Vedtak om advarsel

Unntatt fra offentlighet i henhold til offentlighetsloven § 13, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1

Statens helsetilsyn har vedtatt å gi deg en advarsel. Vi har kommet til at du har brutt helsepersonelloven §§ 6, 21, 39 og 40.

Du kan klage på vedtaket innen tre – 3 – uker fra du mottar dette brevet.

Saksbehandlingsprosessen

Statens helsetilsyn fikk ved brev datert XXXX fra XXXX oversendt en tilsynssak vedrørende din virksomhet som fysioterapeut. Tilsynssaken gjelder gjentatte tilfeller av misbruk overfor trygden, journalføring og brudd på taushetsplikt.

Vi orienterte deg i brev av XXXX om at vi ville vurdere å tilbakekalle din autorisasjon som fysioterapeut eller gi deg en advarsel. Videre fikk du tilbud om møte med Statens helsetilsyn.

Din regnskapsfører XXXX uttalte seg til saken i brev XXXX som vi mottok XXXX.

Den XXXX var du og XXXX i møte i Statens helsetilsyn. Vi oversendte møtereferat XXXX.

I brev XXXX oversendte XXXX etter avtale kopi av elektroniske journaler.

Saksforholdet

Du er utdannet fysioterapeut i XXXX i XXXX og fikk norsk autorisasjon som fysioterapeut den XXXX. Du har drevet privat praksis som fysioterapeut i XXXX kommune siden XXXX, hele tiden med 50 % driftstilskudd fra kommunen. Det har aldri vært inngått noen detaljert avtale med kommunen om kommunale oppgaver, krav til praksisen, fravær eller vikar. Du behandler bare pasienter etter henvisning fra lege. Du jobber tre dager i uken og behandler ca. fem pasienter pr. dag.

Statens helsetilsyn har vurdert denne saken med utgangspunkt i den dokumentasjonen som foreligger, og dokumentene er oversendt deg tidligere i saksbehandlingen.

Nedenfor gjør vi rede for de forholdene som har hatt betydning for vår vurdering. 

XXXX opprettet tilsynssak mot deg på bakgrunn av brev mottatt XXXX fra HELFO region XXXX. HELFO viste til at de den XXXX fattet vedtak om tap av retten til å praktisere for trygdens regning for en periode på tre år. I vedtak av XXXX omgjorde de sitt vedtak slik at tapsperioden ble satt ned til 2 år (til XXXX). Bakgrunnen for omgjøringen var praksis i lignende saker og hensyn til likebehandling.

Begrunnelsen for HELFO sitt vedtak er gjentatte tilfeller av misbruk overfor trygden og langvarig mangel på vilje og/eller evne til å oppfylle lovbestemte plikter. Det fremgår av HELFO sine dokumenter at du for perioden XXXX til XXXX, fremsatte refusjonskrav for kr. XXXX, men at HELFO bare fant grunnlag for utbetaling av 38 % av dette beløpet, blant annet på grunn av manglende dokumentasjon for at kravene var rettmessige. Konsekvensen av HELFO sitt vedtak er at dine pasienter ikke har krav på å få refundert sine utgifter fra folketrygden.

Ifølge HELFO ble det avdekket brudd på journalføringsplikten og manglende dokumentasjon på at gjennomført behandling var refusjonsberettiget. Det fremgår også at du i ettertid har tilført utfyllende opplysninger i pasient/journalkortene. Ifølge sakens dokumenter ble du allerede i XXXX varslet om at din rett til å praktisere for trygdens regning ville bli vurdert.

XXXX foretok den XXXX et tilsynsbesøk i din praksis. Det ble blant annet avdekket flere brudd på helsepersonellovens bestemmelser vedrørende føring og oppbevaring av journaler. Det fremgikk at du oppbevarte journal/ kartotekkortene i ulåste kartotekesker, lett synlig i gangen ved siden av venterommet. Det fremgikk at du førte journaler for hånd og at du brukte flere av dine pasientjournalkort, som tidligere hadde tilhørt andre pasienter, på nytt ved å stryke navn på tidligere pasient og føre inn navn på ny pasient. I forbindelse med tilsynsbesøket ble det utlånt ti journaler. XXXX har bekreftet at du fortsatt benyttet deg av det pairbaserte journalsystemet, da de var på nevnte tilsynsbesøk.

