Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført et landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Oslo kommune, Bydel Søndre Nordstrand. Denne rapporten beskriver de lovbrudd som ble påpekt innen de reviderte temaene.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Under tilsynet er det undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • om kommunen legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastlegen og spesialisthelsetjenesten
  • om kommunen innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
  • om kommunen samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
  • om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
  • om kommunen kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
  • om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at brukeren kan mestre å bo i egen bolig

Fylkesmannen har videre undersøkt om bydelen legger til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt ved alle temaene som vi undersøkte, jf. kulepunktene. Et utvalg brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Det ble avdekket tre lovbrudd under tilsynet.

Lovbrudd 1:
Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at det innhentes samtykke fra brukeren når det er behov for samarbeid mellom flere tjenestesteder i bydelen, fastlegene og spesialisthelsetjenesten.

Lovbrudd 2:
Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at det gjøres en vurdering av om det er behov for å planlegge egne tiltak ved forverringer og kriser. Bydelen planlegger ikke slike tiltak for brukere som har behov for det i form av kriseplaner.

Lovbrudd 3:
Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at tjenestene til brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester er planmessige og samordnede.

Dato: 20. juni 2018

Marit Thorseth
revisjonsleder

Henrik Lie Nymoen, Arve Knutsen, Søren Rysstad
revisorer

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter en systemrevisjon i Oslo kommune, Bydel Søndre Nordstrand, i perioden 7. februar 2018 – 20. juni 2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at kommunen oppfyller sitt ansvar både for helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester. Dette følger av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (HOL) § 12-3 etter samme lov kapittel 3, og lov om sosiale tjenester (STL) § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. I dette tilsynet er også brukere som mottar tjenester intervjuet.

Rapporten omhandler lovbrudd som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Med lovbrudd menes mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Søndre Nordstrand hadde per 1. januar 2017 38 672 innbyggere. Flere enheter i bydelen har ansvar for oppfølging av voksne personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse. Enhet Nav Søndre Nordstrand, Enhet søknadskontor, Enhet tjenester til hjemmeboende, Enhet boliger med bemanning og bydelsoverlegen.

Søknadskontoret er inndelt i to seksjoner, Seksjon somatikk og Seksjon psykisk utviklingshemmede og psykiatri. Sistnevnte seksjon behandler søknader om blant annet psykisk helsehjelp og praktisk bistand og opplæring til brukergruppen.

Nav-kontoret består av Helseavdelingen, Markedsavdelingen, Kvalifiseringsavdelingen og avdelinger for Oppfølging, Bolig og Mottak og avklaring. Ansvaret for oppfølging av brukere med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse ligger hovedsakelig i Helseavdelingen og Boligavdelingen. Mottak og avklaring foretar den første kartleggingen av brukernes situasjon. Brukerne blir så overført til Helseavdelingen som har ansvar for videre avklaring og oppfølging.

Helseavdelingen i Nav er inndelt i Rus og psykisk helseteam, Team for helseavklaring og en rode med brukere med varig ytelse uten rus- og psykiske utfordringer. Rus og psykisk helseteam gir oppfølging av brukere med utfordringer knyttet til rus og psykisk helse.

Boligavdelingen i Nav gir booppfølging til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse. Booppfølging omfatter individuelt tilpassede tiltak som skal gjøre den enkelte mest mulig i stand til å ta ansvar for eget boforhold. Det kan også omfatte andre forhold i beboernes liv, for eksempel opplæring og ferdighetstrening gjennom deltakelse i beboernes hverdag.

I Enhet tjenester til hjemmeboende ligger Seksjon hjemmesykepleie, Seksjon praktisk bistand og Seksjon psykisk helse. Seksjon psykisk helse er inndelt i fire team; Psykisk helseteam, Ambulerende team, Broa aktivitetshus og Rask Psykisk helsehjelp. Seksjonen gir tjenester til brukergruppen i form av psykisk helsearbeid.

Bydel Søndre Nordstrand gjennomførte i 2017 kartlegging i BrukerPlan for første gang. Kartleggingen ble utført av Nav-kontoret, Seksjon psykisk helse og Enhet boliger med bemanning. Bydelen antar at antall brukere ville vært høyere dersom flere tjenester hadde deltatt i kartleggingen. Målet er at flere tjenester skal delta i kartleggingen i 2019.

Kartleggingen viser at bydelen har 197 brukere med rusutfordringer. 18 % er i aldersgruppen 18 – 29 år, ca. 75 % i aldersgruppen 30 – 59 år og 7 % fra 60 – 70 år. Ingen av brukerne som ble kartlagt var under 18 år. Det ble vurdert at 134 personer har utfordringer både med rus og psykisk helse. 268 brukere ble vurdert til å ha utfordringer knyttet til psykisk helse.

Bydelen skal innføre tillitsmodellen i helse- og omsorgstjenesten, etter planen i oktober 2018. Tillitsmodellen skal sikre at beslutninger fattes nærmere og i samarbeid med brukeren.

Medarbeidere som kjenner brukeren best skal i større grad medvirke når behov vurderes, og vedtak om helse- og omsorgstjenester fattes. Basert på denne vurderingen skal brukeren og/eller pårørende kunne medvirke direkte i utformingen av de tjenestene som ytes. «Hva er viktig for deg» skal stå i fokus. God tilgjengelighet skal sikres ved en «dør inn» til bydelen uavhengig av hvilke tjenester brukeren etterspør. Organiseringen skal fremme intern samhandling med vekt på brukerorientering og mestring.

Oslo kommune har som mål at Sentrumssamarbeidet videreutvikles med desentraliserte tiltak i bydelene. Målet er at personer med rusmiddelproblem i større grad skal etableres og bo i egen bydel. For å hindre at de reiser til og oppholder seg i sentrum er det ønskelig at bydelene skal tilby møtesteder, lavterskel helsetilbud, fritidstilbud og aktiviteter i større grad enn i dag. Bydel Søndre Nordstrand har i samarbeid med bydelene Østensjø og Nordstrand søkt om midler til å utrede muligheten for slike felles tilbud. Foreløpig konklusjon er at bydelene vanskelig kan lage et felles møtested grunnet komplisert infrastruktur mellom bydelene.

Søndre Oslo DPS har invitert bydelene Søndre Nordstrand, Østensjø og Nordstrand for å utrede muligheten for å starte ett eller flere FACT-team. DPS og bydelene er enig i at brukere med omfattende utfordringer knyttet til psykisk helse gjerne i kombinasjon med rus ikke har et tilstrekkelig godt tilbud i dag. Det er etablert styringsgruppe og prosjektgruppe, og mandat til prosjektgruppa er utarbeidet.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Felles formøte for fem kommuner og bydeler ble gjennomført 15. februar 2018.

Revisjonsvarsel ble utsendt 7. februar 2018.

Frist for oversendelse av dokumenter ble satt til 12. mars 2018, og mottatt 13. mars 2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Intervjuer med brukere ble gjennomført 11. april 2018. Tre brukere ble intervjuet.

Saksdokumenter for 18 brukere ble gjennomgått 16. april 2018.

Orienteringsmøte ble avholdt 17. april 2018.

Intervjuer
Til sammen 16 personer ble intervjuet 17. og 18. april 2018. Navnene på de ansatte som ble intervjuet framgår av punkt 8 i rapporten.

Sluttmøte ble avholdt 18. april 2018.

Hva tilsynet omfattet

Tilsynet er rettet mot bydelens tjenester til voksne personer over 18 år som har samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse som hver for seg eller samlet gjør at de har et funksjonstap som medfører behov for tjenester fra kommunen over tid.

Tilsynet inkluderer brukere uavhengig av hvilke rusmidler de benytter (alkohol, legemidler, illegale rusmidler) og uavhengig av om de har fått diagnostisert en ruslidelse. Tilsvarende gjelder for psykiske lidelser ved at tilsynet er rettet mot kommunens tjenester uavhengig av om personene har en psykiatrisk diagnose (bipolar, schizofreni, depresjon etc.) Det skilles heller ikke på om personene aktivt benytter rusmidler eller om de er i rehabilitering etter behandling for sitt rusmisbruk.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • om kommunen legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
  • om kommunen innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
  • om kommunen samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
  • om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
  • om kommunen kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
  • om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at brukeren kan mestre å bo i egen bolig

Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt ved alle temaene som vi undersøkte, jf. kulepunktene.

Brukernes meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i bydelen er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og bydelens praksis når det gjelder brukerinvolvering. Et utvalg brukere ble derfor intervjuet ved dette tilsynet.

Tilsynet er avgrenset mot:

  • tjenester til brukere som bor i kommunal institusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester for rusmiddelavhengige og tjenester til brukere som har langtidsopphold i spesialisthelsetjenesten eller i fengsel
  • bruk av tvang i tjenesteytelsen
  • den enkelte fastleges praksis når det gjelder brukergruppen
  • kommunens plikt til å ha tilbud om døgnopphold for pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig helse- og omsorgshjelp
  • kommunens plikt til å skaffe midlertidig botilbud
  • kommunens ansvar for å medvirke til å skaffe varig bolig til vanskeligstilte

Lovbrudd og funn

Lovbrudd 1:

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at det innhentes samtykke fra brukeren når det er behov for samarbeid mellom flere tjenestesteder i bydelen, fastlegene og spesialisthelsetjenesten.

Dette er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven §§ 4, 5, 13 og 44, helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1, 3-4, 4-1 og 12-1, helsepersonelloven §§ 21, 22, 39 og
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4 og forskrift om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9.

Funn:

Det ble oppgitt i intervjuer at det ikke rutinemessig innhentes skriftlig samtykke til utveksling av informasjon og samarbeid.

I søknadsskjema til bruk ved Søknadskontoret samtykker brukeren til at tjenesten formidler opplysninger til de ansatte som deltar i saksbehandlingen og tjenesteytingen, og innhenter nødvendige opplysninger fra fastlege, andre enheter i kommunen og sykehus.

Av intervjuer framgikk at mange oppfattet at samtykke til utveksling av informasjon og samarbeid ble gitt ved at bruker underskrev søknadsskjema fra Søknadskontoret, og at det derfor ikke er nødvendig med ytterligere samtykke i forbindelse med samarbeid.

Bydelen har utarbeidet flere samtykkeskjema:

  • «Erklæring om samtykke til fritak fra taushetsplikt», Administrasjonen
  • «Nav samtykke i sosialsak», Nav Søndre Nordstrand
  • «Samtykke», Booppfølgingstjenesten Nav Søndre Nordstrand Samtykkeerklæring finnes i tre av de 18 saksmappene tilsynsmyndigheten

Av intervjuer framgikk at det noen ganger ble innhentet samtykke muntlig, og at dette ikke alltid ble journalført.

Lovbrudd 2:

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at det gjøres en vurdering av om det er behov for å planlegge egne tiltak ved forverringer og kriser. Bydelen planlegger ikke systematisk slike tiltak for brukere som har behov for det i form av kriseplaner.

Dette er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4, Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, helsepersonelloven 4, første ledd.
  • Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen §

Funn:

I 18 gjennomgåtte saker fant tilsynsmyndigheten to kriseplaner. Én var utarbeidet av bydelen, og én var utarbeidet av spesialisthelsetjenesten.

Det framkom i intervjuene at det ikke foretas en systematisk vurdering av behov for egne tiltak ved forverringer og kriser, og at det ikke utarbeides kriseplaner.

Bydelen har ikke en skriftlig rutine for vurdering av behov for planlegging for egne tiltak ved forverring og kriser. Heller ikke for utarbeidelse av kriseplan.

I skjema «Brukerkartlegging» fra Nav står det at følgende skal kartlegges: «Er det en eller flere type atferd som kan være tegn på endring/viktig for sosialtjenesten å være kjent med i forhold til endring av hjelpebehov (blir mindre tilgjengelig, mer oppfarende, økende rusinntak el.)» Intervjuene avdekket at dette punktet i kartleggingsskjemaet ikke var kjent og i bruk.

Søknadskontoret har et kartleggingsskjema «Personaldata» hvor det er et punkt om kriseplan (mestringsplan).

Lovbrudd 3:

Bydel Søndre Nordstrand sikrer ikke gjennom sitt styringssystem at tjenestene til brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester er planmessige og samordnede.

Funn

I intervjuer ble det sagt at mange brukere ikke ønsker individuell plan, og at å arbeide etter en plan ikke egner seg for disse brukerne fordi deres situasjon stadig endrer seg. Det blir derfor mye ad-hoc jobbing.

I intervjuer ble det også opplyst at arbeidet med brukerne blir dokumentert løpende i journal, og at det ble lagt planer for tjenesten fra gang til gang.

I gjennomgang av 18 brukermapper ble det funnet én individuell plan fra 2016 som var utarbeidet av spesialisthelsetjenesten. En av brukerne hadde fått tilbud om individuell plan, men var usikker på om vedkommende ønsket det. Denne brukeren hadde tiltaksplan. I tre av brukermappene var det tiltaksplan fra Hjemmetjenesten.

Det ble opplyst i intervjuene at mange brukere har ansvarsgruppe, og at det gjennomføres

ansvarsgruppemøter. I intervjuene ble det også sagt at det ikke alltid skrives referater fra ansvarsgruppemøtene, men at opplysninger fra ansvarsgruppemøtene skrives i journal av hver enkelt ansatt etter eget skjønn.

I NAV-kontorets Team rus og psykisk helse sine rutiner for «Oppfølging av brukere før, under og etter tverrfaglig spesialisert behandling», står det at det skal foreligge skriftlig referat fra ansvarsgruppemøtene.

I skjema for brukerkartlegging ved Nav-kontoret skal det opplyses om individuell plan foreligger.

I skjema for bestilling til booppfølgingstjenesten skal det også informeres om hvorvidt bruker har individuell plan.

I rutinebeskrivelse for rodegjennomgang hos Team rus og psykisk helse står det at det skal kontrolleres om brukeren har individuell plan.

Dette er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 4-1 og 7-1, sosialtjenesteloven §§ 4 og 28, forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen § 7 og forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator §
  • Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen §

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunale helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse er et område med stor fare for svikt. Brukerne er ofte selv ikke i stand til å ivareta sine rettigheter, melde fra om behov for tjenester eller endringer i tjenestebehovet. Svikt på ett eller flere områder i tjenesten kan gi alvorlige konsekvenser.

Kommunens ledelse skal etablere et styringssystem som sørger for at helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenestens aktiviteter planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse- og omsorgslovgivningen og sosialtjenesteloven.

Kommunens ledelse skal gjennom systematisk styring sikre klar fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet, at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre sine oppgaver, oversikt over områder i virksomheten hvor det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av myndighetskrav, håndtering av avvik og systematisk kvalitetsforbedring av tjenestene.

Bydel Søndre Nordstrand har et midlertidig manuelt kvalitetssystem i påvente av et felles elektronisk kvalitetssystem. Det manuelle systemet inneholder prosedyrer for utførelsen av arbeidet og melding og behandling av avvik. De ansatte har fått opplæring i kvalitetssystemet, og vet hvor de skal finne rutiner når de har behov for det. Det er ikke ofte de ansatte melder avvik på tjenesteutførelsen. Et unntak er administrering av legemidler. Det meldes avvik på HMS (helse, miljø og sikkerhet).

Tilsynsmyndigheten mener at Bydel Søndre Nordstrand har utarbeidet mange gode skriftlige rutiner og skjemaer som skal sikre brukergruppen individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester. Tilsynsmyndigheten avdekket at rutinene og skjemaene ikke er godt nok kjent og tatt i bruk blant de ansatte. Bydelens ledelse har gjennom sitt styringssystem ikke sørget for å iverksette tiltak for å oppdage og rette opp svikten.

Brukere i målgruppa har ofte behov for tjenester fra flere tjenestesteder i bydelen, fra Velferdsetaten i Oslo, fra fastleger og spesialisthelsetjenesten. Tjenestene må være samordnet og koordinerte for at brukerne skal få dekket sine nødvendige behov på en forsvarlig måte, og dermed få ivaretatt sine rettigheter.

Etatene i bydelen og spesialisthelsetjenesten samarbeider om tjenester til brukerne, og bydelen har mange skriftlige avtaler og rutiner som angir hvordan samarbeidet mellom enhetene i bydelen og spesialisthelsetjenesten skal foregå. I møter og andre former for samarbeid er taushetsplikten i utgangspunktet til hinder for å utveksle informasjon om brukerne. Bestemmelsen som regulerer samarbeid gir ikke hjemmel for å fravike reglene om taushetsplikt. Bydelen må derfor innhente samtykke fra brukeren, og vedkommende må tydelig få informasjon om at et samtykke er nødvendig for å sikre samarbeid og et tjenestetilbud på tvers av tjenester og sektorer.

Tilsynsmyndigheten avdekket at samtykke til å utveksle informasjon med samarbeidspartnere ikke ble innhentet systematisk. Bydelen har plikt til å innhente samtykke slik at taushetsbelagte opplysninger ikke kommer på avveie, noe som kan være til skade for brukerne. Samtykke er ikke minst viktig for å ivareta deres tillit til hjelpeapparatet de er i kontakt med. Bydelen må kunne dokumentere at brukeren har gitt sitt samtykke til samarbeid og utveksling av informasjon.

For personer med psykiske lidelser og samtidig rusmiddelproblem er det ofte risiko for tilbakefall og forverring av sykdommen. Kommunen må derfor fortløpende vurdere om det er behov for å planlegge for egne tiltak ved forverringer og kriser. Det er ikke praksis i bydelen rutinemessig å vurdere risiko, og å planlegge og utarbeide egne tiltak i form av kriseplaner.

At det ikke foretas en systematisk risikovurdering og utarbeiding av kriseplaner kan få alvorlige konsekvenser for både brukeren og de ansatte. En rutinemessig risikovurdering og utarbeiding av kriseplaner vil kunne føre til mer forutsigbarhet for brukeren og ansatte, og redusere risikoen for alvorlige hendelser.

For at tjenesten skal være forsvarlig, må brukere som har samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse, få et samordnet tilbud. Forsvarlig tjenesteyting til disse brukerne vil i de fleste tilfeller innebære at kommunen må utarbeide en plan for samordning og koordinering av tjenesteytingen til den enkelte bruker. Innholdet og omfanget av planen må tilpasses behovene til den enkelte bruker. Bydelen må sammen med bruker, bestemme hvem det er nødvendig å ha med i samarbeidet. Planen må ikke være et selvstendig dokument, men mål, tiltak og ansvar for gjennomføringen av tiltakene må nedtegnes skriftlig slik at disse opplysningene er lett tilgjengelige og kan benyttes i gjennomføringen og oppfølgingen av tjenestene som ytes. Planen skal være et aktivt verktøy som revideres og endres ved behov.

Tilsynsmyndigheten fikk opplyst og dokumentert at bydelen benytter lite planer i sitt arbeid med brukergruppen. For brukerne kan dette få uheldige følger, for eksempel at ikke alle involverte parter er kjent med vedkommendes situasjon og status i den totale tjenesteytingen. Det vil også kunne oppstå vansker med å evaluere og endre tjenestene.

Regelverk

Lover:

  • Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrifter:

  • Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
  • Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Bydel Søndre Nordstrand
  • Budsjettforslag
  • Informasjon om organisasjonsendringer i Bydel Søndre Nordstrand
  • Ruspolitisk handlingsplan 2014 – 2017
  • Handlingsplan for psykisk helsearbeid 2016 – 2018
  • Overordnet Strategisk kompetanseplan for Helse- og omsorgstjenesten 2014 – 2017
  • Underavtaler til tjenesteavtale 1 og 2 mellom Oslo universitetssykehus HF og bydelene Sagene, Bjerke, Søndre Nordstrand, Nordstrand, Nordre Aker og Østensjø, samt Sykehjemsetaten (SYE) og Velferdsetaten (VEL) Oslo kommmune
  • Samarbeid mellom ruspoliklinikken Mortensrud og bydelene Nordstrand, Søndre Nordstrand og Østensjø, prosedyre.
  • Forpliktende samarbeid mellom Bydel Søndre Nordstrand og Søndre Oslo DPS, sluttrapport for prosjekt
  • Samhandling med fastlegene, prosedyre
  • Beskrivelse av Nav Søndre Nordstrand
  • Oversikt helseavdelingen
  • Delegasjonsfullmakt seksjonsleder Nav Søndre Nordstrand – kvalifiseringsseksjonen
  • Delegasjonsfullmakt seksjonsleder felles tjenester Nav Søndre Nordstrand
  • Delegasjonsfullmakt seksjonsleder rus/psykiatri Nav Søndre Nordstrand
  • Delegering av myndighet til teamkoordinator ungdom ved Nav Søndre Nordstrand
  • Delegering av myndighet til seksjonsleder Nav Søndre Nordstrand rus psykisk helse.
  • Stillingsbeskrivelse for seksjonsleder rus/psykiatri.
  • Stillingsbeskrivelse for teamkoordinator.
  • Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent.
  • Stillingsbeskrivelse for fagkonsulent helseavklaring.
  • Stillingsbeskrivelse for seksjonsleder bolig
  • Eksempel på opplæringsplan for ny ansatt ved helseavdelingen Team rus og psykisk helse.
  • Oversikt kurs og opplæring 2017 – Avdeling Helse.
  • Oversikt over veiledning med Rupo 2017
  • Notat: Brukerkartlegging, Nav Søndre Nordstrand
  • Brukerkartlegging, skjema, Helseavdelingen, Rus og Psykiatri.
  • Rodegjennomgang, prosedyre, Nav
  • Rutine for henvisning av brukere til Velferdsetaten, Nav
  • Rutine for henvisning av brukere til tverrfaglig spesialisert rusbehandling,  Nav
  • Rutine for oppfølging av brukere før, under og etter tverrfaglig spesialisert rusbehandling, Nav.
  • Mal for ledelse av ansvarsgruppemøter, Nav
  • Særlige tiltak overfor rusmiddelavhengige, Kvalitetshåndbok for sosiale tjenester, Velferdsetaten.
  • Booppfølging i Bydel Søndre Nordstrand
  • Daglige gjøremål, skjema
  • Sjekk ved hospitsbesøk, skjema
  • Bekymringsmelding til barneverntjenesten, skjema
  • Samtykke, skjema
  • Samarbeidsavtale om booppfølging.
  • Samtykke i sosialsak, skjema
  • Innføring av midlertidig manuell felles rutine for avviksregistrering ved Nav-kontorene i Oslo, Oslo kommune, Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester.
  • Midlertidig avviksrapporteringsskjema Nav, Oslo kommune.
  • Felles rutiner for avviksrapportering og avvikshåndtering i Nav-kontorene i Oslo
  • Refleksjonsverktøy for arbeid med avvik
  • Skjema for avviksmelding – Tjenesteyting, Nav Søndre Nordstrand sosialtjenesten
  • Revisjon av interne kontrollrutiner i forbindelse med sosialsystemet Fasit, Oslo kommune, kommunerevisjonen
  • Dokument 17/00546-6 Gjennomgang av interne kontrollrutiner i og rundt Fasit ved bydel Søndre Nordstrand sendt fra Kommunerevisjonen, Bydel Søndre Nordstrand, Enhet Nav- sosial.
  • Gjennomgang av interne kontrollrutiner i og rundt Fasist ved Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune, kommunerevisjonen
  • Risikovurdering HMS, Nav Søndre Nordstrand boligavdelingen, oppfølgingstjenesten.
  • Risikovurdering HMS, Nav Søndre Nordstrand boligavdelingen, basen/arbeidsplass utenfor Nav
  • Beskrivelse av Enhet tjenester til hjemmeboende
  • Tjenester presentert i omsorgstrappen, Bydel Søndre Nordstrand, Seksjon psykisk helse
  • Revurdering av tjeneste, prosedyre
  • Stillingsbeskrivelse for psykiatrisk sykepleier
  • Stillingsbeskrivelse for psykiatrisk fysioterapeut
  • Stillingsbeskrivelse for psykiatrisk ergoterapeut
  • Stillingsbeskrivelse for miljøterapeut.
  • Stillingsbeskrivelse for sykepleier.
  • Tiltaksplan på systemnivå, prosedyre.
  • Hvordan sikre nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand, prosedyre.
  • Brukeren skal oppleve trygghet, forutsigbarhet og respekt i forhold til tjenestetilbudet, prosedyre.
  • Sikre at bruker får ivaretatt fysiologiske behov som tilstrekkelig næring (mat og drikke), variert og helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet ifht mat samt tilpasset hjelp med måltider og nok ro til å spise, prosedyre.
  • Nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene, prosedyre.
  • Sikre at bruker får ivaretatt personlig hygiene, naturlige funksjoner (toalett) og tilpasset hjelp ved av- og påkledning, prosedyre.
  • Hvordan sikre at bruker får ivaretatt sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, felles aktiviteter og tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter, prosedyre.
  • Sikre at bruker kan følge en normal livs- og døgnrytme, unngå unødig og uønsket sengeopphold og ha mulighet for ro og skjermet privatliv, prosedyre.
  • Journalføring og dokumentasjon, prosedyre.
  • Brukermedvirkning, prosedyre.
  • Mulighet til å ivareta egenomsorg, selvstendighet og styring av eget liv, prosedyre.
  • Kvalitetssystem og internkontroll, Enhet tjenester til hjemmeboende
  • Avvikshåndtering, prosedyre.
  • Behandling av klager, prosedyre.
  • Risikovurdering HMS, Enhet tjenester til hjemmeboende
  • Prosedyre for forebygging og oppfølging av vold og trusler i Enhet tjenester til hjemmeboende.
  • Ansvarsområde og mål 2018, Enhet søknadskontor.
  • Årsmelding, Enhet søknadskontor.
  • Oversikt over samarbeidsmøter Enhet søknadskontor pr. 010117.
  • Delegasjonsfullmakt enhetsleder, Enhet søknadskontor – 28. mai 2014
  • Videredelegasjon av budsjettfullmakter fra bydelsdirektør til enhetslederne.
  • Fullmakt til å underskrive enkeltvedtak, Søknadskontoret.
  • Stillingsbeskrivelse for spesialkonsulent (psykiatri).
  • Stillingsbeskrivelse for fagkonsulent.
  • Stillingsbeskrivelse for seksjonsleder.
  • Stillingsbeskrivelse for enhetsleder Søknadskontoret.
  • Kompetansekrav Søknadskontoret.
  • Saksbehandling ved førstegangssøknad, prosedyre
  • Revurdering av vedtak, prosedyre
  • Sikre forsvarlig saksbehandlingstid, prosedyre
  • Journalføring og dokumentasjon, prosedyre
  • Personaldata, kartleggingsskjema, Søknadskontoret.
  • Tilsyn av bolig- og avlastningstilbud for personer med nedsatt funksjonsevne, prosedyre.
  • Prosedyre for tilsyn, Enhet bestilling og anskaffelser.
  • Tilsyn – oppgaver og ansvar, Enhet bestilling og anskaffelser.
  • Kvalitetssystem og internkontroll, Enhet søknadskontor.
  • Rapport – om brukere med bolig-/avlastningstilbud, mal, Enhet bestilling og
  • Tilsyn, sjekkliste, Enhet bestilling og anskaffelser.
  • Bestilling, anskaffelser og støttefunksjoner, oversikt.
  • Rapport for kvalitetsrevisjon ved Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune, Helseetaten.
  • Tilbakemelding kvalitetsrevisjon 2017 Enhet søknadskontor.
  • Risikovurdering – HMS, Enhet søknadskontor
  • BrukerPlan, rapport

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksdokumentene for 18 voksne brukere med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse for perioden 1. januar 2017 – 7. april 2018.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Stilling

Avdeling

Åpningsmøte

Sluttmøte

Intervju

Tove Holmen Larsen

Tjenesteleder

Hauketoveien

X

X

 

Torstein

Grande

Seksjonsleder

Seksjon psykisk

helse

X

 

X

Turid Nubdal

Fungerende enhetsleder

Enhet søknadskontoret

X

X

 

Alf Erling

Seierstad

Saksbehandler

Enhet

søknadskontoret

X

X

X

Ingunn Lyngdal

Seksjonsleder

Hjemmesykepleien

X

   

Eva Grimsmo

Gaarder

Enhetsleder

Enhet tjenester til

hjemmeboende

X

X

X

Per A Godtfredsen

Tjenesteleder

Holmliasentervei 10

X

   

Shahram

Karimi

Saksbehandler

Enhet

søknadskontoret

X

 

X

Martine S. Berg

Spesialkonsulent

Enhet boliger med bemanning

X

X

 

Vibeke Soon

Fag/team konsulent/koordinator

Nav

sosialtjenesten

X

X

X

Catharina Fridell

Avdelingsleder

Nav helseavdelingen

X

X

X

Ragnar Otnes

Spesialkonsulent, tiltakskonsulent

Mottak/avklaring

X

X

 

Anita Øvstedal

Spesialkonsulent

Nav

X

X

 

Inger lise

Pedersen

Mottakskonsulent

Nav

X

X

X

Gunn Helen Jansen

Teamkoordinator

Nav

X

X

 

Hans Kristian

Berndtsson

Enhetsleder

Nav

X

X

X

Peder Berg Larsen

Veileder

Nav

X

   

Cathrine

Myhre

Veileder

Nav

X

 

X

Anne Marie Dyrud

Avdelingsleder

Nav

X

X

 

Veronica R

Bergard

Veileder

Nav

X

X

 

Iselin Alexandersen

Veileder

Nav

X

X

 

Ellen Trulssen

Ass. enhetsleder

Nav

X

X

 

Anne Stine Garnes

Bydelsoverlege

 

X

   

Lillian E

Aakervik

Ass. Bydelsdirektør

 

X

X

 

Monica Nordmoen

Bydelsdirektør

 

X

   

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Henrik Lie Nymoen, Arve Knutsen, Søren Rysstad, Marit Thorseth


Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2017–2018 Tjenester til pasienter med psykisk lidelse og mulig samtidig ruslidelse

Søk