4. Tilsynsmyndighetens organisering og praktisk innretning av oppfølgingsarbeidet

Det er revisjonsleder som beslutter hvem som skal ha oppgaven med å følge opp det enkelte tilsyn. Normalt vil dette oppfølgingsarbeidet ledes av den som har vært revisjonsleder for tilsynet. Også i denne delen av tilsynet er det viktig å benytte kompetansen som finnes i tilsynslaget.

Når tjenestene ikke er i samsvar med aktuelle lovkrav, innebærer det som oftest at virksomheten må gjøre endringer både i måten tjenestene blir levert på og måten de blir styrt på, jf. beskrivelser i kapittel 3. Vi må derfor gjennom vår oppfølging sikre at det blir gjort nødvendige endringer både i tjenestene til brukerne og tilhørende styringstiltak.

I tilsyn der det er avdekket lovbrudd, skal vi ta stilling til hva som kreves av endringer i måten tjenestene blir levert på for at de skal være i samsvar med regelverket.

Basert på dette skal vi vanligvis be virksomheten om dokumentasjon som viser at:

• tjenestene til brukerne er i samsvar med regelverket, og at
• virksomheten har etablert systematisk styring som bidrar til at tjenestene planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres

Formål med alt tilsyn er å bidra til nødvendige endringer i tjenestene. Dersom vi skal oppfylle denne forventningen fra samfunnet, må vi kunne ta stilling til om iverksatte forbedringstiltak har ført til at tjenestene blir utført i samsvar med gjeldende krav. Det sentrale er derfor å innhente informasjon som viser at tjenestene er endret og blir levert i tråd med kravene til kvalitet og sikkerhet. Det holder ikke med en plan for hvilke tiltak virksomheten har tenkt å iverksette.

For å få nødvendig informasjon kan vi eksempelvis be virksomheten om å:

• gå gjennom vedtak, mapper og/eller journaler mm., og
• vurdere deres praksis opp mot sentrale faglige målepunkt, målepunkt som representerer kritiske trinn i måten tjenestene blir levert til bruker på

Slik informasjon vil kunne vise om tjenestene ytes i tråd med angitte krav. Det er da avgjørende at målepunktene presiseres avhengig av tilsynets og lovbruddets innhold og omfang.

Noen ganger vil det også være aktuelt å be om ulike rapporteringer underveis og ny gjennomgang av vedtak, mapper og/eller journaler for å forvisse oss om at endringene er godt implementert og står seg over tid.

Dersom det er behov for omfattende endringer som tar lang tid, eksempelvis nyansettelser og ombygginger, vil det kunne være nødvendig å be om midlertidige endringer for å ivareta kvalitet og sikkerhet inntil endelige løsninger er på plass.

Gjennom å følge opp på denne måten bidrar vi til at tjenestene til brukerne faktisk blir endret, og vi bidrar til systematisk styring og kontinuerlig forbedring. Virksomhetene kan slik bli stimulert til å benytte tilsynsmyndighetens målepunkt som indikatorer i videre oppfølging av om tjenestene ytes i samsvar med lovkrav.

Tilsynsmyndigheten skal sammenholde endret faktagrunnlag med de samme lovkravene som ble lagt til grunn ved påpeking av lovbrudd, jf. kapittel 3, og vurdere om lovbruddet er tilfredsstillende rettet.

Tilsyn skal ikke avsluttes før vi har dokumentasjon på at tjenestene er tilfredsstillende endret og pasient- og brukersikkerhet ivaretatt.

Oppfølgingen av tilsynet skal gjennomføres på en måte som bidrar til at lovbruddene rettes så raskt som mulig. Tilsynsmyndigheten må følge opp at avtalte tidsfrister overholdes.

Tilsynsmyndigheten må alltid vurdere om lovbruddet er så alvorlig at det er nødvendig med hasteløsninger. Uansett skal det settes realistiske frister som avspeiler lovbruddets alvorlighetsgrad og kompleksitet. Frister kan drøftes med virksomheten, men det er tilsynsmyndigheten som skal beslutte hvor lang tid som er akseptabelt.

Hvis noen lovbrudd krever lang tid å rette opp, skal tilsynsmyndigheten vurdere om det er behov for å avtale milepæler for rapportering underveis i prosessen for å opprettholde nødvendig fremdrift.

Tilsynslederne er ansvarlige for å ha en etablert praksis som sikrer at det treffes tiltak (purringer, møter mm.) hvis virksomheter ikke rapporterer som planlagt.