Rapport frå tilsynet med kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden og påverknadsfaktorar etter lov om folkehelsearbeid i Seljord kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 19.02.2015 tilsyn med Seljord kommune.

Tilsynet var ei oppfølgjing av det første landsomfattande tilsynet med folkehelsearbeidet i kommunane som fylkesmennene gjorde hausten 2014 etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med å halde jamleg ^[1] oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne.

Målsetjinga for tilsynet var å sjå etter at kommunar som ikkje hadde sett i gang systematisk, jamleg oversiktsarbeid, kjem i gang med dette.   

Fylkesmennene fekk i tillegg i oppdrag å kartleggje det jamlege oversiktsarbeidet i kommunar der arbeidet var kome i gang, og ut frå denne kartleggjinga gje kommunen ei rettleiande vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Fylkesmannen finn ikkje at kommunens arbeid på dette feltet er i strid med krav i folkehelselova og oversiktsforskrifta.

Etter vår vurdering er kommunen sitt arbeid med jamleg oversikt over helsetilstand og påverknadsfaktorar kome godt i gang. Oversiktsarbeidet er enno noko usystematisk, og Fylkesmannen meiner at Seljord kommune kan forbetre styringa (internkontrollen) med oppgåvene etter folkehelselova.

Dato: 10.04.15

May Trude Johnsen
revisjonsleiar

Roger Jensen
revisor

 

Kristin Vindvad Bjerkeseth
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn 19.02.2015 med Seljord kommune.

Tilsynet var ei oppfølgjing av det landsomfattande tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomførte hausten 2014 etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.    

Tema for tilsynet var kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne.

Fylkesmannen har fått myndigheit til å føre tilsyn med korleis kommunens oppfyller plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannen sitt tilsynsansvar og myndigheit følgjer av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid har følgjande innretning:  

1. Lovlegkontroll
   Fylkesmannen undersøkjer om kommunen har kome i gang med eit jamleg oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, vert kommunen følgd opp til tilhøva er retta.
2. Rettleiande vurdering av kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid:
   I kommunar der fylkesmannen konkluderer med at eit jamleg oversiktsarbeid har kome i gang, skal dette arbeidet kartleggjast. Fylkesmannen gjev kommunen ei tilbakemelding i form av ei rettleiande vurdering av status. Kommunane står fritt i høve til om, og i kva grad, dei følgjer opp denne vurderinga.

2. Skildring av kommunen

Seljord kommune ligg sentralt i Telemark, har felles grense med 7 andre kommunar og hadde 3002 innbyggjarar per 1.januar 2015. Kommunen er organisert med tre nivå; rådmann, tre kommunalsjefar og dei ulike verksemdene.

Seljord kommune har forankra folkehelsearbeidet på rådmannsnivå. Kultur- og næringssjef er tillagt oppgåva som folkehelsekoordinator med ein 20 % stillingsdel. Kommunen har vore partnarskapskommune innanfor folkehelseprogrammet i Telemark sidan 2007 og har gjennom denne tida søkt å halde fokus på eit overordna førebyggjande folkehelsearbeid. Kommunen har også delteke i mange av dei aktivitetane som fylkeskommunen har tilrådt.

Seljord kommune oppretta i 2010 ei styringsgruppe for folkehelsearbeidet. Denne gruppa består av leiande politikarar (ordførar, varaordførar, opposisjonsleiar), kommuneleiinga (rådmann, kommunalsjefar) og folkehelsekoordinator med inviterte helsefaglege aktørar.

Det forebyggjande folkehelsearbeidet i Seljord inngår i dei einskilde avdelingane som yter direkte tenestar til innbyggjarane i samarbeid med frivillige lag og foreiningar. Kommunen har ein lokal pott til fordeling til frivillige lag og organisasjonar som gjer eit arbeid innanfor temaet folkehelse. Det kan vere tiltak som rydding av turstigar, tilrettelegging for personar med nedsett funksjonsevne, eller lavterskelaktivitetar med fokus på fysisk aktivitet og kosthald. Ei mengde ulike lag og organisasjonar som femnerdei flesteinteresser og sider innan kulturlivet, gjev tilbod heile året igjennom.

3. Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn vart sendt ut 16.12. 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon før tilsynsbesøket: Sjå kapitel om dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 19.02.2015.

Intervju
6 personar vart intervjua.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Sjå oversikt i Kapitel om dokumentunderlag.

Sluttmøte vart halde 19.02.2015

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta kommunen sitt arbeid med å halde jamleg oversikt over helsetilstanden til innbyggjarane og dei positive og negative faktorane som kan virke inn på denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).  

Bakgrunn for valet av jamleg oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstanden og påverknadsfaktorar er ein naudsynt føresetnad for at kommunane skal ha eit kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor eit naturlig temaval for det første landsomfattande tilsynet med kommunane sitt folkehelsearbeid.

Kommunane skal både ha jamleg oversikt, og kvart fjerde år (neste gang innan hausten 2016) ha utarbeidd eit samla oversiktsdokument som del av grunnlaget for planstrategien sin. Tilsyn med folkehelsearbeidet i kommunen skal vere tilpassa den fireårige plansyklusen i kommunen. Sidan det landsomfattande tilsynet skulle gjennomførast hausten 2014, vart det retta mot kommunane sitt jamlege oversiktsarbeid.

Lovlegkontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetjing å sjå til at kommunar som ikkje hadde sett i gang systematisk, jamleg oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kome i gang inneber at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det jamlege oversiktsarbeidet kan gjennomførast slik folkehelselova og forskrift om oversikt over folkehelsa legg opp til, og at det er aktivitet på området.

Det vart undersøkt

• om arbeidet hadde ei tilstrekkeleg forankring i kommuneleiinga
• om det var avklart kva tilhøve det jamleg ville vere naudsynt å innhente oppdaterte opplysningar om
• om det var lagt til rette for å kunne nytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskjelder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningane hadde ei tverrsektoriell innretning
• om oppgåvefordelinga var avklart og gjort kjent for involverte einingar/sektorar
• om det var sørgt for at medarbeidarane hadde tilstrekkelege kunnskapar og dugleik til å utføre oppgåvene sine, og om kommunen hadde sørgt for å ha naudsynt samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommuneleiinga følgde med på at det jamlege oversiktsarbeidet var kome i gang og at det skjedde aktivitetar på området

Kartleggjing og rettleiande vurdering av det jamlege oversiktsarbeidet

I tillegg til sjølve lovlegkontrollen, hadde tilsynet som målsetjing å bidra til at kommunar som allereie hadde starta opp eit jamleg oversiktsarbeid, vidareutvikla dette. Med utgangspunkt i dei aktuelle lovkrava gjennomførte fylkesmannen i desse kommunane hausten 2014 ei kartleggjing av kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid. Kartleggjinga danna grunnlaget for ei tilbakemelding til kommunen i form av ei rettleiande vurdering av status for kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsa overlet i stor utstrekning til kommunen sjølv å vurdere, ut frå lokale tilhøve og prioriteringar, kva som er naudsynt innhald og omfang av opplysningar og vurderingar i kommunen sin jamlege oversikt.

Aktuelle tema som var ein del av fylkesmannen si kartleggjing og vurdering (ikkje uttømmande):

• kommunen si tilretteleggjing/styring
• kva kommunen hadde avgjort å følgje med på sett opp mot dei folkehelseutfordringane kommunen hadde identifisert
• om kommunen hadde teke stilling til kva for opplysningar som skulle hentast inn frå kva kjelder og i kva utstrekning opplysningane vart henta inn
• i kva omfang det vart gjort faglege vurderingar av dei innhenta opplysningane
• i kva omfang det fanst skriftleg dokumentasjon av opplysningar og vurderingar

5. Fylkesmannen sin konklusjon ved lovlegkontrollen

Fylkesmannen finn ikkje at kommunens arbeid på dette feltet er i strid med krav i folkehelselova og oversiktsforskrifta, og det vart difor ikkje påvist avvik. 

6. Fylkesmannen si kartleggjing og vurdering av status for kommunen sitt jamlege oversiktsarbeid

Kartleggjinga har vi gjort ved å gjennomgå dokumenta som er lista i kapittel 8. Opplysningar som er omtalte i dokumenta, har vi sett i samband med opplysningar som kom fram i samtalane med leiarar og tilsette 19. februar 2015.

Det blir gjort mykje godt folkehelsearbeid i Seljord kommune, og kommunen har hatt fokus på førebyggjande arbeid i mange år. Seljord kommune er aktiv partner i folkehelsenettverket i Telemark, som fylkeskommunen leiar, og har mellom anna hatt besøk av statistikar frå fylkeskommunen fleire gonger. Styringsgruppa for folkehelsearbeid blei oppretta i 2010, og har jamleg fått informasjon av fagansvarlege om helsetilstanden i kommunen. Folkehelseteamet i fylkeskommunen har vore til stades med teamleiar og statistikar på fleire møter i styringsgruppa. Samstundes kjem det fram at gruppa har vore lite aktiv dei siste par åra.

Data frå folkehelsebarometeret til Folkehelseinstituttet har fleire gonger vorte lagt fram for formannskapet. Kommunen har mykje kunnskap om helse og påverknadsfaktorar gjennom lokale kartleggjingar i dei einskilde sektorane, blant anna i skule, flyktningeteneste og helseteneste. Denne statistikken er enno ikkje samla og systematisert. I 2014 valde kommunen å nedsette ei arbeidsgruppe som planlegg å skrive ferdig eit oversiktsdokument innan sommaren 2015. 

Det kjem også fram at det er uklare rutinar for korleis kunnskap om folkehelsa skal brukast i planarbeidet. Det er samstundes mykje kunnskap og engasjement om folkehelse i dei ulike einingane, og kommunen har gjennom åra sett i gang mange gode tiltak. 

Seljord kommune har fleire gonger hatt folkehelsearbeid som tema på leiarmøte,  formannskapsmøte og i kommunestyret. Folkehelse synest derfor å ha ei god forankring, både i leiinga og ned i kommuneorganisasjonen.

7. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29)

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2012-06-28-692)

8. Dokumentunderlag

Korrespondanse mellom Seljord kommune og Fylkesmannen i Telemark:

• Melding om tilsyn, brev av 16.12.14 frå Fylkesmannen i Telemark
• Dokumentasjon før tilsyn med folkehelsearbeid frå Seljord kommune 20.01.15
• E-brev 14.01.15 frå Fylkesmannen i Telemark om avlysning av formøte
• E-brev 06.02.15 med vedlegg frå Seljord kommune

Dokument som er tilsendt frå Seljord kommune:

• Handlingsplan for undervisningssektoren i Seljord kommune, oktober 2013
• Handlingsprogram for Seljord kommune 2015-2018
• Kommuneplan for Seljord kommune 2006-2021, langsiktig del
• Kommuneplanen sin arealdel i Seljord
• Lokal rammeplan for barnehagane i Seljord
• Handlingsplan for omsorgstenestene 2015-2018
• Plan for trivsel og oppvekst, delplan 2015-2019, under oppdatering
• Overordna organisasjonskart for Seljord kommune, 19.01.15, med kommentarer
• Forslag kommunal planstrategi for Seljord 2012-2016
• Handlingsplan for teneste integrering og opplæring i Seljord kommune 2013
• Handlingsplan for førebygging og motarbeiding av fattigdom blant barn og unge i Seljord kommune 2013-2017, utkast
• Handlingsplan (mellombels) for idrett og friluftsliv 2015
• Samandrag Styringsgruppe 3.september 2012
• Styringsgruppa, referat frå møte måndag 20.desember 10
• Referat møte fredag 7.januar 2011 mellom frivillighetssentralen, NAV og styringsgruppa for folkehelse i kommunen

Dokument som blei overlevert:

• Overordna organisasjonskart for Seljord kommune, 19.01.15
• Plan for å sikre eit godt psykososialt skulemiljø i Seljordskulen
• System for kvalitetsvurdering av verksemd etter Opplæringslova i Seljord kommune
• System for kvalitetsvurdering av verksemd etter barnehagelova i Seljord kommune
• Møteprotokoll Seljord formannskap 27.03.14
• Momenter frå kommuneoverlegen: Tilsyn folkehelsearbeid – Seljord kommune 2015.
• Prosjekt: Slik jobber vi med overvekt i Seljord kommune
• Tilstandsrapport grunnskolen i Seljord kommune 2014
• Ungdata Seljord 2014
• Frisklivssentral i Seljord. Kommentarar til førebels rapport frå forprosjekt 15.02.12
• Program for fagdag for helsestasjonen, fysioterapitenesta, legevakta, hjelpepersonellet og legane i Seljord 28.01.15

9. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over dei personane som vart intervjua.

Ikke publisert her

Frå Fylkesmannen i Telemark deltok: May Trude Johnsen, ass. fylkeslækjar;  Kristin Bjerkeseth Vindvad , seniorrådgjevar (Landbruksavdelinga); Roger Jensen, seniorrådgjevar og Lillian Olsen Opedal, rådgjevar (observatør)

 

---

^[1] Statens helsetilsyn har avklåra med Helsedirektoratet om å omsetje løpende oversikt til jamleg oversikt.