Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført et dokumenttilsyn.

Temaet for tilsynet var: Innhenting, håndtering og oppbevaring av politiattester.

Det ble avdekket avvik vedrørende innhenting av politiattest. Avviket går ut på at det i to tilfeller er blitt innhentet politiattest etter at vedkommende hadde tiltrådt stillingen.

Dato: 02.02.18

Janne Dahle-Melhus
avdelingsdirektør

Torunn Salte
revisjonsleder

 

Rapporten er elektronisk godkjent av Fylkesmannen i Rogaland og krever derfor ikke signatur

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter dokumenttilsyn med Crux Solstrand barnevernsenter, Foreldre og barn avdelingen i perioden 25.10.17 - 02.02.18

Fylkesmannens tilsynsansvar fremgår av lov om barneverntjenester§§ 2-3 bog 5-7, og forskrift for sentre for foreldre og barn§§ 22 og 25. Det følger av forskriften at Fylkesmannen skal føre tilsyn med Foreldre og barn sentre så ofte som forholdene tilsier det og minimum hvert annet år.

2. Gjennomføring

Varsel om tilsyn ble sendt ut 25.10.17.

Tilsynet er gjennomført ved å innhente skriftlig dokumentasjon. Fylkesmannen har fått tilsendt følgende dokumenter:
Brev av 17.11.17 med informasjon blant annet om hvem som har ansvar for å innhente politiattest
Oversikt over ansatte (inkludert vikarer og oppdragstakere) med dato for tiltredelse og politiattester
Prosedyre for innhenting av politiattest og andre rutiner før oppstart i stilling/oppdrag/kurs datert 02.06.11, sist revidert 17.11.17
Skjema til bruk ved ansettelser/tilbudsbrev om stilling, hvor det fremgår at politiattest må fremvises før tiltredelse i stillingen
Risikoanalyse foretatt 17.11.17.

Fylkesmannen ba om tilleggsinformasjon i brev av 08.12.17.

Vi mottok tilleggsinformasjon i brev av 21.12.17, vedr. hvem som har ansvar for ansettelser, delegasjon av ansvar for ansettelser og innhenting av politiattester, hvordan senteret sikrer at den/de som innhenter politiattester har tilstrekkelig kjennskap til regelverket på området, hvem som er ansvarlig for å oppdatere prosedyrer, om avvik er meldt i senteret sitt avvikssystem ..

3. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var innhenting, håndtering og oppbevaring av politiattester.

Tilsynet har herunder vurdert om politiattest er innhentet i de tilfeller dette kreves, om politiattesten er blitt innhentet før den ansatte eller oppdragstakeren tiltrådte stillingen/oppdraget, om politiattestene blir oppbevart utilgjengelig for uvedkommende og så lenge vedkommende innehar stillingen eller oppdraget. Fylkesmannen har vurdert institusjonen praksis og rutiner på dette området.

4. Funn

Det er avdekket avvik i forhold til innhenting av politiattest.

Det er i to tilfeller innhentet politiattest etter at vedkommende hadde tiltrådt stillingen.

Oversikt over ansatte, tiltredelsdato og dato for mottok av politiattest, viser at det i 3 tilfeller ble innhentet politiattest etter at de hadde tiltrådt stillingen. I brev av 21.12.17 opplyser senteret at det i det ene tilfellet er oppført feil dato for ansettelse, og at politiattest var innhentet før tiltredelse. Senteret bekrefter at det er avvik i de andre to tilfellene, og opplyser at avvikene ble oppdaget ved gjennomgang av politiattester av avdelingsleder. Det ene avviket er fra 2014 og det andre fra 2016. Sistnevnte avvik er registrert i senterets avvikssystem.

5. Regelverk

Lov om barneverntjenester § 6-10
Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven
Rundskriv Q-34/2011: Retningslinjer til forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven Forskrift for sentre for foreldre og barn,jf. §§ 4, 15 og 16 (om internkontroll)