Rapport fra tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i Vadsø kommune 2014

Sammendrag:

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens arbeid med å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, jf. Lov om sosiale tjenester i NAV

Tilsynet har konkludert med et avvik:

Vadsø kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Dato: 1.september 2014

revisjonsleder Linda Kråkenes

revisor Elisabeth Munkebye Lamøy

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Vadsø kommune i perioden 24.02.14 - 01.09.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vadsø kommune hadde 6223 innbyggere pr. 01.01.14. NAV Vadsø ble etablert i juni 2009. Kontoret har enhetlig administrativ og faglig leder som for tiden tilsettes på kommunale vilkår. Kontoret er et fullservice kontor og skal tilby alle tjenester tilhørende et NAV kontor inkludert alle tjenester etter lov om sosiale tjenester i NAV, samt introduksjonsprogram og introduksjonsstønad.

Kommunen har ingen dedikerte medarbeidere til KVP arbeidet. Kommunens sosialenhet er i sin helhet plassert på NAV kontoret og omfattet i 2013 til sammen 7 årsverk. Tjenester til flyktninger kommer i tillegg. I samarbeidsavtalen mellom kommunen og NAV Finnmark har man blant annet fokusert på bruk av KVP som satsingsområde.

Utbetalinger i økonomisk sosialhjelp har økt betraktelig i 2013, etter flere år med positiv nedgang.

Kommunen opplyser i årsrapport for 2013 at utfordringene på NAV området ligger i videre omstilling, for fult ut å kunne utnytte de muligheter som finnes, ved felles statlig og kommunal satsing på oppfølging av brukere som trenger dette i NAV.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.02.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 28.04.2014.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved NAV Vadsø.

Sluttmøte ble avholdt 29.04.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Kvalifiseringsprogrammet er etablert som et tilbud for personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold. Formålet med KVP er å bidra til at flere i denne målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet er ment for personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom en tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging.

Deltakelse i KVP er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som kan være med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid.

På dette tilsynet var formålet å undersøke om kommunen sikrer at de som har krav på det sikres deltakelse i KVP, avgrenset til følgende to tema:

1. Kommunen skal sikre forsvarlig tildeling av KVP

Kommunen må kunne gjøre rede for hvilke systemer som er etablert for at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengelig for aktuelle brukere. For de som fyller kravene til KVP skal kommunen ha etablert systemer som sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging i forkant av vurdering og beslutning om KVP.

2. Kommunen skal sikre forsvarlig gjennomføring av KVP

Kommunen må kunne gjøre rede for at programmene er tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger (individuelt tilpasset), og at programmene inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og evt. andre tiltak som kan støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Videre skal kommunen redegjøre for om det sikres forsvarlig oppfølging av brukere som deltar i programmet, og at det foretas evaluering og justeringer underveis.

5. Funn

Avvik:

Vadsø kommune sikrer ikke forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet.

Avvik fra følgende krav:

Sosialtjenesteloven §§ 4,5,29,30 og 31, forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad § 1, forvaltningsloven § 11 og internkontrollforskriften § 4 og 5.

Avviket bygger på følgende:

a) Kommunen opplyser at de ikke har utarbeidet rutiner for arbeidet med kvalifiseringsprogrammet (KVP).

b) Det foretas ikke systematisk gjennomgang av lister over langtidsmottakere av sosialhjelp, og at det er opp til den enkelte saksbehandler å vurdere mulige tiltak og videre oppfølging.

c) Egenvurdering/kartlegging ligger ikke ved i gjennomgåtte mapper. Mappene viser lite spor av dokumentasjon og helhetlig kartlegging.

d) Det fremkommer i mappene at ikke alle § 14 a-vedtak konkluderer med behov for spesielt tilpasset innsats, noe som forutsettes for innvilgelse av KVP.

e) Det framgår ikke av fremlagte arbeidsevnevurderinger at det er foretatt en helhetlig kartlegging av brukernes arbeidsevne og behov for tett og koordinert bistand.

f) Gjennomgang av mapper viser at de fleste vedtak om tildeling av KVP benyttes for brukere som har brukt opp sine rettigheter på introduksjonsprogrammet.

Det fremgår ikke av dokumentasjonen at disse fyller kriteriene for KVP.

g) Det framgår ikke av vedtak at vilkårene er oppfylt etter § 29. Vedtakene er også mangelfullt individuelt begrunnet.

h) Mappegjennomgangen viser at deltakere i KVP er i arbeidspraksis, men at det ikke er utarbeidet programinnhold ut over dette. Tidspunkt for evaluering og justering er ikke dokumentert.

i) Rutiner for journalføring i oppfølgingsarbeidet følges ikke, ved at Arena ikke benyttes systematisk som oppfølgingsverktøy.

j) Mappegjennomgang viser at de fleste program gjennomføres i tiltaksbedrift/ASVO uten at kommunens ansvar og oppgaver knyttet til oppfølgingsarbeidet klart fremkommer i kvalifiseringsprogrammene.

k) Det utstedes ikke deltakerbevis eller annen type dokumentasjon på avsluttet program.

l) Det er ikke gjennomført systematisk opplæring i saksbehandling av KVP-saker, utover opplæring i regi av Fylkesmannen.

m) De ansatte vet hvor maler og lovverk finnes, men disse benyttes i liten grad for kvalitetssikring av KVP arbeidet. Dette blir ikke fanget opp av ledelsen.

n) Mappegjennomgangen viser at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ikke skjer i henhold til regelverket. Kommunen har ikke avdekket de mangler som er beskrevet i punktene ovenfor.

o) Kommunen har faste møter hver fredag der sosiale saker tas opp, og ukentlige møter for oppfølgingsteamet, der det opplyses at kun statlige saker tas opp. Kommunen benytter ikke faste møtestrukturer for å ivareta helhetlig oppfølgingsarbeid av felles brukere, f.eks. de på KVP.

p) Det er ikke er gjort risiko- og sårbarhetsanalyser av arbeidet med kvalifiseringsprogrammet, for å sikre at programmet tas i bruk.

q) Det foretas ikke systematisk evaluering og kvalitetssikring av KVP arbeidet Kommentar:

Kvalifiseringsprogrammet retter seg mot personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven. Målgruppen vil i stor grad omfatte personer som er langtidsmottakere av sosialhjelp. Som det framgår i pkt. 2 opplyser kommunen at den skal ha en ekstra satsing på kvalifiseringsprogrammet. Det er kommunens plikt å sørge for at det sikres forsvarlig tildeling av KVP, noe som innebærer forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning forut for innvilgelse av kvalifiseringsprogram. Manglende gjennomføring på disse områdene kan medføre at aktuelle brukere ikke får tilbud om å delta i kvalifiseringsprogrammet.

For å sikre forsvarlig gjennomføring av KVP skal det utarbeides et individuelt tilpasset program som inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og andre tiltak som forbereder overgang til arbeid. Dette programmet skal evalueres og justeres i samarbeid med bruker. Når det ikke utarbeides program for den enkelte som deltar i KVP, har kommunen ikke mulighet til å sikre forsvarlighet i henhold til lovkravene.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid planlegge, utføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenesten kvalifiseringsprogram.

Målgruppen for kvalifiseringsprogrammet er en sårbar gruppe som ofte har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Deltakelse i kvalifiseringsprogrammet er ment å være et målrettet arbeid for å bidra til overgang til arbeid, sosial inkludering og aktiv deltakelse i samfunnet for denne gruppa.

I tilsynet framkommer det at KVP-arbeidet i kommunen preges av manglende rutiner og manglende opplæring, samtidig som det ikke er gjort vurdering av muligheter for svikt på området.

Kommunens manglende styring av kvalifiseringsprogrammet medfører stor fare for at brukere som kan være aktuelle for KVP ikke får muligheter til å delta i programmet, samtidig som at brukere som er inne i KVP ikke fyller kravene til deltakelse og at programmene ikke har det innhold og planmessig oppfølging som tjenesten KVP forutsetter.

7. Regelverk

• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om sosiale tjenester i Nav (STL)
• Forskrift p, internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Rundskriv, hovednummer 35, til lov om sosiale tjenester i Nav

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte for 2014
• Organisasjonskart
• Virksomhetsplan 2014, NAV Vadsø
• Sjekkliste for opplæring av nytilsatte, oppdatert 22.05.13
• Årsrapport 2012 og 2013
• Målekort desember 2013, januar, februar, mars 2014
• Lokal samarbeidsavtale mellom Vadsø kommune og NAV Finnmark datert 19.07.13
• Liste over mottakere av økonomisk sosialhjelp for perioden 01.06.13-10.03.14
• Liste over deltakere i KVP for perioden 01.01.12-31.12.13
• 8 brukermapper med vedtak om Kvalifiseringsprogram, innvilget i 2012 og 2013

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Årsrapport 2013

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tilsynsvarsel sendt 24.02.14
• E-post korrespondanse vedrørende besøk for gjennomgang av brukermapper
• E-post med oppklarende informasjon vedrørende ansatte 02.04.14
• Etterspurt dokumentasjon i e-post med svar 02.04.14
• Program for tilsynet sendt 22.04.14
• Korrespondanse om avklaring av intervjuobjekter og tidspunkt, e-post 22.04.14
• Telefonisk kontakt med kontaktperson i kommunen

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Kråkenes, seksjonsleder
Tyra V. Mannsverk, seniorrådgiver
Elisabeth M. Lamøy, rådgiver

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk