Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Os kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 14.03.14 – 28.10.14, tilsyn med Os kommune / Nav Os. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen var, ifølge revisjonsvarselet, avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Området forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ble ikke revidert som følge av at Os kommune ikke hadde deltakere som gjennomførte kvalifiseringsprogram innenfor den tidsavgrensningen som ble satt i revisjonsvarselet.

Det ble avdekket 1 avvik under revisjonen

Avvik 1:

Os kommune har ikke, gjennom sine styringsaktiviteter, sikret at tjenesten KVP er tilgjengelig.

Dato: 28.10.14

Solveig Hansen
revisjonsleder

Marit S. Amlien
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Os kommune i perioden 14.03.14 – 28.10.14. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold.

Os kommune har omlag 2020 innbyggere.

I 2013 mottok 3,6 % av innbyggerne i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 4,1 %.

59,5 % av mottakere av økonomisk sosialhjelp i Os kommune hadde økonomisk stønad som hovedinntektskilde. Tilsvarende tall for landet forøvrig var 46,4% %. 15 personer i Os kommune mottok økonomisk stønad i 6 mnd eller mer.  Kommunen hadde, på tidspunkt for tilsynet, ikke deltakere i kvalifiseringsprogram.

Nav Os har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også ansvaret for kommunens arbeid overfor rusmiddelavhengige, kommunens flyktningearbeid, husbankens virkemidler og økonomisk rådgiving.

Kontoret har 8 ansatte. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram utføres i hovedsak av tre ansatte, som også har et hovedansvar for øvrige tjenester etter sosialtjenesteloven.

Det gjennomføres ukentlige vedtaksmøter vedrørende til søknader etter sosialtjenesteloven. Vedtaksmøtene har hovedfokus på tildeling av økonomisk stønad. Det gjennomføres også kontormøter for gjennomgang av resultater. Vedtak om tjenester etter lov om sosiale tjenester gjøres av den enkelte saksbehandler og godkjennes av Nav-leder.

Nav-leder rapporterer til rådmann og er del av rådmannens ledergruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.14

Åpningsmøte ble avholdt 02.09.14

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 03.09.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble varslet tilsyn med om Os kommune sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Målsettingen med tilsynet var å undersøke om:

• Om Os kommune sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om Os kommune sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikret tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikret forsvarlige kartleggings, vurderings og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram.

Innenfor temaet forsvarlig gjennomføring skulle tilsynet undersøke nærmere om tidsfrist for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester under gjennomføring av kvalifiseringsprogram var forsvarlig. Området forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ble imidlertid ikke revidert som følge av at Os kommune ikke hadde deltakere som gjennomførte kvalifiseringsprogram innenfor den tidsavgrensningen som ble satt i revisjonsvarselet.

5. Funn

Avvik 1:

Os kommune har ikke, gjennom sine styringsaktiviteter, sikret at tjenesten KVP er tilgjengelig.

Avviket bygger på følgende:

1. Det informeres ikke om tjenesten til potensielle søkere som henvender seg til kontoret.
2. Det informeres ikke om tjenesten til potensielle søkere i gruppen «langtidsmottakere av økonomisk stønad». Det  fremkommer at det gis tett oppfølging og benyttes mye arbeidsrettede virkemidler over tid uten at man vurderer rett til kvalifiseringsprogram/kvalifiseringsstønad i stedet for økonomisk stønad.
3. Det informeres ikke om tjenesten til potensielle søkere i gruppen «forsørgede». Det gjøres heller ikke gjennomgang av denne gruppen for å vurdere om tjenesten kvalifiseringsprogram skal tilbys.
4. Gjennomgang av vedtak om økonomisk stønad viser at det ikke gjøres konkret vurdering av om kriteriene for rett til kvalifiseringsprogram kan være oppfylt.
5. Leder ved kontoret etterspør ikke bruken av kvalifiseringsprogram ved gjennomgang og kontroll av vedtak om økonomisk stønad
6. Kommunen har ikke gjort en analyse av hvilke vurderinger som må gjøres i brukeroppfølgingen og hvilke styringstiltak som skal til for å sikre at tjenesten kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for bruker og at arbeidet med tildeling av kvalifiseringsprogram skal være forsvarlig

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens § 11 (veiledningsplikt)
• Forvaltningslovens § 17 (utrednings- og informasjonsplikt)
• Forvaltningslovens § 24 (begrunnelse i enkeltvedtak)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 17 (opplysning, råd og veiledning)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 42 (plikt til å rådføre seg med tjenestemottaker)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området og på den måten sørge for at driften er forsvarlig. Avviket som ble gitt under tilsynet, knytter seg opp mot mangler ved kommunens styringssystem.

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Os driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis skal sørge for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at personer med behov for tjenester etter sosialtjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker med å ivareta egne rettigheter.

Nav leder er en del av rådmannens ledergruppe og deltar i møter i denne gruppa ved behov. Det avholdes også møter i partnerskapet omlag 2 ganger pr. år. På dette møtet er rådmann i både Os og Tolga kommune tilstede, sammen med direktør i Nav Hedmark og Nav-leder. Det er ellers jevnlig dialog mellom rådmann og Nav-leder. Nav-leder rapporterer til rådmann tertialvis og i årsrapport. Tertialrapport er en ren økonomirapport mens årsmeldingen inneholder noe tjenesteanalyse. Det er ikke stilt krav om faste rapporteringspunkter/tjenesteindikatorer på de kommunale tjenestene, men Nav-leder oversender det månedlige målekortet for de statlige tjenestene i Nav-kontoret til rådmann.

Leder for Nav Os er også leder for Nav Tolga. Dette er et ledd i et forsøksprosjekt med felles Nav-leder i hhv Tolga og Os kommune. Kommunens ledelse/Nav-leder har sørget for utarbeidelse av rutiner og prosedyrer som beskriver hvordan arbeidet med kvalifiseringsprogram skal utføres ved kontoret. Disse rutiner og prosedyrene er i stor grad felles med Nav Tolga. Det foreligger også plan for internkontrollarbeidet og avvikshåndtering på samme område.

Det gjennomføres ukentlige vedtaksmøter hvor alle nye søknader om økonomisk stønad drøftes. Nav-leder godkjenner alle vedtak og det er ivaretatt stedfortrederfunksjon ved leders fravær. Nav Os har høyt fokus på oppfølging av tjenestemottaker. Det er aktiv bruk av kvalifiserende tiltak og oppfølging for å understøtte formålet med de tjenester som gis. De ansatte medvirker i utformingen av tjenesteytingen og det er tett dialog mellom leder og medarbeider. Det er også sikret kontinuitet i tjenesteytingen ved at de ansatte jobber felles med brukeroppfølgingen.

Drøftinger og vurderinger knyttet til arbeid med kvalifiseringsprogram er ikke fast punkt på vedtaksmøter eller andre møtepunkter hvor tjenester drøftes/avklares. Nav-kontoret tilbyr andre oppfølgingstiltak/kvalifiserende tiltak, men det blir ikke gitt veiledning til tjenestemottaker i forhold til muligheten for å søke kvalifiseringsprogram. Slik veiledning eller vurdering av mulig rett til kvalifiseringsprogram etterspørres heller ikke av Nav-leder og kommunens ledelse etterspør ikke innsats og behov for tjenesten Kvalifiseringsprogram.

Som det fremgår av funn fra tilsynsbesøket er det ikke gjennomført analyse av hvilke vurderinger som må gjøres i brukeroppfølgingen og hvilke styringstiltak som er nødvendige for å sikre at tjenesten kvalifiseringsprogram er tilgjengelig og derfor forsvarlig. Os kommunes styringssystem synes heller ikke å i tilstrekkelig grad fange opp de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids – og velferdsforvaltningens § 4.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Os kommune og Nav Hedmark
• Delegeringsoversikt for Os kommune
• Oversikt over hvilke styrende dokumenter som omfatter de sosiale tjenester i Nav/kvalifiseringsprogram
• Organisasjonskart Nav Os
• Oversikt over ansatte ved Nav Os
• Beskrivelse av Os kommunes/Nav Os sitt system for avviksmelding
• Kompetanseplan for Nav Os
• Fullmaktsangivelse for KVP-veiledere ved Nav Os
• Rutine Kvalifiseringsprogrammet Nav Os
• Beskrivelse av internkonttrolltiltak for Kvalifiseringsprogram ved Nav Os
• Beskrivelse av prosedyrer for evaluering av egen virksomhet
• Skjema for stikkprøve/lederbekreftelse ved evaluering av tjenesten Kvalifiseringsprogram.
• Sjekkliste kvalifiseringsprogram.
• Skjema for stikkprøvekontroll av gjennomføring av kvalifiseringsprogram.
• Skjema for evaluering av program.
• Deltakerbevis Kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 7 saksmapper; nye søkere av økonomisk stønad etter 01.01.2014
• 9 saksmapper; langtidsmottakere av økonomisk stønad på tilsynstidspunktet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av program for tilsyn
• Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Marit Skjerven Amlien

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk