Rapport fra tilsyn med tjenester til unge mellom 17 og 23 år ved Nav Iveland 2015

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Iveland kommune ved Nav-kontorets tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn som strekker seg over to år fra 2015 til 2016.

Hensikten og formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og sørger for at det gis opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i Nav. Vi har særlig sett på tilgjengelig og tildeling av tjenestene, samt oppfølging som skal skje i samarbeid med både kommunale og andre samarbeidsparter.

Det ble ikke gitt avvik eller merknader.

Lasse S. Andersen
revisjonsleder

Mia Wiik
revisor

Knut Kleven
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Iveland kommunes Nav-kontor i perioden 18.3.2015 – 16.6.2015.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd», jf Lov om sosiale tjenester i Nav.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler kun det som er tema for tilsynet, og derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Iveland er en innlandskommune lengst vest i Aust-Agder. Kommunen ligger nederst i Setesdal, og har i overkant av 1300 innbyggere.

Kommunen ledes av rådmann på toppen og tre tjenesteledere. Den ene tjenestelederen er også enhetsleder for Nav-kontoret i kommunen. Det er fast møter med tjenestelederne og tett kontakt mellom rådmannen og Nav-kontoret. Oppgavene på Nav-kontoret er fordelt, men da det er et lite kontor så er man avhengig av fleksibilitet i oppgaveløsningen. Man bytter på å sitte i veiledningssenteret.

Nav Iveland har ikke innført eget avvikssystem. Kommunen bruker et eget avvikssystem kalt Kvalitetslosen, som også benyttes av samtlige enheter i kommunen. Systemet er sperret på enhetsnivå og følger tjenestevei.

Iveland kommune er opptatt å ta vare på barn og unge, bla gjennom eget prosjekt som skal bedre levekår og styrke foreldrenes omsorgsevne og økonomi.

Det er formalisert samarbeidsavtaler mellom Nav Aust-Agder og kommunene Iveland, Bykle, Valle, Bygland og Evje og Hornnes kommune i «NAV-Partnerskapet». Videre for ressurssenter for økonomisk rådgivning, SLT-koordinator, Kriminalomsorgen og Sørlandet sykehus (DPS).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.3.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 12.5.2015.

Åpningsmøte ble avholdt 9.6.2015.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i Nav Iveland sitt veiledningssenter.

Sluttmøte ble avholdt 10.6.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: Opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Oppmerksomheten var særlig rettet mot tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, inkludert samhandling om de individuelle tjenestene. Plikt til å legge til rette for brukermedvirkning inngår også i tilsynet. Tilsynet omfatter ikke kvalifiserings-programmet, individuell plan og midlertidig botilbud.

Vi kontrollerte om nettsidene til kommunen og NAV kontoret inneholdt tilstrekkelig med informasjon til unge brukere. Det skal også være tilgjengelig informasjon i Veiledningssenteret. Vi var også i kontakt med samarbeidspartnere både eksternt og internt for å få et bilde på hvordan samarbeidet var organisert. Hva slags informasjon som gis individuelt til unge når de oppsøker Nav-kontoret ble også undersøkt.

Vi gjennomgikk styrende dokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kommunens internkontrollen for å se om den fungerer etter hensikten, bla slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av virksomhets aktiviteter og gir derfor ikke er samlet bilde av situasjonen ved Nav Iveland

5. Funn

Det er ikke gitt avvik eller merknader.

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjort en individuell vurdering ut fra brukers behov og om brukes ønsker og interesser er ivaretatt. Videre har Fylkesmannen vurdert om kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både internt i kommunen og eksternt.

Tilgjengeligheten ved første gangs henvendelse er god, de unge tilbys samtale og veiledning. Alle kan få timeavtale, også utenfor kontortid iflg. kommunens hjemmeside.

Kartlegging skjer individuelt og dokumenteres godt i journaler. Gode journaler gir kontinuitet og etterprøvbarhet. Det gir god oversikt og ikke minst en mulighet for veiledere og brukere til å planlegge, samt evaluere sammen.

Iveland er en liten og oversiktlig kommune, og samarbeidet mellom ulike enheter er godt. Taushetsplikten ivaretas gjennom samtykke. De aller fleste unge som henvender seg, vet man om før de kontakter de sosiale tjenester i NAV. Det skjer ved melding eller annen kontakt fra blant annet barnevernet, kommunens helsetjenester, Oppfølgingstjenesten eller SLT-koordinator.

Det fattes skriftlige vedtak etter § 17 til alle dem som har behov, også de helt unge. Alle kalles inn til oppfølgingssamtaler, og det gjøres besøk enten på arbeidsplass eller hjemme. Det samarbeides også eksternt, f eks med Oppfølgingstjenesten fra Fylkeskommunen.

Nav Iveland har god formell kompetanse blant de ansatte. Dette kommer også til uttrykk i god realkompetanse. Det er en egen satsning på barn og unges levekår som sikrer at man kommer i posisjon for veiledning og rådgivning.Prosjektet heter «Bedre mitt barns levekår i Iveland»

Det er tett styringsdialog mellom rådmannen og Nav-leder. Det kommer til uttrykk i tydelige forventninger fra kommunen og det etterspørres resultater og evalueringer.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift til forvaltningsloven og Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Lov om sosiale tjenester i NAV Hovednummer 35

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale Nav Iveland og Nav Aust-Agder m/ felles policy for Partnerskapet
• Samarbeidsavtale for Ressurssenter for økonomi og gjeldsordning Samarbeidsavtale
• Samarbeidsavtale med kriminalomsorgen
• Samarbeidsavtale Nav Iveland og Aust-Agder Fylkeskommune
• Overordnet samarbeidsavtale mellom Sørlandet sykehus (DPS) Nav Aust-Agder
• Organisasjonskart Iveland kommune og Nav Iveland og Nav Aust-Agder
• Oversikt over kommunale og statlige stillinger
• Årsmelding Iveland kommune 2013 og 2014
• SLT-koordinator: Plan for kriminalitetsforebyggende arbeid
• Ulike skjema: søknadsskjema; både forenklet og ordinært, økonomisk rådgiving, fullmakt, informasjonsark og deltakelse i «Bedre levekår for ditt barn».
• Rutiner: «definisjon nivå 1 og 2», sjekkliste ved søknad om økonomisk hjelp, intern rutine for behandling av nødhjelp
• Brukerundersøkelse for Nav Iveland

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 vedtak avslag på sosialhjelp (unge mellom 17 – 23 år)
• 10 vedtak innvilgelser (unge mellom 17 – 23 år)
• 5 vedtak om råd og veiledning etter § 17 (unge mellom 17 – 23 år)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, 18.3.2015
• Kontaktperson ved tilsynet, 24.3.2015
• Innkommet dokumentasjon, 4.5.2015
• Tilbakemelding eksterne samarbeidspartnere 15.5.2015
• Samarbeidsavtaler ettersendt, 21.5.2015

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Knut Kleven
Mia Wiik
Lasse Svenstrup Andersen

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet