Rapport fra landsomfattende tilsyn med Ullensaker barneverntjeneste - barneverntjenestens oppfølging av barn plassert i fosterhjem 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med barneverntjenesten i Ullensaker kommune fra 16.- 19.10.2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens oppfølging av barn i fosterhjem blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Vi sendte utkast til rapport 04.12.2023 til kommunen, for eventuelle kommentarer / innsigelser. Da vi ikke har fått dette, legger vi utkastet til rapport til grunn.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet. Vi takker for godt samarbeid.

Med hilsen

Mari Hagve
avdelingsdirektør
Sosial- og barnevernavdelingen

Atle Grønstøl
seksjonssjef

 

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem innebærer en undersøkelse og vurdering av om:

• Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og om medvirkningen er dokumentert
• Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet
• Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak
• Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie
• Barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging
• Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak
• Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak
• Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at statsforvalteren har ført tilsyn med om kommunen utfører, styrer og leder arbeidet slik at de oppfyller aktuelle lov- og forskriftskrav. Statsforvalteren skal ikke overprøve enkeltsaker, men se på om tjenesten systematisk følger opp barn i fosterhjem i tråd med regelverket.

Kravene i tilsynet er utformet som overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten og gjenspeiler det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgingen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

Det er omsorgskommunens (jf. barnevernsloven § 9-6 første ledd og forskrift om fosterhjem § 1 annet ledd) ansvar for oppfølging og kontroll av hvert enkelt barns situasjon i fosterhjem som har vært gjenstand for dette tilsynet. Tilsynet har omfattet barneverntjenestens oppfølging av barn som bor i kommunale fosterhjem der det er snakk om omsorgsovertakelse og plasseringen har skjedd ved tvang jf. barnevernsloven § 5-1. Med dette forstås hjem i barnets familie eller nære nettverk eller et fosterhjem som er rekruttert på generelt grunnlag. Barneverntjenestens ansvar for å følge opp biologiske foreldre har ikke vært en del av dette tilsynet.

Barn og fosterforeldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med oppfølging, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg fosterforeldre og barn som bor eller nylig har bodd i fosterhjem har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernsloven § 17-3 første ledd. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Overordnede rettslige prinsipper

Det sentrale lovgrunnlaget for tilsynet med kommunenes barneverntjenester i 2023 er Lov om barnevern (barnevernsloven) av 18. juni 2021 med tilhørende forskrifter.

Sammen med Norges menneskerettslige forpliktelser oppstiller barnevernsloven noen helt grunnleggende prinsipper som er førende for barnevernsområdet generelt og derfor også for barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Også forvaltningsloven (fvl.) inneholder regler som blir førende for dette tilsynet på et grunnleggende og overordnet nivå.

• Barns rett til omsorg og beskyttelse kan utledes av både Grunnloven (Grl.) 104 og FNs barnekonvensjon (Barnekonvensjonen) artikkel 3 og 19. Barns behov for omsorg og beskyttelse er også understreket av Den europeiske menneskerettsdomstol i mange saker, og er anerkjent som et legitimt inngrepsformål ved inngrep i retten til familieliv etter den europeiske menneskerettskonvensjon (EMK) artikkel 8. Hvis myndighetene overtar omsorgen for et barn, påligger det dem likevel en positiv plikt til å sette inn tiltak for å tilrettelegge for gjenforening mellom barn og foreldre så snart det med rimelighet lar seg gjøre jf. Grl. § 102 og EMK art. 8 nr. 2. I barnevernsloven har barns rett til omsorg og rett til familieliv fått en felles bestemmelse i § 1-5.
• Prinsippet om barnets beste er barnevernområdets mest sentrale hensyn. Prinsippet fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3, Grunnloven § 104 og barnevernsloven § 1-3, og sier at barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører Barnevernsloven § 1-3 presiserer også at barnevernets tiltak skal være til barnets beste og at hva som er til barnets beste må avgjøres etter en konkret vurdering. Det går også tydelig frem av bestemmelsen at barnets mening er et sentralt moment i vurderingen av barnets beste. Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.
• Barnets rett til medvirkning er et særlig viktig krav som har vært undersøkt i dette Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12. I barnevernsloven er prinsippet nedfelt i § 1-4 om retten til medvirkning. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Barnets synspunkter skal i samsvar med barnets alder og modenhet, alltid tas med i vurderinger og bidra til at avgjørelser som fattes er til barnets beste. Forskrift om barns medvirkning i barnevernet gjelder for alle deler av barnevernets arbeid og utdyper hvordan barneverntjenesten skal sikre barnets medvirkning.
• Forsvarlighetskravet i barnevernsloven § 1-7 innebærer at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i et tilstrekkelig omfang. Barnevernslovens regel om forsvarlighet har et helhetlig Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernsloven, der særlig barnevernslovens formålsbestemmelse, prinsippet om barnets beste og barnets rett til å medvirke er viktige tolkningsfaktorer.
• Dokumentasjon. Barneverntjenesten har plikt til å føre journal for det enkelte barn barnevernsloven § 12-4. Journalen skal inneholde alle vesentlige faktiske opplysninger og barnevernsfaglige vurderinger som barnevernet bygger sin saksbehandling på og som kan ha betydning for de beslutninger og vedtak som treffes. Barneverntjenesten har en generell plikt til å dokumentere barnets medvirkning i saksbehandlingen jf. forskrift om barns medvirkning i barnevernet. Forvaltningsloven gjelder for barnevernets saksbehandling med de særregler som er fastsatt i barnevernsloven, jf. barnevernsloven § 12-1. Dette innebærer at sentrale forvaltningsrettslige krav som for eksempel begrunnelse av vedtak (jf. fvl. § 25) gjelder for saksbehandlingen. I barnevernsloven § 12-5 er det også inntatt et særskilt krav til begrunnelse av barnevernets vedtak.

Barneverntjenestens plikt til å følge opp barn i fosterhjem

Barnevernstjenestens plikt til å følge opp barn og foreldre etter vedtak om omsorgsovertakelse er regulert i barnevernsloven § 8-3. Barneverntjenesten skal etter § 8-3 følge opp barnet etter at vedtak om omsorgsovertakelse er iverksatt. Barnevernstjenesten skal følge med på hvordan barnet utvikler seg, og om det får forsvarlig omsorg. Barnevernstjenesten må derfor sørge for å ha tilstrekkelig kunnskap om hvordan barnet har det under plasseringen, gjennom blant annet samtaler med barnet og fosterhjemmet hvor barnet bor. Barnevernstjenesten må ha tett kontakt med fosterhjemmet for å kunne følge opp barnet. For å ivareta barnets behov under plasseringen, må også barnevernstjenesten samarbeide med andre instanser og aktører som for eksempel skole og helsemyndigheter.

En del av ansvaret innebærer også arbeidet med gjenforening, samt å legge til rette for samvær med søsken og andre nærstående der hensyn til barnet ikke taler mot det.

Barneverntjenesten skal i oppfølgingen på en systematisk og regelmessig måte vurdere tiltaket og barnets behov. Det handler om å planlegge oppfølgingen, innhente informasjon og følge opp fosterhjemmet, vurdere, konkludere og iverksette beslutninger slik at barnet får den omsorgen og hjelpen det har behov for. Gjennomgående skal barnet medvirke og arbeidsprosessene understøttes av en systematisk internkontroll.

Forskrift om fosterhjem § 7 gir en nærmere utdyping av hva som ligger i barneverntjenestens plikt til kontroll og oppfølging av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet.

Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie jf. Forskrift om fosterhjem § 7 annet ledd. Oppfølgingsansvaret inkluderer nødvendig råd, veiledning og støtte til fosterforeldrene og gjelder så lenge barnet er i fosterhjemmet.

Fosterforeldrenes egne biologiske barn er også en del av fosterfamilien og må inkluderes i barneverntjenestens oppfølging av hvilke behov fosterhjemmet har.

Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig, men minst fire ganger i året jf. fosterhjemsforskriften § 7 tredje ledd. For barn som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn to år, kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum to ganger i året.

Den delen av fosterhjemsarbeidet som handler om veiledning, oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, er kanskje den delen av fosterhjemsarbeidet som er aller viktigst for å få fosterhjemsplasseringen til å fungere etter sitt formål. Ansvaret for kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet innebærer at barneverntjenesten må å foreta en jevnlig kontroll med at barnet får den omsorgen det trenger og at fosterhjemsplasseringen for øvrig fungerer etter sitt formål. Det vil hele tiden være barneverntjenesten som har ansvaret for å vurdere hva som er nødvendig og forsvarlig oppfølging av det enkelte barn, om vilkårene for omsorgsovertakelse fortsatt er til stede og om det konkrete fosterhjemmet er et egnet tiltak for barnet.

Barneverntjenesten vil også ha et ansvar for å foreta endringer i barnets omsorgssituasjon som viser seg å være nødvendige.

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform.

Barneverntjenesten har ansvar for å utarbeide ulike planer som for eksempel plan for barnets omsorgssituasjon og oppfølgingen av barnet og foreldrene (barnevernsloven 8-3 fjerde ledd) fosterhjemsavtale (Forskrift om fosterhjem § 6), samværsavtaler/samværsplaner (barnevernsloven §§ 7-2 og 7-3) og individuell plan for barn som har behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tjenester (barnevernsloven § 15-9).

Ved all oppfølging og utarbeidelse av planverk er det viktig at barneverntjenesten involverer og samarbeider både med barn og foreldre, jf. barnevernsloven § 1-4 og § 1-9 på en systematisk måte.

Internkontroll

Det er nær sammenheng mellom styring av tjenesten og at tjenestene er forsvarlige.

Kommuneloven § 25-1 jf. barnevernsloven § 15-2 fjerde ledd regulerer de krav som stilles til kommunene når det gjelder internkontroll. Internkontrollen skal være systematisk, og at den må ha et omfang og innhold som er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Det er kommunedirektøren i kommunen som er ansvarlig for internkontrollen.

Bestemmelsens tredje ledd bokstav a til e stiller videre krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

God internkontroll kan bidra til at oppfølgingen av barn og fosterhjem foregår på en forsvarlig og kvalitativt god måte. Noen sentrale forutsetninger er imidlertid at den er risikobasert, tilstrekkelig formalisert og innbefatter ulike kontroll- og forbedringstiltak.

På barnevernsområdet må kravene til internkontroll ses i sammenheng med såkalte pliktbestemmelser i barnevernsloven som har betydning for hvordan tjenesten skal sikre forsvarlige tjenester. I henhold til barnevernsloven § 15-2 annet ledd skal kommunen sørge for at de ansatte i barneverntjenesten får nødvendig opplæring og veiledning. Ansvaret omfatter innebærer blant at ansatte må følges opp og få nødvendig støtte i arbeidet.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

3.1 Kommunen

Per 2. kvartal 2023, hadde Ullensaker kommune 43 264 innbyggere ¹. 0,7 % av barna mellom 0-17 år har barnevernstiltak i form av plassering utenfor hjemmet ². Gjennomsnittet for fylket er 0,9 %.

Under kommunedirektøren er Ullensaker kommune organisert i fire sektorområder, som har hver sin kommunaldirektør. Barneverntjenesten er plassert under kommunaldirektøren for helsevern, sosial og omsorg.

3.1.1 Barneverntjenestens organisering

Barneverntjenesten er delt inn i fire avdelinger. Hver avdeling har en avdelingsleder, og minimum en seniorrådgiver. Per 14.08.2023 bestod avdeling omsorg og ettervern av avdelingsleder, en seniorrådgiver, 5,5 kontaktpersonstillinger, en kontorfaglig rådgiver og en kontorfaglig saksbehandler i 75 %-stilling. I tillegg var det en familieveileder på vei inn i avdelingen.

Avdelingen hadde hatt en del fravær i perioden forut for tilsynet, som hadde ført til en krevende periode. Barneverntjenesten mener dette vil bli bedre fremover, og en av saksbehandlerne hadde nylig startet i avdelingen. Barneverntjenesten gjør også interne omrokkeringer ved behov.

3.1.2 Systematisk og tilpasset internkontroll

Etter kommuneloven § 25-1 andre ledd bokstav a og d skal kommunen utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, samt mål og organisering. Kommunen skal ha en tilpasset internkontroll etter kommunens størrelse og art. Videre skal internkontrollen være dokumentert.

Kommunen bruker kvalitetssystemet TQM i internkontrollarbeidet. I TQM ligger blant annet styringsdokumenter, avviks- og forbedringsmeldinger og risikovurderinger.

Barneverntjenesten gjør ikke systematiske ROS-vurderinger av tjenestens arbeid, men har oversikt over tjenesten gjennom øvrig internkontroll-arbeid.

Rapporteringssystem og møtestruktur

Kommunaldirektøren har månedlige møter med enhetsleder om status i barneverntjenesten. Hver sjette uke er det enhetsledermøte for alle enhetsledere i sektorområde for helsevern, sosial og omsorg. Kommuneledelsen har et årlig møte med enhetsleder for å gjennomgå status i barneverntjenesten. Ved større hendelser blir kommuneledelsen fortløpende orientert.

Alle avdelingslederne har et felles ukentlig møte med enhetsleder. Enhetsleder og avdelingsleder har et fast møte annenhver uke, hvor de blant annet avklarer behov i avdelingen, gjennomgår nøkkeltall og økonomi. Hver sjette uke er det personalmøte for hele barneverntjenesten.

Avdelingen har et fast ukentlig møte. Dette fungerer både som en arena for å drøfte saker, og som fagmøter med ulike faglige temaer. Avdelingen har også «værmelding ³» hver fredag for dem som ønsker eller har behov for det.

Avdelingsleder har fast saksoppfølging med alle kontaktpersonene. Erfarne kontaktpersoner har to timer saksoppfølging annenhver uke, mens nyansatte har en time hver uke.

To ganger i året gjennomfører barneverntjenesten «styringsdialog» i avdeling omsorg og ettervern, hvor hver kontaktperson gjennomgår alle sakene den har ansvar for sammen med enhetsleder og avdelingsleder. Dette er en form for omfattende saksoppfølging og evaluering av sakene.

Fra 2024 planlegger avdelingen å gjennomføre en årlig gjennomgang av alle sakene, i tillegg til styringsdialogen.

Delegering og ansvar

I «Retningslinjer for internkontroll i Ullensaker kommune» fremgår det at kommunedirektøren har delegert ansvaret for internkontrollen på de fire sektorområdene i kommunen til kommunaldirektørene og stab/støttelederne. Kommunaldirektørene skal påse at enhetene i sitt sektorområde har etablert et system for internkontroll og risikovurderinger som fungerer tilfredsstillende. Risikovurderinger skal være et fast tema i styringsdialogen. Enhetslederne har ansvar for at et helhetlig system for internkontroll er etablert og etterleves i egen enhet. Enhetsleder skal blant annet sikre at ansatte har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta oppgaveløsningen i enheten, og gjennomføre nødvendige tiltak for å redusere risikoen for feil og mangler. Enhetsleder kan delegere ansvarsområder til avdelingsleder.

Nødvendige rutiner og prosedyrer

Barneverntjenesten har en rekke prosedyrer for arbeidet i tjenesten. For oppfølgingen av barn som bor i fosterhjem, er «Prosedyre for omsorgstiltak 0-18 år» spesielt viktig. Prosedyren beskriver sentrale arbeidsoppgaver for avdelingen for alle faser av arbeidet mens barneverntjenesten har omsorgen for et barn. Prosedyren viser også til relevante maler, dokumenter og referanser.

Barneverntjenesten har også en rekke andre prosedyrer som er relevante for avdelingen, for eksempel har de prosedyre for saker med sperret/skjult adresse, prosedyre for informasjon til fosterhjem i forkant og under plassering og prosedyre for veiledning fra kontaktperson. Avdelingen diskuterer prosedyrene i avdelingsmøter før de revideres.

Vi er kjent med at barneverntjenesten har en rekke maler som den bruker i saksbehandlingen. I prosedyrene henvises det til relevante maler. Vi har kun sett mal for «referat fra oppfølgingsbesøk i fosterhjem». Denne malen inneholdt struktur for referatet, og hadde mye støttetekst.

Frem til våren 2023 ⁴ hadde enhetsleder og avdelingsleder faste møter med fag- og kvalitetsrådgiveren i kommunen. Fag- og kvalitetsrådgiver har hatt en aktiv rolle i arbeidet med å utvikle prosedyrer, internkontrollen i barneverntjenesten og styringsdialogen. Barneverntjenesten har ikke bestemt hvordan den skal sikre kontinuiteten i oppgavene fag- og kvalitetsrådgiver har hatt i dette arbeidet, men informerte om at den skal sikre at disse oppgavene også blir prioritert fremover.

I intervjuene får vi bekreftet at de ansatte har oversikt over gjeldende prosedyrer og maler, og at disse brukes aktivt i arbeidshverdagen.

Avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik

Ved innsendelse av styringsdokumentasjonen, fikk vi oversendt 35 avviksmeldinger for perioden 23.03.2022-04.08.2023. Avvikene blir som regel håndtert i barneverntjenesten, og det er sjelden de løftes til kommuneledelsen. Avdelingsleder følger opp avvik i avdelingen.

Avvikene meldes ofte i etterkant av styringsdialogen. Barneverntjenesten mener den bør bli bedre på å melde avvik. Det er noe variasjon i hvordan de ansatte oppfatter at avvik følges opp, men de gir uttrykk for at det har vært et økt fokus på å melde avvik.

Kompetanse og opplæring

Barneverntjenesten har utarbeidet en oversikt over kompetansebehovet for perioden 2022-2026, som også inneholder prioriteringer for videreutdanninger. For avdeling omsorg og ettervern er det satt opp at det i planperioden skal jobbes for å øke kompetansen på blant annet relasjonskompetanse, minoritetskompetanse og vurderinger av barnets beste. Avdelingen jobber også med fagtemaer på avdelingsmøter.

I intervjuene fremkommer det at de ansatte har oversikt over kompetanseplanen, prioriteringene i denne og frister for å søke eventuelle videreutdanninger eller kurs. I all hovedsak forteller de ansatte at kompetansebehovene blir fulgt opp.

De ansatte har tilbud om prosessveiledning gjennom FANT ⁵. Denne veiledningen er frivillig.

3.1.3 Egenrapporten

I egenrapporteringsskjemaet barneverntjenesten fylte ut i forkant av tilsynet, fremkommer det blant annet at kommunens øverste ledelse regelmessig blir orientert om situasjonen i tjenesten, at kommunen har vurdert hvor det er fare for svikt i oppfølgingsarbeidet og satt i verk tiltak for å redusere faren for svikt, at ansvars- og oppgavefordeling er kjent for de ansatte og at det er enighet om hvordan oppfølgingen av barn som bor i fosterhjem skal utføres. Tjenesten skriver at den kontinuerlig arbeider med å forbedre dokumenteringen av oppfølgingsarbeidet.

3.2 Kommunens arbeid med oppfølging av barn og ungdom i fosterhjem

I kapittel 3.2 skal vi oppsummere funnene våre knyttet til kravene i tilsynet. Kravet som omhandler internkontrollen, er i det vesentligste beskrevet ovenfor.

3.2.1 Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert

Saksgjennomgang

I samtlige saker snakket kontaktperson med – eller observerte – barnet. Kontakten med barnet var tilpasset barnets alder og modenhet, barneverntjenesten responderer på barnets ønsker og det er kontinuitet i kontakten med barna. Barna får nødvendig informasjon, og barnets meninger er tatt med i barneverntjenestens vurderinger. I tilfeller hvor barnet ikke er snakket med, er årsaken til dette dokumentert.

Barneverntjenesten har ikke dokumentert om barnet er informert om muligheten til å ha med seg tillitsperson i kontakten med barneverntjenesten. I tre av sakene kan vi ikke se at barneverntjenesten informerte barnet om hvordan opplysninger fra barnet ville bli benyttet, og hvem som har innsyn i dette ⁶. I en sak registrerte vi at en ungdom hadde bedt om å få tilgang til dokumentene i saken, uten at vi kunne se at dette var fulgt opp.

Intervjuer

Det de ansatte forteller samsvarer i stor grad med det vi har sett i saksmappene. Kontaktpersonene snakker alltid med – eller er i kontakt med – barna når de er på oppfølgingsbesøk. Kontaktpersonene forsøker ulike fremgangsmåter for å få til gode samtaler/god kontakt med barna. Hvis kontaktperson ikke er i kontakt med barnet på oppfølgingsbesøk, skal de dokumentere hvorfor det ble slik.

De ansatte opplyste at barneverntjenesten jobber for at barna skal få medvirke i utarbeidelser av planer for oppfølgingen. Dette er lettest når det gjelder samværsplaner.

De ansatte er opptatt av at barna skal oppleve kontakten med barneverntjenesten som trygg, og de er opptatt av å bygge relasjoner til barna. Når det gjelder tilbud om tillitsperson, formidler de ansatte at dette er noe de har tatt opp i avdelingen og at det varierer i hvilken grad barna informeres om denne muligheten, selv om de har blitt flinkere på dette den siste tiden.

3.2.2 Barneverntjenestens planlegging av oppfølgingen av barnet

Saksgjennomgang

Nødvendige og oppdaterte planer foreligger i alle sakene, og de brukes i oppfølgingsarbeidet. Både barnet og fosterhjemmet er involvert i planleggingen av oppfølgingen av barna.

Intervjuer

Kontaktpersonene skal i utgangspunktet lage årshjul for oppfølgingen før nyttår hvert år. Det varierer om kontaktpersonene gjør dette overfor fosterhjemmene, eller om de planlegger oppfølgingen fortløpende. Vi oppfatter at de ansatte vurderer hva som er hensiktsmessig i hvert enkelt fosterhjem.

3.2.3 Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak

Saksgjennomgang

I all hovedsak har barneverntjenesten god oversikt over barnets utvikling og omsorgssituasjon. Barna er en sentral informasjonskilde i barneverntjenestens arbeid, men det er også jevnlig kontakt med andre aktuelle instanser. Barneverntjenesten følger opp informasjon som krever oppfølging. I sakene hvor det var aktuelt å informere om partsrettigheter og mulig ettervern, hadde barneverntjenesten gjort dette.

Intervjuer

Det er gjennom oppfølgingsbesøk og samtaler med barna at barneverntjenesten tilegner seg mest informasjon om barnet, men også gjennom samarbeid med øvrige instanser og oppfølging i forbindelse med samvær. Vi fikk også informasjon om at avdelingen hadde begynt med å be om rapporter fra fosterhjemmene i forkant av oppfølgingsbesøkene. Disse rapportene så vi i enkelte av sakene.

3.2.4 Oppfølgingsbesøk – helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie og så ofte som nødvendig

Saksgjennomgang

Alle oppfølgingsbesøk er gjennomført og referatført. I tre av sakene har barneverntjenesten redusert antall oppfølgingsbesøk. I disse sakene er dette begrunnet, og det er skrevet beslutninger om reduksjonen. I flere saker er det også gjennomført flere oppfølgingsbesøk enn minimumskravet.

Oppfølgingen fremstår som tilpasset barnets situasjon.

Fosterforeldrene blir jevnlig spurt om de har behov for mer eller annen veiledning og oppfølging.

Intervjuer

Hyppigheten av oppfølgingsbesøkene avgjør barneverntjenesten utfra informasjonen de har i hver enkelt sak. I starten av en plassering – eller i enkelte kritiske perioder – har de hyppigere kontakt enn ellers. Det er sjelden avdelingen reduserer antallet oppfølgingsbesøk, men i de sakene det er aktuelt blir dette drøftet med avdelingsleder, og så formalisert i en beslutning.

Kontaktpersonene svarer ut henvendelser fra barna og fosterforeldrene fortløpende. Problemstillinger kan drøftes i avdelingsmøter, i saksoppfølging eller i fortløpende drøftelser.

Tidligere hadde avdelingen to veiledere som veiledet fosterhjemmene. Nå ivaretas veiledningen gjennom Støttepilar, eksterne veiledere og kontaktpersonene. Avdelingen skulle i løpet av relativt kort tid få på plass en veileder i avdelingen.

3.2.5  Vurderinger av barnets utvikling og omsorgsbehov, og konklusjon knyttet til behov for endringer eller ytterligere tiltak

Saksgjennomgang

Barneverntjenesten foretar jevnlige vurderinger av barnets utvikling og omsorgssituasjon. Det er gjort vurderinger i forbindelse med alle oppfølgingsbesøk. Større vurderinger internt i barneverntjenesten er også dokumentert. Øvrige drøftelser og vurderinger som er gjort fortløpende i barnevernssaken er det variabelt om er dokumentert. I tilfeller hvor barneverntjenesten blir klar over bekymringsfulle forhold – eller andre forhold som krever oppfølging – så blir dette fulgt opp.

Intervjuer

I saksoppfølging med avdelingsleder bruker tjenesten et skjema hvor de kategoriserer sakene etter alvorlighetsgrad, henholdsvis som «røde, gule eller grønne» saker. Skjemaet blir fylt ut i saksoppfølgingen, slik at både kontaktperson og avdelingsleder er klar over hva som skal følges opp i de ulike sakene. Skjemaet er et internt arbeidsdokument som de endrer fortløpende, og som bidrar til at det som skal følges opp i sakene blir fulgt opp. Vurderinger fra saksdrøft som har betydning utover den praktiske oppfølgingen/gjennomføringen, skal dokumenteres i journal. Beslutningsmøter – hvor alle ledere, eventuelle veiledere og kontaktperson er med – dokumenteres i et referat, som avdelingsleder og enhetsleder godkjenner.

3.2.6  Iverksetting av nødvendige beslutninger

Saksgjennomgang

Barneverntjenesten har tatt beslutninger og fulgt opp disse innen rimelig tid i samtlige saker. Det er også sendt nødvendige henvisninger til øvrige instanser, eller øvrige instanser har allerede vært i kontakt med barnet. Barnet, fosterforeldre og øvrige berørte parter og instanser blir informert om beslutninger barneverntjenesten tar.

Intervjuer

De ansatte opplyste at kontaktpersonene alltid gir beskjed til barna og fosterhjemmene når det er tatt beslutninger som har betydning for dem. De tematiserer også jevnlig i oppfølgingsbesøk om det er behov for endringer i oppfølgingen, og gir alltid barna tilbakemeldinger på ønsker de kommer med. I tilfeller hvor det er uenigheter, dokumenterer barneverntjenesten dette, og dens vurderinger av hva den vurderer vil være den beste løsningen.

3.2.7  Om det er sikret systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Saksgjennomgang

I fem av sakene hadde det vært saksbehandlerbytte i den aktuelle perioden. Saksbehandlerbyttene var i all hovedsak gjennomført på gode måter. I en av sakene fremsto informasjonsutvekslingen med fosterhjemmet som rotete i forbindelse med saksbehandlerbytte.

Prosedyrene og malene – som er beskrevet ovenfor – ble brukt i alle sakene. I hvilken grad lederkontroll fremkommer i sakene er noe variabelt, men det er ingen saker som har fravær av lederkontroll. Lederkontroll fremkommer primært gjennom underskrifter og deltakelse i vurderinger og drøftelser av saker, men vi har også sett at avdelingsleder har vært med i møter og at både avdelingsleder og enhetsleder har gjennomført telefonsamtaler.

3.2.8  Samtaler med barn som bor i fosterhjem og fosterforeldre

Vi intervjuet fosterforeldre fra fire ulike fosterhjem, og to barn som bor i fosterhjem. Informasjonen vi fikk i disse intervjuene samsvarer med innholdet i saksmappene og informasjon vi fikk i intervjuer med de ansatte. Fosterforeldrene var godt fornøyd med oppfølgingen de får fra barneverntjenesten.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Ved gjennomgang av saksmappene var det enkelt å følge utviklingen i sakene. Som beskrevet i kapittel 3, var det svært få avvik fra revisjonskriteriene i saksmappene. Barneverntjenesten bør i større grad sikre at barna blir informert om muligheten til å ha en tillitsperson, men vi har tiltro til at barneverntjenesten jobber for at barna skal oppleve trygghet i kontakten med barneverntjenesten. Dette underbygges også av at det er tydelig i både saksmappene og ved intervjuene at barneverntjenesten er opptatt av å snakke med – og å være i kontakt med – barna, og at dette gjennomføres på tilpassede måter utfra barnas behov.

Når det gjelder dokumentasjon i sakene, vurderer vi at denne er tilstrekkelig. Likevel mener vi at barneverntjenesten bør sørge for at fortløpende vurderinger i større grad blir dokumentert. Utfra intervjuene virker det klart at det er enighet om at vurderinger, også fortløpende vurderinger, skal dokumenteres. I saksmappene var det imidlertid varierende om slike vurderinger fremkom. For oss virker det åpenbart at det er gjort flere vurderinger enn det som er dokumentert. Samtidig vil vi påpeke at det virker klart for oss at alle større vurderinger – og vurderinger som har hatt direkte konsekvenser i sakene – er dokumentert.

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenestens prosedyrer er oversiktlige og gir god støtte i arbeidshverdagen. De er lett tilgjengelig, og gir god veiledning og normgivning for sentrale deler av oppfølgingsarbeidet. For oss virker det som at prosedyrene er godt kjent i avdelingen, og at de ansatte har god kjennskap til innholdet i disse. Det er en styrke at prosedyrene har lenker til aktuelle maler og relevante referanser. Malen for oppfølgingsbesøk mener vi hadde mye god støttetekst, som bidrar til at oppfølgingsbesøkene har et godt kvalitativt innhold og blir godt dokumentert ^7.

Dette må også sees i sammenheng med at saksoppfølgingen fremstår som strukturert, og at det er fokus på å følge opp forhold som besluttes i saksoppfølging. I tillegg gjennomfører barneverntjenesten styringsdialog, som sørger for at sakene blir jevnlig og grundig vurdert. Vi vurderer at barneverntjenesten har innrettet et styringssystem og en internkontroll som legger til rette for at tjenesten kan yte forsvarlig oppfølging av barn som bor i fosterhjem.

Ved gjennomgang av saksmappene ble det bekreftet at praksis var i samsvar med prosedyrene, og at aktuelle maler ble brukt.

På tilsynstidspunktet hadde avdelingen akkurat vært igjennom en periode med mye fravær. Oppfølgingsarbeidet hadde likevel blitt ivaretatt, men vi oppfatter at dette kan ha fordret større arbeidsinnsats enn hva man kan forvente over et lengre tidsløp. Selv om utfordringene med fravær var i ferd med å avta – i hvert fall i en viss grad – oppfordrer vi enhets- og kommuneledelsen til å følge med på bemanningssituasjonen, og iverksette eventuelle nødvendige tiltak.

Etter vår vurdering har barneverntjenesten en tilstrekkelig og tilpasset internkontroll for å sikre forsvarlig oppfølging av barn som bor i fosterhjem. Vi mener likevel at tjenesten bør vurdere om den skal innføre en mer systematisk og jevnlig ROS-vurdering av tjenesten og/eller avdelingen. Dette kan bidra til at tjenesten kan fange opp områder det er fare for svikt på tidligere enn den ville gjort uten slike vurderinger. Samtidig er det ikke gitt at tjenesten skal innføre dette, dersom det går på bekostning av innarbeidet internkontrollarbeid, som for eksempel styringsdialog og systematisk arbeid med prosedyrer og maler.

I forlengelsen av dette vil vi anbefale at tjenesten erstatter rollen fag- og kvalitetsrådgiveren har hatt i barneverntjenesten frem til våren 2023. Etter vår vurdering har dette bidratt til at internkontrollen fungerer godt, og at eksempelvis prosedyrene er godt innarbeidet i tjenesten. At disse arbeidsoppgavene blir gitt til en bestemt rolle eller stilling, kan bidra til at disse arbeidsoppgavene ikke blir nedprioritert til fordel for andre arbeidsoppgaver. Vi oppfatter også at barneverntjenesten jobbet med å finne en hensiktsmessig innretning på dette.

5. Statsforvalterens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 28.06.2023.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 07.09.2023.

Samtaler med fosterforeldre og barn i fosterhjem ble gjennomført 09.10.2023 – 13.10.2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført fra 16.10-17.10.2023. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 19.10.2023.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• 35 rapporter på hendelse (avvik)
• Møtestruktur i tjenesten og i kommunen
• Ny prosedyre for ettervernstiltak for ungdom 18-25 år
• Oppsummering fra styringsdialog omsorgsteam 29042021
• Organisasjonskart 20221118
• oversikt ansatte barnevernstjenesten
• Prosedyre for arbeid med omsorgstiltak
• Prosedyre for arbeid med omsorgstiltak
• Prosedyre for beredskapshjem knyttet til barnevernstjenesten i Ullensaker
• Prosedyre for ettervernstiltak for ungdom 18-25 år
• Prosedyre for informasjon til fosterhjem i forkant og under plassering
• Prosedyre for oppfølging av student
• Prosedyre for oppfølging ved skade vedrørende barn i plasseringstiltak eller avlastningstiltak i regi av barnevernstjenesten
• Prosedyre for saker med sperret skjult adresse
• Prosedyre for utvask og utflytting av hybel hybelvertsfamilie
• Prosedyre for tilsynsordning for barn 0-18 år
• Prosedyre for veiledning fra rådgiver avdeling omsorg og ettervern
• Retningslinjer for internkontroll i Ullensaker kommune
• Samarbeidsprogram for barneverntjenestens tverrfaglige samarbeid 2020
• Sjekkliste for informasjon til fosterhjemmet før og under plassering
• Administrativt delegeringsreglement for helsevern og sosial omsorg
• Brukerundersøkelse
• Delegasjonsbrev leder familie og nettverksteam
• Delegasjonsbrev leder omsorg og ettervernsteam
• Delegasjonsbrev leder tiltaksteam
• Kompetanseplan
• Klage på barnevernstjenesten
• Brukerveiledning kvalitetssystem TQM - Innføring i kommunens kvalitetssystem og dokumenter
• Brukerveiledning kvalitetssystem TQM - Grunnleggende hendelses- og avviksregistrering
• Skjema for egenrapportering og dokumentinnhenting
• Tilstandsrapport barneverntjenesten 2021
• Strategidokument 2022-2023
• Årshjul barneverntjenesten 2023

Det ble videre valgt ut 12 saksmapper som ble gjennomgått på forhånd.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Jonas Frislid Jarfonn, revisjonsleder
• Ragne Marie Mostad, revisor
• Martin Bryn Kjeldsmoen, revisor

1 Kommunefakta - SSB

2 Statistikk og analyse | Bufdir

3 «Værmelding» er et treff for debriefing eller samtale for å få utløp for eventuelle frustrasjoner eller annet som kontaktpersonene kan ha behov for å dele eller snakke om.

4 Vi vet ikke når disse møtene ble etablert, men fag- og kvalitetsrådgiveren ble koblet på internkontrollarbeidet i barneverntjenesten på grunn av mangler i denne tilbake i tid.

5 FANT er barneverntjenestens familie- og nettverksteam.

6 Det er ikke i alle sakene at det var aktuelt å gi denne informasjonen til barnet.

7 Som påpekt i kapittel 3, har vi kun sett malen for oppfølgingsbesøk. Utfra intervjuene mener vi at øvrige maler sannsynligvis har lignende støttetekst.

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Barneverntjenestens ansvar for oppfølging av barn plassert i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk