Hopp til hovedinnhold

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Halden og Aremark kommune og besøkte i den forbindelse Nav Halden Aremark i perioden 09.05.23-15.05.23. Vi undersøkte om Halden og Aremark kommune sørger for at Nav-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når familien søker økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven, blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode sosiale tjenester

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

  1. Nav-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad. ​
  2. Nav-kontoret foretar ikke en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.​
  3. Statsforvalteren finner ikke grunnlag for å gi lovbrudd på om familier som mottar økonomisk stønad får oppfølging ved behov. Kvaliteten på oppfølgingen er ikke undersøkt i dette tilsynet.

Kommunens praksis gjennom manglende individuelle vurderinger av barnas behov, kan bety at allerede vanskeligstilte familier ikke får de tjenestene de trenger. Barna kan med dette risikere en levestandard som ikke ivaretar deres fysiske, psykiske og sosiale utvikling.

Ut ifra informasjonen som kom frem i tilsynet sikrer ikke kommunens styringstiltak at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet. Kommunen har heller ikke avdekket feil ved egen praksis. Mangler i styringen av kvaliteten på tjenestene gir for stor risiko for svikt i tjenesteytingen da kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene.

Dette er lovbrudd på: Sosialtjenesteloven §§ 4, 18, 19 og 42, forvaltningsloven §§ 24 og 25 og kommuneloven § 25-1.

Vi ba om at kommunens eventuelle kommentarer eller innsigelser til faktagrunnlaget i utkast til rapporten, ble sendt til Statsforvalteren innen 21.06.23. Det har ikke kommet merknader til faktagrunnlaget.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvalteren har undersøkt om:

  • Nav-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
  • Nav-kontoret foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.
  • Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunene er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven)
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav-loven)
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de
    felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

Formålet med sosialtjenesteloven er å bedre levekårene for vanskeligstilte, bidra til sosial og økonomisk trygghet, herunder at den enkelte får mulighet til å leve og bo selvstendig, og fremme overgang til arbeid, sosial inkludering og aktiv deltakelse i samfunnet, jf. § 1. Loven skal bidra til at utsatte barn og unge og deres familier får et helhetlig og samordnet tjenestetilbud.

Sosialtjenesteloven slår fast at kommunen er forpliktet til å sørge for forsvarlige tjenester. Det følger av regelverket at kommunen skal sørge for at alle tjenester som ytes etter sosialtjenesteloven er forsvarlige, jf. § 4. Kravet til forsvarlighet er en rettslig standard hvor innholdet i vesentlig grad vil bli bestemt av normer utenfor selve loven og utvikles over tid med utgangspunkt i anerkjent faglig praksis, fagkunnskap fra utdannings- og forskningsinstitusjonene, faglige retningslinjer og generelle
samfunnsetiske normer. Forsvarlighetskravet har et helhetlig utgangspunkt og innholdet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i sosialtjenesteloven.

Krav til kartlegging

Nav-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. Nav-kontoret skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 sammenholdt med § 1 danner utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Ved innsending av søknad kommer det ikke alltid tydelig frem hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for at opplysningene blir oppdatert og eventuelle nye behov blir avdekket.

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at Nav-kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til Nav-kontoret og familien å avtale om kartleggingssamtalene skjer på Nav-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at Nav-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at Nav-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at Nav-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal Nav-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke Nav-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.

Nav-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. Nav-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det kommer frem at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet skal Nav-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. Nav-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.

Dersom Nav-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18. 

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen.

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det kommer frem av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølge rundskrivet skal Nav-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at Nav-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal Nav-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker. Hos familier som er nye på Nav-kontoret vil det naturlig nok være mindre aktuelt med oppfølgingssamtaler.

Nav-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det Nav-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at Nav-kontoret samarbeider med andre tjenester.

Nav-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Bakgrunnsinformasjon om Halden kommune

Halden kommune ligger i Viken og har ca. 31 753 innbyggere. Halden kommune grenser til Aremark kommune, Rakkestad kommune og Sarpsborg kommune.

I henhold til KOSTRA tall fra SSB er 1230 av innbyggerne sosialhjelpsmottakere i 2022, hvorav 181 er mellom 18 og 24 år og 701 sosialhjelpsmottakere har barn. 510 av innbyggerne har mottatt stønad i mer enn 6 måneder, og 598 har sosialhjelp som hovedinntekt. Andelen barn som bor i husholdninger med vedvarende lav inntekt, er høyere enn i landet som helhet. Vedvarende lav husholdningsinntekt vil si at den gjennomsnittlige inntekten i en treårsperiode er under 60 prosent av median husholdningsinntekt i Norge.  

Andelen barn av enslige forsørgere, er noe høyere enn landsnivået. Andelen barn som bor trangt i alderen 0-17 år, er noe høyere enn landsnivået. Andelen som gjennomfører videregående opplæring, er lavere i kommunen enn resten av landet. Andel ungdom som har psykiske plager, er noe lavere enn landsnivået.

Tallene er hentet fra Ungdataundersøkelsen.

Bakgrunnsinformasjon om Aremark kommune

Aremark kommune ligger i Viken og har ca. 1329 innbyggere. Aremark kommune grenser til Halden kommune og Rakkestad kommune.

I henhold til KOSTRA tall fra SSB er 36 av innbyggerne sosialhjelpsmottakere i 2022, hvorav 4 er mellom 18 og 24 år og 18 sosialhjelpsmottakere har barn. 8 innbyggerne har mottatt stønad i mer enn 6 måneder, og 24 har sosialhjelp som hovedinntekt. Andelen barn som bor i husholdninger med vedvarende lav inntekt, er ikke signifikant forskjellig fra landet som helhet.

Andelen barn av enslige forsørgere, er høyere enn landsnivå. Andelen av barn som bor trangt i alderen 0-17 år, er betydelig lavere i kommunen enn resten av landet. Andelen som gjennomfører videregående opplæring, er noe høyere enn landsnivået. Andel ungdom som har psykiske plager, er ikke signifikant forskjellig fra landsnivået.

Tallene er hentet fra Ungdataundersøkelsen.

Organisering, styring og ledelse

Halden og Aremark har en vertskommuneavtale om sosiale tjenester. Avtalen ble inngått 1.september 2019. Nav-kontoret ligger i vertskommunen Halden.

Det er kommunedirektøren som er den øverste administrative lederen i vertskommunen. Nav-kontoret er plassert direkte under kommunedirektøren. Denne organiseringen er gjeldende fra 1.januar 2023. Det informeres om at Nav-leder har møte med kommunedirektør hver 14.dag. Nav-kontoret har hatt konstituert Nav-leder i perioden høst 2022 til mai 2023. Ny Nav-leder begynte i begynnelsen av mai 2023.

Nav-kontoret er organisert i fire tverrfaglige avdelinger, hvor sosiale tjenester inngår i samtlige avdelinger. Alle avdelinger har egen avdelingsleder. Nav Halden Aremark har 89 årsverk hvorav 30,4 årsverk jobber med utgangspunkt i lov om sosiale tjenester. Nav-kontoret har per nå hatt en nedbemanning på 13 av 14 årsverk. Den totale nedbemanningen skal gjennomføres ved utgangen av 2024.

Nav-kontoret har tre fagrådgivere som jobber med lov om sosiale tjenester. En av disse har også ansvar for å gi opplæring til nyansatte og foreta stikkprøvekontroll av vedtak fattet av nyansatte. Nav-kontoret har også en avdelingsleder med fagansvar for lov om sosiale tjenester. Fagrådgivere har møte med Nav-leder og avdelingsleder med fagansvar hver 14.dag.

Nav-kontoret har i tillegg ukentlige tavlemøter, månedlige avdelingsmøter, fagmøter hver 3. uke og kontormøter, samt fagkoordinatormøte hver 14.dag hvor fagrådgivere for alle ytelser deltar.

Avdelingsledere har faste samtaler med veiledere hver 6.uke. De har også ukentlige ledermøter hvor lov om sosiale tjenester er tema.

Nav-kontoret og barneverntjenesten i Halden kommune har inngått en samarbeidsavtale. Det er avtalt at det skal avholdes minimum to faste møter i året. I tillegg er det avtalt rutiner for samarbeid om enkeltsaker, herunder gjennomføring av møter om enkeltsaker.

Det gjennomføres ellers tverrfaglige møter mellom samtlige instanser i Aremark kommune hvor barn og unge er tema. Dette gjelder primært enkeltsaker. Ledelsen i Aremark kommune deltar på disse møtene.

Nav-kontoret benytter seg av avvikssystemet Samsvar for å melde inn faglige avvik knyttet til lov om sosiale tjenester. I samtale med både ledelsen og medarbeidere ved Nav-kontoret, har vi blitt informert om at det har vært økt fokus på å benytte seg av avvikssystemet. Dette er også en del av Nav-kontorets interne rutiner, hvor faglig avvik meldes inn systematisk ved for eksempel manglende kontakt med bruker. Dette har resultert i registreringer på totalt 337 avvik i perioden 01.01.22-13.04.23. Av disse avvikene er 250 knyttet til brudd på lov og forskrifter og 91 knyttet til interne reglement, rutiner og prosedyrer. I 173 tilfeller oppgis tidspress som årsak til avvikene og i 21 tilfeller har rutinen ikke vært tilpasset situasjonen. Nav-kontoret har oversendt en liste over samtlige avvik, hvor vi ser at flertallet av disse avvikene er knyttet til manglende kartlegging.

Gjennomføring av faglige aktiviteter

Nav-kontoret deltok i egenvurdering i 2021, hvor kartlegging, vurdering og beslutning av barns behov ved søknad om økonomisk stønad var tema. I egenvurderingen konkluderte Nav-kontoret med at kommunen ikke sikrer at vedtak om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn bygger på forsvarlige kartlegginger og vurderinger og beslutning om barns behov. Disse funnene var i samsvar med funnene som ble avdekket i tilsyn 2018/19 i regi av Fylkesmannen i Østfold. I forbindelse med egenvurderingen i 2021 har Nav-kontoret utarbeidet en tiltaksplan med hensikt om å rette opp faglige avvik og foreta systematisk kontroll.

Nav-kontoret har utarbeidet blant annet følgende tiltak:

  • Internkontroll som skal gjennomføres etter de samme målepunktene som i egenvurderingen. Dette skal gjennomføres fire ganger i året, og funnene skal videresendes til kommunens ledelse, deriblant kommunedirektør og Nav-leder.
  • Avdelingsledere følger opp medarbeidere i 6 ukers samtaler og gjennom rapport fra fagansvarlig til ledergruppen.
  • Stikkprøvekontroll. Dette er et tiltak Nav-kontoret informerer om at de ikke har tatt i bruk per nå.
  • Nav-kontoret skal ha en kvalitetskontroll for godkjenning av vedtak, som skulle være annerledes enn daværende ordning.
  • Implementering av tydelig barneperspektiv i kartleggingsskjema, rutiner, prosedyrer, med mer.
  • Utarbeide en ad-hoc opplæringsplan for alle som jobber med sosiale tjenester. Opplæringsplan for nyansatte vil være mer omfattende. I denne opplæringsplanen skulle blant annet plikt til å kartlegge og journalføre, individuell vurdering av satser og bruk av sosialtjenesteloven § 19 være temaer.

Statsforvalteren har mottatt en oversikt over internkontrollen, hvor familiesituasjon og barn er noen av målepunktene. Videre har vi mottatt oppsummering av gjennomført internkontroll, henholdsvis i januar og mai 2022 og januar 2023, hvor man i hovedsak konkluderer med at det foretas kartlegging i varierende grad og at det foreligger manglende kontakt med brukere.

Når det gjelder ny ordning for godkjenning av vedtak, har Nav-kontoret informert om at veiledere med minst ett års arbeidserfaring godkjenner vedtak for hverandre. Det er utarbeidet en sjekkliste over punkter veiledere skal gå igjennom før de godkjenner vedtak, hvorav et målepunkt er om opplysninger om barnas behov og situasjon fremgår i vedtaket. I ansattintervju informeres det om at kvaliteten på vedtakene ikke er en del av denne kontrollen, men noen ansatte informerer om at dette likevel gjøres i deres respektive avdelinger.

Av oversendt dokumentasjon ser vi at Nav-kontoret har utarbeidet en opplæringsplan, hvor blant annet lov om sosiale tjenester i Nav, forvaltningsloven og god forvaltningsskikk er temaer. I ansattintervju fremstår det som uklart om det har blitt gitt opplæring etter egenvurderingen i 2021 og om det gis systematisk opplæring til nyansatte og andre ansatte.

Statsforvalteren har i 2023 innvilget tilskudd til videreføring av prosjektet «Velferdspiloten i Halden», hvor målgruppen er lavinntektsfamilier. Formålet er å utvikle et forpliktende samarbeidsmønster mellom de kommunale tjenestene, samt styrke arbeidet som bindeledd i det konkrete arbeidet med kompetanseheving om intensjonene med barnevernsreformen. Målgruppen er lavinntektsfamilier. 

Nav-kontoret skal delta aktivt i samarbeid med andre velferdstjenester som boligsosialt arbeid og barneverntjenesten inn mot oppvekst. I tillegg har de fått innvilget tilskudd til prosjektene «Trygge overganger til et selvstendig voksent liv» og Jobbspesialist i Nav Arbeidsrådgivning Sør Øst-Viken, et samarbeidsprosjekt mellom Sarpsborg, Fredrikstad og Halden.

Kartlegging

Statsforvalteren har gått igjennom 18 saksmapper med tilhørende vedtak og journal. Dette tilsvarer ca. 3-4 vedtak inkludert 3-5 journalnotater per saksmappe. Totalt utgjør dette ca. 70 vedtak og journalnotater. Vi har undersøkt brukere i ulike livssituasjoner, og har derfor valgt mapper fra nye familier, langtidsmottakere (mottatt økonomisk sosialhjelp lengre enn 6 måneder), familier med flere enn tre barn, samvær og saker av akutt karakter.

Vi ser at Nav-kontoret har rutiner for kartlegging knyttet til flere temaer, deriblant økonomisk sosialhjelp etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 og midlertidig bolig. I rutinen fremgår det at alle førstegangssøkere skal kalles inn til kartleggingssamtale før søknaden blir behandlet. I tillegg skal alle søkere kartlegges minimum hver 6.måned. Dersom søker har barn, skal deres situasjon kartlegges særskilt med fokus på deres rettigheter og behov. Nav-kontoret har også et omfattende kartleggingsskjema, hvor barnas situasjon og behov blir godt synliggjort og dekket. Gjennom ansattintervjuene kommer det fram at kartleggingsskjemaet brukes systematisk, og at man har økt fokus på å kartlegge barnefamilier tidlig og i tilstrekkelig omfang.

I tre saker ser vi imidlertid at det er lite informasjon om familiens bosituasjon utover boutgifter og hvorvidt boligen leies eller eies. I tre saker ser vi også at barnas situasjon og behov ikke er tilstrekkelig kartlagt. Her mangler det informasjon om barnas helsesituasjon, fritidsaktiviteter, nettverk, trivsel m.m. Dette gjelder særlig saker hvor brukere har samvær med barn. I brukerintervjuer har noen brukere vært tydelige på at det ikke etterspørres hva barna deres trenger.

Ved gjennomgang av saksmappene ser vi likevel at Nav-kontoret i flertall av sakene har kartlagt barnas situasjon og behov. Vi ser at kartleggingen foretas i førstegangssamtale og hver 6.måned, samt ved vurdering av søknad og ellers i kontakt med barnefamilier. Denne kartleggingen går ut på barnas alder, deltakelse eller ønske om å delta i fritidsaktiviteter, skole, barnepass som skolefritidsordning (SFO) og/eller barnehage, helsesituasjon, klær, utstyr og ikke minst hvordan barna har det. I tillegg blir familiens bosituasjon kartlagt, herunder antall rom, boligstandard og hvorvidt den er tilrettelagt for barna. Vi ser også at det kartlegges om boligen oppfyller kravene etter forskrift om brannforebygging, for eksempel om boligen har røykvarsler og brannslukningsapparat. Flertall av brukere har i intervju gitt utrykk for at de er fornøyde med boligen. Videre kartlegger Nav-kontoret om barnefamilien får oppfølging fra andre instanser i kommunen.

Vurdering og beslutning

Ved gjennomgang av saksmappene ser vi at Nav-kontoret ikke har inntektsført barnetrygden siden lovendringen 1.september 2022. Halden kommunestyre har forut for lovendringen fattet politisk vedtak om at barnetrygden skal holdes utenfor utmåling av økonomisk sosialhjelp. Nav-kontorets praksis har her vært i tråd med det politiske vedtaket. Videre ser vi at Nav-kontoret utmåler økonomisk sosialhjelp til hvert enkelt barn, uavhengig av størrelsen på familien. Nav-kontoret legger derfor ikke til grunn stordriftsfordeler ved utmåling av økonomisk sosialhjelp.

I flere gjennomgåtte saker ser vi at det innvilges økonomisk stønad til klær, samvær, bursdagsfeiring, sykler, opplevelser som Tusenfryd og andre utgifter utover livsoppholdsnormen. Vi ser også at det innvilges økonomisk stønad i tråd med brukerens egne opplysninger som for eksempel et bestemt beløp. Videre ser vi at Nav-kontoret dekker hele strømregningen til tross for at barnefamilien har midler til å dekke deler av regningen. Vi ser også at Nav-kontoret dekker utestående regninger for barnepass, som for eksempel barnehage og begrunner dette ut ifra hensynet til barnets beste.

I rutinen for behandling av søknad etter lov om sosiale tjenester §§ 18 og 19 fremgår det at søknaden skal vurderes ut fra søkerens individuelle og helhetlige situasjon. Dersom søker har barn, skal det foretas en særskilt vurdering av barnas situasjon og behov. I intervjuer opplyser noen ansatte om at det foretas en individuell vurdering ved utmåling av økonomisk sosialhjelp med utgangspunkt i statens veiledende satser. Dette gjelder særlig økonomisk sosialhjelp til tilleggsytelser utover livsoppholdsnorm. Noen ansatte opplyser samtidig om at de utelukkende legger til grunn statens veiledende norm uten en nærmere individuell vurdering når det gjelder utmåling av ordinært livsopphold. 

Ved gjennomgang av saksmappene ser vi at Nav-kontoret som hovedregel legger til grunn statens veiledende satser ved utmåling av økonomisk sosialhjelp, uten at det foreligger en individuell vurdering av hvert enkelt barns behov i hverken vedtak eller journal. Dette gjelder særlige saker om samvær med barn og nødhjelp. I disse sakene ser vi også det ikke fremgår hvor mye økonomisk sosialhjelp er innvilget for hvert enkelt barn, da stønaden ytes som en totalsum uten nærmere opplysninger eller vurderinger. I intervjuer har en bruker opplyst om at det gis et bestemt beløp som de må disponere selv. En annen bruker opplyste om at vedkommende alltid må finne noe billigere, da innvilget stønad er et fast beløp. 

Når det gjelder vurdering av økonomisk sosialhjelp etter sosialtjenesteloven § 19, fant vi kun ett vedtak hvor man har foretatt en reell og faktisk vurdering etter § 19. I de andre sakene ser vi at det har blitt benyttet standardtekst i vedtakene, uten at denne er tilpasset barnefamiliens situasjon.  I ansattintervjuer gis det uttrykk for at det har vært en utfordring knyttet til vurderinger etter § 19, og at disse ikke gjøres i den grad loven krever.

Oppfølging

Ved gjennomgang av saksmappene kan vi ikke se at Nav-kontoret i flertall av sakene fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17. Vi fant kun ett vedtak hvor denne tjenesten er innvilget. I flere vedtak om økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 og/eller 19 registrerer vi at Nav-kontoret gir generell råd og veiledning og/eller enkle beskjeder med henvisning til sosialtjenesteloven § 17. I ansattintervjuer informeres det om at vedtak etter § 17 har vært et tema. Noen ansatte informerer om at det fattes vedtak etter § 17 når det gjelder økonomisk rådgivning og bo-oppfølging, men ikke så mange vedtak etter § 17 når det gjelder andre temaer. Andre ansatte informerer om at de ikke har noe erfaring med å fatte vedtak etter § 17. Ved dokumentgjennomgang kan vi ikke se at Nav-kontoret har skriftlige rutiner for behandling av vedtak etter sosialtjenesteloven § 17, utenom økonomisk rådgivning.

Når det gjelder samarbeid med andre tjenester i kommunen, ser vi i to saker at det er opprettet kontakt med barneverntjenesten, og i en sak ser vi at Nav-kontoret har kontakt med både barneverntjenesten og skolen. Ved dokumentgjennomgang kan vi ikke se Nav-kontoret har klare rutiner for når det skal opprettes samarbeid med andre tjenester i kommunen, foruten samarbeidsavtalen mellom Nav og barneverntjenesten og rutine for samarbeid med andre instanser ved forebygging av husleierestanser og fravikelser. Dette bekreftes også i intervjuer med ansatte. De informerer likevel om at det tas initiativ for å opprette samarbeid med andre instanser i kommunen og at samarbeidet fungerer godt. Ledelsen informerer også om tilsvarende. Det vises ellers til at barneverntjenesten er til stede på Nav-kontoret noen ganger i uken, hvor veiledere fra Nav-kontoret har anledning til å drøfte enkeltsaker anonymt. I Nav-kontorets strategidokument for 2023 er utvikling av samarbeid mellom helsesektoren også nevnt som satsningsområdet.

Videre ser vi i flertall av gjennomgåtte saker at Nav-kontoret tilbyr samtaler etter behov. Vi ser også at Nav-kontoret på eget initiativ tar kontakt med den enkelte barnefamilie. Videre gjennomføres det samtaler med familier hvor særlig barna er tema. I en sak har vi også sett at man har foretatt hjemmebesøk hos bruker. Vi registrerer at samtalene journalføres i journalnotat eller vedtak. I brukerintervjuer gir flertall av brukere tilbakemelding om at de har anledning til å få en timeavtale ved Nav-kontoret hvis dette er ønskelig. I intervjuer opplyser ansatte om at rutiner for å opprette kontakt med brukere ved ulike trinn i saksbehandlingen er godt innarbeidet på Nav-kontoret.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kartlegging

Statsforvalteren vurderer at Nav-kontoret har et forbedringspotensial når det gjelder kartlegging av brukere som har samvær med barn. Disse sakene utgjør riktignok et mindretall av gjennomgåtte saker, men er likevel viktig å trekke fram i vår vurdering. I disse sakene ser vi at opplysningene om barna er noe mangelfulle og sier lite konkret om barnas behov utover samværets omfang. Her vil vi vise til at utgifter til samvær inngår i livsoppholdet og utmålingen skal vurderes ut fra samværets omfang. I denne vurderingen må det også tas hensyn til eventuelle reiseutgifter. Hvis samværet omfatter overnatting, skal utgifter til tilrettelegging for dette, som seng, sengetøy, håndklær med mer, også inngå i livsoppholdet. Når Nav-kontoret ikke kartlegger utgifter til samvær i den grad loven krever, kan dette utgjøre en risiko for at disse barna ikke blir sikret et forsvarlig livsopphold.

Statsforvalteren vurderer likevel at Nav Halden Aremark i flertall av sakene foretar tilstrekkelig kartlegging av barns behov når familien søker om økonomisk stønad. Vi ser at denne kartleggingen foretas systematisk og av hvert enkelt barn i barnefamilien. Vi registrerer at det ikke bare kartlegges hvorvidt barna har tilgang til nødvendig utstyr og ting som inngår i livsoppholdet, men også om hvordan barna har det. Statsforvalteren anser dette som en viktig avklaring for å kartlegge barnas fysiske og psykiske helse og ikke minst trivsel. Vi ser at kartleggingen foretas ved førstegangssamtale, behandling av søknad og andre henvendelser, og gjennomføres derfor kontinuerlig.

Nav må sikre at opplysninger som er nødvendige og relevante for en forsvarlig saksbehandling, er tilgjengelige og kan finnes igjen. Vår vurdering er at opplysningene fra kartleggingen nedfelles enten i journal eller vedtak, og er derfor sporbar i virksomheten.

Videre legger vi til grunn at brukermedvirkningen har vært sentralt i kartlegging av barnefamiliene, hvor den enkelte familien har hatt anledning til å fremlegge relevante opplysninger og dokumentasjon for deres behov. Nav-kontoret tilrettelegger også for å kunne gjennomføre kartleggingen på telefon, på Nav-kontoret eller ved hjemmebesøk. Vår vurdering er at de ansatte har et betydelig fokus på barneperspektivet i kontakt med familiene. Dette gjenspeiles blant annet i kartleggingssamtalene og i ansattintervjuene.

Vi registrerer at Nav-kontoret har hatt omfattende registreringer av avvik i avvikssystemet, hvor flertall av avvikene er knyttet til manglende kartlegging. På et generelt grunnlag anser vi det som både positivt og nyttig for Nav-kontoret at de har en praksis for å kunne melde inn faglige avvik. Dette gjenspeiles også gjennom Nav-kontorets praksis med å foreta tilstrekkelige kartlegginger. Statsforvalteren har imidlertid ikke hatt noe grunnlag for å si noe om innholdet i disse avvikene, og dette har derfor heller ikke vært en del av vår vurdering i tilsynet.

Statsforvalteren legger til grunn at Nav Halden Aremark over tid har igangsatt tiltak og prosesser for å rette opp lovbrudd knyttet til manglende kartlegging i regi av egenvurdering i 2021. Vi ser også at det er en god og tydelig forankring hos ledelsen og Nav-kontoret for øvrig når det gjelder kartlegging av barnefamilier.

Statsforvalteren har derfor kommet fram til at Nav Halden Aremark i hovedsak har en forsvarlig praksis når det gjelder tilstrekkelig kartlegging av barns behov når familien søker om økonomisk stønad, til tross for at de har noen forbedringspunkter når det gjelder kartlegging av utgifter til samvær med barn. 

Vurdering og beslutning

Statsforvalteren har ved gjennomgang av saksmappene kommet fram til at Nav Halden Aremark ikke foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier. Her viser vi til at Nav-kontoret legger systematisk til grunn statens veiledende norm for livsopphold ved utmåling av økonomisk sosialhjelp, uten at det foreligger en individuell vurdering av hvorvidt normen er forsvarlig for barnas behov. I noen vedtak ser vi at det vises til en standardtekst om at Nav-kontoret har foretatt en konkret og individuell vurdering. Vi kan imidlertid ikke finne at denne praksisen oppfyller lovkravet om å foreta en forsvarlig og individuell vurdering når det ikke er foretatt en reell og faktisk individuell vurdering av hjelpebehovet. Kommunens praksis på dette området utgjør derfor en risiko for at barnefamilier ikke blir sikret et forsvarlig livsopphold når de søker om økonomisk stønad.

Som nevnt i kapittel 2 har Nav-kontoret riktignok anledning til å benytte seg av statlige veiledende satser eller kommunale normer ved utmåling av økonomisk sosialhjelp, da dette blant annet kan bidra til å redusere forskjeller i stønadsnivået mellom kommuner og innad i den enkelte kommunen. Slike veiledende satser og normer er imidlertid kun veiledende for utmålingen, og kan ikke erstatte den individuelle vurderingen.

Vår vurdering er at Nav-kontoret tar i hovedsak hensyn til barneperspektivet ved vurdering av økonomisk sosialhjelp til barnefamilier. Dette ser vi gjennom at Nav-kontoret for eksempel gir økonomisk sosialhjelp til tilleggsytelser. Vi ser også at Nav-kontoret gjør en vurdering av barnets beste opp mot andre hensyn, for eksempel ved å dekke utestående regninger for barnepass.

I flertall av sakene kommer det imidlertid ikke fram hvorfor innvilget økonomisk sosialhjelp til klær, samvær, nødhjelp, livsopphold eller andre utgifter til barn er forsvarlig, og dermed tilstrekkelig og i tråd med deres hjelpebehov. I de tilfellene hvor bruker er tydelig på sitt behov ved å oppgi et konkret beløp, ser vi at stønaden innvilges etter oppgitt sum. Hvor bruker ikke er konkret og tydelig på hva vedkommende trenger eller ikke oppgir en konkret sum, kan utmåling til økonomisk sosialhjelp virke tilfeldig. Statsforvalteren vil understreke at selv om Nav-kontoret gir tilleggsytelser, må dette også vurderes i sammenheng med livsoppholdet i totalvurdering av saken. Det er derfor ikke tilstrekkelig å gi økonomisk sosialhjelp til livsopphold uten en individuell vurdering og deretter kompensere dette med å innvilge støtte i form av tilleggsytelser.

