdering kommet til at det ikke er formålstjenlig at du gis en advarsel.

Konklusjon

Statens helsetilsyn har kommet til at du har brutt taushetsplikten i helsepersonelloven § 21, men at du likevel ikke skal gis en advarsel. Tilsynssaken mot deg er med dette avsluttet.

Med hilsen

XXXX
ass. direktør

XXXX
seniorrådgiver

Brevet er godkjent elektronisk og sendes derfor uten underskrift

 

 

Kopi til:
Fylkesmannen i XXXX XXXX

Juridisk saksbehandler: seniorrådgiver XXXX

Lenker om tilsynssaker

Avgjørelser i enkeltsaker – søkeside

Enkeltsaker fra helse- og omsorgstjenesten og varselsaker (§ 3-3 a)

Les mer om tilsynssaker