Rapport fra tilsyn ved Vikhammer mottakssenter, ordinær avdeling 2026

Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus gjennomførte et meldt tilsyn ved Hero Norge AS, Vikhammer mottakssenter den 29 og 30.01.2026. Målgruppen for tilsynet var enslige mindreårige asylsøkere (EMA) med følgeperson på ordinært asylmottak.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med at omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak utføres i samsvar med utlendingsloven og forskrift, jf. utlendingsloven§ 95 tredje ledd.

Tema for tilsynet har vært:

Statsforvalteren har undersøkt mottakets system og praksis for arbeid med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Statsforvalterens konklusjon:

Vikhammer mottakssenter har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Foreløpig rapport ble den 13.03.2026 oversendt UDI, Hero Norge AS og Vikhammer mottakssenter. Frist for å komme med innsigelser til rapportens faktadel var satt til 30.03.2026. Statsforvalteren mottok ingen innsigelser innen fristen.

1. Tilsynets tema og omfang

I tråd med tilsynsforskriften planlegger Statsforvalteren det enkelte tilsyn med bakgrunn i en risikobasert tilnærming. Som tilsynsmyndighet prioriterer vi hvilke mottak det skal gjennomføres tilsyn ved, hvilke henvendelser eller hendelser som skal utredes, hvilke vurderingstema som skal gjennomgås, hvor grundig undersøkelsen skal være og hvilken oppfølging som er nødvendig. Vi velger fremgangsmåter og metodikk som er egnet til å ivareta formålet med tilsyn på en effektiv måte. Statsforvalterens tilsynsmyndighet er uhildet og utøves uavhengig av UDIs ordninger for oppfølging og kontroll med driftsoperatør og mottakene. Statens helsetilsyn er overordnet faglig myndighet for tilsynet.

Tema for tilsynet er valgt med bakgrunn i risikovurdering basert på at enslige mindreårige asylsøkere med følgeperson er plassert i ordinært mottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren utøver den daglige omsorgen for de enslige mindreårige under opphold på asylmottaket på vegne av UDI. I tilsynet har vi undersøkt om mottaket har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan for EMA med følgeperson i henhold til gjeldende lovkrav.

Tilsynet gjennomføres med avgrensede temaer. Statsforvalterens vurderinger og konklusjoner inneholder dermed ingen generell kvalitetsvurdering av mottakets øvrige praksis.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Tilsyn er kontroll av om en virksomhet driver i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Vi gir derfor her en oversikt over hvilke krav som gjelder for temaene i tilsynet.

Forsvarlig omsorg

UDI har omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Asylmottaket ved driftsoperatøren skal utøve omsorgen på vegne av UDI, jf. utlendingsloven§ 95 andre ledd. Omsorgen som gis skal være forsvarlig jf. omsorgsforskriften § 1. I omsorgsforskriften § 2 andre og tredje ledd er det utdypet krav til hva asylmottaket er forpliktet til for å oppfylle kravet til forsvarlig omsorg for den enkelte beboer. Kravet innebærer at tjenesten må holde tilfredsstillende faglig kvalitet, ytes til rett tid og gis i et tilstrekkelig omfang. Asylmottaket skal blant annet sikre struktur i hverdagen, bygge relasjoner med barna og bidra til et godt miljø i asylmottaket. Videre skal asylmottaket følge opp barnas skolegang og annen opplæring, samt legge til rette for individuelt tilpassede fritidsaktiviteter. Asylmottaket skal også gi opplæring og veiledning til barna om helse og kosthold, forebygge at barna forlater mottaket uten å oppgi nytt oppholdssted, og legge til rette for kontakt med familie og andre nære relasjoner, dersom kontakten er til barnets beste.

Mottaket skal sikre at omsorgen er i samsvar med Grunnloven§ 104 og relevante konvensjonsbestemmelser, herunder FNs barnekonvensjon artikkel 3 om barnets beste og artikkel 12 om barnets rett til å bli hørt.

Asylmottaket skal ha en skriftlig plan for omsorgsarbeidet og sikre at de ansatte i asylmottaket gir forsvarlig omsorg i samsvar med planen, jf. omsorgsforskriften§ 2 andre ledd. Planen skal beskrive hvordan asylmottaket ivaretar omsorgen med den bemanningen asylmottaket har. For å sikre fremdrift i oppfølgingen av beboeren, må målene som er satt for oppholdet la seg evaluere. I tillegg må planene evalueres systematisk og jevnlig.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 nr. 1 og Grunnloven§ 104. Barnets beste må avgjøres fra sak til sak. Det skal tas utgangspunkt i barnets spesifikke situasjon, personlige kontekst, situasjon og behov. Rent konkret må asylmottakene når de foretar en handling som angår barnet, identifisere hvilke interesser barnet har i den konkrete saken (kartlegging) og gjøre en helhetsvurdering av hva som vil være til barnets beste. Når barnets beste er konstatert, skal det aweies mot andre hensyn i saken.

Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn for den omsorgen barnet får under oppholdet i asylmottaket jf. omsorgsforskriften § 2 første ledd.

Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste. FNs Barnekomite nevner i tillegg forhold som barnets identitet; bevaring av familiemiljøet og opprettholdelse av relasjoner; omsorg, beskyttelse og trygghet for barnet; sårbarhetssituasjonen, barnets rett til helse; og barnets rett til utdanning som kan være relevante for en nyansert vurdering av barnets beste (Generell kommentar til Barnekonvensjonen nr. 14, 2013).

Rett til informasjon

Omsorgsforskriften§ 4 a, bog c pålegger asylmottaket å gi informasjon til den enslige mindreårige om dennes rettigheter og plikter, tilpasset den enslige mindreåriges individuelle behov, alder og modenhet. Asylmottaket skal gi informasjon til den enslige mindreårige på et språk den enslige mindreårige behersker. Asylmottaket skal gi barnet informasjon som setter barnet i stand til å medvirke i den daglige omsorgen under oppholdet i asylmottak og gir den enslige mindreårige økt forståelse for egen livssituasjon, økt grad av selvstendighet og forbereder den enslige mindreårige til bosetting eller retur.

Rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven§ 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12 og i omsorgsforskriftens§ 5. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. Den enslige mindreårige skal bli hørt og gis mulighet til medvirkning under oppholdet i asylmottak, herunder gjennom deltakelse i og innflytelse i daglige rutiner og aktivitetstilbud.

Barnekonvensjonens artikkel 12 nr. 1 og 2 skal sikre at et barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, gis retten til fritt å gi uttrykk for sine synspunkter i alle forhold som vedrører barnet. Barnets synspunkter skal tillegges behørig vekt i samsvar med dets alder og modenhet. For dette formål skal barnet særlig gis anledning til å bli hørt i enhver rettslig og administrativ saksbehandling som angår barnet, enten direkte eller gjennom en representant eller et egnet organ, på en måte som er i samsvar med saksbehandlingsreglene i nasjonal rett.

Det er tett sammenheng mellom retten til å bli hørt og barnets beste. FNs barnekomite har uttalt at en forsvarlig vurdering av barnets beste først kan skje når barnet har fått anledning til å uttale seg, og det er lagt tilstrekkelig vekt på barnets synspunkter. Barnekomiteen uttaler videre at de to prinsippene utfyller hverandre; barnets beste skal være målet, og fremgangsmåten for å nå dette målet er å høre på barnet.

Bruk av tolk

Dersom det er nødvendig for rettsikkerheten eller for å yte forsvarlige tjenester skal asylmottaket benytte tolk.¹ Det skal som hovedregel benyttes kvalifisert tolk, men det er åpnet for bruk av ukvalifiserte tolker til og med 31.12.2026.2 Tolkeloven§ 4 presiserer at barn ikke skal benyttes som tolk. Asylmottaket skal ha egne retningslinjer for bestilling og bruk av tolk etter tolkeloven §§ 6 til 8.3

Kartlegging og tiltaksplan

I tråd med omsorgsforskriften§ 6 skal asylmottaket så snart som mulig etter ankomst kartlegge barnets behov og situasjon, og utarbeide en tiltaksplan sammen med barnet. Dette forutsetter at barnet får anledning til å medvirke i arbeidet.

Omsorgsforskriften § 6 sier videre at kartleggingen og tiltaksplanen skal danne grunnlaget for barnets individuelle oppfølging under hele oppholdet i asylmottaket. I dette ligger det et krav om at tiltaksplanen er utformet på bakgrunn av de behovene kartleggingen har avdekket at barnet har.

Videre må tiltaksplanen benyttes aktivt i det daglige arbeidet, og oppdateres og evalueres jevnlig.

Asylmottaket skal gi den enslige mindreåriges representant anledning til å medvirke i arbeidet med kartleggingen og tiltaksplanen.

Kartlegging avfølgepersonens egnethet

UDI skal sikre at driftsoperatør for asylmottak med enslige mindreårige legger til rette for opplæring og veiledning av mottaksansatte, jf. Gl-05/2023 - Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere. UDI skal sikre at asylmottaket følger særskilt med på hvordan omsorgssituasjonen er, blant annet ved å tildele særkontakt og kartlegge både følgepersonens egnethet og den enslige mindreåriges omsorgsbehov.

Barnets representant

Alle enslige mindreårige skal ha en representant. Som følge av Utlendingslovens§ 98 b første ledd skal representanten oppnevnes av Statsforvalteren i det vergemåldistriktet hvor den mindreårige bor.

Utlendingsdirektoratet og asylmottaket skal bidra til at den enslige mindreårige under oppholdet i asylmottak får nødvendig oppfølging fra sin representant og andre ansvarlige myndigheter, jf. omsorgsforskriften § 9.

3. Beskrivelse av fakta

Oversikt over mottak: type, navn, besøksadresse, kontaktperson og driftsoperatør

Type mottak, navn og besøksadresse	Ordinært mottak Vikhammer mottakssenter Vikhammerløkka 4, 7560 Vikhammer
Mottaksleder/tlf:	Fungerende: Emir Karadza, tlf 90568976 Mottaksleder: Marie Krieg Lysbø, tlf 98073980
Driftsoperatør	Hero Norge AS

 

Vikhammer mottakssenter er et kommersielt mottak som eies av Hero Norge AS. Mottaket har en rammeavtale for 150 plasser. Mottaket åpnet 08.01.2024 og har rammeavtale på seks år med opsjoner om forlengelse i til sammen fire år. Under tilsynet bodde det ti enslige mindreårige med følgeperson på mottaket.

Planlegging av tilsynet

Statsforvalteren sendte varsel om tilsyn den 12.01.2026. I varselbrevet ba vi mottaket om å om å sende oss beboeroversikt, kartlegging og tiltaksplaner for EMA, samt mottakets omsorgsplan og annen relevant dokumentasjon som belyser mottakets arbeid med kar legging og tiltaksplan.

Varselbrevet inneholdt et vedlegg til beboerne og følgepersoner med informasjon om tilsynet og invitasjon til barna om individuelle samtaler med Statsforvalteren. Mottaket ble bedt om å dele ut og oversette informasjonsskrivene, samt informere barnas representanter om tilsynet.

Vi mottok etterspurt dokumentasjon den 22.01.2026. Vi valgte ut fire beboere basert på utvalgskriteriene nasjonalitet, alder og botid. Se rapportens vedlegg for en fullstendig oversikt over mottatt dokumentasjon.

Gjennomføring av tilsynet

Vi innledet det stedlige tilsynet med en oppstartsamtale med fungerende mottaksleder og relevante ansatte. I møtet ga Statsforvalteren informasjon om vår rolle og formålet med tilsynet, og det ble gjort praktiske avklaringer for gjennomføringen. Vi gjennomførte deretter intervju med barnefaglig ansvarlig og fire beboersamtaler. På dag to gjennomførte vi intervju med barnefaglig medarbeider. Vi tok også stikkprøver i mottakets digitale fagsystem (MOTI og ble vist rundt i mottakets lokaler.

Mottaksleder hadde vært fraværende over en periode og deltok derfor sammen med fungerende mottaksleder i intervju.

Dokumentgjennomgang

Under følger utdrag fra dokumentasjonen som anses som relevant for å belyse tilsynets tema. En fullstendig oversikt over gjennomgåtte dokumenter fremgår i rapportens vedlegg.

Omsorgsplan for Vikhammer mottakssenter

Omsorgsplanen er strukturert etter de forskjellige bestemmelsene i Forskri'ft om omsorgen for enslige mindreårige som bor i asylmottak. Hver del i dokumentet har en gjengivelse av hver av bestemmelsene, etterfulgt av mottakets egne beskrivelser av hvordan kravene ivaretas i praksis med tiltak og metoder.

Arbeidet med kartlegging og tiltaksplan omtales under§ 6. Der står det at mottaket skal gjennomføre en innledende samtale for å kartlegge EMAs situasjon/behov i løpet av den første uken etter ankomst. Videre gjennom oppholdet, skal barnefaglig ansvarlig/primærkontakt gjennomføre strukturerte, individuelle samtaler med EMA. Basert på kartleggingssamtalene vil det utarbeides en tiltaksplan i samarbeid med den enslige mindreårige. Kartlegging og tiltaksplan skal oppdateres minst en gang i måneden og hyppigere ved behov. Representanten skal rutinemessig inviteres til planlagte kartleggings- og tiltakssamtaler, og det skal registreres hvorvidt representanten deltar i samtalene eller ikke. Om representanten ikke ønsker å delta, skal barnefaglig ansvarlig oppdatere vedkommende på EMAs utvikling og behov.

Retningslinjerfor dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan

Dokumentet inneholder retningslinjer for alle EMA-mottak og mottak med tilleggsavtale om EMA med følgeperson i Hero Norge. Retningslinjene gir føringer for hva slags opplysninger som skal dokumenteres, hvem som har ansvar, når og hvordan det skal gjøres. I kapittel tre står det skrevet hvordan ansatte med dokumentasjonsansvar skal foreta kartleggingssamtaler. I kapittel fire gis det føringer for hvordan tiltak bør utformes. I kapittel fem står det skrevet eksempler fra samtlige kartleggingsområder, der det blant annet skilles mellom beboerens ord (skrevet i jeg-form) og den ansattes vurdering. Ifølge rutinen skal alle oppdateringer i kartleggingsfanen avsluttes med et 'tiltaksnotat', dersom det opprettes tiltak. I de tilfellene det ikke opprettes tiltak, anbefales det likevel at de ansatte skriver et kort tiltaksnotat, for å vise at informasjonen er vurdert.

Primærkontakt for enslige mindreårige (EMAJ med følgeperson - rutinebeskrive/se

Primærkontakt har blant annet hovedansvaret for å oppdatere kartleggingsrapporter og tiltaksplaner. Primærkontakt skal også oppdatere seg på rapporter som har blitt skrevet når han/hun ikke var på jobb. Videre står det skrevet at primærkontakt skal ha tett og strukturert dialog med følgepersoner, og at de i samråd med barnefaglig ansvarlig skal veilede dem.

Bruk av tolk - rutine

I rutine for bruk av tolk beskrives det at mottaket skal benytte tolk eller språkassistent når det er nødvendig for at ansatte skal kunne utføre sine oppgaver i tråd med driftsoperatørs avtale med UDI. Mottaket skal benytte kvalifisert tolk når det er nødvendig av hensynet til beboerens rettssikkerhet og personvern. Videre står det skrevet at språkassistenter skal motta opplæring/veiledning og at mottaket skal forebygge rolle- og habilitetskonflikter.

Rutine for kontakt med representant

Dokumentet inneholder en beskrivelse for hvordan barnefaglig ansvarlig og sosialkonsulent skal sikre samhandling og dialog med den enkelte representant. Det står også at representantene skal inviteres til kartlegging- og tiltakssamtaler.

Samtaleguide; omsorgsevne til følgeperson for EMA

Dokumentet er en mal for innledende samtaleguide med følgeperson. Her listes det opp en rekke spørsmål de ansatte skal stille følgepersonen om relasjonen til beboeren. Det står også skrevet hvilken rolle følgepersonen har, og hva mottaket kan hjelpe til med.

Stillingsbeskrivelse barnefaglig ansvarlig

Dokumentet inneholder en beskrivelse av barnefaglig ansvarlig sine oppgaver. I dokumentet fremgår det at barnefaglig ansvarlig har det overordnede ansvaret for arbeidet med individuell kartlegging og tiltaksplan samt kvalitetssikre at tiltakene i de individuelle planene følges opp.

Kartleggingsrapporter

Kartleggingsrapportene vi fikk oversendt i forkant av det stedlige tilsynet, inneholder informasjon om beboernes hverdag på mottaket, for eksempel problemstillinger knyttet til psykisk og fysiske helse eller ønsker om fritidsaktiviteter. Felles for kartleggingsrapportene, er at beboerne blir kartlagt minst en gang per måned, i noen tilfeller hyppigere. Enkelte spørsmål er i noen tilfeller ikke utfylt uten at det kommer frem årsaken til dette. Initialene til de ansatte som gjennomførte kartleggingene står oppført i samtlige kartleggingsrapporter, samt at det er tydeliggjort om representanten hadde deltatt. I samtaler hvor det ikke hadde blitt opprettet tiltak, stod det «ingen tiltak registrert». Det var skrevet «tiltaksnotat: tiltak oppdatert i tiltaksplanen» og dato i tilfeller det var blitt opprettet.

Tiltaksplaner

Tiltaksplanene er fylt inn med opplysninger etter standardiserte kolonner; blant annet hva beboeren er god til og ønsker å videreutvikle, hva beboeren kan gjøre for å oppnå målene, tilrettelegging fra mottakeUandre instanser, beskrivelse av fremgang samt dato for tiltakets gyldighet. De aktive tiltakene i tiltaksplanen stod skrevet øverst. Oversikt over evaluerte og fullførte tiltak stod skrevet nederst. Samtlige beboere hadde aktive tiltaksplaner under tilsynstidspunktet. Tiltaksplanene samsvarte med vurderte behov fra kartleggingene.

Dokumenter vi fikk fremvist under det stedlige tilsynet - stikkprøver i MOT

Vi undersøkte kartleggingsrapporter og tiltaksplaner for tre utvalgte beboere. Gjennom stikkprøvene så vi at det var en klar sammenheng mellom kartlegging og utforming av tiltaksplan. I et par tilfeller så vi at det var noen spørsmål fra kartleggingen som stod ubesvart. Den ansatte redegjorde for hvordan hun definerte noen spørsmål som mer «satte» enn andre, det vil si temaer/problemstillinger som ikke nødvendigvis endrer seg mellom hver kartlegging, for eksempel «familiesituasjon». Vi ble videre opplyst at rekkefølgen på de fastsatte temaene med tilhørende spørsmål, ofte oppleves som lite hensiktsmessig, og at hun derfor på generelt grunnlag råder ansatte til å stille spørsmålene utfra individuelle behov hos beboeren.

Samtaler med beboere

Statsforvalteren gjennomførte individuelle samtaler med fire beboere under det stedlige tilsynet. XXX samtalene ble gjennomført med telefontolk. XXXX Under følger et kort utdrag av informasjonen beboerne ga, som vi har vurdert relevant for tilsynets tema. Fullstendig referat fra samtalene med barna er arkivert internt hos Statsforvalteren.

Alle beboerne ga uttrykk for at de trives på mottaket. De fleste oppga at de har jevnlige samtaler med de ansatte. Ingen av beboerne hadde opplevd utfordringer med språk, da de enten snakker norsk eller har samtaler med ansatte som snakker deres morsmål. Et fåtall er klar over at informasjon fra samtalene skrives ned. Beboerne fremstod usikre på hva vi mente da vi stilte spørsmål om tiltaksplan. De fortalte imidlertid om interesser og andre temaer de er oppta·tt av. Samtlige beboere er kjent med at det har blitt oppnevnt representanter for dem. Et flertall ga uttrykk for at de har snakket med representanten flere ganger og at de har en god relasjon med denne.

En beboer etterlyste en bestemt fritidsaktivitet og fortalte at hen hadde gitt beskjed om dette til de ansatte. I samråd med beboeren ble dette videreformidlet i samtale med fungerende mottaksleder og mottaksleder. De bekreftet at forholdet skulle følges opp i det videre kartleggingsarbeidet.

Intervju med de ansatte og mottaksleder

Under det stedlige tilsynet gjennomførte Statsforvalteren individuelle intervjuer med barnefaglig ansvarlig og barnefaglig medarbeider. Det ble også gjennomført intervju med mottaksleder og fungerende mottaksleder sammen. Av praktiske hensyn omtales mottaksleder her som 'mottaksleder'. Dette begrepet omfatter både mottaksleder og fungerende mottaksleder og svarene som presenteres er en sammenstilling fra begge.

Organisering av arbeidet

Vi ble opplyst at det er seks ansatte som primært jobber med målgruppen (EMA med følgeperson). Barnefaglig ansvari ig har det overordnede ansvaret for oppfølgning av barna og jobber dagtid mandag til fredag. Hun har imidlertid delegert videre noen av oppgavene til den barnefaglige medarbeideren. For å styrke den faglige kvaliteten i det miljøterapeutiske arbeidet, jobber barnefaglig medarbeider i en turnusordning der hun veksler mellom dag- og kveldsvakter samt hver tredje helg. Når hun er i miljøet, bruker hun tid på å veilede de fire ufaglærte miljøarbeiderne.

Mottaksleder opplyste at både barnefaglig ansvarlig og barnefaglig medarbeider deltar i Hero sitt barnefaglige nettverk.

