Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten i Åsnes kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Resultat i Åsnes kommune:

1 avvik:

Åsnes kommune sikrer ikke, ved tilstrekkelig styring og kontroll, at barn i fosterhjem får forsvarlig oppfølging.

Dato: 23.06.14

Ida Kjerschow Harstad
revisjonsleder

Mathilde Valen- Sendstad
Ingrid Skauge Johnsen
Bente Nygaard Lindstad
revisorer

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Åsnes kommune i perioden 30.01.14 – 23.06.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. Lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Åsnes kommunes barneverntjeneste ble organisert i et barnevernsamarbeid sammen med kommunene Våler og Grue, til Solør barneverntjeneste fra den 01.06.09. Åsnes kommune har siden vært vertskommune for barnevernsamarbeidet med felles folkevalgt nemnd i henhold til kommunelovens § 28 c. Den folkevalgte nemnda er sammensatt av representanter fra hver av de tre kommunene. Det avholdes jevnlige nemndsmøter hvor nemnda får statusrapport om budsjett, personalsituasjon og tjenesteutøvelse i Solør barneverntjeneste.

Samlet har de tre kommunene ansvar for en barnebefolkning på ca. 2800, og i følge SSB mottok mellom 7 og 8 % av disse barneverntiltak i 2013.

Solør barneverntjeneste har nå ansvar for oppfølging av til sammen 62 barn under 18 år som er plassert i kommunale fosterhjem.

Administrasjonssentrum i Åsnes kommunen ligger på Flisa. Rådmannen har to kommunalsjefer underlagt seg. Deretter er det et ledernivå med virksomhetsledere med helhetsansvar for fagområder, herunder virksomhetsleder for barneverntjenesten.

Barneverntjenesten ble høsten 2013 organisert i to team; undersøkelse- og hjelpetiltaksteam og omsorgs- og ettervernsteam. Teamene er underlagt en fagleder i tillegg til virksomhetsleder. Hovedansvaret for oppfølging av fosterhjem ligger til omsorgs- og ettervernsteamet, og en barnevernkonsulent i teamet har en særlig oppgave som koordinator. Teamet har det siste halve året arbeidet aktivt med å utvikle nye rutiner for omsorgssaker. Hver saksbehandler har nå blant annet en perm med en oversikt over arbeidsoppgaver for hele året i hver sak.

Ansvaret for oppfølging av fosterhjem som frivillig hjelpetiltak, ligger imidlertid til undersøkelses- og hjelpetiltaksteamet.

Barneverntjenesten har også ansatt en tiltakskonsulent som har veiledningstiltak i enkelte fosterhjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt fra Fylkesmannen den 30.01.14.

Åpningsmøte ble avholdt 29.04.14.

Intervjuer: 8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt den 30.04.14.

Foreløpig rapport ble utsendt den 22.05.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven.

Tilsynet omfattet temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Lovkrav for området:

Barnevernlovens § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem

Barnevernlovens § 4-5, § 4-15 og 4-16 om planer for og oppfølging av tiltak

Barnevernlovens § 6-3 om barns medvirkning

Barnevernlovens § 2-1 med tilhørende forskrift om kommunens oppgaver og internkontroll

5. Funn

Avvik 1:

Åsnes kommune sikrer ikke, ved tilstrekkelig styring og kontroll, at barn i fosterhjem får forsvarlig oppfølging.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven § 4-22 og forskrift om fosterhjem

Barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll

Barnevernloven § 6-3

Avviket bygger på følgende funn:

1. Alle lovpålagte fosterhjemsbesøk er ikke gjennomført eller dokumentert gjennomført i 15 av 20 saker.
2. Kommunen har ikke et avvikssystem som er kjent og i bruk av barneverntjenesten, og avvik som foreligger er derfor ikke meldt.
3. Kommunen har ikke skaffet oversikt over områder innen fosterhjemsarbeidet der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.
4. Det foreligger rutiner for oppfølging av barn i fosterhjem, men ikke for styring med og kontroll av at de faktisk følges.
5. Rutinene for oppfølging av fosterhjem er ikke implementert i teamet som har ansvar for fosterhjem som hjelpetiltak. Oppfølgingen av fosterhjem fremstår derfor forskjellig avhengig av hvilket team som følger opp.
6. Det foreligger ikke en klar beskrivelse av hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt mellom stillingene i styringslinjen til barneverntjenesten.
7. Det er ikke en omforent rutine for dokumentasjon av alle deler av oppfølgingen av barn i fosterhjem, derfor fremstår oppfølgingen som mangelfull.
8. I 16 av 20 saker er det ikke sporbart at tilsynsførerrapporter er fulgt opp.
9. Kommunen mangler rutiner for arbeid med individuell plan, og i 13 av 13 saker med fosterbarn som hadde oppfølging fra flere instanser, var IP ikke vurdert.
10. Det foreligger rutiner for samtaler med fosterbarn, men disse sikrer ikke barns rett til medvirkning.
11. Kommunen har ikke et system for å fange opp og systematisere brukererfaringer fra fosterhjem i kvalitetsarbeid.
12. Det foreligger en prosedyre, kalt årsrapport, for helhetlig gjennomgang og evaluering av fosterhjemtiltaket for det enkelte barn. Denne mangler en beskrivelse av ansvarsfordeling, oppfølging, kontroll og styring.
13. Kommunen har ikke en rutine for helhetlig systematisk gjennomgang av rutiner og internkontroll for å sikre at kvalitetssystemet fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten.

Kommentar:

Barnevernloven inneholder bestemmelser i både lov og forskrift, som stiller klare krav til styring og ledelse av barneverntjenesten. Internkontroll er benevnelsen på den styringsaktiviteten som til enhver tid skal foregå i det praktiske arbeidet i barneverntjenesten, og inneholder rutiner, prosedyrer og planer. Styring og systematikk skal sikre at det ikke er tilfeldigheter eller opp til den enkelte saksbehandler å ivareta forsvarligheten. Styringen skal videre sikre at alle ansatte etterlever krav som stilles til deres arbeid, og at de melder fra dersom de oppdager at noe ikke blir gjort. Ledelsen i kommunen, som har ansvar for og styrer barneverntjenesten, må kunne vise til disse styringsaktivitetene. De må kunne vise at risikoområder og avvik vurderes, at rutiner utvikles, iverksettes og evalueres. Hvilke krav som skal stilles til de ulike nivåene i kommunen når det gjelder aktiviteter og ansvar, vil variere ut fra kommunens størrelse og egenart. Imidlertid må det være tydelig hvem som har hvilket ansvar og at ansvaret ivaretas i praksis etter den beskrivelsen som er gjort. Dersom en kommune har for store mangler i denne styringen, vil faren for svikt også være så stor at tjenesteytingen ikke kan anses forsvarlig og lovlig sikret.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ut fra de funn som ble avdekket under tilsynet, foreligger det omfattende mangler på styringssystem i Åsnes kommune og for Solør barneverntjeneste. Dette har over tid medført at fosterhjem og fosterbarn ikke har fått forsvarlig oppfølging. Fordi det ikke har vært rutiner for styring, kontroll og avviksrapportering, så har heller ikke de konkrete følgene av manglene blitt systematisk avdekket og korrigert.  

Etter at de nye rutinene for oppfølging av omsorgssaker ble utarbeidet og iverksatt det siste halvåret, har den enkelte saksbehandler i omsorgsteamet nå langt bedre rammer og bevissthet for hvordan fosterhjemsoppfølgingen skal utføres. Dette har medført en klar forbedring og strukturering av arbeidet med oppfølging av fosterhjem.

Det foreligger imidlertid fortsatt ikke noe system i kommunen for å følge opp og kontrollere at fosterhjemsarbeidet faktisk utføres til rett tid og med god nok kvalitet. Rutinene har også fortsatt mangler når det gjelder dokumentasjon, slik at oppfølgingen i tilstrekkelig grad synliggjøres og kan etterprøves. Videre må rutinene utvikles for å sikre at alle fosterhjemsbesøk blir gjennomført, at alle fosterbarn faktisk får medvirke, at individuell plan vurderes og at tilbakemeldinger fra brukere systematisk blir fanget opp.

Det at ansvarfordelingen i styringslinjene ikke har vært klarlagt, at det ikke er et fungerende og kjent avvikssystem og at det ikke foretas systematiske sårbarhetsanalyser og gjennomgang av internkontrollen, har gjort det umulig for ledelsen å få oversikt og innblikk i hvordan fosterhjemsoppfølgingen faktisk fungerer.

Ut fra dette har Åsnes kommunen og Solør barneverntjeneste startet arbeidet med å sikre forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem, men må videreutvikle dette for å få på plass de nødvendige rutiner og styringssystemer som fullt ut sikrer lovkravene.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Referater fra statusrapporteringer fra 2013 og 2014 til folkevalgt nemnd for Solør barneverntjeneste.
• Organisasjonskart for barneverntjenesten
• Strategidokument for Solør barneverntjeneste
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten, samt kommuneledelse med ansvar for barnevernområdet
• Møtestruktur for barneverntjenesten
• Resultat av brukerundersøkelse for samarbeidspartnere til Solør barneverntjeneste.
• Rutinebeskrivelse for omsorgssaker
• Oversikt over barn plassert i fosterhjem med Våler, Grue og Åsnes kommune som omsorgskommune

Dokumentasjon innhentet av Fylkesmannen:

• Halvårsrapportering til BLD for 2. kvartal 2013 for Våler, Åsnes og Grue kommune
• Statistikk fra SSB
• Informasjon fra Åsnes kommunes internettside

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper for fosterbarn
• Verifikasjoner - dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynet
• Eksempel på «Rosa mappe» - saksbehandlers rutiner for oppfølging av fosterhjem
• Revidert oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Mandat til tiltakskonsulent
• Rutine for oppfølging av omsorgssaker

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 30.01.14
• Tilbakemelding om kontaktperson fra kommunen den 03.03.14, og tilbakemelding om endring av kontaktperson den 24.03.14.
• Dokumentasjon fra kommunen oversendt den 19.03.14
• Program for tilsynet datert 03.04.14
• Praktiske opplysninger fra kommunen oversendt per e-post den 24.04.14
• Foreløpig rapport oversend fra Fylkesmannen den 22.05.14
• Tilbakemelding fra kommunen på den foreløpige rapporten per e-post den 19.06.14.

9. Deltakere

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ida Kjerschow Harstad (revisjonsleder)
Mathilde Valen- Sendstad
Ingrid Skauge Johnsen
Bente Nygaard Lindstad

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk