Rapport fra tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen i Vadsø kommune 2015
Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Fylkesmannen i Finnmark har gjennomført tilsyn med Vadsø kommune med tema samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen.
Ved dette tilsynet ble det undersøkt om Vadsø kommune ved systematisk styring sikrer forsvarlig mottak og gir forsvarlig helsehjelp til pasienter som skrives ut fra spesialisthelsetjenesten til egen bolig med behov for hjemmesykepleie.
Ved tilsynet i Vadsø kommune ble det ikke avdekket forhold som er i strid med krav i helselovgivningen.
Det ble gitt en merknad:
Kommunen har et forbedringspotensial ved å sikre et samarbeid med helseforetaket som medfører gjennomgang og eventuell oppdatering av samarbeidsavtaler.
Dato: 30.11.2015
Tom Olav Stavseth
revisjonsleder
Sunniva Sømhovd
Revisor
Marit Gansmo
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vadsø kommune i perioden 10. - 11. juni 2015 – 23.11.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om Vadsø kommune ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
- Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav myndighetene har satt, mener virksomheten har et forbedringspotensial.
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Vadsø kommune har om lag 6200 innbyggere. Rådmannen er kommunens øverste administrative leder. Sektoren Helse- rehabilitering og omsorg (HRO) ledes av kommunalsjef. HRO består av enhetene helse, bofelleskap, omsorgssenter, sykehjem/sykestue, ambulerende (hjemmetjeneste), og rus/psykiatri. Hver av disse ledes av en enhetsleder.
HRO har et inntaksteam som behandler alle søknader om tjenester innen pleie og omsorg. Inntaksteamet består av kommunalsjef, enhetsledere, kommuneoverlege og systemkoordinator.
Ambulerende enhet i kommunen innbefatter hjemmesykepleie, praktisk bistand, vaktmester, trygghetsalarm, matombringing og omsorgslønn. Kommunen har ett område/en sone for hjemmebaserte tjenester.
Ved innføringen av samhandlingsreformen ble det i 2012 inngått en 2-årig «Overordnet samarbeidsavtale» mellom Finnmarkssykehuset HF og Vadsø kommune. Formålet med samarbeidsavtalen var å sikre at pasienter og brukere mottar et helhetlig og likeverdig tilbud om helse- og omsorgstjenester, og at befolkningen, uavhengig av bosted, skal ha lik tilgjengelighet til de tjenester som omfattes av avtalen.
I tillegg ble det inngått 11 tjenesteavtaler som vedlegg til overordnet samarbeidsavtale. Avtalene skulle konkretisere innholdet i overordnet samarbeidsavtale ved å bidra til etablering av gode samarbeidsrutiner og tilrettelegging for at eventuell uenighet mellom kommunen og helseforetaket ble løst i dialog mellom partene uten å berøre pasienter og brukere.
Tjenesteavtale nr. 5 omhandler «Ansvars- og oppgavefordeling ved opphold i, og utskriving av pasienter fra spesialisthelsetjenesten».
Det er etablert Overordnet samarbeidsorgan (OSO) som skal følge opp Overordnet Samarbeidsavtale mellom helseforetaket og kommunene, og evaluere avtalene årlig.
3. Gjennomføring
Samhandlingstilsynet ble gjennomført både ved Finnmarkssykehuset HF, i Vadsø kommune og i Sør-Varanger kommune.
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 24.03.2015.
Åpningsmøte ble avholdt 10.06.2015.
Gjennomgang av utplukkede pasientjournaler 05.06 og 09.06.2015 10 pasientjournaler ble gjennomgått.
Intervjuer
10 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Oppsummeringsmøte med kommunen ble avholdt 11.06.2015.
Felles sluttmøte med Klinikk Kirkenes og Vadsø og Sør-Varanger kommune ble avholdt via lyd/bildestudio 22.09.2015.
Spørreundersøkelser
10 pasienter som var utskrevet fra Klinikk Kirkenes hjemmehørende i Vadsø kommune, ble i brev av 13.05.2015 invitert til å delta i en spørreundersøkelse. Journaler for disse pasientene ble gjennomgått både ved tilsyn i kommunen og i spesialisthelsetjenesten.
I brev av 07.05.2015 ble 7 fastleger til pasientene invitert til å delta i spørreundersøkelse.
4. Hva tilsynet omfattet
Fylkesmannen har undersøkt om Vadsø kommune har en styring som systematisk sikrer forsvarlig utskrivning og oppfølging av pasienter med behov for hjemmesykepleie.
Det å kunne gi pasienter og brukere et sikkert, helhetlig, koordinert og sømløst tilbud av forsvarlige tjenester over nivå-, oppgave- og tjenestegrenser kan by på betydelige utfordringer med fare for svikt.
Svikt oppstår ofte der flere tjenester skal samhandle og hvor lovverk regulerer tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Innføringen av samhandlingsformen førte til en endret oppgavefordeling mellom kommuner og spesialisthelsetjenesten, som gir nye grenseflater for områder med fare for svikt. Dette er bakgrunnen for at det i 2015 gjennomføres landsomfattende tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra sykehus til kommunen.
Systemrevisjonen var avgrenset til følgende områder:
- kommunens planlegging, mottak og hjelp de nærmeste dagene etter mottak
- hjemmesykepleiens samhandling med fastlegene de første to ukene etter utskrivning
- om kommunen sikrer ivaretakelse av pasientenes/pårørendes krav til informasjon og brukermedvirkning ved mottak i kommunen
- om kommunen og spesialisthelsetjenesten i tilstrekkelig grad samhandler, og utveksler informasjon til pasienter og pårørende. Legemiddellister vil bli brukt som markør for samhandlingen.
I forbindelse med tilsynet ble det også gjennomført en spørreundersøkelse blant et utvalg pasienter og deres fastleger.
Spørreundersøkelsen til pasientene omhandlet informasjon/medvirkning både under sykehus- innleggelsen, ved utskrivning og rett etter hjemkomst. Det ble spurt om pasientene forstod informasjonen som ble gitt, om de fikk de tjenestene som var avtalt, om behovet for tjenester hadde blitt vurdert rett etter hjemkomst, og om kommunen tok hensyn til hva pasienten mente om eget hjelpebehov.
Spørsmålene til fastlegene handlet om epikrisetid, om epikrisen inneholdt nødvendige opplysninger til å følge pasienten opp på en god måte, og om det var noe fastlegene vurderte som særlig sårbart i samhandlingen med sykehuset. Videre ble det spurt om kommunen tilrettela for å trekke fastlegene inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tjenesteavtalene mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten, om kommunen tilrettela for informasjonsutveksling mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten og om det var noe i denne samhandlingen som ble vurdert som særlig sårbart.
5. Funn
Ved tilsynet i Vadsø kommune ble det ikke funnet forhold som er i strid med krav i helselovgivningen.
Merknad:
Kommunen har et forbedringspotensial ved å sikre et samarbeid med helseforetaket som medfører gjennomgang og eventuell oppdatering av samarbeidsavtaler.
Fylkesmannen har merket seg at overordnet samarbeidsavtale og tilhørende tjenesteavtaler ble inngått med helseforetaket i 2012, med varighet på 2 år. I henhold til avtalene skulle partene evaluere disse årlig og revideres ved behov. Lovkravet er at samarbeidsavtale mellom kommune og helseforetak skal gjennomgås årlig med sikte på eventuelle oppdateringer og utvidelser. Under tilsynet fant fylkesmannen at kommunen arbeider i tråd med intensjonene i regelverket, og har gjennomført egne tiltak for å sikre forsvarlig samhandling internt og eksternt.
Spørreundersøkelse til pasientene
Det var 1 av 10 pasienter som svarte. Svaret gir ikke grunnlag for å vurdere hvilken praksis som er etablert for å sikre informasjon og medvirkning i utforming av tjenestetilbudet.
Spørreundersøkelse til fastlegene
6 av 7 fastleger svarte. De var fastleger til 10 pasienter.
I spørreundersøkelsen går det fram at i 6 av 10 av pasientforløp ble epikrise mottatt samme dag eller inntil 3 dager etter utskrivelse. Alle fastlegene svarte at de fikk epikrisene tidsnok til å sikre god oppfølging og at de inneholdt nok opplysninger.
Videre oppga fastlegene at det i 3 epikriser var feil i medikamentlistene fra sykehuset. Noen av legene svarte at sene epikriser og feil i medikamentlister er et risikoområde ved overganger mellom sykehus og kommune, men også svake/inkompatible dataprogrammer blir nevnt.
I undersøkelsen kom det fram at en av de spurte fastlegene hadde vært involvert i utarbeidelse og/eller revisjon av retningslinjene for samarbeid mellom sykehus og kommune ved innleggelse og utskrivning av pasienter fra sykehus.
Alle fastlegene bekreftet at kommunen hadde etablert elektronisk meldeordning for kommunikasjon mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten.
6. Regelverk
- Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
- Lov om helse- og omsorgstjenester i kommunene
- Lov om pasient- og brukerrettigheter
- Lov om helsepersonell
- Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
- Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter
- Forskrift om pasientjournal
- Forskrift om fastlegeordningen i kommunen
- Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
7. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Organisasjonskart
- Oversikt over ledelse og administrasjon i hjemmetjenesten
- Oversikt over ledere og ansatte i i øvrige tjenester
- Stillingsbeskrivelser
- Rutiner og informasjon om individuelle planer og koordinator
- Prosedyrer for elektronisk meldingsutveksling
- Overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtale nr. 5
- Rutine for brukersamtale
- Retningslinjer for primærkontakt
- Retningslinjer for primærsykepleier
- Skjema ved mottak av pasient fra sykehus
- Kriterier for tildeling av tjenester
- Tjenestebeskrivelser
- Plan for helse- rehabilitering og omsorg 2011-2015
- Rutiner ved saksbehandling
- Oppgaver inntaksteam
- Skjema kartlegging av behov for omsorgstjenester
- Beskrivelse av saksgang for å sikre medvirkning av pasienter som utskrives fra sykehus
- Rutiner ved avvik
- 10 pasientjournaler
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Varsel om tilsyn av 24.03.2015
- Oppnevning av kontaktperson i kommunen av 09.04.2015
- Mottatt dokumentasjon fra kommunen av 29.04.2015
- Program for tilsynsbesøket av 13.05.2015
- Mottatt tilleggsdokumenter fra kommunen av 26.05.2015
8. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marit Gansmo, fung. fylkeslege, Fylkesmannen i Finnmark
Sunniva Sømhovd, rådgiver, jurist, Fylkesmannen i Finnmark
Tom Olav Stavseth, seniorrådgiver, sykepleier, Fylkesmannen i Finnmark