Kartlegging avfølgepersonens egnethet

De ansatte opplyste at de gjennomfører en egen samtale med beboerens følgeperson i starten av oppholdet. I denne samtalen går de blant annet igjennom hva som forventes av dem i rollen som følgepersoner, hvilket ansvar dette innebærer og om det er noe ved relasjonen som er utfordrende. De vi intervjuet oppga at det videre legges til grunn en løpende og kontinuerlig vurdering gjennom dialog og observasjoner underveis i det videre oppholdet.

Utarbeidelse av kartleggingsrapport og bruken av denne

Når en ny EMA ankommer mottaket, etterstreber de at hen blir møtt av en ansatt som snakker samme morsmål. Vi ble opplyst om at de så langt har hatt ansatte med relevant språkkompetanse, samtidig ble det forsikret at tolk vil bestilles hvis behovet oppstår. Kort tid etter ankomst, er det ofte barnefaglig medarbeider som gjennomfører en mer utfyllende (kartleggings)samtale ved hjelp av telefontolk. Barnefaglig medarbeider velger ut spørsmål/temaer hun mener er viktig å få kartlagt i den innledende fasen. Alle beboere får tildelt hver sin primær- og sekundærkontakt på mottaket, og de tilstreber at primærkontakt deltar i første samtale. Innen en ukes tid initierer primærkontakten til videre kartleggingssamtale med beboeren. Deretter gjennomføres kartlegging- og tiltakssamtaler med beboerne de er ansvarlige for minst en gang måneden eller oftere ved behov gjennom oppholdet. I utgangspunktet etterstreber mottaket at primærkontaktene gjennomfører månedlige kartlegginger med beboerne uten følgepersoner. Følgepersonene gis imidlertid anledning til å delta i samtalene, hvis beboerne selv ønsker det eller det er andre hensyn som tilsier at det er nødvendig.

Informasjon fra kartleggingssamtalene registreres i fagsystemet MOT. De ansatte ga imidlertid uttrykk for at også informasjon fra uformelle samtaler kan ha relevans for kartleggingsarbeidet. Både barnefaglig ansvarlig og mottaksleder la vekt på at det kommer mye nyttig informasjon i disse samtalene, fordi de uformelle rammene gir mer naturlig flyt i kommunikasjonen. Barnefaglig ansvarlig opplyste at hun veileder ansattgruppen til å registrere informasjonen inn i MOT i etterkant av en slik samtale, men opplever at de fortsatt kan bli enda bedre på dette. Mottaksleder ga uttrykk for at de ansatte får god veiledning av barnefaglig ansvarlig og barnefaglig medarbeider i hvordan de kan sammenfatte denne typen informasjon på en hensiktsmessig måte inn i kartlegging og/eller tiltaksplan.

Utarbeidelse av tiltaksplan og bruken av denne

De ansatte opplyste at det skal være en klar sammenheng mellom kartlegging og tiltaksplan og at dette er et viktig fokus for dem. Derfor gjennomfører primærkontaktene som oftest kartleggings- og tiltakssamtalene samtidig. Vi ble opplyst at visse kartleggingsfunn er forholdsvis enkle å utforme til konkrete tiltak. Et eksempel på dette kan være at beboeren sier at hen ønsker å begynne med en bestemt lagidrett og at primærkontakt deretter tar kontakt med det aktuelle laget. Med tiden kan det imidlertid melde seg nye og mer sammensatte utfordringer, og et oppdatert tiltak kan eksempelvis innebære at beboeren har som mål om å vedlikeholde motivasjonen for fritidsaktiviteten. I andre tilfeller vurderes det som mer hensiktsmessig at beboeren får hjelp til å foreslå tiltak, særlig når beboeren kan ha vansker med å formulere egne behov. Dette kan for eksempel gjelde funn fra kartleggingen som berører psykisk helse.

Vi ble opplyst at mottaksleder, barnefaglig ansvarlig og barnefaglig medarbeider rutinemessig går igjennom beboernes kartlegginger og tiltaksplaner i MOT hver fjortende dag. Mottaksleder oppga at de undersøker om kartleggingene er utført i henhold til retningslinjene for 'dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan' og at de har et særlig fokus på at tiltakene er hensiktsmessige ut ifra kartleggingsfunn.

Informasjonsflyt

Den daglige informasjonsflyten mellom vaktlagene ivaretas gjennom morgen- og ettermiddagsoverlappinger. I morgenmøter gjøres en gjennomgang av notater fra kveldsvaktene om aktuelle observasjoner og annen viktig informasjon om beboere som dagvaktene må være oppmerksomme på eller følge opp. Kveldsvaktenes notater er håndskrevne og oppbevares i perm i et låsbart arkivskap og makuleres innenfor et intervall slik at de kan spores tilbake en måned. På ettermiddagene gjennomføres muntlig overlapp til kveldsvaktene. Mottaksleders oppfatning er at de muntlige overlappingene ivaretar behovet for informasjonsutveksling. Mottaksleder stiller seg imidlertid positiv til UDls visjon om å utarbeide et system der en kan journalføre personsensitive opplysninger digitalt, utenfor selve kartleggingen i MOT.

Barnefaglig medarbeider opplyste at primærkontaktene, en onsdag i måneden, presenterer status, utfordringer og tiltaksplaner knyttet til sine respektive beboere for resten av EMA-teamet. En del av hensikten med presentasjonen er at primærkontaktene skal få et tydelig eierskap til ansvaret de er tildelt. Etter at de har presentert og drøftet ulike problemstillinger, skriver de et anonymisert referat som sendes ut til alle på EMA-temaet per epost. Mottaket har også personalmøter for hele mottaket hver sjette uke hvor.

Representant

Når primærkontakt planlegger kartlegging- og tiltakssamtaler, tar han/hun også regelmessig kontakt med representanten, enten via SMS eller epost. Ifølge de ansatte vi intervjuet, deltar ofte representanten i slike samtaler. Barnefaglig medarbeider oppga at dersom representanten ikke har anledning til å delta, og det kommer frem ny/viktig informasjon om beboerens situasjon, oppdateres representanten om dette i etterkant. Hvis de ansatte opplever at representanten ikke er interessert i å delta i de planlagte samtalene jobbes det aktivt for å bevisstgjøre vedkommende om rollen. Ved ytterligere samarbeidsutfordringer og/eller habilitetsspørsmål varsles Statsforvalteren om dette.

4. Vurdering av fakta opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at Vikhammer mottakssenter har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. I vurderingen har vi lagt vekt på at praksisen mottaksleder, barnefaglig ansvarlig og barnefaglig medarbeider redegjorde for, i all hovedsak samsvarer med innholdet i omsorgsplanen og øvrige rutiner som beskrives i de fremlagte dokumentene.

Statsforvalteren vurderer at Vikhammer mottakssenter har rutiner og praksis for at arbeidet med kartlegging og tiltaksplan starter så snart som mulig etter ankomst. Primærkontaktene gjennomfører kartleggingssamtaler med beboerne gjennom oppholdet, mens barnefaglig ansvarlig/barnefaglig medarbeider har et overordnet ansvar for arbeidet. Det overordnede ansvaret ivaretas blant annet ved at barnefaglig ansvarlig, barnefaglig medarbeider og mottaksleder rutinemessig går igjennom beboernes kartleggingsrapporter og tiltaksplaner. Vi vurderer at dette utgjør en viktig kvalitetssikringssikring som bidrar til økt presisjon i vurderingene og mer konsistent praksis blant EMA-teamet.

Videre vurderer Statsforvalteren at kartlegginger og tiltaksplaner ligger til grunn for den individuelle oppfølgningen av beboeren under hele oppholdet. I vurderingen legges det vekt på at kartlegging-og tiltakssamtaler gjennomføres månedlig eller oftere ved behov. I tillegg er nødvendig informasjon fra kartlegging tilgjengelig for ansatte i fagsystemet MOT. Mottaksleders og de ansattes refleksjoner rundt løpende dokumentasjon fra uformelle samtaler, viser at arbeidet forstås som en kontinuerlig og dynamisk prosess. Vi vurderer at journalføringen bidrar til å sikre god informasjonsflyt mellom de ansatte. Dette er et viktig virkemiddel for en samkjørt praksis i oppfølgingen av beboerne.

I intervjuene kom det imidlertid frem at overlappingene fra dagvakt til kveldsvakt gjennomføres muntlig. Statsforvalteren vil påpeke at det kan være en risiko for at ny informasjon ikke videreformidles og dermed ikke følges opp. Vi anbefaler derfor at mottaket vurderer et overlappsystem fra dagvakt til kveldsvakt, som også inkluderer skriftliggjøring av informasjon.

Samtlige av de vi intervjuet, la vekt på at kartleggingen skal gjenspeiles i tiltaksplan. Vi vurderer at dette også var tilfelle i dokumentasjonen vi gjennomgikk på forhånd samt i stikkprøvene vi utførte under det stedlige tilsynet. Vi så også at tiltakene hadde en fastsatt tidsramme og at tiltakene evalueres før de avsluttes.

En samkjørt praksis for utfylling av kartlegging styrker muligheten for at det er etterprøvbart om kartlagte behov er videreført i tiltaksplanen eller ikke. Statsforvalteren merker seg imidlertid forklaring i forbindelser med stikkprøver på hvorfor enkelte kartleggingsspørsmål i noen tilfeller ikke har blitt stilt. Vi mener det er positivt at mottaketjobber aktivt med å tilpasse de standardiserte spørsmålene på en måte som gir mening og er hensiktsmessig for den enkelte beboer og deres individuelle situasjon. Statsforvalteren vurderer likevel at ufullstendig kartlegging kan medføre risiko for at beboere ikke får den oppfølgingen og utviklingsstøtten de er i behov av, og har rett på.

Statsforvalteren vil anbefale at det tydeliggjøres i kartlegging dersom det er vurdert at spørsmål ikke skal stilles.

Beboernes medvirkning kan spores i kartlegginger og i tiltaksplaner ved at opplysningene er skrevet i «jeg-form» og deres egne formuleringer ser ut til å være benyttet. Som påpekt i rapportens faktadel, fremstod beboerne usikre da vi stilte dem spørsmål om «tiltaksplan». Statsforvalteren vil i den sammenheng oppfordre mottaket til å jobbe med beboernes bevissthet og forståelse av hensikten med egne planer og utviklingsmål også med bevissthet rettet mot livet etter mottaksopphoIdet.

En viktig forutsetning for reell medvirkning, er at beboerne mottar informasjon og får uttrykke seg på et språk de behersker. Vi vurderer at mottaket sikrer dette ved å bestille tolk til kartleggingssamtaler der primærkontakt og beboer ikke har felles språk.

Statsforvalteren vurderer videre at Vikhammer mottakssenter har rutiner og praksis som legger til rette for at beboernes representanter får anledning til å medvirke i arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Vi vurderer også at mottaket har rutiner og praksis for å kartlegge følgepersonens egnethet.

Samlet sett vurderer Statsforvalteren at Vikhammer mottakssenter har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan. Imidlertid ber vi mottaket om å merke seg våre anbefalinger.

5. Statsforvalterens konklusjon

Med bakgrunn i funnene fra tilsynet, herunder intervjuer med ansatte og mottaksleder, samtaler med barna og gjennomgått dokumentasjon, konkluderer Statsforvalteren med følgende:

Vikhammer mottakssenter har et tilfredsstillende system og praksis for arbeidet med kartlegging og tiltaksplan i henhold til gjeldende lovkrav.

Det er ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Så langt taushetsplikten ikke er til hinder for det, ber vi om at barn på asylmottaket får tilpasset informasjon om innholdet i rapporten og tilbud om å lese den. Innen rammen av taushetsplikt ber vi også om at rapporten blir gjort tilgjengelig for ansatt og andre som ønsker å lese den.

Med hilsen

Atle Grønstøl
assisterende direktør
Sosial- og barnevernavdelingen

Kristin Rustad 
faglede

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Her omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 12.01.2026.

Vi gjennomførte stedlig tilsyn 29.01.2026 og 30.01.2026.

Følgende dokumentasjon ble gjennomgått i forbindelse med tilsynet:

-Avropsavtale

• Tilleggsavtale EMA med følgeperson 03.2024, 03.03.2025
• Omsorgsplan for Vikhammer mottakssenter

-Årshjul for asylmottak fra UDI

• Retningslinjer for dokumentasjon i kartlegging og tiltaksplan
• Rutine for kontakt med representant
• Primærkontakt for enslige mindreårige (EMA) med følgeperson - rutinebeskrivelse
• Rutine for forebygging og håndtering av rusmisbruk på asylmottak
• Bruk av tolk - rutine
• Frister og huskeliste for kvalitetssikring i 2026 - Hero Norge AS
• Rutiner for konflikthåndtering på asylmottak med enslige mindreårige med følgeperson
• Samtaleguide; omsorgsevne til følgeperson for EMA
• Stillingsbeskrivelse barnefaglig ansvarlig
• Beboeroversikt
• Kartleggingsplaner
• Tiltaksplaner

Tilsynet ble gjennomført av:

Malene Bjørnstad, rådgiver

Margit Rysst Heilmann, rådgiver

¹ Tolkeloven§ 6 første ledd

2 Tolkeloven§ 7 første og andre ledd

³ Tolkeloven§ 9