Rapport fra tilsyn med Leirfjord asylmottak, EMA avdeling 2026

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt tilsyn ved Leirfjord asylmottak, EMA avdeling, i perioden 24.02.2026 til 25.02.2026. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere (EMA).

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven§ 95 tredje ledd.

Statsforvalterens konklusjon:

Leirfjord asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav. Det er ikke avdekket lovbrudd.

Foreløpig rapport ble den 01.04.2026 oversendt UDI og Aurora Omsorg avdeling Leirfjord mottak. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 21.04.2026. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen.

1. Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av Utlendingsdirektoratets ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for tilsynet er mottakets system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven§ 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Mottaket skal sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven§ 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften § 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven§ 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det avveies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Omsorgsforskriften§ 4 a, b og c pålegger asylmottaket å gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur.

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven§ 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens § 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Barnekonvensjonens artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomite har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften § 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Dette forutsetter at barnet får anledning til å medvirke i arbeidet.

Omsorgsforskriften§ 6 sier videre at kartleggingen og tiltaksplanen skal danne grunnlaget for barnets individuelle oppfølging under hele oppholdet i asylmottaket. I dette ligger det et krav om at tiltaksplanen er utformet på bakgrunn av de behovene kartleggingen har avdekket at barnet har.

Videre må tiltaksplanen benyttes aktivt i det daglige arbeidet, og oppdateres og evalueres jevnlig.

Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Bruk av tolk

Dersom det er nødvendig for rettsikkerheten eller for å yte forsvarlige tjenester skal asylmottaket benytte tolk.¹ Det skal som hovedregel benyttes kvalifisert tolk, men det er åpnet for bruk av ukvalifiserte tolker til og med 31.12.2026.² Tolkeloven § 4 presiserer at barn ikke skal benyttes som tolk. Asylmottaket skal ha egne retningslinjer for bestilling og bruk av tolk etter tolkeloven §§ 6 til 8.³

<sup>1. Tolkeloven § 6 første ledd
2. Tolkeloven § 7 første og andre ledd
3. Tolkeloven § 9</sup>

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens § 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor. Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at denenslige mindreårige under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3. Beskrivelse av fakta

Type mottak, navn og besøksadresse

Opplysning	Innhold
Type mottak, navn og besøksadresse	Leirfjord asylmottak - EMA avdeling. Leirfjordveien 6 8899 Leirfjord
Mottaksleder/tlf:	Karina Fermann, tlf. 483429 01
Driftsoperatør	Aurora Omsorg AS

Leirfjord asylmottak, EMA avdeling, er et privat mottak som eies av Aurora Omsorg AS. Mottaket har avtale om en innkvarteringskapasitet på 25 plasser. Mottaket åpnet 01.12.2024 og har en avtale på tre år med opsjoner for å forlenge avtalen i ett år + ett år, med en total varighet på til sammen fem år.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn den 09.02.2026. I varselbrevet ba vi mottaket om å oversende dokumentasjon som omhandler tema for tilsynet. Varselbrevet inneholdt et vedlegg til beboerne med informasjon om tilsynet og invitasjon til individuelle samtaler med Statsforvalteren. Mottaket ble bedt om å dele ut og oversette informasjonsskrivet til beboerne. De ble også bedt om å informere representanter om tilsynet. Vi mottok utfylt beboeroversikt for tolv beboere og øvrig etterspurt dokumentasjon den 12.02.2026. Vi valgte ut fire beboere for individuelle samtaler. Se rapportens vedlegg for en fullstendig oversikt over mottatt dokumentasjon.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet det stedlige tilsynet med en oppstartsamtale med mottaksleder og tre av de ansatte som var på jobb på tilsynstidspunktet. I samtalen informerte vi om Statsforvalterens rolle og formålet med tilsynet, og avtalte det praktiske for gjennomføringen. Vi gjennomførte deretter individuelle samtaler med fire beboere. På tilsynets dag to gjennomførte vi individuelle intervjuer med ansatte og mottaksleder. Vi gjennomførte stikkprøver i MOT, fikk innsyn i mottakets overlappsystem og en omvisning på mottaket. XXXXX

Dokumentgjennomgang

Under følger en gjennomgang av utvalgte dokumenter Statsforvalteren har vurdert relevant for å belyse tilsynets tema. Der det er relevant har vi inkludert de ansattes redegjørelse for dokumentenes innhold. En fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter fremgår i rapportens vedlegg.

Omsorgsplan Aurora omsorg avd. Leirfjord EMA

Omsorgsplanen gir rammer for hvordan de ansatte skal arbeide etter en felles faglig plattform. Planen er bygget opp etter Forskrift om omsorgen for enslige mindreårige som bor i mottak. Omsorgsarbeidet skal være basert på prinsippene i traumebevisst omsorg. Arbeidet med kartlegging og tiltaksplan er beskrevet under forskriftens § 6. Det står at mottaket gjennomfører systematisk, månedlig kartlegging med hver enkelt beboer. Dette starter snarest etter ankomst og følges jevnlig opp med oppdaterte tiltak gjennom oppholdet. Som metode for dette skal de ha individuell kartlegging og tiltaksplanlegging, samt intern veiledning for opplæring i kartlegging og tiltaksplaner. Videre fremgår det av omsorgsplanen at barnefaglig ansvarlig har samtale med særkontakter hver tredje uke for gjennomgang og veiledning i forhold til kartlegging og tiltak.

Rutine for barnefaglig ansvarlig

Barnefaglig ansvarlig skal sikre at omsorgen er individuelt tilpasset, faglig forsvarlig og i tråd med gjeldende regelverk. Videre gir rutinen punkter med daglige, ukentlige og månedlige oppgaver som er tillagt barnefaglig ansvarlig. Den gir også en oversikt over barnefaglig ansvarliges ytterligere ansvarsoppgaver som omhandler veiledning, ankomst av ny beboer, bosetting og flytting, avvik og hendelser, fagutvikling, kvalitet, samarbeid med eksterne instanser og årlig oppfølging.

Rutine for bruk av tolk

Rutinen beskriver som formål å sikre at det benyttes tolk der det er nødvendig og i tråd med UDls retningslinjer, samt at det bestilles fra riktig leverandør og til riktig pris. Rutinen skal bidra til at mottakets beboere blir forstått og forstår hva som formidles. I tillegg skal den understøtte mottakets arbeid etter prinsippene for traumebevisst omsorg samt sikre medvirkning. Det gis eksempler på hvilke situasjoner det skal brukes tolk, blant annet i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan, ved undervisning, husmøter eller samtaler etter alvorlige hendelser.

Rutine for særkontakter

Rutinen gir en systematisk oversikt over hensikt, omfang, ansvar, utførelse, oppfølging og kvalitetssikring. Formålet med rutinen er å sikre at alle beboerne på mottaket får tildelt en navngitt særkontakt og sekundærkontakt. Videre skal det sikre tydelig ansvars- og rolleforståelse hos særkontakt og bidra til helhetlig, strukturert og individuelt tilpasset oppfølging. I tillegg skal rutinen understøtte mottakets arbeid etter prinsippene for traumebevisst omsorg.

Rutine for kartlegging og tiltaksplan

Formålet med rutinen er å sikre systematisk, individuelt tilpasset oppfølging, ivareta barnets beste, brukermedvirkning og korrekt dokumentasjon. Rutinen viser en oversikt med elleve punkter om hvordan arbeidet skal gjennomføres.

Veiledning for kartlegging og tiltaksplan

Denne skal gi ansatte en tydelig, praktisk og systematisk veiledning i hvordan kartlegging, tiltaksplaner og oppfølging skal gjennomføres. Den beskriver at målet med arbeidet er å sikre at hver enkelt beboer får individuelt tilpasset omsorg og støtte, samtidig som ansatte har en klar og konkret forståelse av hvordan de skal utføre disse oppgavene i tråd med gjeldende krav og retningslinjer. Innledningsvis står det at en god kartlegging og en velutviklet tiltaksplan er avgjørende for at ungdommene skal få den oppfølgingen de trenger - både mens de bor på mottaket og i deres videre liv. Veiledningen gir eksempler på spørsmål og svar i MOT. Videre gis det en beskrivelse av hvordan registrering, oppdatering og vedlikehold av kartlegging og tiltaksplaner skal gjøres i MOT.

Ti av beboernes kartlegginger

Kartleggingen går systematisk gjennom forskjellige spørsmål om blant annet beboernes behov, ønsker, helse og fritidsaktiviteter. Felles for kartleggingsrapportene er at beboerne har hatt samtalene cirka en gang i måneden. Det er dateringer for hver gang de ansatte har fått et svar fra beboerne. I noen tilfeller er det noen tomme bokser eller det mangler dateringer uten at årsak fremgår. Ved siden av dateringene står det enten initialer til de ansatte eller de ansattes navn.

I kartleggingen punkt 09 er det avkrysningsbokser om praktiske ferdigheter som omhandler rom- og klesvask, personlig økonomi og tidsplanlegging. Avkrysningsboksene gir ingen mulighet for registrering av dato. I kartleggingens punkt 12 er det lagt inn hva de ansatte på mottaket mener er viktig for beboerne for at de skal få god omsorg. I punkt 13 er det krysset av for om det er brukt tolk. I samtlige kartleggingssamtaler er det huket for at det brukt tolk.

Beboernes tiltaksplaner

Tiltaksplanene viser hvordan de ansatte har fylt inn opplysninger i standardiserte kolonner. Det står blant annet hva beboeren er god til, hva beboeren ønsker å videreutvikle, hva beboeren kan gjøre for å oppnå målene samt tilrettelegging fra mottaket eller andre instanser. Det står øverst på tiltaksplanen om dette er en aktiv tiltaksplan eller om den er avsluttet.

Stikkprøver under det stedlige tilsynet

Vi gjennomgikk kartlegginger og tiltaksplaner for fire beboere. xxxxx hadde aktive tiltaksplaner, med tydelig sammenheng mellom kartlegging og tiltaksplan. Det ble opplyst at tomme felt betyr at spørsmål ikke er stilt, selv om det noen steder var kommentert at spørsmål ikke var relevante eller at det ikke forelå nye opplysninger. xxxxx manglet tiltaksplan på grunn av en hendelse på mottaket, men ny dato for utarbeidelse var satt.

Vi fikk også se mottakets overlappsystem «Overlapp Ungdom». Systemet er laget i Excel og viste en detaljert oversikt over beboere identifisert gjennom romnummer for å ivareta personvern. Overlappsystemet ga en oversikt over beboernes tiltak og informasjon knyttet opp mot de konkrete tiltakene. Det var også en oppsummering av perioden vaktlaget har vært på jobb. Alle som er på jobb, kan gå inn å lese i overlappskjemaet. Informasjonen som fremgår av dokumentet slettes i løpet av ca. en måned.

Samtaler med beboere

Under tilsynet bodde det 12 enslige mindreårige på mottaket. Av beboerne som ønsket å snakke med oss gjennomførte vi individuelle samtaler med fire. Det ble brukt telefontolk under samtalene. En representant deltok i en av samtalene. Nedenfor gis det et kort utdrag fra samtalene med beboerne, som vi mener er relevant for tilsynets tema. Fullstendig referat fra samtalene med barna er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Beboerne ga uttrykk for at de blir godt ivaretatt av de ansatte. Noen hadde kun vært på mottaket i to til tre uker, og opplyste om at de hadde hatt samtaler med de ansatte om hvordan de har det, hva de har lyst til å gjøre og hva slags fritidsaktiviteter de liker. xxxxx fortalte om xxxxx mål oghvordan disses kulle jobbes med for å oppnås.

Enkelte var ikke kjent med at de hadde en egen særkontakt, mens andre hadde kjennskap og god kontakt med sin. Samtlige beboere ga likevel uttrykk for at de kan snakke med de ansatte dersom det er noe de syns er vanskelig, eller om det er noe de har behov for. Beboerne fortalte om hva de liker å gjøre på fritiden, hva de pleier å gjøre på mottaket og hva som interesserer dem i hverdagen.

Noen av beboerne tok opp problemstillinger som gikk utenfor tilsynets tema. Etter avtale med beboerne ble dette videreformidlet til mottaksleder som bekreftet at hun ville følge dette opp.

Intervju med de ansatte og mottaksleder

Under det stedlige tilsynet ble det gjennomført individuelle intervjuer med barnefaglig ansvarlig og en miljøterapeut. Det ble i tillegg gjennomført et individuelt intervju og en oppsummeringssamtale med mottaksleder. Nedenfor følger et utdrag fra intervjuene.

Organisering av arbeidet, veiledning og opplæring

De ansatte forklarte at arbeidet med kartlegging og tiltaksplan er et tett samarbeid mellom særkontaktene på mottaket. Barnefaglig ansvarlig har hovedansvaret og legger føringer på hvordan arbeidet skal gjøres. De ansatte forklarte at barnefaglig ansvarlig delegerer arbeidsoppgaver til særkontaktene og de øvrige ansatte for at alle skal ha et ansvar for beboerne på mottaket. Hver beboer har hver sin særkontakt samt en sekundærkontakt. Kartleggingssamtaler skal i utgangspunktet gjennomføres av særkontaktene. Ved fravær av særkontakt gjennomføres samtalen av sekundærkontakten.

Alle særkontaktene har et hovedansvar for å følge opp sine beboere samt gi dem nødvendig informasjon. Det er også særkontaktene som gjør dokumenteringsarbeidet i MOT. Barnefaglig ansvarlig kvalitetssikrer dokumenteringsarbeidet minst en gang i måneden.

Barnefaglig ansvarlig opplyste at de har en skriftlig veileder som alle ansatte har tilgang til på SharePoint. Det foreligger også en skriftlig rutine som de ansatte skal være kjent med. Det ble videre forklart at rutiner og veiledninger gjennomgås tematisk i forbindelse med overlapp. Her hadde kartlegging og tiltaksplan nylig vært et tema.

En av de ansatte uttrykte usikkerhet om hvorvidt skriftlige rutiner foreligger. Vedkommende opplyste at dersom det er behov for veiledning, skjer dette i større grad kollegabasert. I tillegg benyttes en enkel liste med frister, tips til gjennomføring og forslag til temaer som kan tas opp i samtaler. Videre ble det forklart at vedkommende primært tar kontakt med barnefaglig ansvarlig dersom noe oppleves som uklart eller utfordrende.

Barnefaglig ansvarlig sender jevnlig ut veiledning og tips til de ansatte via e-post. Det samme gjelder møtepunkter og om det er noen tema som skal tas opp. Barnefaglig ansvarlig gjennomfører individuell veiledning med særkontakene hver tredje uke.

Videre ble det opplyst om at mottaksleder og barnefaglig ansvarlig kan ta opp ulike problemstillinger i ukentlige møter med UDI. Nylig hadde de blant annet spørsmål knyttet til hvordan mottaket skal jobbe med å følge opp tiltakene i det daglige. Etter samtale med UDI fant de ut at særkontakten setter opp tiltak med beboerne, og så er det alle de ansattes ansvar å følge opp tiltakene. Dette fordi ikke alle særkontaktene er på jobb til enhver tid slik at andre også må ta ansvar for oppfølging av tiltak.

De ansatte opplyste om at de hadde gjennomgått UDls grunnkurs, der ett av temaene var kartlegging og tiltaksplan. Barnefaglig ansvarlig har i tillegg fått opplæring via veiledning fra tidligere barnefaglig ansvarlig samt andre erfarne kollegaer. Når det gjelder gjennomføring av kartleggingssamtalene, forklarte en av de ansatte at opplæringen startet med å være observatør, før vedkommende følte seg komfortabel nok til å ta samtalene alene.

Informasjonsflyt

Informasjonsflyten i arbeidet er strukturert gjennom faste rutiner for overlapp, oppfølging av tiltak og dokumentasjon i interne systemer.

Under overlapp mellom vaktlagene gjennomføres det en oppdatering av tiltaksplanene. De ansatte går gjennom beboerne med utgangspunkt i romnummer og deler relevant informasjon fra vakten som avsluttes. Overlappen fungerer også som en gjennomgang av hendelser og observasjoner fra vakten. Videre forklarte de ansatte at arbeidet med tiltakene ikke er begrenset til særkontaktene. I stedet fordeles oppfølgingen av tiltakene mellom alle ansatte som deltar på overlappen. Slik kan flere ansatte som er til stede i miljøet bidra med observasjoner og viktig informasjon om beboerne.

Etter at overlappen er gjennomført, setter det nye vaktlaget seg ned og går mer konkret gjennom tiltakene knyttet til hver enkelt beboer. Deretter fordeles beboerne mellom de ansatte på vaktlaget, slik at hver ansatt får ansvar for å følge opp bestemte beboere og deres tiltak i løpet av vakten.

Fra mandag til lørdag skrives det korte oppsummeringer av hvordan tiltakene har blitt fulgt opp for de ulike beboerne. Dette dokumenteres i et overlappskjema kalt «Overlapp Ungdom». I skjemaet kan ansatte også notere vurderinger av om et tiltak fremstår hensiktsmessig, om det har ønsket effekt, eller om det bør justeres. Et eksempel kan være knyttet til norskopplæring: i stedet for at dette kun skjer i formelle undervisningssituasjoner eller organiserte samlinger, kan norsk også øves på i hverdagslige situasjoner og gjennom uformelle aktiviteter. Slike erfaringer og vurderinger noteres i skjemaet som også brukes til å formidle relevant informasjon til neste vaktlag.

Kartlegginger og tiltaksplaner dokumenteres i MOT-portalen. Her dokumenteres den formelle og strukturerte dokumentasjonen knyttet til beboernes oppfølging. Når det gjelder uformelle samtaler med beboerne, har de ansatte en felles praksis i å dokumentere samtaler av relevans under punkt 12 i beboerens kartlegging.

De ansatte opplyste om at de også bruker fagsystemet «Care It», hovedsakelig til interne og praktiske beskjeder. Dette kan for eksempel være huskelister, gjøremålslister og annen praktisk informasjon som er relevant for de ansatte i det daglige arbeidet.

Arbeidet med kartlegging

Arbeidet med kartlegging starter raskt etter at beboerne har ankommet mottaket. Kartleggingssamtalene pleier å være gjennomført i løpet av den første uken. Det er særkontakten eller sekundærkontakten som gjennomfører samtalene. De ansatte forklarte at de har en sjekkliste som gjelder kartleggingssamtaler der de kan finne tips til hvordan samtalene gjennomføres. Når beboerne ankommer mottaket, skal de gjennom to velkomstmoduler. De ser derfor litt an nårog hvor omfattende kartleggingssamtalen skal være av hensyn til at det er mange nye inntrykk ved ankomst. De ansatte er opptatt av å bygge relasjon til beboeren og samtalene kan derfor bli noe formet av dette. Det kan være spørsmål det er vanskelig å stille i første samtale når de ikke har en relasjon til beboeren enda.

Det ble forklart at standardspørsmålene i kartlegging er en fin rettesnor, men at de avviker noe fra rekkefølgen i MOT. Fordi de ansatte har erfart at beboere kan bli irriterte eller trigget av samme spørsmål gjentakende velger de ut de viktigste spørsmålene som de starter med mål om å bygge relasjon med beboeren. Den ene ansatte opplyste imidlertid at vedkommende som regel stiller alle spørsmålene. Samtidig vurderer den ansatte hvor mye tid og energi beboeren bruker, for å unngå å bruke opp beboerens oppmerksomhetsvindu.

Barnefaglig ansvarlig forklarte at det står i veiledningen til UDI at ikke alle spørsmålene som er oppsatt i kartlegging trenger å bli stilt. Praksis på mottaket er at de ikke pleier å notere at spørsmål ikke er stilt. De blir kjent med beboerne etter hvert, og hvilke spørsmål det kan forventes å få de samme svarene på.

Avslutningsvis i hver kartleggingssamtale avtaler særkontakten/sekundærkontakten med beboeren når de skal ha neste samtale, og de setter opp en ny tid sammen. Kartleggingssamtalene blir som regel gjennomført hver tredje uke, og det blir rutinemessig brukt tolk i samtalene.

Arbeidet med tiltaksplan

Det ble forklart at de forsøker å utarbeide en aktiv tiltaksplan innen en uke etter at beboerne har ankommet mottaket. Samtidig prøver de å bli godt kjent med beboerne før de utarbeider en tiltaksplan. Mange beboere er sjenerte og tilbaketrukne i starten av oppholdet, og derfor kan det gå så lang tid som til neste kartleggingssamtale før det utarbeides en aktiv tiltaksplan. De ansatte er opptatt av at beboerne har en viktig stemme i arbeidet med tiltaksplanene og at de må være motiverte. Om beboere ikke ønsker en tiltaksplan noterer de ansatte at de har forsøkt å motivere. De ansatte pleier å ha en god dialog med beboerne rundt tiltaksplanen, og som regel finner de ut av et godt tiltak sammen.

Hvis beboerne har en kartlegging og tiltaksplan fra tidligere mottak får de alltid tilbud om det er noe de vil videreføre fra disse. De ansatte er godt informerte om den tidligere dokumentasjonen om den foreligger.

Videre ble det forklart at de som regel har samtaler om kartlegging og tiltaksplan samtidig. I utgangspunktet har de kartleggingssamtalene først, og deretter utarbeides tiltaksplanen. De ansatte opplyste imidlertid at de for tiden har testet en annen løsning, der de snakker om tiltaket med beboeren før kartleggingssamtalen. De ansatte opplever at beboeren er mer motivert og har mer energi i oppstarten av samtalen, og at de derfor tar kartleggingen til slutt. De opplever at dette er en løsning som fungerer bra.

Tiltaksplanene som blir utarbeidet evalueres ukentlig og følges opp hver dag av alle ansatte.

Samarbeid representanter

Representantene blir spurt i god tid i forveien om de vil være med på kartleggingssamtalene samt utarbeidelse av tiltaksplan. Om de ikke kan delta, får de tilbud om delta over telefon eller et referat. Hvis beboere flytter, blir representanten med i samtalen om kartlegging og tiltaksplaner skal videreformidles til neste mottak. Dette gås gjennom med beboer, og signeres av representant.

Samtale med mottaksleder

Mottaksleders informasjon om arbeidet med kartlegging og tiltaksplan samsvarer i det vesentlige med det de ansatte opplyste.

Mottaksleder opplyser om at mottakets omsorgsplan er en levende plan, og oppgir at grunnen til at delen om «evaluering» under hver forskrift er tom, er fordi planen er ny og at den skal evalueres når det har gått ett år. Det skal være en evaluering av omsorgsplanen i mars.

Mottaksleder forklarte at hun og barnefaglig ansvarlig har tett samarbeid og jobber for at de ansatte på mottaket skal jobbe tilnærmet likt med kartlegging og tiltaksplan. Det ble opplyst at tiltaksplanene er et reelt verktøy i det daglige på grunn av rapporteringene og at alle ansatte har en aktiv rolle i arbeidet.

Mottaksleder deltar på overlapper som har en varighet inntil to timer. Det er også morgenmøter for alle som er på mottaket på morgenen, samt et møte når kveldsvaktene kommer. Den våkne nattevakten får også en overlapp i begynnelsen av vakten. Nattevakten skal i tillegg gjennomgå et skjema med miljøpersonalet som omhandler risikovurdering av vakten samt hvem av nattevaktene de skal ringe ved behov. Mottaksleder forklarte at overlappingene er avgjørende for hvordan det skal jobbes på mottaket for at alle fortløpende skal være oppdatert om hva som fungerer og ikke. I tillegg er det viktig for mottaksleder at alle i ansattgruppen har best mulig forutsetninger for å følge opp samtlige beboere.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at Leirfjord asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan som er i tråd med omsorgsforskriften § 6. I vurderingen er det lagt vekt på at praksisen mottaksleder, barnefaglig ansvarlig og miljøterapeuten redegjorde for, i all hovedsak samsvarer med innholdet i omsorgsplanen og øvrige rutiner som beskrives i fremlagte dokumenter. Det vurderes for øvrig at mottakets omsorgsplan er i tråd med omsorgsforskriften § 2. Planen er detaljert og strukturert, og viser til relevante lovkrav.

Statsforvalteren har videre i vurderingen lagt vekt på at arbeidet med kartlegging og tiltaksplan starter så snart som mulig etter ankomst. Særkontaktene gjennomfører kartleggingssamtaler med beboerne ved oppstart og kontinuerlig gjennom oppholdet, mens barnefaglig ansvarlig har et hovedansvar for arbeidet. At barnefaglig ansvarlig kontinuerlig kvalitetssikrer dokumentasjonsarbeidet i fagsystemet MOT samt gir ukentlig veiledning til særkontaktene, bidrar til presisjon og en enhetlig praksis i arbeidet med de enslige mindreårige asylsøkerne. I tillegg sikres det at beboerne følges opp ved særkontaktens fravær gjennom sine sekundærkontakter.

De ansatte har redegjort godt for arbeidet rundt kartleggingssamtalene, der de har forklart at de vurderer fortløpende hvilke spørsmål som er relevante for beboeren samtidig som de har fokus på å bygge en trygg og god relasjon. Statsforvalteren merker seg imidlertid at det er noe ulik praksis blant de ansatte når det gjelder dokumentasjon av hvilke spørsmål som er stilt i kartleggingen. I den forbindelse vurderer vi at det kan være hensiktsmessig at dette som utgangspunkt dokumenteres, gjerne sammen med en eventuell begrunnelse dersom et spørsmål ikke er stilt. På denne måten kan dokumentasjonen bli mer oversiktlig, etterprøvbar og tilgjengelig for de ansatte, som bidrar til å sikre at beboerne får den oppfølgingen de har krav på.

Videre registrerer Statsforvalteren at kartlegginger og tiltaksplaner ligger til grunn for den individuelle oppfølgingen av beboeren under hele oppholdet. I vurderingen vår er det lagt vekt på at kartleggingssamtalene og arbeidet med tiltaksplaner gjennomføres hver tredje uke eller oftere ved behov. I tillegg er nødvendig informasjon fra kartlegging og tiltaksplan tilgjengelig i fagsystemet MOT. I vurderingen er det også lagt vekt på at tiltaksplanene utarbeides i samarbeid med beboerne, og at de brukes aktivt i det daglige miljøarbeidet. Dette underbygges av fremlagt dokumentasjon, herunder «Overlapp Ungdom», samt de ansattes redegjørelse for hvordan alle ansatte følger opp beboernes tiltak. Dette bidrar til å sikre en helhetlig og samkjørt oppfølging av beboerne, også når særkontakter eller sekundærkontakter ikke er til stede.

Det vurderes som positivt at de ansatte forsøker å utarbeide tiltaksplaner på nye måter, slik at beboerne er motiverte til å medvirke og samarbeide om egne tiltak. Det vises her til de ansattes forklaring om at de forsøker å ha samtaler om tiltaksplaner før kartleggingssamtalene fordi de opplever at beboerne har mer motivasjon til å finne passende tiltak i den rekkefølgen. Statsforvalteren vil i tillegg bemerke at beboerne var bevisste på at de hadde hatt samtaler med de ansatte om fritidsaktiviteter og mål i hverdagen, som samsvarte med det som var dokumentert i samtlige av beboernes tiltaksplaner.

En viktig forutsetning for reell medvirkning, er at beboerne mottar informasjon og får uttrykke seg på et språk de behersker. Det vurderes at mottaket sikrer dette ved å bestille tolk til kartleggingssamtalene.

Statsforvalteren vurderer videre at mottaket har rutiner og praksis som legger til rette for at beboernes representanter får anledning til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan.

Statsforvalteren bemerker avslutningsvis at en av de ansatte ikke hadde full oversikt over den skriftlige veiledningen for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan, selv om den ansatte redegjorde for god kollegial veiledning. Det bør sikres at alle de ansatte er kjent med hvor gjeldende veiledninger og rutiner er tilgjengelige.

Statsforvalterens samlede vurdering er uansett at mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan etter gjeldende lovkrav.

5. Statsforvalterens konklusjon

På bakgrunn av funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med barna og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Leirfjord asylmottak har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen Atle Grønstøl
ass. direktør
Sosial- og barnevernavdelingen

Kristin Børli Rustad
fagleder

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Kopi til

Mottaker	Adresse	Postnummer	Sted
UTLENDINGSDIREKTORATET	Postboks 2098 Vika	0125	OSLO

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 09.02.2026.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn 24.02.2026 og 25.02.2026.

Følgende dokumentasjon ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

• Avtale om drift av asylmottak for enslige mindreårige
• Omsorgsplan EMA Leirfjord Aurora Omsorg - 2026
• Rutine for barnefaglig ansvarlig
• Rutine for bruk av tolk
• Rutine for særkontakter
• Rutine for kartlegging og tiltaksplan
• Veiledning for kartlegging og tiltaksplan
• Ti av beboernes kartlegginger
• Beboernes tiltaksplaner
• Overlappsdokumentet «Overlapp Ungdom»
• Stikkprøver, herunder kartlegging og tiltaksplaner for fire beboere

Tilsynet ble gjennomført av:

• Margit Rysst Heilmann, rådgiver
• Malene Bjørnstad, rådgiver