Rapport frå tilsyn med helsestasjonstenesta i Bykle/Valle 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikt innanfor dei områda som blei reviderte.

Kommunane Bykle og Valle her felles interkommunal helseteneste, med Bykle som vertskommune.  Revisjonen gjeld difor både kommunane Valle og Bykle.

Systemrevisjonen gjaldt helsestasjonstenesta for barn frå 0 – 6 år, med fokus på desse områda:

• Om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med nasjonale retningsliner.
• Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta medverkar til at barn/familiar med særlege behov får eit heilskapleg tenestetilbod.
• Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev tilbod om tenester til barn og foreldre som er tilpassa eigen språkleg bakgrunn.

Det blei funne eit avvik:

Kommunen har ikkje system som sikrar alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlege helsekontrollar.

Dato: 14.05.14

Helene Frydenberg
revisjonsleiar

Heidi Marie Vige
revisor

Solveig Pettersen Hervik
revisor

1.Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved helsestasjonstenesta i Bykle og Valle i perioden 27. februar til 23. april 2014. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helsestasjonstenesta med heimel i Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, jf. Tilsynsloven § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekt under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Kommunane Bykle og Valle ligg øvst i Setedalen i Aust-Agder fylke.  Bykle har om lag 950 innbyggjarar medan Valle har 1250.  Bykle er ein typisk turistkommune med satsing på ski og vintersport og mykje hytteturisme, særleg vinterstid.  Kommunen har om lag 2600 fritidsbustader.

Valle kommune har og satsing på reiseliv og er dessutan fylkets største kommune i areal.  Både kommunane er kraftkommunar med kraftutbygging på 60/70 talet.

Dei to kommunane har sidan 01.01.13 hatt felles interkommunal helseteneste etter vertskommunemodell, med Bykle som vertskommune.

Samarbeidet er organisert med ein leiar som er underlagt Rådmannen i Bykle, medan rådmannen i Valle og rådmannen i Bykle utgjer ei administrativ styringsgruppe for samarbeidet.

Dei ulike tenestene utførast i kvar av kommunane.  Helsestasjonen i Valle utførar tenestene for innbyggarane i Valle kommune og har tilsett helsesøster, jordmor og helsestasjonslege.  Helsestasjonen i Bykle har tenestestad både i Bykle sentrum og på Hovden, med helsesøster, jordmor og helsestasjonslege.  Dei to kommunane har felles kommuneoverlege.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 27.02.14. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 22. april 2014.

Intervjuar

5 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved helsestasjonen i Bykle.

Sluttmøte blei halde den 23.04.14.

4. Kva tilsynet omfatta

I dette tilsynet skulle vi undersøkje kommunen si helsestasjonsteneste for barn frå 0 – 6 år. Vi undersøkte om kommunen sikra at alle barn i aldersgruppa 0-6 år fekk forsvarlege

helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normar

Vi skulle særlig sjå på

• Om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med nasjonale retningsliner.
• Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta medverkar til at barn/familiar med særlege behov får eit heilskapleg tenestetilbod.
• Om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev tilbod om tenester til barn og foreldre som er tilpassa eigen språkleg bakgrunn.

Ein viktig del av tilsynet var å gjennomgå journalar. Vi ba om at alt materiell var skreven ut og lagt i papirjournal. Vi gjennomgjekk i alt nærere 60 journalar.

5. Funn

Avvik:

Kommunen har ikkje system som sikrar alle barn i aldersgruppa 0 – 6 år forsvarlege helsekontrollar.

Avvik frå følgjande myndekrav:

• Helse- og omsorgstjenesteloven - § 3-2 1b, jf § 4-1
• Helsepersonelloven § 39, jf § 40, jf khol § 9-10
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4
• Forskrift om pasientjournal

Avviket byggjer på desse funna:

• Helsetenesta i Bykle og Valle er ein eining sidan 01.01.13.  Helsestasjonstenestene  framstår likevel som to åtskilde verksemder.  Helsesøster har ansvar og driv si verksemd i kvar av kommunane. 
• Helsesøster i Bykle er nytilsett, har tre års erfaring som sjukepleiar og har ikkje vidareutdanning som helsesøster.  Einaste faglege oppfølginga er samarbeidsmøter med helsesøster i Valle ein gong i månaden.
• Tenesteleiar har medarbeidarsamtalar med helsesøster.  Oppfølginga er ikkje knytt til det faglege innhaldet eller av kvaliteten i tenesta. 
• Det er ikkje jamlege oppfølgingsmøter eller krav til rapportering til tenesteleiar frå helsesøster/tilsette ved helsestasjonen.
• Det er ikkje skriftlege rutinar eller kontrollrutinar som sikrar kvaliteten på arbeidet i helsestasjonen. Kvar helsestasjon driv på sitt vis.
• Det er uklart kven som er ansvarleg leiar av helsestasjonstenesta.  Alle dei tilsette meiner den enkelte helsesøster er ansvarleg for si helsestasjonsteneste, medan leiinga beskriv at helsesøster i Valle har funksjon som tenestekoordinator. 
• Det ligg ikkje føre stillingsbeskrivingar/instruksar og det ligg heller ikkje føre plan for opplæring og vegleiing av nytilsette. Vi har fått ei funksjonsbeskriving, tenestekoordinator, men den er korkje kjend eller praktisera i verksemda.
• Avviksystemet blir ikkje brukt.
• Journalføring er svært ulik i dei to verksemdene.  Dei har ikkje skriftlege rutinar for journalføring og heller ikkje er det interne drøftingar knytt til korleis journalane skal skrivas.  Journalane inneheld lite opplysingar ut over det reint helsefaglege, ikkje opplysingar om t.d. heimesituasjon, særlege utfordringar på det psykososiale området mv.  Slik informasjon blir gitt munnleg.
• Vi finn enkeltopplysingar som er nemnd i ein konsultasjon, men vi finn ikkje noko om korleis dette er følgt opp eller handsama vidare.
• I fleire av journalane er det umogeleg å finne ut om lege har sett til barna, eller om det berre er helsesøster.  Dette gjeld særleg journalane frå Valle kommune.
• Fysioterapeut skriv eigen journal som ikkje ligg i helsestasjonsjournalen.

Fylkesmannen har sett at det gjeng føre seg mykje uformell kontakt i desse små kommunane.  Barn med særskilde behov ser ut til å få god, tverrfagleg oppfølging.

6. Regelverk

• Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr 1 b, 3-3, 4-1, 4-2 jf 12 – 5
• Internkontrollforskriften § 4 og pasient og brukerrettighetsloven § 6-1.
• Journalforskriften

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart
• Ammeprosedyre, mai 2012
• Avviksskjema, pasientbehandling og tenesteyting
• Handlingsplan for PPT
• Helsestasjon for ungdom
• Helsetenesta for Bykle og Valle – organisasjonskart
• Henvising til PPT
• HMS – handbok
• Invitasjon til samarbeid ABUP
• Jordmortenesta – prosedyresamling
• Journal i helsestasjon
• Kommuneplan for Bykle
• Mal for individuell plan
• Områdepediatri
• Pandemi
• Plan for drift og utvikling – felles helseteneste
• Plan for helsestasjon 0-6 år
• Div prosedyrar frå Valle kommune – utarbeidd 2002
• Samarbeidsavtalar
• Smittevernplan
• Tverrfagleg samhandlingsplan
• Språk 4 – kartleggingsverktøy
• Vaksinasjonar i helsestasjonen

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journalar barn mellom 6 mnd og 2 år
• Journalar premature barn
• Journalar barn med særlege behov
• Journalar framandspråklege barn
• Journalar for barn som hadde gjennomført skulestartundersøking i 2013

Vi las om lag 60 journalar

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Avtaler kring gjennomføringa av tilsynsdagane
• Motteken funksjonsbeskriving tenestekoordinator 2

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Solveig Hervik Revisor
Heidi Vige Revisor
Helene Frydenberg Revisjonsleiar