Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Froland kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte i perioden 19. – 21. februar 2014, tilsyn med barneverntjenesten i Froland kommune. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester initiert av Helsetilsynet og som gjennomføres i 2013 og 2014.

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem.

• Om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
• Om kommunen sikrer barnet rett til medvirkning
• Om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterhjemmene Det ble funnet ett avvik ved tilsynet:

Avvik:

Froland kommune sikrer ikke oppfølging og kontroll av det enkelte barn i fosterhjem.

Dato: Arendal den 27.02.14

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Hans Ganes
revisor

 

Gro Lislegard-Bækken
revisor

Mia Wiik
observatør

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med barneverntjenesten i Froland i perioden 19.1.14 – 21.02.14. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2014, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3, 3. ledd

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Froland kommune er en jord- og skogbrukskommune med et innbyggertall på ca 5 500. Kommunen grenser mot Arendal og Grimstad i sør, og mange av innbyggerne har sine arbeidsplasser utenfor kommunen. Kommunen har et jevnt økende innbyggertall.

Kommunen beskriver en svært anstrengt økonomi med krav om innsparinger på de fleste områder. Barneverntjenesten er så langt blitt spart for kutt. Barneverntjenesten i Froland ligger på topp når det gjelder belastning i forhold til ulike belastningsindikatorer Fylkesmannen har beregnet.

Virksomhetsleder er leder av enhet velferd, barnevern og helse og barneverntjenesten er en del av denne. Enheten omfatter åtte tjenesteområder med til sammen ca 80 ansatte.

Barneverntjenesten har 4,5 stillinger, hvorav en er tillagt funksjonen som barnevernleder. Saksbehandlerne, inkl. barnevernleder, jobber som generalister med alt fra meldinger til oppfølging av barn i fosterhjem. 0,5 stilling er miljøarbeider. Virksomhetsleder har et engasjement i Froland kommune. Hans engasjement avsluttes 01.04.14.

Vi ser at barneverntjenesten har et svært stort arbeidspress, med stor øking i antall nye meldinger og undersøkelser.  Det har vært en øking i omsorgsovertakelser og saker for fylkesnemnda.  I 4 av de 7 sakene vi gjennomgikk, var barna plassert for mindre enn 1 ½ år siden og flere av sakene var også behandlet i tingretten

Fungerende barnevernleder er ansatt som saksbehandler og har de siste årene i flere perioder vært konstituert barnevernleder – uten at hun har blitt avlastet som saksbehandler. Det har vært mye sykmeldinger/skifte av saksbehandlere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Det ble avholdt møte med styret i fosterhjemsforeningen i Aust-Agder før oppstart av tilsynene i 2013. Vi hadde en gjennomgang av hvilke områder de mente det var viktig at vi hadde fokus på under tilsynet, og hva de mener er særlige utfordringer ved å være fosterhjem.

Fosterhjemsforeningen representerer omtrent halvparten av alle fosterhjem. De pekte på utfordringer bl.a i forhold til økonomi.  Synspunktene fra fosterhjemsforeningen var ikke knyttet til enkeltkommuner. De mente at fosterhjem ofte følte de ikke var likestilte samarbeidspartnere, og noen fosterhjem var redde for å komme med kritiske merknader til barnevernstjenesten fordi dette kunne få følger for deres engasjement.

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.01.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble også sendt ut spørreskjema til de syv fosterhjemmene som Froland kommune har oppfølgingsansvaret for. Bare tre valgte å svare på spørreskjemaene. De tre var alle fornøyd med kommunens oppfølging.

Åpningsmøteble avholdt 19.02.14.

Vi gjennomgikk mappene til barna i kommunale fosterhjem som Froland kommune har oppfølgingsansvaret for.

Intervjuer

Det ble gjennomført 5 intervjuer den 20.02 og 1 den 21.02.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøteble avholdt den 21.02.

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for tilsynet er kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem.

• om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
• om barns medvirkning sikres
• om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterforeldre

Vårt fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at:

• barneverntjenestens oppfølging er i tråd med kravene i loven, dvs. at barna sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid
• fosterbarnas rett til å medvirke ivaretas
• oppfølging av fosterforeldre og biologiske foreldre
• ved alle plasseringer utarbeides tiltaksplaner/omsorgsplaner og at planene evalueres.
• alle aktuelle parter er med i evalueringen, herunder at barnets medvirkning ivaretas
• svikt i noen av disse forholdene fanges opp, rettes opp og forebygges

5. Funn

Det ble funnet ett avvik ved tilsynet:

Avvik:

Froland kommunes oppfølging og kontroll av det enkelte barn i fosterhjem er ikke i tråd med kravene i regelverket.

Det er avvik fra lov om barneverntjenester, og vi viser til følgende bestemmelser:

• § 4-16 oppfølging av barn etter omsorgsovertakelse, samt oppfølging av biologiske foreldre
• § 4-22, 3. ledd, jf. fosterhjemsforskriften, særlig §§ 6 og 7
• §§ 4-5 og 4-16, om kommunens oppfølgingsansvar
• § 6-3, om barns rett til å uttale seg, jf. FNs barnekonvensjon
• § 2-1 andre ledd, om internkontroll

Avviket bygger på følgende funn:

• I bare to av de 7 sakene vi gjennomgikk var det dokumentert de lovpålagte 4 besøk i fosterhjemmet pr år. Halvårsrapporteringen fra 2. halvår 2013 bekrefter dette.
• Minst tre av barna hadde ikke hatt fire besøk pr år av tilsynsfører i fosterhjemmet.
• Fosterhjemsavtalen evalueres ikke årlig.
• Vi har ikke funnet systematiske evalueringer av omsorgsplaner/tiltaksplaner.
• Det skrives ikke alltid rapport eller journal fra besøkene.
• Det utarbeides ikke planer for innholdet i fosterhjemsbesøkene, og heller ikke for samtaler med barna.
• Oppfølgingen av fosterbarna blir ikke i tilstrekkelig grad dokumentert i journal.
• Barnas medvirkning sikres heller ikke i tilstrekkelig grad, så lenge kravet til antallet besøk ikke er tilfredsstilt.
• Kommunen har i noen grad skriftlige rutiner som beskriver arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem. Disse er lite kjent og blir i liten grad fulgt.
• Kommunen har ikke utarbeidet retningslinjer eller sjekklister for arbeidet med barn i fosterhjem. «Rutinehåndboka for kommunens arbeid med fosterhjem» fra BLD brukes ikke.
• Det er ingen som systematisk følger med på at den enkelte saksbehandler følger opp sakene sine i tråd med lovens krav, eller at det er lik praksis for arbeidet.
• Det er ingen som systematisk følger med på barneverntjenestens virksomhet.
• Kommunen har ikke kompetanseplaner eller opplæringsplaner for de ansatte, heller ikke for opplæring av nyansatte.
• Kommunen har ikke systemer som sikrer at de ansattes kompetanse og erfaringer brukes og det gjennomføres ikke medarbeidersamtaler.
• Kommunen gjennomfører ikke systematiske brukerundersøkelser og det er heller ikke systemer for å sikre at klager fra brukerne bearbeides og brukes i forbedringsarbeidet.
• Ledelsen følger ikke med på halvårsrapporteringen som barnevernleder sender til Fylkesmannen.
• Kommunen har ikke et fungerende avvikssystem.

6. Virksomhetens styringssystem

Froland kommune har utarbeidet en internkontroll med egne rutiner knyttet til de ulike kravene i internkontrollforskriften. I tillegg har de en rutinehåndbok, med skriftlige rutiner for saksbehandlingen. Disse er lite kjent blant de ansatte.

Barneverntjenesten har meldingsmøte hver mandag og barnevernmøte hver torsdag. Virksomhetsleder deltar på barnevernmøtene ca en gang i måneden. På disse møtene diskuteres aktuelle saker som saksbehandlerne har behov for å drøfte. Det er ikke noe system som sikrer at alle saker blir fulgt opp og drøftet i barnevernmøtet.

Virksomhetsleder har ikke faste møter med barnevernleder ut over disse månedlige møtene, men det er mye uformell kontakt.

Kommunalsjefen har møter med virksomhetslederne en gang i måneden. Fokus i disse møtene er utfordringer i virksomheten som helhet, arbeidspress, økonomi m.v. Det rapporteres f.eks om saker til fylkesnemnda fordi disse kan få store økonomiske konsekvenser.

7. Regelverk

Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester

Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester Av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over fosterbarn og kommunale fosterbarn
• Kommunens organisasjonskart
• Internkontroll for barneverntjenesten i Froland
• Rutinehåndbok for barneverntjenesten i Froland

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mapper og journalnotater for 7 fosterbarn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Plan for tilsynsdagene

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Gro Lislegard-Bækken Revisor
Hans Ganes Revisor
Mia Wiik Observatør
Helene Frydenberg Revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk