Rapport fra tilsyn med Hero Norge AS, Sjøvegan asylmottak 2026

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt tilsyn med Hero Norge AS, Sjøvegan asylmottak i perioden 24.02.2026 - 25.02.2026. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere (EMA).

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven § 95 tredje ledd.

Statsforvalterens konklusjon:

Sjøvegan asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav. Det er ikke avdekket lovbrudd.

Foreløpig rapport ble den 12.05.2026 oversendt UDI, Hero Norge og Sjøvegan asylmottak. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 26.05.2026. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen.

1. Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for tilsynet er mottakets system og praksis for arbeid med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav. Tilsynet gjennomføres med avgrenset tema. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven § 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang.

I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Mottaket skal sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven § 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven § 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste.

Rett til informasjon

Omsorgsforskriften § 4 a, b og c pålegger asylmottaket å gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur.

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104, FNs Barnekonvensjon art. 12 og omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Barnekonvensjonens artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomite har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Dette forutsetter at barnet får anledning til å medvirke i arbeidet.

Omsorgsforskriften § 6 sier videre at kartleggingen og tiltaksplanen skal danne grunnlaget for barnets individuelle oppfølging under hele oppholdet i asylmottaket. I dette ligger det et krav om at tiltaksplanen skal være utformet på bakgrunn av de behovene kartleggingen har avdekket at barnet har. Videre må tiltaksplanen benyttes aktivt i det daglige arbeidet, og oppdateres og evalueres jevnlig.

Avslutningsvis følger det av omsorgsforskriften § 6 at asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan.

Bruk av tolk

Dersom det er nødvendig for rettsikkerheten eller for å ytre forsvarlige tjenester skal asylmottaket benytte tolk jf. tolkeloven § 6. Det skal som hovedregel benyttes kvalifisert tolk, men det er åpnet for bruk av ukvalifiserte tolker til og med 31.12.2026 jf. tolkeloven § 7. Tolkeloven § 4 presiserer at barn ikke skal benyttes som tolk. Asylmottaket skal ha egne retningslinjer for bestilling og bruk av tolk jf. tolkeloven § 9.

3. Beskrivelse av fakta

Type mottak, navn og besøksadresse

Opplysning	Innhold
Type mottak, navn og besøksadresse	EMA avdeling
Navn	Sjøvegan asylmottak
Besøksadresse	Sandberganveien 2, 9350 Sjøvegan
Mottaksleder/tlf:	Wenche Larsen, tlf 41382147
Driftsoperatør	Hero Norge AS

Sjøvegan asylmottak er et kommersielt mottak som eies av driftsoperatør Hero Norge AS. Mottaket har en rammeavtale for 30 plasser, som består av en grunnavtale for 25 plasser, og en tilleggsavtale for fem plasser. Mottaket åpnet den 01.07.2022 og har rammeavtale på seks år med opsjoner om forlengelse i til sammen fire år.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn den 10.02.2026. I varselbrevet ba vi mottaket om å oversendelse av beboeropplysninger og relevant dokumentasjon. Varselbrevet inneholdt et vedlegg til beboere med informasjon om tilsynet og invitasjon til ungdommene om individuelle samtaler med Statsforvalteren. Mottaket ble bedt om å dele ut og oversette informasjonsskrivene, samt informere ungdommenes representanter om tilsynet.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet tilsynet med en oppstartsamtale med mottaksleder og relevante ansatte. I møtet ga Statsforvalteren informasjon om vår rolle og formålet med tilsynet, og det ble gjort praktiske avklaringer for gjennomføringen. Vi gjennomførte deretter intervju med barnefaglig ansvarlig og beboere. På tilsynets dag to gjennomførte vi intervjuer med to miljøterapeuter og en kort oppsummeringssamtale med mottaksleder. Tilsynet ble avsluttet med en omvisning i deler av mottakets lokaler. I etterkant av det stedlige tilsynet ble det gjennomført intervju med mottaksleder over Microsoft teams.

Dokumentgjennomgang

Under følger utdrag fra dokumentasjonen som anses som relevant for å belyse tilsynets tema. En fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter fremgår i rapportens vedlegg.

Omsorgsplan for Sjøvegan asylmottak er strukturert etter de forskjellige bestemmelsene i omsorgsforskriften. Forskriftsbestemmelsene gjengis, med en beskrivelse av hvordan mottaket skal arbeide for å ivareta kravene i praksis. Arbeidet med kartlegging og tiltaksplaner omtales under § 6, samt i flere av de andre delene i planen. Det beskrives at beboerne skal tildeles en særkontakt og en sekundærkontakt ved ankomst. Særkontakten har ansvar for å kartlegge og utarbeide en tiltaksplan sammen med beboeren. Særkontakten skal også fungere som bindeledd mellom beboer og representant, og representanten skal involveres aktivt i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan.

EMA-barnefaglig stillingsbeskrivelse spesifiserer hvilket ansvar som ligger til rollen, herunder å ha et overordnet ansvar for mottakets omsorgsarbeid. Dette innebærer blant annet å være oppdatert på faglig utvikling og å ha et overblikk over arbeidet med individuell kartlegging og tiltaksplaner. Barnefaglig ansvarlig skal veilede særkontaktene i planarbeidet, og sikre at tiltak blir fulgt opp. Videre har barnefaglig et ansvar for å utarbeide forslag til rutine for sitt ansvarsområde, som gjør det mulig for andre å overta arbeidet ved lengre fravær.

Retningslinjer for dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan er utarbeidet for alle EMA-mottak i Hero Norge. I kapittel tre veiledes det i hvordan kartleggingssamtaler skal utføres. Her fremkommer det blant annet at representanter skal inviteres til samtalene, og at dette gjøres senest en uke før gjennomføring. I kapittel fire gis det føringer for hvordan tiltak bør utformes. Det skal skilles mellom beboernes ord (jeg-form) og ansattes vurderinger. Ifølge rutinen skal alle oppdateringer i kartleggings-fanen avsluttes med et «tiltaksnotat», dersom det opprettes tiltak. I de tilfellene det ikke opprettes tiltak, anbefales det at de ansatte skriver et kort tiltaksnotat, for å vise at informasjonen er vurdert. Det fremkommer også at alle tiltak skal evalueres med beboeren minst hver fjerde uke.

Rutine for arbeid med individuelle kartleggings- og tiltaksplaner er utarbeidet for Sjøvegan asylmottak. Det er gitt føringer for at særkontakten skal ha en kartleggingssamtale med beboer innen to uker, og at det skal benyttes telefontolk dersom særkontakten ikke snakker språk beboeren forstår. Formell kartleggingssamtale skal gjøres en gang i måneden, og uformell kartlegging minst en gang i uken hvis mulig. Rutinen legger til grunn at tiltaksplanene skal være mottakets hjelpeverktøy i det løpende arbeidet og at de skal gjenspeile det kartleggingen har avdekket. Det er opp til beboeren å bestemme tiltakene, og de ansatte skal motivere beboerne til å sette de tiltakene de er i behov av. Videre står det i rutinen at barnefaglig ansvarlig skal ha månedlige møter med alle særkontaktene, hvor arbeidet med kartlegging og tiltaksplan drøftes. I tillegg skal barnefaglig ansvarlig gi veiledning til særkontakter ukentlig eller ved behov.

Kartleggingsrapportene inneholder informasjon om ungdommenes historikk, hverdag på mottaket og behov for oppfølging. Flertallet av ungdommene har hatt kartleggingssamtaler hver måned. Enkelte ungdom har ikke ønsket å delta på kartleggingssamtaler. De ansatte har likevel jevnlig dokumentert arbeid med motivasjon, samt observasjoner av utvikling.

En gjennomgang av rapportene viser at de fleste kartlegging-spørsmålene gjennomgås på hver samtale, med unntak av de som ikke ansees relevante. I de tilfellene er dette notert. Flere steder i kartleggingene er det opprettet et «tiltaksnotat» som viser til tiltaksplanen. Dette kan for eksempel være en kommentar om at et kartlagt behov er fulgt opp i tiltaksplanen, ved at det er opprettet et tiltaksmål. Punkt 12 i kartleggingene omhandler mottakets vurdering av ungdommens behov. Her har ansatte nedtegnet ulike vurderinger av hvordan ungdommen bør følges opp.

Tiltaksplanene er fylt inn med opplysninger etter standardiserte kolonner. Blant annet hva beboeren er god til og ønsker å videreutvikle, hva beboeren kan gjøre for å oppnå målene, tilrettelegging fra mottaket/andre instanser, beskrivelse av fremgang samt start-dato for tiltaket.

Samtlige av tiltakene i beboernes tiltaksplaner mangler slutt-dato, og det er variasjon i hvor ofte tiltakene har blitt evaluert. Noen er evaluert månedlig, og andre sporadisk. Enkelte av målene i tiltaksplanene fremstår ikke som målbare. Eksempler på dette er mål om å få tildelt en bostedskommune. Tiltaksplanene inneholder ingen avsluttede tiltak. Under intervju med mottaksleder uttalte hun at de aktive tiltakene er de eneste tiltakene mottaket har hatt. Tiltaksnotatene i kartleggingen viser imidlertid spor av en rekke tidligere tiltak, med dateringer. Det legges dermed til grunn at noen tidligere tiltak er avsluttet.

En gjennomgang av tiltaksplanene viser at tiltaksmålene som er opprettet samsvarer med kartlagte behov. Flere av målene omhandler språkkompetanse og aktiviteter. Det er likevel slik at en del av tiltaksplanene ikke har tiltaksmål som er dekkende for alle behovene som er kartlagt. Dette er særlig behov knyttet til selvstendiggjøring og daglige rutiner.

Dokumenter vi fikk fremlagt under tilsynet

Statsforvalteren fikk presentert notatbøker for loggføring av enkelte ungdommer med behov for tettere oppfølging. Ut fra dateringene i loggbøkene fremsto det ikke som at disse var i bruk på tilsynstidspunktet.

Samtaler med ungdom

Under tilsynet bodde det ni enslige mindreårige asylsøkere på mottaket. Vi gjennomførte individuelle samtaler med fem beboere med ulik nasjonalitet, alder og botid. Telefontolk bisto med tolkning under samtalene. Under følger et kort utdrag av informasjonen beboerne ga, som vi har vurdert relevant for tilsynets tema.

Alle ungdommene ga utrykk for at de trivdes på mottaket, og at de visste hvem som var deres særkontakt. De fortalte at særkontakten hadde månedlige kartleggingssamtaler med dem og noen fortalte at de også hadde ukentlige samtaler. Samtlige av ungdommene sa at særkontaktene, snakket med dem om mål i samtalene. Enkelte av barna fortalte at de ikke hadde mål i sine planer fordi de selv ikke ønsket å ha det. Noen ungdommer fortalte at særkontakten kunne deres morsmål, de øvrige ungdommene fortalte at det ble brukt tolk i kartleggingssamtaler og ved behov.

Ungdommene tok også opp andre forhold, som ikke er direkte relevant for tilsynets tema. I samråd med ungdommene besluttet vi å videreformidle forholdene til mottaksleder, som bekreftet at hun vil følge det opp i samtale med ungdommene. Fullstendige notater fra samtalene med ungdommene er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Intervju med de ansatte og mottaksleder

Under det stedlige tilsynet ble det gjennomført individuelle intervjuer med barnefaglig ansvarlig og to miljøterapeuter med sær- og sekundærkontakansvar. Etter tilsynet gjennomførte vi et intervju med mottaksleder på Microsoft teams.

Organisering av arbeidet

Mottaksleder informerte om at asylmottaket har en hybridturnus med en kombinasjon av medlever og todelt turnus i tillegg til våken nattevakt. Ved fravær benyttes en liten gruppe vikarer som kjenner ungdommene.

Barnefaglig ansvarlig jobber stort sett på dagtid i hverdager, men hun har også kveldsvakter to ganger i uken, for å kunne ha mer kontakt med barna når de er hjemme fra skolen. Barnefaglig ansvarlig har et overordnet ansvar for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan, dette innebærer at hun har miljøterapeut-møte med alle særkontakter en gang i måneden. I tillegg leser hun alle kartlegginger og tiltaksplaner, og veileder ved behov. Hun får selv veiledning gjennom å ha månedlige møter med andre barnefaglige ansvarlige i HERO. Barnefaglig ansvarlig holder mottaksleder oppdatert med ungdommenes planarbeid. De to har møter rundt hver tredje uke, hvor de ser over kartlegging og tiltaksplaner. Hovedfokuset i disse møtene pleier å ligge på om det er sammenheng mellom kartlegging og tiltak, og at tiltaksmålene er målbare.

Barnefaglig ansvarlig har ingen stedfortreder og har ikke utarbeidet rutiner for ivaretakelse av oppgaver knyttet til rollen dersom hun skulle blir fraværende. Hun har påbegynt arbeid med å lære opp ansatte i enkelte av rollens oppgaver, og har planer om å lære opp en stedfortreder.

Kartlegging

Vi fikk opplyst at særkontaktene har hovedansvaret for å kartlegge barnas situasjon. Første kartleggingssamtale gjennomføres innen to uker fra inntaksdato, og særkontakten fortsetter den kartleggingen som er påbegynt av tidligere mottak eller transittmottak. De ansatte fortalte at de ikke hadde noen føringer for hva som skulle kartlegges tidlig i oppholdet, de forsøker å få et overordnet inntrykk av ungdommens situasjon og hva som er viktig for dem. Barnefaglig ansvarlig setter opp en plan for kartleggingssamtaler med utgangspunkt i at de skal gjennomføres hver fjerde uke. Dersom særkontakten ikke kan ungdommenes språk benytter de tolk i kartleggingssamtaler, og i andre samtaler etter behov. Informasjon fra samtalene nedtegnes i fagsystemet MOT. Observasjoner og uformelle samtaler av betydning for kartleggingen dokumenteres også fortløpende i MOT.

Om ungdommenes innstilling til kartleggingssamtaler forklarte barnefaglig ansvarlig at de kan oppleve at ungdommene er lei av kartlegging. De ansatte jobber derfor aktivt med å formidle viktigheten av kartlegging, og med å motivere ungdommene til å delta. Hun fortalte også at et fåtall av de nåværende beboerne ikke ønsker å ha kartleggingssamtaler. Barnefaglig ansvarlig har instruert særkontaktene til ungdommene det gjelder om å dokumentere uformelle samtaler og observasjoner løpende i MOT.

Utarbeidelse av tiltaksplan

Særkontaktene utarbeider tiltaksplaner i samarbeid med ungdommene. Miljøterapeutene trakk frem språkferdigheter, fysisk aktivitet og selvstendiggjøring som relevante temaer for tiltaksmålene. Den ene ansatte forklarte at tiltaksplanene muligens kunne vært mer virkningsfulle om ungdommene skulle fylt de inn selv, og at de på den måten hadde fått større eierskap til målene.

Statsforvalteren påpekte at det i ungdommenes kartlegginger er avdekket behov som det ikke er utarbeidet tiltaksmål for å arbeide med. De ansatte forklarte at de kun oppretter tiltaksmål som ungdom har bekreftet at de ønsker å ha. De forsøker å motivere ungdom til å opprette tiltaksmål i tråd med sine behov, men respekterer samtidig om en ungdom ikke ønsker å opprette et mål.

I slike sammenhenger opprettes et «tiltaksnotat» i kartleggingen, som beskriver ungdommens behov for oppfølging. Barnefaglig ansvarlig har gitt føringer på at de ansatte skal følge opp disse kartlagte behovene, og motivere ungdommene til å forbedre seg på området i det daglige. Hun forklarte at dette fungerer som et substitutt for tiltaksmål i de tilfellene ungdom ikke samtykker til å opprette mål. På kartleggingssamtaler skal de ansatte stille oppfølgingsspørsmål knyttet til tiltaksnotatene, og dette skal bidrar til å sikre kontinuitet i oppfølgingen av ungdommenes behov.

Barnefaglig ansvarlig informerte om at de ansatte skal gå gjennom tiltaksplanen med ungdommene i forbindelse med hver kartleggingssamtale, og evaluere målene. Hun forklarte at det er varierende hvor mye særkontaktene gjør dette, og at hun arbeider med at de skal bli bedre til å dokumentere evaluering. De ansatte fortalte at de gjør dette, men at de noen ganger snakker mer generelt om fremgang, og ikke alltid viser direkte til tiltaksplanen.

Representant

Barnefaglig ansvarlig fortalte at de fleste representantene gjennomfører en stedlig samtale med ungdommen i starten av oppholdet. Videre fortalte hun at mottaket inviterer representanter på kartleggingssamtaler, og formidler informasjon om ungdommene over telefon. Etter ønske fra enkelte representanter har mottaket avtalt at de kun skal kontaktes når mottaket vurderer det som nødvendig.

De ansatte fortalte at de som utgangspunkt ikke inviterer representanter til kartleggingssamtaler, men at de har en mulighet til å være med. Den ene ansatte påpekte at han inviterer representanten i de tilfeller ungdommen har utrykt ønske om det. Han fortalte også at han oppdaterer representanten ved endringer i tiltaksplan, og opplever at de har et godt samarbeid.

Informasjonsflyt

Mottaksleder forklarte hvilke føringer hun hadde gitt til de ansatte når det gjelder å lese seg opp på ungdommers planarbeid. Det er ikke et krav om at ansatte skal lese seg opp på kartlegging og tiltaksplaner til ungdom de ikke har noen form for kontaktansvar for. Sær- og sekundærkontakter skal lese kartlegginger og tiltaksplaner. Dette medfører at sekundærkontakter må holde seg oppdatert på løpende kartleggingsmøter som foretas av særkontakt. Miljøterapeutene formidlet ulik praksis knyttet til dette, hvor den ene ansatte formidlet at han leser planarbeidet til ungdommen han er sekundærkontakt for, og at den andre formidlet at han ikke pleier å gjøre dette.

Informasjon fra planarbeidet om ungdommers behov for oppfølging blir videreformidlet muntlig på de to daglige overlappingene ved vaktoverganger. Mottaksleder informerte om at barnefaglig ansvarlig deltar i overlappinger. Ved endringer i beboeres planarbeid sikrer hun gjennom sin deltakelse at informasjon om dette formidles til alle i vaktoverganger, frem til alle ansatte har fått informasjonen. Særkontaktene bidrar også med å videreformidle informasjon om ungdommenes planarbeid til de øvrige ansatte på overlapper.

Mottaksleder fortalte at e-poster og Microsoft Teams (teams) benyttes til å kommunisere beskjeder innad i ansatt-gruppen vedrørende ting som må følges opp med enkelte ungdommer. Videre at det ikke videreformidles navn eller sensitiv informasjon på disse kanalene, men at ungdommene kan identifiseres med romnummer. Miljøterapeutene fortalte at de ikke bruker noen andre systemer enn MOT til å videreformidle informasjon. De opplyste om at de tidligere hadde benyttet teams, men at de hadde sluttet med dette av personvernhensyn.

De ansatte ga uttrykk for at informasjonsflyten om ungdommenes kartlagte behov fungerte hensiktsmessig, særlig fordi barnefaglig ansvarlig følger opp og formidler informasjon fra planarbeidet kontinuerlig. De ansatte hadde imidlertid enkelte ganger opplevd at de ikke hadde fått videreformidlet informasjon om beboere, eller at informasjonen de fikk kunne fremstå som noe tilfeldig. Begge miljøterapeutene mente at systemet for informasjonsflyt hadde et forbedringspotensial. De sa at det kunne vært hensiktsmessig å ha et sidesystem for loggføring og videreformidling av informasjon om ungdommenes behov utenfor MOT.

Mottaksleder ga uttrykk for et ønske om at UDI skal utvikle et sikkert journalsystem. Hun fremhevet likevel at informasjonsflyten på asylmottaket sikres tilstrekkelig gjennom gode overlapper, i tillegg til at timeavtaler hos helsetjenesten skrives ned i MOT.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at Sjøvegan mottakssenter har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan.

Kartlegging

Statsforvalteren vurderer at mottakets praksis for arbeidet med kartlegging samsvarer med mottakets rutiner og er i tråd med omsorgsforskriften § 6. Oppstart av kartlegging gjennomføres av særkontaktene kort tid etter ankomst, og gjennomgang av kartleggingene viser at arbeidet med kartlegging av ungdommenes behov pågår kontinuerlig gjennom oppholdet. De ansatte kartlegger både gjennom formelle samtaler satt i system, men også uformelle samtaler og observasjoner i det daglige. Barnefaglig ansvarlig har overordnet ansvar for arbeidet og veileder de ansatte. Barnefaglig ansvarlig og mottaksleder kvalitetssikrer også mottakets planarbeid gjennom systematisk gjennomgang.

Barnefaglig ansvarlig formidlet i intervjuet at noen av ungdommene synes det er kjedelig å måtte gjennomføre kartleggingssamtaler. Statsforvalteren vil påpeke at det ikke er et krav til å måtte stille alle spørsmålene på hver samtale, så lenge man sikrer at kartleggingen er en kontinuerlig prosess, hvor man belyser utvikling av behov fortløpende. Vi stiller oss positive til løsningen asylmottaket bruker, hvor det dokumenteres om en særkontakt har valgt å ikke stille et gitt spørsmål i løpet av en kartleggingssamtale, med en kort begrunnelse for hvorfor spørsmålet ikke er blitt stilt.

Utarbeidelse av tiltaksplan

Videre vurderer vi at mottaket har tilfredsstillende rutiner og praksis for arbeidet med ungdommenes tiltaksplaner, men har likevel noen forbedringsforslag knyttet til å gjøre tiltaksplanene til reelle verktøy for oppfølgingen av ungdom i enda større grad.

Ved Statsforvalterens gjennomgang av kartlegging og tiltaksplaner ser vi et samsvar mellom kartlagte behov og mål i tiltaksplaner. Imidlertid viser gjennomgangen også at det er kartlagt flere behov som det ikke er opprettet tiltaksmål for å arbeide med, og dette er begrunnet med at ungdommen ikke ønsker å opprette de gitte målene. Mottaket har et system for loggføring i MOT som skal sikre at de ansatte følger opp behov hos ungdom som motsetter seg mål i tiltaksplaner. Vi vurderer dette systemet som hensiktsmessig, og dokumentgjennomgangen viser at ungdommenes behov blir fulgt opp i praksis. Statsforvalteren vil likevel oppfordre mottaket til å jobbe med ungdommenes forståelse av hensikten med egne planer og utviklingsmål. Dette gjelder særlig mål knyttet til daglige rutiner og selvstendiggjøring, rettet mot livet etter mottaksoppholdet.

Asylmottaket har rutiner som beskriver at tiltaksmålene skal evalueres månedlig. I intervjuene fremkommer det at de ansatte evaluerer tiltakene i forbindelse med kartleggingssamtalene, men det er ikke konsekvent dokumentert. Statsforvalteren viser til barnefaglig ansvarliges utsagn om at hun nå prioriterer å veilede de ansatte i evaluering av tiltaksplan, og støtter dette arbeidet. I den forbindelse vil vi anbefale ledelsen å påse at alle tiltaksmålene er målbare, og at de har en sluttdato.

Representant

Statsforvalteren vurderer at asylmottaket gir representanter anledning til å medvirke i planarbeidet til ungdommene. I rutinene fremkommer det at særkontaktene skal invitere representanter på kartleggingsmøter senest en uke før møtet. Asylmottaket har avtaler med enkelte representanter om at de kun skal kontaktes når det ansees som nødvendig. Det fremstår som noe uklart om særkontaktene legger til grunn at dette er gjeldende praksis for kontakt med alle representanter. Statsforvalteren anbefaler ledelsen å oppklare eventuelle uklarheter for å sikre en samkjørt praksis i kommunikasjon med representanter.

Informasjonsflyt

I intervjuene framkom det at det er ulik praksis hos ansvarskontaktene når det kommer til å lese planarbeidet til ungdom de har sekundæransvar for. Vi vil anbefale at de ansatte har en samkjørt praksis i sitt arbeid med å holde seg tilstrekkelig oppdatert på planarbeidet til ungdommene man har ansvar for, slik at man kan følge opp ungdommen i henhold til kartlegging og tiltaksplan, og videreformidle nødvendig informasjon til øvrig ansatte. Dette gjelder særlig fordi tiltaksplanene ikke i seg selv gir et helhetlig bilde av utviklingsmålene for alle beboerne, og at man må lese gjennom kartleggingsrapportene for å få oversikt over en ungdoms behov for oppfølging.

De ansatte utveksler hovedsakelig informasjon muntlig på overlapper, og det fremstår som uklart om de benytter seg av sidesystemer for informasjonsutveksling. Statsforvalteren understreker at det kan være en risiko for at nødvendig informasjon ikke videreformidles og dermed ikke følges opp. Vi anbefaler derfor mottaket å vurdere et overlappsystem som også inkluderer skriftliggjøring av informasjonsflyt.

Vi vurderer likevel at mottaket i tilstrekkelig grad sikrer at informasjon fra ungdommenes kartlegging og tiltaksplaner blir videreformidlet til relevante ansatte i det daglige. I vurderingen har vi lagt vekt på at barnefaglig ansvarlig sikrer videreformidling av ungdommenes planarbeid gjennom å være tilgjengelig på hver overlapp. Dette utgjør en nøkkelrolle i planarbeidet. Vi viser i den forbindelse til at det i stillingsbeskrivelsen for rollen fremkommer at det skal utarbeides en rutine for det barnefaglige ansvaret, som muliggjør andre å tre inn i rollen ved langvarig fravær. Vi ser det hensiktsmessig å utarbeide en slik rutine for å sikre økt robusthet rundt rollen.

5. Statsforvalterens konklusjon

Med bakgrunn i funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med ungdommene og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Sjøvegan Asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Vi ber samtidig mottaket merke seg påpekte forbedringsområder.

Med hilsen

Atle Grønstøl
ass. direktør
Sosial- og barnevernavdelingen

Kristin Rustad
fagleder

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Kopi til

Mottaker	Adresse	Postnummer	Sted
SJØVEGAN ASYLMOTTAK	Sandberganvegen 2	9350	SJØVEGAN
HERO NORGE AS	Klubbgata 1	4013	STAVANGER
UTLENDINGSDIREKTORATET	Postboks 2098 Vika	0125	OSLO

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn ved Sjøvegan asylmottak ble sendt 10.02.2026. Statsforvalteren gjennomførte stedlig tilsyn 24.02.2025 og 25.02.2026

Oppsummeringsmøte og intervju med mottaksleder ble avholdt den 27.02.2026 via Microsoft teams.

Følgende dokumentasjon ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Avropsavtale
• Endringer til avrop etter avtaleinngåelse av 18.06.2024
• Omsorgsplan for Sjøvegan asylmottak
• EMA-barnefaglig stillingsbeskrivelse
• Retningslinjer for dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan
• Rutine for arbeid med individuelle kartleggings- og tiltaksplaner
• Rutine for kartlegging og tiltaksplan - EMA
• Rutine for bruk av språkassistenter og veileder for kursgjennomføring
• Særkontakter og kontaktpersoner for EMA - arbeidsbeskrivelse
• Rutine for arbeid med barn og unge
• Skjema for daglige rutiner
• Halvårsplan aktiviteter
• «Morra runde bok»
• Rutine for arbeid med ungdom
• Rutine for tolk
• Ukeplan for uke 9
• Veileder i bruk av tolk, språkassistent og digitale oversettertjenester
• Rutiner for dag- og aftenarbeid
• Instruks for særkontakter og kontaktpersoner
• Kartleggingsplaner
• Tiltaksplaner
• Beboeroversikt
• Fire notatbøker for loggføring av den enkelte ungdom

Tilsynet ble gjennomført av:

• Kristin Børli Rustad, seniorrådgiver
• Nikolai Holt Semakoff, seniorrådgiver
• Maria Møller, rådgiver