5. Forhold ved virksomheten, organisering, prosedyrer, rutiner og praksis

I dette kapitelet beskriver vi rammebetingelser og forhold ved kommunens organisering og styring som anses relevante når det gjelder den alvorlige hendelsen og tema for tilsynet. Avdelinger som var involvert i oppfølgingen av pasienten i kommunen var hjemmetjenesten, fastlege og FACT.

Hjemmesykepleien i kommunen er organisert med to geografisk oppdelte soner, hver med sin avdelingsleder og fagleder; sone Øst og sone Vest. Et eget team dekker nettene. Vaktlagene møtes på vaktrommene i basen der det er rapport og overføring av beskjeder før morgenoppdrag. I tillegg er det et møtepunkt og rapport til lunsjtider og ved slutten av arbeidsdagen.

Hver pasient har en utpekt tjenesteansvarlig sykepleier og en primærkontakt. Disse har en overordnet oppgave med å følge med på pasienten, herunder å endre tiltaksplaner, følge opp avtaler, bestille nødvendig utstyr og ha løpende kontakt med pårørende og samarbeidspartnere.

Ansvar for logistikk og fortløpende administrative oppgaver i avdelingen håndteres av en egen XXXX. Arbeidsoppgavene til denne rollen innebærer å lese rapporter for foregående døgn eller hele helgen, sjekke elektroniske meldinger, sjekke beskjeder i beskjedbok, samt logostikk rundt utskrevne og innlagte pasienter på helsehus eller i spesialisthelsetjenesten. Administrasjonsvakten har også ansvar for vakttelefonen i arbeidstiden. 

Kommunen benytter Visma Profil som elektronisk pasientjournalsystem. Ansatte i tjenesten benytter også Mobil Omsorg, et system som gir mulighet til å ha arbeidslister på mobil, kvittere for utførte oppdrag og dokumentere innholdet i besøk hos pasientene.

FACT er en behandlingsmodell som gir oppsøkende og helhetlige tjenester til mennesker med alvorlige psykiske lidelser og/eller rusproblemer og andre tilleggsutfordringer. FACT kan organiseres på ulike måter, men et hovedpoeng er at det er ansatte fra både kommunehelsetjeneste og spesialisthelsetjeneste som inngår i det enkelte FACT-team.

FACT XXXX team består av ansatte fra DPS XXXX og av ansatte fra kommunene XXXX, XXXX og XXXX. Det aktuelle FACT-teamet ledes av en styringsgruppe bestående av XXXX ved DPS XXXX, XXXX kommune og XXXX kommune. XXXX kommune leder FACT-teamet, som består av kommunene XXXX, XXXX, XXXX og DPS XXXX.  Åpningstiden er mandag til fredag fra klokken 8-16, og teamet er avhengig av samarbeid med øvrige tjenester i kommuner og spesialisthelsetjenesten ved behov for bistand på kveld og helg.

FACT er organisert med et lite team rundt hver pasient, og hver pasient får tildelt en Case manager som fungerer som en primærkontakt. Denne har ansvaret for å koordinere helsehjelpen rundt pasienten.

Journalsystemet til FACT er DIPS Arena. FACT utveksler informasjon med samarbeidende instanser gjennom elektroniske dialogmeldinger. Disse blir lagret i pasientens journal både i kommunen og XXXX. Kommunale helsetjenester som hjemmesykepleien har ikke tilgang på DIPS Arena (DIPS). Kommunalt ansatte i FACT XXXX team har tilgang til kommunal elektronisk journal i den kommunen man har sitt ansettelsesforhold.

FACT bruker FACT-tavlen som et verktøy for oppfølging av enkeltpasientene. På tavlen benyttes spesifikke koder og begrep, som blant annet skal kunne si noe om intensiteten i oppfølgingen, for eksempel brukes begrep som «kort intensiv». XXXX opplyser i tilbakemeldingen vedlagt brev av XXXX at DIPS Arena er primærkilden for pasientopplysninger. Opplysningene som står på FACT-tavlen beskrives som en komprimert utgave av relevante og nødvendige opplysninger, som brukes i gjennomføringen av morgenmøtene/tavlemøtene. Det påpekes her at alle opplysninger er å gjenfinne i DIPS. Dette er ikke i overensstemmelse med informasjon fra samtaler under stedlig tilsyn med ansatte i FACT. Her fikk vi opplyst at opplysninger på tavla blir skrevet inn manuelt, og ikke automatisk blir overført til DIPS. Ledelsen i kommunen bør følge opp dette forholdet og sikre at oppfatningen av at alle opplysninger på tavla overføres DIPS er korrekt. Vi ser at det i gjennomførte DPIA som er ettersendt forutsettes at alle opplysninger overføres, men her kan vi ikke se at de ansatte i FACT-teamene er blitt spurt om dette. Tavlen er lagret på sykehusets servere for sensitive opplysninger. Dette lagringsområdet er tilgangsstyrt. Det er mulig å hente tidligere versjoner av tavla ved å kontakte sykehusets IKT-avdeling. Vi baserer oss på konklusjonen i den vedlagte personvernvurderingen, hvor direktøren har slått fast at personvernrisikoen er lav, og at det er trygt å bruke tavla. I tillegg til tavla benyttes daglige morgenmøter/ tavlemøter og diskusjoner om pasientene i plenum som en sentral arbeidsmetode.

Det er flere samhandlingsarenaer for FACT og de ulike samarbeidspartnerne i kommune- og spesialisthelsetjenesten. For eksempel avholdes det styringsgruppemøter, lederforum og fagdager og ulike samarbeidsmøter.