Rapport frå tilsyn med rehabiliteringstilbod Jølster kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane har gjennomført tilsyn med Jølster kommune, Vassenden busenter, den 18.03. og 19.03. 2015 . Denne rapporten gjer greie for funn på området det var ført tilsyn med.

Tilsynet vart gjennomført som systemrevisjon og gjaldt følgjande område: Rehabiliteringstilbodet til pasientar som er overført frå spesialisthelsetenesta til sjukeheim.

Tilsynet skulle undersøke følgjande fasar i rehabiliteringsprosessen:

• Handtering av relevant informasjon som følgjer pasienten
• Kartlegging av behov for rehabilitering
• Målsetting for- og planlegging av rehabilitering
• Gjennomføring og evaluering av rehabiliteringstiltak
• Utskriving/avslutting  av rehabilitering

Det vart ikkje funne avvik under tilsynet i Jølster kommune. Det blei gitt to merknader:

1. Jølster kommune bør nytte tverrfagleg samarbeid meir systematisk
2. Jølster kommune bør nytte internkontroll meir systematisk

Dato: 15.04.2015

Bjørg Eikum Tang
revisjonsleiar

Per Stensland
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Jølster kommune, Vassenden busenter, 18.-19.03.2015. Tilsynet er eit av dei planlagde tilsyna som Fylkesmannen i Sogn og Fjordane gjennomfører i år.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstenesta § 2.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Dette inneber gransking av dokument, intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen, gjennom internkontroll, tek hand om ulike krav i lovgivinga. Revisjonen omfattar å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor alle områda som tilsynet omfatta.

• Avviker krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, som ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynslaget finn grunn til å påpeike betringspotensial.

2. Omtale av kommunen

Jølster kommune har omlag 3000 innbyggarar. Kommunen har to tettstader i kvar sin ende av Jølstravatnet, Skei og Vassenden. Skei er kommunesenter, kommuneadministrasjon og dei fleste kommunale tenestene er lokaliserte der. Sjukeheim, legekontor og helsestasjon med meir har hovudbase på Skei, men det er helsestasjon med kontor for skuleheseteneste og eit busenter med fleire omsorgsbustader på Vassenden. For tida er det og sjukeheim på Vassenden, og alle rehabiliteringsplassane på sjukeheim er lokalisert der. Dette er medan dei ventar på at ny avdeling for rehabilitering skal verte bygd ferdig ved sjukeheimen på Skei. Då er det planlagt å opprette eige rehabiliteringsteam med ansvar både for rehabilitering i sjukeheim og i heimetenesta.

Helse- og omsorgstenesta er organisert med kommunalsjef i rådmannsstab. Under kommunalsjef er tenesta organisert med tenesteleiar for Skei og Vassenden bufellesskap, tenesteleiar for helse som omfattar helsestasjon, legetenesta og fysioterapitenesta, tenesteleiar for heimetenesta Skei, tenesteleiar for heimetenesta Vassenden og tenesteleiar for Nav.

Arbeidsleiar er stadfortredar for tenesteleiar på Vassenden busenter, og er ein del av leiarteamet i eininga. Arbeidsleiar har saman med tenesteleiar ansvar for å planlegge og organisere dagleg drift.

Fagleiar for fysioterapitenesta er ansvarleg for drifta på sitt område, og er direkte under tenesteleiar for helse. Kommunen har etablert koordinerande eining som er tverrfagleg samansett. Eininga har ansvar for å tilby og halde oversikt over kven som har behov for individuell plan, skaffe koordinatorar til dei som treng det, og å syte for opplæring for koordinatorane.

Kommunen har god dekning av fagfolk med relevant etter- og vidareutdanning. Ergoterapeut ligg inne som tiltak i økonomiplanen i 2017, og skal tilsettast i det planlagde rehabiliteringsteamet. Logoped kan leigast inn ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande:

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er teke inn i kapitlet om dokumentunderlag

4. Kva tilsynet omfatta

Ved tilsynet har vi undersøkt om Jølster kommune, Vassenden busenter, har styring og fører kontroll med at rehabiliteringstilbodet blir gitt i samsvar med krav i helselovgivinga. Vi undersøkte særskilt om kommunen sikrar forsvarleg:

• handtering av relevant informasjon som følgjer pasienten
• kartlegging av behov for rehabilitering
• målsetting for- og planlegging av rehabilitering
• gjennomføring  og evaluering av rehabiliteringstiltak
• utskriving/avslutting av rehabilitering

5. Funn

Det vart ikkje funne avvik under tilsynet i Jølster kommune. Det blei gitt to merknader:

1. Jølster kommune bør nytte tverrfagleg samarbeid meir systematisk
   a) Kommunen har fleire pasientjournalsystem. Legejournal vert skrive i Win Med, medan sjukeheimen nyttar Cos Doc. lkkje alle legejournalnotat vert gjort tilgjengelege i Cos Doc
   b) Kommunen har ikkje etablert faste tverrfaglege møte, der rehabiliteringsarbeidet vert drøfta og evaluert av alle involverte faggrupper samtidig
2. Jølster kommune bør nytte internkontroll meir systematisk
   a) Det er ikkje gjennomført systematisk Risiko (ROS)-vurdering av rehabiliteringsarbeidet ved sjukeheimen
   b) Kommunen har eit system for melding av avvik. I intervju har vi fått opplyst at det ikkje alltid vert gitt respons til meldar om korleis avviket vert følgt opp

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni  2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli  1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 14. november 1988 for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 12. november 2010 nr.  1426 om en verdig eldreomsorg
• Forskrift av 16. desember 2011 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda  knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, sendt over i samband  med førebuing av tilsynet:

Følgjebrev med oversikt over vedlagt dokumentasjon;

• Organisasjonskart
• Informasjonsnotat: «Ny organisering helse og omsorg frå 01.10.2014
• Årsmelding 2013 Fysioterapitenesta
• Årsmelding 2013 Vassenden busenter
• Årsmelding 2013 Helse og omsorg felles
• Årsmelding 2013 Helse og omsorg 
• Personallister: Administrasjon Vassenden, Vassenden busenter, Fysioterapi, Legesenter
• Stillingsomtale: Tenesteleiar Skei og Vassenden bufellesskap, arbeidsleiar, fagleiar
• Arbeidsomtale; sjukepleiar,  hjelpepleiar/ omsorgsarbeidar,  assistent
• Jølster kommune, Administrativ delegering
• Rapport: Samhandlingsreforma 2012, Lokale tiltak
• Saksutgreiing med vedtak: Samhandlingsreforma 2012, Lokale tiltak
• Verksemdsplan 2015: Vassenden busenter, Fysioterapitenesta, Helse og sosial felles
• Kompetanseplan: Fysioterapitenesta,  Skei bufellesskap/ Vassenden  busenter
• Tenestestandard: lnstitusjonsteneste Korttidsopphald i institusjon re/habilitering
• Prosedyre: Rehabilitering i institusjon, med vedlegg: Struktur for samarbeidsmøte - rehabilitering
• Prosedyre: Koordinerande eining
• Prosedyre: Personleg koordinator
• Prosedyre:  Legetilsyn bufellesskap
• Prosedyre Årleg medisinsk kontroll av sjukeheimspasientar
• Informasjon: «Veilederen.no» med avtale om bruk av Veilederen - Pleie og omsorg»
• lnnhaldsliste: Acos CosDoc journalsystem, versjon 8.4
• Informasjonsnotat: Jølster satsar på rehabilitering
• Rapport frå rehabiliteringsgruppe Jølster kommune 2010
• Oversikt over personell som er knytte til rehabiliteringstenesta i institusjon

Dokumentasjon som blei gjennomgått/utdelt under revisjonsbesøket:

• Referat fra arbeidsmøte
• Sjekkliste nye pasientar
• Prosedyre for tverrfagleg samarbeidsmøte for å planlegge rehabiliteringsopphald
• Sjekkliste for koordinator
• Prosedyre for ventelistehandsaming for tenesteområde fysioterapiteneste
• 10 pasientjournaler blei gjennomgått under tilsynet.

Vi fekk omvising ved Vassenden busenter.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Sogn og Fjordane:

• 23.01.2015 melding om tilsyn til Jølster kommune
• 18.02.2015 dokumentasjon til tilsynet frå Jølster kommune
• 02.03 2015 utkast til program for tilsynet
• Diverse e-postar som omhandlar tilsynet (endring av program og praktiske opplysningar mm.)

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over kven som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane deltok:
Seniorrådgjevar Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar
Fylkeslege Per Stensland, revisor
Rådgjevar Beate Tollefsen, revisor
Ass. fylkeslege Kristine Brix Langfellow, observatør