Uttalelser i saken fra regnskapsfører XXXX

Det vises til brev til HELFO og XXXX hvor det fremgår at du i XXXX tok initiativ til å få bruke fagdatasystemet ARKo Terapeut som elektronisk pasientadministrasjonssystem. Du skal ha startet med nødvendige endringer i din praksis, blant annet slik at journalføringssystemet ble koplet til pasientadministrasjonen. Frem til da hadde du kun brukt papirskrevne blanketter, vedheftet epikrise mv. som journal. Det vises til at du fra XXXX etter beste evne har prøvd å besvare alle påpekte feil og du er fortvilet over at du ikke har klart å oppfylle dine plikter.

XXXX viser til at fagdatasystemet innebærer at man er nødt til å fylle ut det som har vært hovedankepunktene fra HELFO sin side om mangelfull dokumentasjon som:

• gyldig henvisning
• honorartakster
• journalføring
• behandlinger/behandlingsserie

Det vises videre til at det ved bruk av ovennevnte system er lagt opp til å sende månedlige oppgjør til HELFO.

Din uttalelse i møte med Statens helsetilsyn

I møte med oss fortalte du at du opplevde din arbeidssituasjon som usikker. Du har mistet arbeidsgleden og har vært en god del sykmeldt i XXXX. Både du og din regnskapsfører har opplevd det vanskelig å forholde dere til HELFO og tilsynsmyndigheten på samme tid. Du mener at det innførte fagdatasystemet skal sikre at blant annet opplysninger om gyldig henvisning og honorartakst blir dokumentert. Du informerte om at pasientopplysninger på papir nå blir låst inn.

Rettslig grunnlag for vurderingen

Sakens opplysninger har gitt grunn til å vurdere om du har handlet i strid med kravene i helsepersonellovens §§ 6, 21, 39 og 40.

Nedenfor gjengis de aktuelle bestemmelsene.

Helsepersonelloven § 6 om ressursbruk lyder:

Helsepersonell skal sørge for at helsehjelpen ikke påfører pasienter, helseinstitusjon, trygden eller andre unødvendig tidstap eller utgift.

Helsepersonelloven § 21 om taushetsplikt lyder:

Helsepersonell skal hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om folks legems- eller sykdomsforhold eller andre personlige forhold som de får vite om i egenskap av å være helsepersonell.

Helsepersonelloven § 39 om journalføringsplikt lyder:

Den som yter helsehjelp, skal nedtegne eller registrere opplysninger som nevnt i § 40 i en journal for den enkelte pasient. Plikten til å fore journal gjelder ikke for samarbeidende helsepersonell som gir hjelp etter instruksjon eller rettledning fra annet helsepersonell.

I helseinstitusjoner skal det utpekes en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i pasientjournalen.

Helsepersonelloven § 40 første ledd om krav til journalens innhold lyder:

Journalen skal føres i samsvar med god yrkesskikk og skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, samt de opplysninger som er nødvendige for å oppfylle meldeplikt eller opplysningsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. Journalen skal være lett å forstå for annet kvalifisert helsepersonell.

Vi viser også til journalforskriften §§ 5, 7, 8 og 9.

Statens helsetilsyns vurdering

Sakens opplysninger har gitt grunn til å vurdere om du har handlet i strid med kravet til ressursbruk i helsepersonellovens § 6 og plikten til å føre journal i loven  §§ 39 og § 40, jf. journalforskriften. Videre vil vi vurdere om din oppbevaring av pasientopplysninger har vært i strid med lovens § 21 om taushetsplikt og journalforskriften § 14.

Ressursbruk /unødvendig tidstap/utgift

Statens helsetilsyn legger til grunn at du har sendt refusjonskrav til HELFO uten at det forelå dokumentasjon på berettigelsen av slike krav. Vi viser i denne sammenheng til vedtak fra HELFO om at du for perioden XXXX til XXXX fremsatte krav på kr. 995 928,- men at HELF0 bare fant grunnlag for utbetaling av 38 % av dette beløpet, blant annet på grunn av manglende dokumentasjon på at kravene var rettmessige.

Det sentrale vurderingstema er om du ved å sende inn uberettigede refusjonskrav har påført HELFO unødvendig tidstap og utgift.

Helsepersonell skal sørge for at helsehjelpen ikke påfører pasienter, helseinstitusjon, trygden eller andre unødvendig tidstap eller utgift. Fysioterapeuter er av samfunnet vist stor tillit ved at de kan sende refusjonskrav til HELFO for dekning av utgifter til nødvendige undersøkelser og behandling. Fysioterapeuter er dermed med på å forvalte fellesskapets midler. Allmennheten må kunne ha tillit til at fysioterapeuter opptrer lojalt i forhold til gjeldende retningslinjer for krav om refusjon. Mislighold av refusjonsordningen anses som et alvorlig tillitsbrudd og er egnet til å svekke den allmenne tillit til fysioterapeuter.

Vi vil bemerke at du har et selvstendig ansvar for å gjøre deg kjent med de lover og forskrifter som gjelder din virksomhet som fysioterapeut, herunder gjøre deg kjent med takstsystem og et faglig forsvarlig journalsystem. Det er derfor ditt ansvar at krav fremmet overfor trygden er korrekte. At du over tid etterregistrerte journalnotater om pasientbehandling, anførte feil refusjonstakster og oversendte refusjonskrav til HELFO uten at det forelå dokumentasjon for berettigelsen av slike krav, finner Statens helsetilsyn svært alvorlig. Ved din handlemåte finner vi at du har påført trygden/ HELFO unødvendig tidstap og indirekte er de dermed påført ekstra utgifter.

Konklusjon

Statens helsetilsyn finner at du har brutt helsepersonelloven § 6, og anser at din handlemåte utgjør et grovt pliktbrudd. Vi har i vår vurdering vektlagt at du allerede i XXXX ble varslet om at din rett til å praktisere for trygden regning ville bli vurdert, men at du til tross for råd og veiledning fortsatte å sende inn uberettigede refusjonskrav.

Journalføring

De sentrale vurderingstema er om du har brutt kravene til journalføring i helsepersonelloven §§ 39 og 40, jf. journalforskriften §§ 5, 7, 8 og 9.

Pasientjournalen skal bestå av relevante og nødvendige opplysninger om helsehjelpen til en pasient. Fysioterapeuter må dokumentere hvilke undersøkelser som er gjort, hvilken informasjon pasienten har fått om behandlingsopplegget og den helsehjelpen pasienten har fått og hvordan behandlingen har virket på pasientens plager.

Formålet med journalen er først og fremst å ivareta pasientens sikkerhet. Journalføringsplikten er begrunnet i hensynet til å sikre kontinuitet og kvalitet på helsetjenesten samt i å gi tilsynsmyndigheten og andre offentlige instanser mulighet til å etterprøve den helsehjelpen som er gitt. Journalen skal fungere som helsepersonellets hukommelse og arbeidsverktøy samt være grunnlag for at pasient skal kunne gjøre seg kjent med forhold som gjelder ham/henne selv. Journalsystemene skal sikre god kommunikasjon, samtidig som bestemmelsene om taushetsplikt overholdes. Nøyaktig dokumentasjon av helsehjelpen som blir gitt er grunnleggende for at annet helsepersonell kan vurdere det behandlingsmessige forløpet. Journalopplysningene skal også bidra til å dokumentere at man som helsepersonell har handlet i samsvar med forsvarlighetskravet i helsepersonelloven § 4.

Sakens dokumenter viser at du frem til XXXX XXXX kun førte journal på papirkort, og at du fra XXXX XXXX begynte å innføre et elektronisk fagdatasystem (ARKo Terapeut). Imidlertid fremgikk det av tilsynsbesøket i XXXX at du fortsatt førte papirjournal.

Gjennomgangen av papirbasert journalmateriale for behandlinger utført i XXXX og XXXX viser at det i stor grad manglet diagnose, behandlingsplan, opplysninger om informasjon til pasientene, og om det var sendt epikrise til henvisende lege. Sakens dokumenter viser også at du i ettertid har registrert utfyllende opplysninger i pasient/ journalkortene.

Gjennomgangen viser også at du har brukt tidligere pasienters journalkort til nye pasienter, ved å stryke tidligere pasients navn og påføre nytt pasientnavn på det gamle kortet. Dette er ikke i tråd med journalforskriften § 5 hvor det fremgår at det skal opprettes journal for hver pasient som mottar helsehjelp. Videre fremgår det av forskriftens § 7 andre ledd at journalen skal føres fortløpende.

De tilsendte utskrifter av tre elektroniske pasientjournaler for behandlinger XXXX XXXX viser også at din journalføring var mangelfull. Det er ikke ført forløpende notat fra behandlingstimene og det fremgår ikke at det er skrevet epikrise eller at pasienten har fått informasjon om behandlingsopplegget. Det fremgår også i brev fra regnskapsfører XXXX at din journalføring fortsatt er mangelfull, og at han vil bistå med å få din journalføring i forskriftmessig stand.

Konklusjon

Statens helsetilsyn finner at du har brutt helsepersonelloven § 39 og 40, jf. journalforskriften. Vi ser alvorlig på at du over tid har vist en gjennomgående svikt i din dokumentasjonsplikt. Saken tydeliggjør at din svært mangelfulle journalføring har vanskeliggjort tilsyn med din virksomhet og medført at pasienter og andre behandlere vanskelig kan få oversikt over den helsehjelp som er gitt.

Journaloppbevaring / brudd på taushetsplikt

Statens helsetilsyn legger til grunn at du over flere år har oppbevart pasientopplysninger i gangen ved venterommet ulåst, i kartotekesker lett synlig for uvedkommende.

Vurderingstemaet er om du har oppbevart pasientopplysninger uforsvarlig og om du har brutt taushetsplikten.

Taushetsplikten etter helsepersonelloven § 21, som er gjengitt ovenfor, innebærer ikke bare en plikt til å tie, men også en plikt til aktivt å sørge for at andre ikke får adgang til taushetsbelagte opplysninger. Forsvarlig håndtering og oppbevaring av pasientopplysninger er derfor en forutsetning for å etterleve den lovbestemte taushetsplikten. Vi viser i den sammenheng til journalforskriften § 14 første ledd som lyder:

Pasientjournaler skal oppbevares slik at de ikke kommer til skade eller blir ødelagt, og at uvedkommende ikke får adgang til dem.

Det følger av dette at journalene må oppbevares slik at de ikke er tilgjengelig for andre enn dem som har rett til innsyn.

I den aktuelle saken er det ikke påvist at uvedkommende har fått adgang til taushetsbelagte opplysninger, men vi finner at din oppbevaring av pasientjournaler har utgjort en høy risiko for urettmessig tilgang til taushetsbelagte opplysninger. Vi vurderer det som alvorlig du over tid har oppbevart pasientopplysninger slik at de har vært lett tilgjengelig for uvedkommende. Vi har imidlertid merket oss din informasjon om at du nå oppbevarer pasientopplysninger på papir innelåst.

Konklusjon

Statens helsetilsyn finner at din oppbevaring av pasientopplysninger har vært i strid med helsepersonelloven § 21 og journalforskriften § 14.

Vurdering av administrativ reaksjon

Statens helsetilsyn finner at du har brutt helsepersonelloven §§ 6, 21, 39 og 40.

På bakgrunn av sakens opplysninger har vi ikke funnet grunnlag for å vurdere å tilbakekalle din autorisasjon i medhold av helsepersonelloven § 57.

Vi har imidlertid vurdert om det er grunnlag for å gi deg en advarsel i medhold av helsepersonelloven § 56 som lyder:

Statens helsetilsyn kan gi advarsel til helsepersonell som forsettlig eller uaktsomt overtrer plikter etter denne lov eller bestemmelser gitt i medhold av den, hvis pliktbruddet er egnet til å medføre fare for sikkerheten i helsetjenesten, til å påføre pasienter en betydelig belastning eller til i vesentlig grad å svekke tilliten til helsepersonell eller helsetjenesten.

Statens helsetilsyn kan gi advarsel til helsepersonell som har utvist en atferd som er egnet til i vesentlig grad å svekke tilliten til vedkommende yrkesgruppe.

Advarsel er enkeltvedtak etter forvaltningsloven.

Det er et vilkår for å gi en advarsel at du har handlet uaktsomt. Ved denne vurderingen skal Statens helsetilsyn ta stilling til om helsepersonellet er å bebreide. Ved vurderingen legger Statens helsetilsyn blant annet vekt på om du hadde handlingsalternativer i den aktuelle situasjonen.

Vi finner at du åpenbart hadde andre handlingsalternativer i denne saken. Du skulle ha satt deg inn de lover og regler som gjelder for innsending av refusjonskrav til HELFO og handlet i tråd med disse. Vi viser her til at du over tid mottok råd og veiledning som skulle tilsi at du endret din praksis. Videre skulle du ha ført og oppbevart journaler i tråd med krav som fremgår av helsepersonelloven og journalforskriften. Statens helsetilsyn finner på dette grunnlag at du handlet uaktsomt.

For å kunne reagere med en advarsel er det dessuten vilkår om at handlingen er egnet til å medføre fare for sikkerheten i helsetjenesten eller å påføre pasienter en betydelig belastning.

Det er ikke avgjørende om pasienter i den konkrete saken er påført betydelig belastning eller om det oppsto fare for sikkerheten i helsetjenesten. Statens helsetilsyn har vurdert din uaktsomme handling opp mot den potensielle fare for sikkerheten eller belastning på pasient.

Etter Statens helsetilsyns vurdering er din mangelfulle journalføring egnet til å påføre pasienter en betydelig belastning.

Vi finner også at din innsending av uberettigede refusjonskrav til HELFO i vesentlig grad er med å svekke tilliten til deg som helsepersonell og helsetjenesten generelt.

Hovedvilkårene for å gi deg en advarsel i medhold av helsepersonelloven § 56 er oppfylt. Det forutsettes imidlertid at Statens helsetilsyn skal foreta en skjønnsmessig vurdering av om du skal gis en advarsel. En slik vurdering må ses i sammenheng med formålet med å gi advarsel. Formålet er å reagere på alvorlige overtredelser av helsepersonelloven og bidra til å forhindre fremtidige pliktbrudd av denne art.

Statens helsetilsyn finner at forholdet i denne saken er av en slik karakter at du skal gis advarsel. Vi finner at dine pliktbrudd samlet sett er alvorlige. Dette gjelder både i forhold til pasientsikkerhet, kvalitet i tjenesten og den tillit du er gitt som fysioterapeut. Vi vil også påpeke at pliktbruddene har pågått over en lang periode til tross for at du har mottatt råd og veiledning.

Statens helsetilsyn forutsetter at du innretter deg etter advarselen. Vi viser til helsepersonelloven § 57 annet ledd hvor det fremgår at autorisasjon kan tilbakekalles dersom helsepersonell til tross for advarsel unnlater å innrette seg etter lovbestemte krav. Vi vil be XXXX om å foreta et tilsynsbesøk ved din praksis innen utgangen av XXXX.

Vedtak

Statens helsetilsyn gir deg i medhold av helsepersonelloven § 56 en advarsel for brudd på lovens §§ 6, 21, 39, og 40.

Du har rett til å klage på dette vedtaket til Statens helsepersonellnemnd, jf helsepersonelloven § 68. Klagefristen er tre – 3 – uker fra du mottar dette brevet. Les vedlagte informasjonsskriv med nærmere opplysninger om reglene for klage.

En eventuell klage sender du til Statens helsetilsyn. Du må klage før du eventuelt reiser søksmål om gyldigheten av vedtaket, jf forvaltningsloven § 27 b og helsepersonelloven § 71.

Med hilsen

XXXX

XXXX

Vedlegg:

Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak

Kopi: XXXX

Juridisk saksbehandler: XXXX
Helsefaglig saksbehandler: XXXX

Lenker om tilsynssaker

Avgjørelser i enkeltsaker – søkeside

Enkeltsaker fra helse- og omsorgstjenesten og varselsaker (§ 3-3 a)

Les mer om tilsynssaker