Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med Nav, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år.

Det vil si om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlige.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket 1 avvik og 1 merknad:

Avvik:

Melhus kommune sikrer ikke at det fattes vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning når det gis slik tjeneste etter sosialtjenestelovens § 17. 

Merknad:

Melhus kommune har et forbedringspotensial for å synliggjøre individuelle vurderinger i vedtak om økonomisk stønad.

Dato: 07.07.15.

Merete O. Bondø
revisjonsleder

Grethe Lindseth
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Melhus kommune i perioden 06.03.15 - 03.06.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om virksomheten har et system som sikrer god praksis. Videre undersøkes om kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik internkontroll, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 5.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Melhus kommune har inngått samarbeidsavtale med NAV Sør-Trøndelag om etablering og drift av felles Nav-kontor. Avtalen gjennomgås og evalueres regelmessig. Nav Melhus er organisert under virksomheten Familie- og forebygging sammen med enhetene Psykisk helsetjeneste, Rus- og tiltakstjeneste, Barnevern, PP-Tjenesten og Helsesøstertjenesten. Virksomhetsleder har jevnlige møter med sine enhetsledere og Nav-leder rapporterer blant annet på ikke-økonomiske handlingsmål, Ung og verdifull, samhandling med flyktningetjenesten, antall brukere, antall klager, avvik, støttekontakt og økonomi.

Det foreligger en overordnet kompetanseplan i kommunen, og en egen kompetanseplan for Nav. 

Nav Melhus er organisert i fem team hvorav et eget ungdomsteam. Leder er statlig ansatt og kontoret har kommunal ansatt nestleder og to fagansvarlige, en for statlig side og en for kommunal side.  Ungdomsteamet håndterer saker for personer fra 16 til 24 år, ellers fordeles innkomne saker etter fødselsdato. Det gjennomføres jevnlige møter i teamene, samt egne fagmøter der alle er til stede. 

Kontoret har et nyetablert Jobbhus for ungdom. Kontoret skal omorganiseres fra 22. juni 2015.

Kommunen har et familiesenter hvor Nav deltar fast med to ansatte. Familiesenteret har møter en gang per uke. Her drøftes saker på overordnet nivå og enkeltsaker.

Ansatte i Ungdomsteamet og Oppfølgingsteam 1 og 2 betjener mottaket etter oppsatt plan. Mottaket gir informasjon om tjenester og tar i mot søknader. Utklipp fra rutinehåndboken ligger tilgjengelig i mottaket. Det tilbys alltid kartleggingssamtale med veileder, og det prioriteres å gjennomføre disse samtalene etter kort tid. Dersom bruker ønsker kontakt med veileder, sendes det beskjed via Gosys. Opplysninger som kommer frem i samtaler i mottaket dokumenteres i Arena, Socio, eventuelt overbringes muntlig til saksbehandler.

Ansvaret for oppfølging av ungdom er lagt til Ungdomsteamet.  Aktuelle personer henvises til Jobbhuset. Det beskrives en lav tersket for å henvise. Ved behov henvises også ungdommene til andre instanser og tiltak. Ungdomsteamet deltar på tverrfaglige samarbeidsmøter på individnivå. Det beskrives et tett og godt samarbeid med andre instanser.

Alle søknader som er kommet inn blir fordelt på møte en gang pr. uke.  Ungdomsteamet fatter vedtak om sosiale tjenester til personer mellom 16 – 24 år, og har også ansvaret for å gi oppfølging.

Når det gjelder opplysning, råd og veiledning etter § 17, så beskrives det at denne tjenesten gis, men at det ikke fattes vedtak om dette i alle saker.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.03.15.

Åpningsmøte ble avholdt 02.06.15.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 03.06.15.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var kommunens plikt til å tilby og å yte sosiale tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er delt i 3 områder:

  • Om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
    - Herunder om det finnes informasjon om tjenestene, og om det gis informasjon og veiledning til den enkelte, og at ungdommene ikke avvises når de henvender seg.
  • Om kommunen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig.
    - Herunder krav til kartlegging, vurdering og beslutning, brukermedvirkning og individuell vurdering.
  • Om kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er forsvarlig.
    - Herunder plikten til å legge til rette for brukermedvirkning og for å samhandle og om samarbeide med relevante tjenesteytere ivaretas.

Rapporten omhandler kun en del av Nav Melhus virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav-kontoret. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

5. Funn

Avvik 1:

Melhus kommune sikrer ikke at det fattes vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning når det gis slik tjeneste etter sosialtjenestelovens § 17. 

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Når det gjelder opplysning, råd og veiledning etter § 17, så beskrives det at denne tjenesten gis, men at det ikke fattes vedtak om dette i alle saker. Det gis blant annet økonomisk veiledning (hverdagsøkonomi), og ved Jobbhuset gjøres det blant annet motivasjons- og endringsarbeid.

Det beskrives at vedtak etter § 17 fattes som del av vedtak om andre tjenester. Tilsynet har imidlertid sett eksempler på vedtak etter § 17 der det ikke fremgår hvilken opplysning/råd/veiledning som er gitt.

Det fremstår som uklart for tilsynet om tjenesten etter § 17 er innvilget når det eksempelvis står følgende i vedtakene: «Dersom du har behov for økonomisk råd og veiledning har du i henhold til § 17 krav på slik veiledning.»

Der det er innvilget opplysning, råd og veiledning etter § 17, mangler det oppstartstidspunkt i de forelagte saker. Eksempel på formulering: « Ta kontakt med NAV Melhus for å avtale time dersom du ønsker å benytte deg av denne retten.» Det er opplyst at det fattes vedtak etter § 17 om gjeldsrådgivning.

Avviket fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenestelovens § 41 annet ledd, jf. § 17.
  • Forvaltningslovens § 23.

Kommentar:

Når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning har ikke Fylkesmannen sett at det er gitt spesifikk informasjon om dette til gruppen mellom 17 og 23 år i samtaler mellom veileder og bruker. Fylkesmannen har heller ikke sett søknader om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav. Men det er opplyst og dokumentert at tjenesten opplysning, råd og veiledning ytes fortløpende i oppfølgingen av den enkelte bruker. Det er imidlertid et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om opplysning, råd og veiledning når det gis slik veiledning ut over det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningsloven § 11.

Når det ikke fattes vedtak på disse tjenestene vil risikoen for feil, manglende styring og manglende evaluering av tjenesten være tilstede. Vedtak på tjenesten vil gi forutsigbarhet for brukerne, det vil sikre etterprøvbarheten og ivareta brukernes klagemuligheter.

Merknad:

Melhus kommune har et forbedringspotensial for å synliggjøre individuelle vurderinger i vedtak om økonomisk stønad.

Myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 41, jf. forvaltningslovens § 25.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er

å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes, og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser, følges og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Melhus kommune gir informasjon om sine tjenester på kommunens nettsider. Her ligger blant annet Nav sin serviceerklæring som beskriver hvilke kommunale tjenester som kan tilbys. Det opereres med en 18-årsgrense på de sosiale tjenestene på kommunens hjemmesider og i serviceerklæringen. Tilsynet har ikke funnet at unge mellom 17-23 år blir avvist i mottak. Alle får levere søknad, også de under 18 år.

Fylkesmannen har ikke avdekket mangler ved tilgjengelighet på tjenester til denne aldersgruppen ved Nav Melhus. Kontoret har gode rutiner for å informere og gi tilbud om samtaler til den enkelte. Alle ungdommer gis tilbud om kartleggingssamtale fra ungdomsteamet, og det beskrives at kartleggingen bygger på en helhetlig tilnærming. Kontoret har praksis for å innhente samtykke som registreres i Gosys. Kontoret har også egne ansatte som behandler søknader og gir oppfølging til ungdommene.

Ved tildeling av økonomisk stønad, benyttes i stor grad kommunens veiledende satser for livsopphold. Det er i liten grad dokumentert at det foretas individuelle vurderinger. Det fremkommer derimot av samtaler og i dokumentasjon at det innvilges tilleggsytelser etter §§ 18 og 19 ved behov. Fagansvarlig eller nestleder godkjenner vedtakene sammen med saksbehandler. Ved søknader om krisehjelp beskrives det en praksis for utstrakt bruk av matkuponger. Dersom bruker vil vente, kan penger overføres til bank neste dag.  

De forelagte sakene viser eksempler på at det stilles vilkår etter lovens § 20 om oppmøte til kartleggings- og oppfølgingssamtaler eller Jobbhuset for økonomisk stønad. Hvorvidt vilkåret er vurdert til å være «urimelig byrdefullt» for brukeren mangler i flere av de forelagte sakene. Det foreligger også eksempler på bruk av begrepet «melding/vilkår» i vedtakene om økonomisk stønad og det er ikke spesifisert om dette er et vilkår etter § 20.

Fylkesmannen har ikke fått forelagt søknader om tjenesten råd og veiledning, og Nav Melhus kan derfor forbedre sine rutiner for å informere om at dette er en tjeneste det kan søkes om.

Fylkesmannen har gjennom tilsynet fått dokumentert at det gis råd og veiledning i et omfang, og med et innhold og tema som krever at det skal fattes vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven uten at dette er gjort. Det er et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om råd og veiledning når slik veiledning gis utover det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningslovens § 11.

Når det ikke fattes vedtak på denne tjenesten vil dette redusere klagemuligheten for tjenestemottaker. Et vedtak kan også bidra til å sikre at tjenesten blir mere forutsigbar. Fylkesmannen vil understreke at det i vedtakene vil være viktig å være tydelig på om tjenesten er gitt, eller om det er kun informasjon om at tjenesten finnes.

Tilsynet viser at Melhus kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området. Kommunens internkontroll har ikke avdekket at det ikke ble fattet vedtak på tjenesten råd og veiledning utover økonomisk rådgivning i alle saker hvor denne tjenesten gis.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • 20 brukermapper
  • Melhus kommunes serviceerklæring for kommunale tjenester i Nav.
  • Organisasjonskart Melhus kommune.
  • Organisasjonskart virksomhetene.
  • Økonomi og handlingsplan 2015-2018 med virksomhetsplan for Nav Melhus for 2015.
  • Samarbeidsavtale mellom Melhus kommune og NAV Sør-Trøndelag.
  • Opplæringsplan Melhus kommune.
  • Opplæring og kompetanseplan 2015 Nav Melhus.
  • Lederavtale mellom Melhus kommune og virksomhetsleder.
  • Nav og stillingsbeskrivelse for ansatte i Nav Melhus.
  • Arbeidsorganisering fra 02.03.15.
  • Rollebeskrivelser Nav Melhus.
  • Delegasjonsmyndighet og anvisningsmyndighet for ansatte i Nav Melhus
  • Delegasjon av myndighet fra rådmann til virksomhetsleder.
  • Samarbeidsavtale NAV og Flyktningeenheten.
  • Kontaktskjema Rus- og tiltakstjenesten Melhus kommune.
  • Avtale mellom Nav Melhus og Vekst Melhus om gjennomføring av arbeidsmarkedstiltakene.
  • Samarbeidsavtale Kriminalomsorgen region Nord og Melhus kommune.
  • Søknadsskjema Barnefattigdom.
  • Vedtak om avslutning av tjeneste.
  • Melding om vedtak.
  • Rutinehåndbok for sosiale tjenester i Nav Melhus.
  • Prosjektet ung og verdifull.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 11 brukermapper
  • Brev med innkalling til Jobbhuset
  • Kopi av kartleggingsskjema

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 06.03.15.
  • Diverse eposter om utarbeidelse av tilsynet.
  • Brev av 12.05.15 med program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikkje publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Juridisk rådgiver Cecilie Rønning Melø

Seniorrådgiver Grethe Lindseth

Seniorrådgiver Merete O. Bondø

Rådgiver/observatør Thomas Holten

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk