Sammendrag

Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med Nav, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år.

Det vil si om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlige.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet avdekket 1 avvik:

Avvik:

Trondheim kommune ved Nav Heimdal sikrer ikke at det fattes vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning i alle saker når det gis slik tjeneste etter sosialtjenesteloven § 17.

 

Dato: 01.07.2015

Merete Olufsen Bondø
revisjonsleder

Cecilie Rønning Melø
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune ved Nav Heimdal i perioden 06.03.15 - 21.05.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

En systemrevisjon skal undersøke virksomhetens evne til å levere forsvarlige tjenester over tid og om virksomheten har et system som sikrer god praksis. Videre undersøkes om kommunen har en ledelse som har oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt. Systemrevisjonen skal også undersøke hvordan kommunen evaluerer sin praksis og retter opp feil. Kommunen har lovfestet plikt til å utføre slik internkontroll, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 5.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trondheim kommune har inngått samarbeidsavtale med NAV Sør-Trøndelag om etablering og drift av 4 felles Nav-kontor. Avtalen gjennomgås og evalueres regelmessig.  Satsingsområder for hvert budsjettår nedfelles i et felles prioriteringsdokument basert på bystyrets vedtatte budsjett og økonomiplan og statens årlige mål- og disponeringsbrev. Ut fra dette utarbeider kontorene hver sin virksomhetsplan. Resultatoppfølging skjer blant annet gjennom målstyring med kommunale og statlige mål. Resultat er tema på partnerskapsmøter og halvårlige møter på hvert Nav-kontor.

Samarbeidet i offentlig servicekontor er nå innarbeidet i samarbeidsavtalen med Nav Sør-Trøndelag. Kontaktpersonene i rådmannens fagstab har faste møter med Nav-ledere og avdelingsledere.

Trondheim kommunes enhet for sikkerhet og internkontroll (ESIKT) har oppnevnt en ressursperson som blant annet har ansvaret for å ajourholde Kvaliteket hvor kommunale rutiner lagres, samt å gjennomføre felles møter med ledere og fagansvarlige for sosialområdet fra byens fire Nav-kontor. Det er også opprettet en Rutinegruppe hvor fagperson for sosialområdet fra Nav-kontorene møtes for å drøfte, kvalitetssikre og utarbeide felles rutiner for tjenester etter lov om sosiale tjenester i Nav. Dette for å sikre at kommunen har en felles praksis for området.

Nav Heimdal har ca. 75 ansatte og er organisert i fire avdelinger. Avdelingene ledes av hver sin avdelingsleder. Nav-leder er for tiden leder for to av byens Nav-kontor og kontorene har til sammen ca. 200 ansatte.

Nav Heimdal har en kjent møtestruktur med kontormøter, teammøter for å dele informasjon og for å drøfte enkeltsaker. Kontoret deltar videre fast i Offentlig servicekontorets (OSK) møter for å drøfte tverrfaglige saker med Barne- og familietjenesten og Helse og velferdskontoret. Det beskrives videre en lav terskel for å samarbeide med andre instanser ved behov i enkeltsaker.

Jobb- og veiledningssenteret er den avdelingen som har ansvaret for mottaket av henvendelser til Nav-kontoret. Avdelingen prioriterer å ha et godt bemannet mottak med veiledere fra de ulike fagområdene tilstede i åpningstiden. For sosialtjenesteområdet er det i tillegg bakvakt og telefonvakt. Det er utarbeidet en turnus for mottaket, og det foreligger rutiner for området som viser blant annet når bakvakten skal benyttes. Kontoret har som prioritet å ha et tilgjengelig mottak samt å bruke av hverandres kompetanse.

Kommunen har et særlig fokus på ungdom i alderen 18 – 25 år som søker økonomisk sosialhjelp og/eller er uten aktivitet. Jobb- og veiledningssenteret er organisert slik at det gis informasjon og veiledning ut fra hva henvendelsen gjelder i front, mens der det er behov for ytterligere opplysninger, råd og veiledning så gis dette i hovedsak under samtaler med veileder og under oppfølging. Det beskrives en praksis for at det prioriteres å gi timeavtaler for kartlegging av behov så snart som mulig. Det gis hjelp til å skrive søknader. Tolk benyttes ved behov.

Økonomisk gjeldsrådgivning, KVP, Jobbhuset og tjenesten for ungdom «Tett på» er organisert under avdelingen Oppfølging 2. «Tett på» har to ansatte som jobber med ungdommer i alderen 18 – 25 år og som følger disse tett i ulike typer for oppfølging avhengig av hva den enkelte har behov for. De ansatte er tilgjengelige ved at de har egne jobb-mobiltelefoner som ungdommene kan ringe direkte.

Jobbhuset Sør er et av mange tiltak som Nav Heimdal kan benytte for å gi oppfølging til ungdommer. Jobbhuset gjennomfører kurs og opplæring for aldersgruppen for å komme i aktivitet. Det er utarbeidet en veileder for innsøking til kurs ved Jobbhuset.

Nav Heimdal har som praksis å gjennomføre en bred kartlegging av sine brukere. Det benyttes skriftlig samtykke i forkant ved innhenting av opplysninger fra andre instanser. Det er utarbeidet en ny rutine som sier at unge under 25 år som henvender seg til Nav første gang, alltid skal kartlegges av medarbeider i «Tett på» som er tilgjengelig i mottaket til faste tider.

Nav Heimdal har rutiner for samarbeid med andre instanser i de tilfeller hvor det anses hensiktsmessig. Kontoret deltar i ansvarsgruppemøter og det er praksis for å skrive referat og journalnotater. Ved manglende oppmøte kontaktes bruker per telefon eller SMS.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.03.15.

Åpningsmøte ble avholdt 19.05.2015.

Intervjuer
16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.05.2015

I forkant av tilsynet innhentet Fylkesmannen uttalelse fra Barne- og familietjenesten, Helse og velferdskontoret Heimdal, Jobbsjansen og OT- kontakt ved Tiller videregående skole,

Tjenestene ble bedt om å uttale seg om samarbeidet med Nav Heimdal. Fylkesmannen gjennomførte telefonsamtaler med alle samarbeidspartnere som ble stilt de samme spørsmålene. Uttalelsene som ble gitt, inngår som en del av helhetsvurderingen av kommunens tjenester på det reviderte området.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var kommunens plikt til å tilby og å yte sosiale tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er delt i 3 områder:

  1. Om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
    - Herunder om det finnes informasjon om tjenestene, og om det gis informasjon og veiledning til den enkelte, og at ungdommene ikke avvises når de henvender seg.
  2. Om kommunen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig.
    - Herunder krav til kartlegging, vurdering og beslutning, brukermedvirkning og individuell vurdering.
  3. Om kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er forsvarlig.
    - Herunder plikten til å legge til rette for brukermedvirkning og for å samhandle og om samarbeide med relevante tjenesteytere ivaretas.

Rapporten omhandler kun en del av Nav Heimdals virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav-kontoret. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet.

5. Funn

Avvik 1:

Trondheim kommune ved Nav Heimdal sikrer ikke at det fattes vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning i alle saker når det gis slik tjeneste etter sosialtjenesteloven § 17.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Jobb og veiledningssenteret gir opplysning, råd og veiledning etter Lov om sosiale tjenester § 17, men fatter i varierende grad vedtak om dette.
  • «Tett på», OT- kontakt og Jobbhuset gir i stor utstrekning tjenesten opplysning, råd og veiledning, men tjenesten gis ikke i vedtaks form.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 41 annet ledd, jf. § 17.
  • Forvaltningslovens § 23.

Kommentar: 

Når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning har ikke Fylkesmannen sett at det er gitt spesifikk informasjon om dette til gruppen mellom 17 og 23 år i samtaler mellom veileder og bruker. Fylkesmannen har ikke sett søknader om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav. Men det er opplyst og dokumentert at tjenesten ytes fortløpende i oppfølgingen av den enkelte bruker. Det er imidlertid et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om opplysning råd og veiledning når det gis slik veiledning, ut over det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningsloven § 11.

Når det ikke fattes vedtak på disse tjenestene vil risikoen for feil, manglende styring og manglende evaluering av tjenesten være tilstede. Vedtak på tjenesten vil gi forutsigbarhet for brukerne, det vil sikre etterprøvbarheten og ivareta brukernes klagemuligheter.

Tilsynet har for øvrig merket seg:

Nav Heimdal har rutiner for å informere og tildele sosiale tjenester. Skriftlige rutiner fra Kvaliteket opplyses til å være kjent og i bruk. Kontoret gir ikke spesifikt informasjon om at det kan søkes om opplysning, råd og veiledning som en tjeneste.

Informasjonsmaterialet i Jobb og veiledningssenteret inneholder noen punkter som er misvisende som blant annet:

  • I informasjonsbrosjyrene om briller og tannbehandling står det at «søknader som ikke er tilstrekkelig dokumentert vil kunne bli avslått, alternativt henlagt».
  • I informasjonsbrosjyren om briller står det at «dekning av briller innvilges som hovedregel etter lov om sosiale tjenester § 19».

Sakene tilsynet har fått fremlagt viser at kommunens veiledende satser for sosialhjelp er mye brukt, og det er i liten grad dokumentert hvilke individuelle vurderinger som er gjort. Gjennom samtaler opplyses det at slike vurderinger gjøres, og at det er praksis for å innvilge tilleggsytelser ved behov. Dokumentasjon i noen av de forelagte sakene viser at dette er gjort. Kommunens vedtak inneholder i stor grad standardtekst.

Tilsynet har fått forelagt vedtak hvor tjenesten etter lov om sosiale tjenester § 17 inngår som en del av vedtak om tildeling av økonomisk stønad. Det fattes videre vedtak om gjeldsrådgivning. Jobb- og veiledningssenteret opplyser at de gir opplysning, råd og veiledning etter stl. § 17 men fatter i varierende grad vedtak om dette. «Tett på», OT og Jobbhuset gir i stor utstrekning tjenesten opplysning, råd og veiledning, men tjenesten gis ikke i vedtaks form.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen
Rundskriv Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV

7. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er

å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt.

Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare

ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare

områder i tjenesteytingen avdekkes, og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges, og at internkontrollen fungerer som forutsatt.

Fylkesmannen har ikke avdekket mangler ved tilgjengelighet på tjenester til denne aldersgruppen ved Nav Heimdal. Kontoret har gode rutiner for å informere og gi tilbud om samtaler til den enkelte. Nav Heimdal har som målsetting at ungdommer skal prioriteres til samtaler og til oppfølgingstiltak som baseres på egne ønsker og behov. Kontoret har også egne ansatte som gir oppfølging til ungdommer.

Ved tildeling av økonomisk stønad, benyttes i stor grad kommunens veiledende satser for livsopphold, og det er i liten grad dokumentert i vedtak at det er foretatt individuelle vurderinger. Samtaler med ansatte og gjennomgang av journaler og vedtak viser at slike vurderinger gjøres, og kontoret har en praksis for å innvilge tilleggsytelser ved behov. Fylkesmannen har ikke fått forelagt søknader om tjenesten opplysning, råd og veiledning, og Nav Heimdal kan derfor forbedre sine rutiner for å informere om at dette er en tjeneste det kan søkes om.

Fylkesmannen har gjennom tilsynet fått dokumentert at det gis opplysning, råd og veiledning i et omfang, og med et innhold og tema som krever at det skal fattes vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven uten at dette er gjort. Det er et krav i lov om sosiale tjenester i Nav § 17 at det skal fattes vedtak om råd og veiledning når slik veiledning gis utover det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningslovens § 11.

Når det ikke fattes vedtak på denne tjenesten vil dette redusere klagemuligheten for tjenestemottaker. Et vedtak kan også bidra til å sikre at tjenesten blir mere forutsigbar.

Tilsynet viser at Trondheim kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området. Kommunens internkontroll har ikke avdekket at det ikke ble fattet vedtak på tjenesten råd og veiledning utover økonomisk rådgivning i alle saker hvor denne tjenesten gis.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Trondheim kommune og Nav Sør-Trøndelag
  • Saksfremlegg og Saksprotokoll «Revidert samarbeidsavtale mellom NAV Sør-Trøndelag og Trondheim kommune»
  • Partnerskapssamarbeid NAV Sør-Trøndelag, Trondheim kommune, NHO og STFK 2014 – 2018.
  • Underavtale om samarbeid mellom Sør-Trøndelag Fylkeskommune og NAV om Oppfølgingstjenesten.
  • Årsrapport Trondheim Kommune 2013
  • Årsregnskap 2013
  • Rådmannens forslag til handlings- og økonomiplan 2015-2018. Budsjett 2015.
  • Kommuneplanens samfunnsdel 2009-2020
  • NAV i skole i Trondheim 010115-311216
  • Delegasjonsreglement etter lov.
  • Delegasjonsreglement etter enhet.
  • Delegering av myndighet – NAV-leder.
  • Delegasjoner.
  • Foreløpig Mål og disponeringsbrev for NAV
  • Organisasjonskart NAV Heimdal, antall stillinger.
  • Organisasjonskart NAV Heimdal fordelt på statlige og kommunale stillinger.
  • Utskrift om informasjon fra www.trondheim.kommune.no
  • Rutine for mottak av henvendelser om økonomisk sosialhjelp NAV Heimdal & Jobb- og veiledningssenter.
  • Søknad om økonomisk sosialhjelp, dokumentasjonsliste til søknad og søknad om økonomisk sosialhjelp - tilleggsytelser.
  • Temaplan mot fattigdom i Trondheim
  • Rutiner fra Kvaliteket:
    - Sosialhjelpssatser 2015
    - Standard for enkeltytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav
    - Hovedsaksbehandlingsrutine for behandling av saker etter lov om sosiale tjenester i Nav.
    - Tannbehandling – økonomisk sosialhjelp.
    - Tannbehandling – rett til fri behandling til rusmiddelavhengige.
    - Rutine for behandling av saker vedrørende urettmessig mottatt sosialhjelp
    - Internrutine for innvilgelse og oppfølging av sosiale lån og UMS
    - Refusjon i etterbetalte trygdeytelser
    - Vedtak og utbetaling av kvalifiseringsstønad
    - Rutine for enslige mindreårige flyktninger
    - Regler for økonomisk sosialhjelp for utenlandske statsborgere
    - Samhandlingsrutine ved bosetting av flyktninger
    - Overføringsrutine for NAV-kontorene mellom bydelene
    - Overføring av brukere over 18 år mellom OSK/Bydel.
  • 25 brukermapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 brukermapper
  • Virksomhetsplan for 2015
  • Kompetanseplan
  • Samtykkeskjema
  • Oppdatert vaktplan for Jobb & Veiledningssenteret.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 05.03.15.
  • Diverse eposter om utarbeidelse av program for tilsynet
  • Brev av 06.05.15 med program for tilsynet.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Grethe Lindseth
Juridisk rådgiver Cecilie Rønning Melø
Seniorrådgiver Merete O. Bondø
Juridisk rådgiver Daniel Bergamelli

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk