Rapport frå tilsyn med legemiddelhandsaming på Valle Bygdeheim 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Handsaming av medikamenter
• Oppbevaring av medikamenter
• Tryggleik i samband med medikamenthandsaminga
• Kompetanse i samband med medikamenthandsaminga

Dato: 4.11.14

revisjonsleiar: Heidi M. Vige

previsor Lasse S. Andersen

revisor: Elizabeth M. Bakke

I dette tilsynet blei det ikkje funne avvik frå lov eller forskrift. Tilsynet er difor avslutta.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved  i perioden 19.6.14- 1.10.14. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helse og omsorgstenestene med heimel i lov om statlig tilsyn med helse og omsorgstjenesten (helsetilsynslova) § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Valle kommune er ei av Setesdalskommunane, med ca. 1200 innbyggjarar nest øvst i Setesdal. Valle kommune er fylkets største kommune i areal.

Valle bygdeheim har  24 einerom fordelt på 3 grupper: skjerma eining, langtidseining og korttidseining. Bygdeheimen har ein avdelingssjukepleiar, som sorterer direkte under leiar for Pleie og omsorg. Leiar PO er ein del av rådmannens leiargruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 19.6.2014. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 28.8.14.

Intervju: 9 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved  Valle Sjukeheim 28.8.14.

Sluttmøte blei halde 29.8.14.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta legemiddelhandsaming ved Valle Bygdeheim. Ved tilsynet undersøkte vi om kommunen gjennom systematisk styring og internkontroll sikrar forsvarleg legemiddelhandtering ved bygdeheim. Tilsynet fokuserte særleg på rutinar og praksis som gjaldt:

Handsaming av medikamenter

Oppbevaring av medikamenter

Tryggleik i samband med legemiddelhandsaminga

Kompetanse i samband med legemiddelhandsaminga

5. Funn

Det vart ikkje gjort funn som gav grunnlag for å peike på avvik.

Tilsynet har elles merka seg at Valle bygdeheim har sett i verk tiltak og arbeidd systematisk med rutinar og praksis som gjeld legemiddelhandteringa det siste året. Det er utarbeidd skriftlege rutinar for legemiddelhandsaminga som er kjende og innarbeidd i praksis. Fungerande avvikssystem er forankra i den overordna leiinga, og det er låg terskel for å melde avvik.

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statleg tilsyn med helse- og omsorgstenesten m.m (tilsynsloven)
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstenester m.m (helse- og omsorgstenesteloven)
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetenesten
• Forskrift av 03. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Kontrakt rammeavtale farmasøyt-tenester
• Legemiddel retningslinjer
• Sjekkliste medisiner
• Internkontroll for kvar månad
• Kontrolltemperatur kjøleskåp
• Observasjonsliste Valle bygdeheim
• Besøksrapport frå Valle bygdeheim farmasøyt
• Avvikshandsaming
• Avviksrapportar, handsaming av avvik
• Stillingsomtale: hjelpepleiar si ansvarsvakt
• Stillingsomtale: sjukepleier si ansvarsvakt
• Strategisk kompetanseplan 2012 -2016
• Organisasjonskart
• «Velkommen til Valle kommune Bygdeheim»
• Revisjon, medikamenthandtering, Valle Bygdeheim

Dokumentasjon som blei gått gjennom under revisjonsbesøket:

• Stillingsomtale avdelingssjukepleiar
• Prosedyre for opplæring i legemiddelutdeling
• Vi gjekk gjennom 24 pasientjournaler

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon 19.6.14
• Oversending av dokumentasjon frå Valle kommune den 6.8.14
• Program for tilsynsdagane 19.8.14
• Diverse telefonsamtaler og e-postar

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjer ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Elizabeth M. Bakke
Lasse Svenstrup Andersen
Heidi M. Vige