4. Krav og forventninger til god praksis for kommunikasjon og informasjonsflyt

Faglige normeringer beskriver hvordan de aktuelle tjenestene skal utføres slik at tjenestene blir forsvarlige og angir hva som er god praksis på et område. Beskrivelse av forventninger som stilles til virksomheten angir hva som kreves av overordnet organisering og styring for at helsetjenestene som tilbys er i samsvar med gjeldende regelverk. For å få til god og trygg praksis, må ledelsen sørge for at kravene også etterleves.

Faglige nasjonale retningslinjer legges til grunn for hva som er god praksis og er anvendt i det følgende for beskrivelser av norm og forventninger. Beskrivelser i Helsedirektoratets publikasjoner gir uttrykk for nasjonale helsemyndigheters oppfatning av hva som er god praksis og hvilke prioriteringer som er i samsvar med vedtatt politikk for helsetjenestene. Vi vil særlig peke på nasjonal faglig veileder (IS-7/2015) fra Helsedirektoratet til legemiddelhåndteringsforskriften (rundskriv om legemiddelhåndtering). Rundskrivet inneholder en beskrivelse av hvordan forskriften skal forstås, samt en veiledning som gir råd og praktiske eksempler for å kunne opprettholde gode rutiner og sikre kvalitet i legemiddelhåndteringen. Se punkt 13 nedenfor for øvrige referanser.

Det er ikke krav om helsefaglig utdanning for å jobbe i hjemmetjenesten. Det er ofte mange ansatte i små stillingsbrøker. Det er også vanlig med utbredt bruk av ekstravakter/vikarer. Mange ansatte med ulik grad av kompetanse, og med varierende tilhørighet til arbeidsstedet, gjør det ekstra viktig med solide rutiner, kunnskap om forventingene til praksis og opplæring som kan bidra til å sikre trygg kommunikasjon og informasjonsflyt i hjemmetjenesten.

I hjemmetjenesten jobber personellet som oftest alene, og det krever høy grad av selvstendighet. Ved endringer i brukernes tilstand må personellet kunne vurdere om de selv har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere situasjonen. Det bør også tilrettelegges for en praksis og kultur der ansatte, når de står i situasjoner som er utenfor eget kompetanseområde, har lav terskel for å kontakte kollegaer/ledere med mer helsefaglig kompetanse/ansvar, for å diskutere og vurdere. Ved uklarheter i forbindelse med legemidler er det nødvendig å ha mulighet til fortløpende kommunikasjon for nødvendig avklaringer.

De ansatte i hjemmetjenesten må samhandle internt for å ha avklarte rutiner og omforent praksis for hvordan de informerer hverandre om brukere. Det å til enhver tid ha oversikt over hvilke brukere man har ansvar for, og oversikt over hvilken hjelp som konkret skal gis til den enkelte, er en sammensatt oppgave som krever gode strukturer for kommunikasjon og informasjonsflyt.

Kommunikasjon og informasjonsflyt kan foregå både skriftlig og muntlig, i både formelle og uformelle strukturer. Formelle strukturer kan være brukerjournal, prosedyrer, sjekklister og faste møter. Uformelle strukturer kan være møtepunkter og uformelle informasjonskanaler. Det bør foreligge tilstrekkelige formelle strukturer som sikrer at ansatte i hjemmetjenesten har nødvendig informasjon tilgjengelig om brukere som skal ha helsehjelp i hjemmet, og for at opplysninger knyttet til legemiddelhåndtering og brukernes behov følges opp.

Tjenesten bør organiseres slik at forhold og problemstillinger ved brukere fortløpende kan diskuteres og vurderes muntlig sammen med kollegaer/ledere, i tillegg til at det dokumenteres skriftlig i journal. Det bør også legges til rette for faste møtepunkt og arenaer hvor problemstillinger om brukerne kan vurderes sammen med kollegaer/ledere. Det man vurderer og kommer fram til må dokumenteres skriftlig i journal.

Det er en del av hverdagen i hjemmetjenesten å få nye brukere og å få overført/tilbakeført brukere fra andre deler av helsetjenenesten. Det må sikres at informasjon om brukere kommuniseres mellom enheter og når frem til den enheten som overtar ansvaret for brukerne.

Ansvaret for oppfølgingen av brukere overføres fra hjemmetjenestens personell som er på vakt til personellet som kommer på neste vakt. Med bakgrunn i at feil i legemiddelhåndteringen kan medføre store, potensielt livstruende konsekvenser, er dette et område der det er særlig viktig med strukturer i tjenesten som sikrer god kommunikasjon og informasjonsflyt. Det må blant annet legges til rette for at oppdatert brukerinformasjon til enhver tid er tilgjengelig for personellet som er på vakt. Det er særlig viktig å sikre at opplysninger som må følges opp, formidles videre til ansvarlige på neste aktuelle vakt.

Hjemmetjenester utføres i brukernes private hjem. I tillegg til å gi helsehjelp, er det også praktiske oppgaver i hjemmet som skal utføres av personellet i hjemmetjenestene. Informasjon som skal overføres mellom vaktskift i hjemmetjenestene er derfor en blanding av helseopplysninger og mer praktiske beskjeder knyttet til brukernes dagligliv, som for eksempel behov for husvask eller bestilling av drosje til tannlegebesøk.

For å sikre forsvarlig oppfølging av brukere, er det nødvendig å ha en tydelig og kjent praksis for dokumentasjon av helseopplysninger og nedtegnelse av praktiske beskjeder. Hva som er journalverdig og hvilke opplysninger som skal nedtegnes hvor, må være avklart. Det må også sikres praksis for å formidle og gjøre informasjonen tilgjengelig for personellet som skal utføre hjemmetjenestene.

Det kan være en særlig risiko forbundet med legemiddelhåndtering i hjemmet, da personell kan ha begrenset eller ingen helsefaglig utdanning. Samtidig kan legemiddelhåndtering i hjemmet være ekstra komplisert, fordi det er flere ulike måter legemidlene kan bli administrert på ut fra at brukerne har ulikt funksjonsnivå og ulike ønsker og behov. Det kan eksempelvis være at legemidler leveres ut i multidose-forpakning, at det benyttes elektronisk medisindispenser, at legemidlene legges i ukedosett, eller at legemidler oppbevares i originalforpakninger hjemme hos brukerne. Det er også ulike måter for å frakte legemidlene hjem til brukerne. For eksempel henter noen brukere legemidler selv på apoteket, for noen er det hjemmetjenesten som kommer med legemidlene, eller det kan være pårørende som bidrar.

Virksomheten må sørge for at det er tilstrekkelige ressurser for forsvarlig legemiddelhåndtering i hjemmet, blant annet knyttet til nødvendige kvalifikasjoner. Det er viktig med tydelig fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet. Videre må det foreligge rutiner og prosedyrer og sikres en lik praksis slik at legemiddelhåndteringen er forsvarlig.

Utdeling av legemiddel til pasient skal dokumenteres i henhold til krav i forskrift om pasientjournal. Hvilket legemiddel som er gitt (preparatnavn), dose og legemiddelform, samt hvem som har gitt legemidlet, skal dokumenteres.

Dersom brukeren håndterer legemidler selv, må det være avklart og fremkomme i tiltaksplanen/journalen hva hjemmetjenesten skal følge opp og på hvilken måte.