Når Nav-kontoret utelukkende legger til grunn standardiserte normer ved utmåling av økonomisk sosialhjelp, kan det ikke utelukkes at bruker vil ha utfordringer med å forstå at utmålingen er skjønnsbasert. Dette har en uheldig konsekvens for brukerens rettssikkerhet. Hvis bruker ikke kan forstå at vedkommende kan ha krav på ytterligere økonomisk stønad etter en skjønnsmessig vurdering, kan dette også ha betydning for hvorvidt vedkommende vil benytte seg av sin rett til å klage på vedtaket. En slik standardisert utmåling vil også være vanskelig å etterprøve ved klagesaksbehandling.

Når det gjelder Nav-kontorets manglende vurderinger etter sosialtjenesteloven § 19 i gjennomgåtte saker, vurderer vi at en slik praksis er til hinder for at Nav-kontoret avdekker ulike behov for økonomisk sosialhjelp som ikke dekkes gjennom stønad til livsopphold etter § 18. Stønad i særlige tilfeller etter § 19 skal bidra til å øke muligheten for å realisere lovens målsettinger for den enkelte, etter en konkret og individuell vurdering. I vurderingen av om stønad i særlige tilfeller skal gis, skal det tas hensyn til om tjenestemottakers livssituasjon er blitt, eller står i fare for å bli, så vanskelig at vedkommende ikke kommer videre uten hjelp. Vi kan ikke se at Nav-kontoret har foretatt disse vurderingene i gjennomgåtte saker.

Statsforvalteren legger til grunn at Nav-kontoret har betydelig fokus på barneperspektivet i vurdering av søknad om økonomisk sosialhjelp til barnefamilier. Det er høy faglig kompetanse og tydelige nok skriftlige rutiner for å foreta individuelle og forsvarlige vurderinger av økonomisk sosialhjelp til barnefamilier. Vi har derfor ikke grunnlag for å påpeke at mangel på kompetanse eller kompetanseutfordringer er mulige årsaker til svikten hos Nav-kontoret.

Vi kan imidlertid ikke finne at kommunens ledelse gjennom sine styringstiltak har klart å kontrollere og avdekke hvorvidt det foretas individuelle vurderinger og beslutninger av økonomisk sosialhjelp til barnefamilier. Dette til tross for at kommunen selv konkluderte med lovbrudd knyttet til manglende individuelle vurderinger i egenvurdering av 2021. 

Oppfølging

Statsforvalteren vurderer at selv om Nav-kontoret gir generell råd og veiledning i vedtak om økonomisk sosialhjelp, kan slik veiledning ikke likestilles med et enkeltvedtak om opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17. I ansattintervju fremstår det også som utydelig hvorvidt praksis for å fatte vedtak etter § 17 er godt nok innarbeidet ved Nav-kontoret. Når Nav-kontoret ikke fatter enkeltvedtak etter § 17, blir tjenesten ikke formalisert i den grad loven krever. Dette betyr at bruker ikke får lovbestemte rettsikkerhetsgarantier, som for eksempel formkrav til vedtak, krav til begrunnelse og utredning av saken, samt klageadgang.

Statsforvalteren registrerer likevel at Nav Halden Aremark samarbeider med andre tjenester i kommunen når dette er aktuelt. Vi ser at Nav-kontoret tidlig kartlegger om barnefamilien får oppfølging fra andre tjenester og lager ellers en plan for veien videre basert på innhentet opplysninger fra bruker i kartleggingsskjemaet. Vi vurderer også at Nav-kontoret har et økt søkelys på å etablere gode samarbeidsrutiner med andre tjenester i kommunen, hvorav de nylig har revidert samarbeidsavtale mellom Nav-kontoret og barneverntjenesten i Halden kommune.

Videre ser vi at Nav-kontoret tilbyr samtaler etter behov. Vi ser også at Nav-kontoret på eget initiativ tar kontakt med de enkelte barnefamiliene, hvor barna er tema i samtalene. Vi ser at Nav-kontoret har klare rutiner for når de skal opprette kontakt med brukere. Videre ser vi at samtalene journalføres i journalnotat eller vedtak, og er derfor sporbar for virksomheten.

Vi vurderer at tema oppfølging av barnefamilier er godt forankret hos ledelsen ved Nav-kontoret, og det er nærliggende å anta at tiltak etter egenvurdering i 2021 har bidratt til en forbedret praksis på dette området.

Statsforvalteren har derfor kommet fram til at Nav-kontoret har en forsvarlig praksis når det gjelder oppfølging av barnefamilier, men har betydelige forbedringspunkter når det gjelder praksis for å fatte vedtak etter § 17.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Statsforvalterens konklusjon:

  1. Nav-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad. ​
  2. Nav-kontoret foretar ikke en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.​
  3. Statsforvalteren finner ikke grunnlag for å gi lovbrudd på om familier som mottar økonomisk stønad får oppfølging ved behov. Kvaliteten på oppfølgingen er ikke undersøkt i dette tilsynet.

Kommunens praksis gjennom manglende individuelle vurderinger av barnas behov, kan bety at allerede vanskeligstilte familier ikke får de tjenestene de trenger. Barna kan med dette risikere en levestandard som ikke ivaretar deres fysiske, psykiske og sosiale utvikling.

Ut ifra informasjonen som kom frem i tilsynet sikrer ikke kommunens styringstiltak at utmåling av stønad er konkret og individuelt begrunnet. Kommunen har heller ikke avdekket feil ved egen praksis. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen da kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene.

Dette er lovbrudd på: Sosialtjenesteloven §§ 4, 18, 19 og 42, forvaltningsloven §§ 24 og 25 og kommuneloven § 25-1.

6. Kommunenes retting av lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva Statsforvalteren forventer at kommunen skal gjøre for å rette påpekte lovbrudd.

Vi har bedt kommunen utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddet, og sende den til Statsforvalteren innen den 16.06.23. Fristen er satt i samarbeid med kommunens ledelse og deres vurdering av nødvendig tid for å utarbeide tiltaksplanen. Planen skal inneholde følgende:

  • Hvilke tiltak som skal gjennomføres gjennom eksempelvis:
    • ivaretakelse av brukermedvirkning sammenstilt med hensynet til hvert enkelt barns behov og vurderinger av barnets beste
    • kvalitetssikring av vedtak
    • implementering og revidering av rutiner
    • systemer for å avdekke feil inkludert evaluering og lederforankring
  • Frister for iverksetting av tiltak og evaluering av om tiltakene har virket som planlagt.
  • Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene blir iverksatt.
  • Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt.

Antall dialogmøter vil avhenge av omfanget og alvorligheten av lovbrudd. Første dialogmøte med kommunen er avtalt den 22.06.23 på Nav-kontoret. Det er kommunens plan som vil være tema på møtet, i tillegg til at det planlegges for videre dialog.

Tiltaksplanen er mottatt og gjennomgått i første dialogmøte.

For å undersøke om tiltakene har resultert i forsvarlig praksis, vil kommunen bli bedt om å utføre en egenkontroll. I egenkontrollen skal kommunen gjennomgå saker ved å fylle ut et skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontrollen avtales i dialogmøte.

Statsforvalteren kan i tillegg utføre en stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig. 

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør

Grete Finstad
seksjonssjef
Sosial- og barnevernavdelingen

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Gjennomføring av tilsynet

Varslet om tilsynet ble sendt den 07.03.23. Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Halden Aremark, og ble innledet med et åpningsmøte den 09.05.23. Intervju med ansatte ble gjennomført den 10.05.23. I forkant av tilsynsbesøket ble det også gjennomført et informasjonsmøte den 14.04.23.

En del dokumentasjon ble tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Skjema for egenrapportering og dokumentinnhenting.
  • Organisasjonskartet for Nav Halden Aremark.
  • Organisasjonskartet for Halden og Aremark kommune.
  • Omorganisering av sentraladministrasjon i Halden kommune.
  • Ansattoversikt med funksjonsbeskrivelse for Nav-kontoret.
  • Internt delegasjonsreglement for Aremark kommune.
  • Reglement for politiske organer og delegering i Halden kommune.
  • Vertkommune avtale mellom Halden og Aremark kommune.
  • Strategidokument for Nav Halden-Aremark 2023.
  • Partnerskapsavtale for Nav Halden-Aremark.
  • Oversikt over planlagte tverrfaglige møter i Aremark kommune.
  • Oversikt over vedtaks- og stikkprøvekontroll.
  • Oversikt over møtestruktur, fagsystemet og forbedringsarbeid.
  • Notat fra porteføljegjennomgang.
  • Opplæringsplan.
  • Punkter i internkontroll.
  • Referat av gjennomført internkontroll.
  • Rutine for samarbeid med NAV, kemner, HABO, koordinerende fellestjenester om å forebygge husleierestanser og fravikelser.
  • Samsvar avviksrapport.
  • Egenvurdering i 2021 og Forvaltningsrevisjon-Økonomisk sosialhjelp overgang til arbeid og aktivitet.
  • Kartleggingsskjema for økonomisk sosialhjelp.
  • Rutiner for nødhjelp, midlertidig bolig, husleie- og strømrestanse og behandling av søknad etter lov om sosiale tjenester §§ 18 og 19.

Det ble valgt 18 saksmapper etter følgende kriterier:

  • Nye familier
  • Langtidsmottakere (mer enn seks måneder)
  • Familier med flere enn tre barn
  • Samvær
  • Hastesaker

I tabellene under vises det til en oversikt over hvem som ble interjuvet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

10 tjenestemottakere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Følgende deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • seniorrådgiver, Atif Bashir, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisjonsleder
  • seniorrådgiver, Cecilie Gjerløv Engan, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor
  • seniorrådgiver, Tina Jeanette Solberg, Statsforvalteren i Oslo og Viken, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk