Helsetilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Os kommune 10.-11. og 27. november 2014. Vi undersøkte om Os kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim.

Rapporten omtaler funn ved tilsynet.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Vår vurdering av kommunens styring med samhandling med spesialisthelsetenesta og fastlegane og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim, er omtalt i rapporten kapittel 6.

Tilsynet er avslutta.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Jo Kåre Herfjord
revisor

 

Rapporten er elektronisk godkjent og har difor inga underskrift

1. Innleiing

Tilsynet med samhandling om utskriving av pasientar frå spesialisthelsetenesta til kommunen omfattar tilsyn med Os kommune 10.-11. og 27. november og tilsyn med Helse Bergen HF, Haukeland Universitetssjukehus 25.-26. november 2014.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Os kommune den 10.-11. og 27. november 2014. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

2. Omtale av verksemda

Tenestene som tilsynet omfatta, er organisert i kommunalavdeling Helse, omsorg og beredskap. Einingsleiar for pleie og omsorg og einingsleiar for bestillar og forvaltarkontoret rapporterer til kommunalsjef Helse, omsorg og beredskap.

Heimesjukepleia er organisert i to grupper og med felles avdelingsleiar. Einingsleiar for pleie- og omsorg er næraste overordna.

Det er inngått overordna samarbeidsavtale mellom Helse Bergen HF, Haraldsplass Diakonale Sykehus, Voss distriktspsykiatriske senter NKS Bjørkeli, NKS Olaviken Alderspsykiatriske sykehus AS, Solli Distriktspsykiatriske senter, Hospitalet Betanien Distriktspsykiatrisk senter og dei 22 kommunane i opptaksområdet. Os kommune signerte den overordna samarbeidsavtalen den 3. oktober 2012.

Same dag signerte Os kommune tenesteavtale for samarbeid om innlegging i og utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor for Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sykehus AS.

Det er eit årleg toppleiarmøte mellom politisk og administrativ toppleiing i alle kommunane og administrerande direktørar og styreleiarar frå partane i spesialisthelsetenesta. Føremålet med møtet er forankring og etterleving av samarbeidsavtalen.

Os kommune er med i overordna samarbeidsutval i Bergensregionen. Medlemmene i utvalet kjem frå Helse Bergen HF, Haraldsplass Diakonale Sykehus og kommunane Askøy, Austevoll, Fjell, Fusa, Os, Samnanger, Sun og Øygarden.

Meldingar om innlagt pasient m.v., blir sendt elektronisk mellom Os kommune og Helse Bergen, Haukeland Universitetssjukehus.

Os kommune har innført elektronisk meldingsutveksling mellom pleie og omsorgstenesta og bestillar- og forvaltarkontoret og alle fastlegane i kommunen. Det lokale samarbeidsutvalet, jf. rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening (ASA 4310), skal ha møte to gonger i året.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 1. september 2014.
Formøte: 22. september 2014
Opningsmøte:10. november 2014.
Intervju: 16 personar blei intervjua.
Stikkprøver:
23 pasientjournalar:
- 17 pasientar utskrivne frå Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling; Haukeland Universitetssjukehus i perioden 1. mars - 1. september
- 6 pasientar utskrivne frå dei same avdelingane i perioden 1. september -1. november 2014.
Sluttmøte: 27. november 2014

Oversikt over dokumentasjon som er motteken frå Os kommune og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Spørjeundersøkingar:

Invitasjon til å delta i spørjeundersøking blei sendt i brev av 27. og 28. september og 4. oktober 2014 til 17 pasientar som var utskrivne frå Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling, Haukeland Universitetssjukehus 1. mars - 1. september 2014.

Invitasjon til å delta i spørjeundersøking blei sendt i brev av 27. september, 3. og 4. oktober 2014 til fastlegane til dei 17 pasientane.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi undersøkte om Os kommune ved systematisk styring sikrar forsvarleg mottak og helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut frå spesialisthelsetenesta til eigen heim.

Tilsynet omfatta:

  • Iverksetting og oppfølging av tenesteavtalen om utskriving frå spesialisthelsetenesta innan somatisk sektor 1
    o Mottak og oppfølging av varsel om innlagt pasient og mottak av varsel om utskrivingsklar pasient frå sjukehus
  • Kommunens tilrettelegging for og involvering av fastlegar i samhandling mellom fastlegar, andre kommunale tenester og spesialisthelsetenester
  • Planlegging for og mottak av pasient som er meldt utskrivingsklar
  • Vurdering av pasientens tilstand og behov for tenester like etter utskriving
  • Informasjon til pasient om helsetilstand og vurdering av behov for tenester, og medverknad frå pasient ved planlegging av tenester og innhald i tenestetilbod etter utskriving
  • Hjelp til pasientar som treng det for å få kontakt/avtale med fastlege
  • Informasjonsutveksling og samhandling med fastlege om kva legemiddel dei pasientane skal ha som treng hjelp til legemiddelhandtering

Spørjeundersøking til pasientar utskrivne frå Medisinsk avdeling og Ortopedisk avdeling, Haukeland Universitetssjukehus i tidsrommet 1. mars - 1. september 2014

Vi brukte eit enkelt spørjeskjema med svaralternativa ja/nei/veit ikkje og eit felt for kommentarar.

Vi spurde pasientane om dei hadde fått informasjon om behandlinga på sjukehuset og helsehjelp i kommunen etter utskriving og om dei hadde forstått informasjon som blei gitt på sjukehuset og i kommunen. Vi spurde også om dei fekk tenestene i kommunen som avtalt, om behovet for helsehjelp blei vurdert på nytt innan kort tid etter at dei var komne heim og om kommunen tok omsyn til kva pasientane sjølve meinte dei trong hjelp til.

Tilsynet omfatta ikkje helsehjelpa til kvar enkelt pasient.

Spørjeundersøking til fastlegane

Spørjeskjemaet til fastlegane var todelt, ein del om informasjon frå sjukehuset og ein del om organisatoriske tilhøve med svaralternativ ja/nei og eit felt for kommentarar.

Vi spurde fastlegane om dei fekk epikrise frå sjukehuset tidsnok og om denne inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasienten og om det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset. Vidare spurde vi om kommunens tilrettelegging for å trekkje fastlegane inn i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tenesteavtalane mellom kommunen og spesialisthelsetenesta, tilrettelegging for informasjonsutveksling mellom fastlegane og pleie- og omsorgstenestene og om det var noko i denne samhandlinga fastlegane vurderte som særleg sårbart.

Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane.

5. Funn

Ved tilsynet med Os kommune blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helselovgjevinga.

Spørjeundersøkinga til pasientane

Fem av 17 pasientar svara. Fire av dei hadde fått korttidsopphald eller rehabiliteringsopphald etter dei blei skrivne ut. Ein pasient var skriven ut til eigen heim og hadde fått tilbod om, men trong likevel ikkje heimesjukepleie etter utskriving. Dette er for få svar til at dei kan leggjast til grunn ved vår vurdering av praksis for å informere pasientane.

Spørjeundersøkinga til fastlegane

Ni av 10 fastlegar svara. Dei var fastlegar for 15 av dei 17 pasientane.

Fastlegane til dei 15 pasientane svara at epikrise frå sjukehuset kom tidsnok og inneheldt nødvendige opplysningar til å følgje opp pasientane.

To av legane svara at dei hadde delteke i kommunens arbeid med utarbeiding/revisjon av samarbeidsavtalar med helseføretaket. På spørsmålet om det var noko fastlegane vurderte som særleg sårbart i samhandlinga med sjukehuset svara fleire av dei seine epikriser og eller feil i legemiddelopplysningar, og at dette kan føre til for sein/mangelfull oppfølging og eller feilmedisinering.

Vi gjer særskilt merksam på at fastlegane ikkje blei spurde om kor ofte det førekjem at epikrise frå sjukehuset kjem seint og eller at det er feil i legemiddelopplysningar.

Når det gjeld samhandling med pleie- og omsorgstenestene i kommunen, viste fastlegane til ordninga med elektronisk meldingsutveksling med pleie- og omsorgstenesta og at det ikkje var særlege utfordringar i samhandlinga med pleie- og omsorgstenesta.

6. Vurdering av styringssystemet

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiinga overvaker eige verksemd og set i verk nødvendige førebyggjande og korrigerande tiltak når det trengst. Eigar og leiing har ansvaret for rammer og organisatoriske løysningar som gjer det mogleg å oppfylle krav i helselovgjevinga.

Helse- og omsorgstenestene i Os kommune er styrt i line frå rådmann gjennom kommunalsjef og einingsleiarar.

Ansvarsforhold er avklart. Det er innarbeidde praktiske rutinar for å følgje opp tenesteavtalen om samhandling ved utskriving av pasientar til kommunen. Elektronisk meldingsutveksling tryggjer samhandling og informasjonsutvekslinga med sjukehuset og fastlegane. Det ei viktig leiaroppgåve å følgje med på at tilsette er godt kjende med oppgåvene knytt til meldingsutveksling med sjukehuset.

Heimesjukepleia har kvalifisert personell og føresetnader for å gje forsvarleg helsehjelp til pasientar som blir skrivne ut til eigen heim etter sjukehusopphald. Mottak av pasienten er førebudd. Pasientar som treng det, blir møtt og eller kan få tilsyn og hjelp raskt etter utskriving. Ved vurdering av behov for helsehjelp skal pasientane spørjast. Tenestetilbod blir raskt auka om tilstanden til pasienten tilseier at det er nødvendig. I pleie- og omsorgstenesta er det innarbeidd praksis å kontrollere legemiddelopplysningar frå sjukehuset opp mot tidlegare opplysningar og eller ved e-melding/telefon til fastlege og sjukehuset.

Område med risiko for svikt i samhandling med spesialisthelsetenesta i samband med utskriving av pasientar til eigen heim er kjent. Løysinga med å gi elektronisk tilbakemelding til sjukehuset om uønskte hendingar og avvik blir ikkje nytta i særleg grad. Ved behov kontaktar pleie- og omsorgstenesta sjukehuset på annan måte for å gi tilbakemelding og etterspørje opplysningar.

Det er regelmessige møte mellom kommunalsjef og einingsleiar, også mellom einingsleiar pleie- og omsorg og avdelingsleiarane, for oppfølging av verksemd og tenester. Kommunen og helseføretaket har formelle møteplassar for ta opp saker som gjeld samhandling.

7. Regelverk

Lovverk som blei lagt til grunn ved tilsynet er:

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 18. november 2011 nr. 1115 om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter
  • Forskrift av 29. august 2012 nr. 842 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

  • E-brev 26. september 2014 vedlagt:
    o Informasjon om rutinar
    o Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom Bestillar og forvaltarkontoret og helseføretak
    o Elektronisk meldingsutveksling
    o Funksjonsbeskriving for sjukepleiar
    o Funksjonsbeskriving for avdelingsleiar – Pleie og omsorg
    o Informasjon om formidling av opplysningar til fastlege om endring av legemiddel
    o Namn på avdelingsleiar, gruppeleiarar og sjukepleiarar i open omsorg
  • E-brev 29. september 2014 vedlagt:
    o Siste utgåve: Rutine for elektronisk meldingsutveksling mellom utførar og helseføretak
    o Rutine for Dement og Bu ved innlegging i sjukehus
    o Interne rutiner angående MIK på Luranetunet
  • E-brev 13. oktober 2014 om samarbeidsutval, allmennlegeutval og smågruppe
  • E-brev 23. oktober 2014 namn på tilsette
  • Administrativt organisasjonskart per 1. august 2013 er lasta ned frå nettsida til Os kommune
  • Informasjon om einingar i kommunalavdeling helse, omsorg og beredskap er lasta ned frå nettsida til Os kommune
  • Informasjon om samarbeidsavtalar, toppleiarmøte, overordna samarbeidsutval m.v. er lasta ned frå Saman.no (felles nettside for 22 kommunar, Helse Bergen HF og Haraldsplass Diakonale Sjukehus).
  • Overordna samarbeidsavtale og supplerande administrativ retningsline for avvik er frå Saman.no
  • Tenesteavtale 3 og 5 om inn og utskriving for somatisk sektor med tilhøyrande retningsline for elektronisk meldingsutveksling er lasta ned frå Saman.no og nettsida til Os kommune
  • Rettleiing med svar på vanlege spørsmål til tenesteavtale 3 og 5 er lasta ned frå Saman.no

Andre dokument

  • Samhandlingsreformen – lovpålagte samarbeidsavtale mellom kommuner og regionale helseforetak/helseforetak. Nasjonal veileder
  • KS FOU-prosjekt nr. 134017 «Samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak – etterleves de?»
  • Helse- og omsorgsdepartementet, rundskriv I-3/2013 Spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt overfor den kommunale helse- og omsorgstjenesten

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

  • 23 pasientjournalar til pasientar utskrive frå Haukeland Universitetssjukehus 1. mars - 1. november 2014.

Dokument lagt fram ved tilsynet 10.-11. november

  • Referat frå avdelingsmøte open omsorg 28. august 2014
  • Referat frå sjukepleiarmøte 25. september 2014
  • Sjekkliste ved innkomst og utreise for korttids- og rehabiliteringspasientar på Behandlingsavdelinga
  • Sjekkliste «Huskeliste/rutine når vi får nye brukere», datert 4. september 2014

Korrespondanse mellom Os kommune  og Fylkesmannen i Hordaland:

  • Melding om tilsyn, brev av 1. september 2014 frå Fylkesmannen i Hordaland
  • Styrande dokument m.v., e-brev av 26. september 2014 frå Os kommune
  • Tilleggsopplysningar frå Os kommune, e-brev 29. september, 13. og 23. oktober 2014
  • Program for tilsynet, brev av 28. oktober 2014 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Ass. fylkeslege Jo Kåre Herfjord, Fylkesmannen i Hordaland
Fylkessjukepleiar Anne Eli Wangen, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
Seniorrådgjevar Pål Børresen, Statens helsetilsyn
Seksjonsleiar Anne Grete Robøle, Fylkesmannen i Hordaland

1. Tenesteavtale 3 og 5 om inn og utskriving for somatisk sektor med retningsline for elektronisk meldingsutveksling

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk