Rapport fra tilsyn med økonomisk stønad ved Holmestrand kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen skal med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9 føre tilsyn med at

kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4. Tilsynet inngår i Fylkesmannens planlagte tilsyn for inneværende år.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll),

sørger for at NAV-kontoret behandler søknader om økonomisk stønad i samsvar med lov- og forskriftskrav. Vi har undersøkt håndtering av henvendelser/søknader, om det innhentes nødvendige og relevante opplysninger og om det foretas en konkret og individuell vurdering som grunnlag for beslutning om økonomisk stønad på et forsvarlig nivå. Vi har hatt fokus på søkere med daglig omsorg for barn.

Det er funnet grunnlag for ett avvik.

Avvik:

Kommunen har ikke gjennom styring og ledelse sørget for at søknader om økonomisk stønad alltid behandles i tråd med lovverket.

Dato: 30. september 2016

Olav Øyasæter
revisjonsleder

Ellen Roberg
revisor

Lise Jebsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Holmestrand kommune i perioden 6. juni 2016 – 30. september 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Rapporten gir ikke en fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Kort beskrivelse av virksomheten

NAV-Holmestrand har 25 ansatte og har felles leder for de kommunale og statlige tjenestene. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for helse, sosial og omsorg tjenester på de kommunale tjenestene i NAV-kontoret. Nestleder ved kontoret har fagansvaret for de kommunale tjenestene og er den som godkjenner vedtak om økonomisk stønad. Totalt 8 ansatte har ansvar og oppgaver knyttet til temaet for tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. juni 2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13. september 2016.

Intervjuer og dokumentgjennomgang
5 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15. september 2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Holmestrand kommune ved NAV Holmestrand sørger for at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Med behandling av søknad menes prosessen fra og med søknad foreligger, muntlig eller skriftlig, fram til det tas beslutning om det er grunnlag for å innvilge økonomisk stønad, og størrelsen på stønaden. Denne prosessen kan deles inn håndtering av henvendelser/søknader, kartlegging/innhenting av opplysninger og vurdering/beslutning. Vi har hatt fokus på søkere med daglig omsorg for barn.

Avvik:

Kommunen har ikke gjennom styring og ledelse sørget for at søknader om økonomisk stønad alltid behandles i tråd med lovverket.

Avviket bygger på følgende:

• Samtaler vil som hovedregel være nødvendig for å kartlegge det individuelle hjelpebehovet, ivareta veiledningsplikten og kravet til brukermedvirkning. Det fremkommer at det i for liten grad gjennomføres samtaler med søkere. Det er utarbeidet prosedyre som omhandler veiledning om rettigheter, kartlegging av behov og brukermedvirkning. Denne benyttes i liten grad.

• NAV-kontoret skal alltid sikre at barns behov blir ivaretatt. I enkelte saker som gjelder søkere med barn er stønad stoppet/avslått på grunn av vilkårsbrudd. En slik praksis er ikke forsvarlig når økonomisk sosialhjelp er hovedinntekt.

• Ved fastsetting av vilkår og reduksjon av stønad som følge av vilkårsbrudd blir ikke saksbehandlingsreglene alltid fulgt.

• Stønad til det helt nødvendigste vil ikke være forsvarlig i lengre tid enn noen få dager. NAV-kontoret innvilger nødhjelp kun til mat i mer enn en uke uten at andre nødvendige utgifter er vurdert.

• Stønad utbetales ofte direkte til kreditor uten at det fremkommer at denne stønadsformen er i samsvar med søkers ønske eller etter § 21.

• I enkelte saker blir ikke utgifter som oppgis i søknaden eller som det eksplisitt søkes om, tatt stilling til i vedtaket, f.eks. klær og bilutgifter.

• Kommunen har vedtatt å følge statens veiledende satser til livsopphold som ikke inkluderer utgifter til medisiner. I enkelte vedtak legges det til grunn at medisiner på hvit resept skal dekkes av livsoppholdssatsen.

• I søknadsskjemaet er samboere og ektefeller likestilt. Det blir dermed innhentet opplysninger som NAV-kontoret ikke har rett til å kreve. Samboere er rettslig å regne enslige også når samboerne har felles barn.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 5, 18, 20, 21, 41, 42, 43, 44
Forvaltningsloven §§ 11, 16, 17, 35
Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV § 4

5. Regelverk

LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Oversikt over ansatte, med navn, avdeling/team, stillingsbetegnelse/arbeidsoppgaver.
2. Søknadsskjema og veileder for økonomisk sosialhjelp.
3. Rutiner/prosedyrer som gjelder ved mottak og behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.
4. Oversikt og beskrivelse av NAV-kontorets satser til livsopphold.
5. Vedtaksmaler og standardtekster som brukes ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.
6. Årsrapport 2014 Holmestrand kommune.
7. Virksomhetsplan 2015 NAV Holmestrand.
8. 15 vedtak med tilhørende søknad og vedlegg der det er innvilget nødhjelp. 5 av vedtakene gjelder søkere med daglig omsorg for barn.
9. 41 vedtak fattet i perioden 1. april 2016 – 30. juni 2016 som gjelder søkere med daglig omsorg for 2 barn eller fler.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 29 klientmapper til søkere med daglig omsorg for barn.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Dokumentasjon fra kommunen
• Program for tilsynet
• Diverse korrespondanse på e-post og telefon

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Olav Øyasæter – revisjonsleder
Ellen Roberg – revisor
Lise Jebsen - revisor