Rapport fra tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i Grimstad kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Om kommunen sikrer at KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
• Om kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
• Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
• Om KVP iverksettes innenfor tidsfrist
• Om programmets innhold og omfang tilpasset den enkelte
• Om programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
• Om program er helårlig og på full tid
• Om evalueringstidspunkter fremgår av programmet
• Om kommunen sikrer forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
• Om programmet blir evaluert underveis
• Om programmets innhold og omfang blir justert ved behov

Det ble gitt to avvik ved tilsynet:

1. Kommunen sikrer ikke at det foretas en forsvarlig saksutredning før KVP iverksettes
2. Kommunen sikrer ikke en forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram

Dato: 3.7.2014

Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder

Knut Rune Kleven
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grimstad kommune i perioden 18.2.2014 – 3.7.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Grimstad var på tilsynstidspunktet i gang med å omorganisere tjenesten. Tjenesten har vært organisert i tre team, Veiledningsteam, Markedsteam og Oppfølgingsteam. NAV Grimstad tar fremover sikte på å organisere tjenesten i to team hvor Markedsteamet har ansvar for blant annet økonomisk sosialhjelp, markedsarbeid og oppfølging av brukere i introduksjons- og kvalifiseringsprogram.

Sentrale medarbeidere med ansvar for KVP har det siste året vært helt eller delvis sykemeldt i perioder.

Andelen sosialhjelpsmottakere i kommunen har de siste fem år ligget på mellom 3% og 4% for aldersgruppen 20 – 66 år, andelen langtidsmottakere har ligget mellom  30% og 40% i samme periode. (kilde: SSB)

Kommunen har etablert egne aktivitets- og sysselsettingstiltak i regi av Jobbsentralen, som NAV har et godt og omfattende samarbeid med.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.2.14.

Dokumenter som virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 28.4.14.

Åpningsmøte ble avholdt 6.5.14.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved publikumsmottaket NAV Grimstad.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 7.5.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at tildeling og gjennomføring av KVP gjøres i henhold til lov og forskrifter, herunder om:

• KVP er kommunisert ut til aktuelle brukere og samarbeidspartnere
• Kommunen sikrer at aktuelle kandidater identifiseres og gis relevant informasjon om KVP
• Kommunen sikrer forsvarlig karlegging, vurdering og beslutning av søknader om KVP
• KVP iverksettes innenfor tidsfrist
• Programmets innhold og omfang tilpasses den enkelte
• Programmet inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre understøttende tiltak
• Program er helårlig og på full tid
• Evalueringstidspunkt fremgår av programmet
• Forsvarlig oppfølging av den enkelte KVP deltaker
• Programmet evalueres underveis
• Programmets innhold og omfang justeres ved behov

5. Funn

Avvik 1:

Grimstad kommune sikrer ikke at foretas en forsvarlig saksutredning før kvalifiseringsprogram iverksettes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

STL §§ 4, 5, 29, 42 og 43, fvl. §§ 17 og 24 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV    §§ 4 og 5.

Kommentar:

Kommunen skal, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikre forsvarlig kartlegging for å avgjøre søknad om KVP, og forsvarlig vurdering og beslutning om KVP.

Hovedformålet med kartleggingsarbeidet er å skaffe tilstrekkelige og relevante opplysninger slik at vurderingene bygger på rett grunnlag. Det stilles også krav til hvordan opplysningene skal innhentes, og hvilken vekt det skal legges på søkers ønsker. Disse kravene er blant annet begrunnet i søkerens rett til å medvirke. Før KVP iverksettes må det blant annet undersøkes og tas stilling til:

• Om søker har gjennomgått arbeidsevnevurdering
• Om tett og koordinert bistand gjennom deltakelse i programmet vurderes som hensiktsmessig og nødvendig for å styrke vedkommendes mulighet for deltakelse i arbeidslivet
• Om Arbeids- og velferdsforvaltningen kan tilby et tilpasset program

Kommunen må jevnlig foreta en systematisk gjennomgang av styringstiltakene/ internkontrollen, for å vurdere om disse er tilstrekkelige til å sikre en forsvarlig saksutredning ved tildeling av KVP

Avviket bygger på følgende:

I 3 av 10 undersøkte saker manglet brukers egenvurdering før oppstart i program.

I 6 av 10 saker var arbeidsevnevurdering gjort etter at deltaker hadde startet opp i program. Kommunen har dermed innvilget KVP uten at en har sikret seg at deltaker faktisk fyller vilkårene for deltakelse. Videre er det av avgjørende betydning for et faglig forsvarlig programforløp at det er gjort en tilstrekkelig kartlegging. Dette for å kunne lage et innhold i den enkelte deltakers program som i størst mulig grad er tilpasset utfordringer og sikrer overgang til arbeid. Til tross for at virksomheten har utarbeidet sjekklister/rutiner til bruk i saksbehandlingen, sikrer ikke disse at det blir gjort en forsvarlig saksutredning. Det er ikke iverksatt styringstiltak fra leder eller mellomledernivå som sikrer en forsvarlig saksutredning i disse sakene.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke en forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram for den enkelte deltager.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

STL §§ 4, 5, og 30 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad § 1, jf. STL § 5, jf. forskrift om internkontroll i kommunalt NAV§§ 4 og 5.

Kommentar:

Forsvarlig oppfølging innebærer en tett og koordinert bistand gjennom programperioden. Hyppig kontakt mellom tjenestemottaker og NAV-veileder er derfor viktig. Hvor hyppig kontakten må være vil bl.a. variere avhengig av hvor tjenestemottaker er i programmet, og hvilke utfordringer vedkommende har.

Kravet om at oppfølgingen skal bidra til koordinert bistand innebærer at tiltakene i programmet må passe sammen i type, omfang og tid. Kommunen må sørge for at tiltakene i programmet koordineres og justeres. Samarbeid med tjenestemottaker er selvsagt viktig, men et koordineringsansvar innebærer også samarbeid med ev. privat, kommunal eller statlig virksomhet som bidrar i programmet.

Der kvalifiseringsprogram inneholder tiltak og tjenester fra kommunen, fylkeskommunen, Arbeids- og velferdsetaten, andre statlige instanser, frivillige organisasjoner og private bedrifter, har kommunen like fullt ansvaret for at deltakeren får forsvarlig oppfølging. Tett samarbeid med tjenesteytere og andre som er involvert i programmet er derfor viktig.

NAV-kontoret kan kjøpe bistand til oppfølgingsarbeidet, men dette fratar ikke kommunen gjennom NAV-kontoret ansvaret for den helhetlige oppfølgingen av deltakeren.

Det er kommunen som må sørge for at ansvar og oppgaver for oppfølgingsarbeidet er plassert og kjent.

Oppfølgingsarbeidet må planlegges slik at deltakerne får forsvarlig oppfølging. Det må være satt av tilstrekkelig tid, og ansatte som har oppfølgingsansvar må ha tilstrekkelig kompetanse.

Ledelsen må følge med på om oppfølgingsansvaret ivaretas slik lov- og forskrifter krever. Dersom svikt oppdages må tiltak justeres eller ev. nye tiltak iverksettes.

Kommunen må sørge for å utvikle og iverksette styringstiltak som bidrar til forsvarlig oppfølgingsarbeid. Rutiner for forsvarlig oppfølgingsarbeid må utarbeides og implementeres. Det må vurderes behov for skriftlige rutiner og prosedyrer. Kommunen må følge med på om tiltakene er tilstrekkelige til å sikre forsvarlig oppfølgingsarbeid og ev. justere ved behov.

Kommunen må sørge for at uheldige hendelser i oppfølgingsarbeidet fanges opp. Det må være klart hva som er uheldige hendelser, hvordan det skal meldes og til hvem. Kunnskapen benyttes i kommunens forbedringsarbeid.

Kommunens ledelse må foreta jevnlige evalueringer av om styringstiltakene samlet sett er gode nok til å sikre forsvarlig oppfølging av deltakerne på KVP.

Avviket bygger på følgende:

I 4 av 10 undersøkte program var det ikke satt datoer for evaluering av program. I de programmene hvor det var satt datoer finner Fylkesmannen at disse i hovedsak var satt for langt frem i tid. Det foreligger i liten grad nedtegnelser fra evalueringer, hvilke vurderinger som er gjort og hvilke justeringer av programmene som har funnet sted på grunnlag av evalueringene.

Intervjuer og journaler viser at oppfølging av den enkelte deltaker har vært mangelfull. Kommunen har ikke iverksatt tiltak for å sikre at tjenesten er forsvarlig i perioder hvor ansatte er sykemeldte.

Det er ikke iverksatt styrings/internkontroll tiltak for å sikre forsvarlige programforløp.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV - sosialtjenesteloven
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen – NAV loven
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Sjekkliste for deltaker i KVP
• Egenvurderingsskjema
• Søknadskjema KVP
• Timeliste
• Regler for fravær
• Søknad om permisjon
• Søknad om ferie
• Oversikt KVP satser 2013/2014
• Informasjon om individuell plan
• Timeplan for kvalifiseringsprogrammet
• Deltagerbevis
• Rutiner for avslutning av KVP
• Skjema for endring av stønad
• Samtykke til innhenting av opplysninger
• Sluttmelding
• Rutiner for lønnskjøring
• Rutiner for oppfølging av deltagere
• Mal vedr. innvilgelse KVP
• Mal vedr. forlengelse KVP
• Mal vedr. avslag KVP
• Mal vedr. avslag søknad permisjon
• Mal vedr innvilgelse søknad permisjon
• Mal vedr. varsel om stans KVP
• Mal på vedtak om stans KVP
• Redegjørelse for rutiner for saksflyt KVP
• Tilgjengelig informasjon på kommunens hjemmeside

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 journaler deltakere i KVP
• 25 journaler langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp
• Partnerskapsavtale Grimstad kommune – NAV Fylke
• Tilgjengelig informasjonsmateriell om KVP i publikumsmottak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 18.2.14
• E-post fra leder NAV Grimstad med anmodning om utsettelse av tilsyn, datert 6.3.14
• Dokumentasjon mottatt 8.4.14
• Dokumentasjon mottatt 29.4.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Knut Rune Kleven, revisor
Bjørn Vidar Gundersen, revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk