Helsetilsynet

Fylkesmannen i Vest­ Agder

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet  

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Kommunens planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder om planene

  • dekker de nødvendige områdene innen helsemessig og sosial beredskap
  • inngår som ledd i den generelle beredskapen i kommunen
  • baserer seg på ROS analyser i kommunen
  • dekker behovene som er avdekket i ROS analyser
  • er implementert, kjent og øvet og at ansvarslinjer er klare
  • revideres og oppdateres i henhold til krav

 Det ble påvist to avvik:

  1. Lindesnes kommunes planer for helsemessig og sosial beredskap sikrer ikke på alle områder nødvendig tjenesteytelse i en krisesituasjon, jf. forskriften §§ 4, 5 og 9.
  2. 2. Lindesnes kommune sørger ikke for tilstrekkelig kompetanse og øvelse av personell som har en rolle i kommunens krisehåndtering.

Dato:

Kristin Hagen Aarsland
revisjonsleder

Styrk Fjærtoft Vik
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lindesnes kommune i perioden 22.08. - 27.11.2014 Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring


2. Beskrivelse av virksomheten

Lindesnes er en kommune med ca. 4800 innbyggere. Kommunen har en 90 kilometer lang kystlinje med Norges sydligste fastlandspunkt Lindesnes, med en relativt krevende skipslei og farvann. Kommunens administrasjonssentrum er Vigeland.

Kommunen har også innslag av landbruksområder i tillegg til noen mindre næringsvirksomheter og større bedrifter som GE Healthcare og kraftproduserende vindmølleparker, alle nær Spangereid.

Kommunen har stor tilstrømming av ferierende om sommeren, noe som mer enn dobler folketallet. Ut fra en beredskapsvurdering vil hendelser av mange slag kunne inntreffe i kommunen.

Kommunen har gjort en omfattende gjennomgang av sine beredskapsplaner etter at Fylkesmannen hadde forrige tilsyn i 2010. Ny beredskapsplan og nye ROS-analyser ble vedtatt høsten 2011.

Kommunen har nylig revidert smittevernplan og tuberkulosekontrollprogram.  Kommunen har infeksjonskontrollprogram i samarbeid med Sørlandet sykehus HF.


3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.08.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.2014.

Intervjuer Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.10.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Her beskrives krav som følger av helse- og beredskapslovgivningen som benyttes som revisjonskriterier, det vil si hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

I følge lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. Det vises også til "Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen»  fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS-analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Det stilles ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. forskriften § 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og ieformasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør også fremgå av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Helsedirektoratet har i dokumentet Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen kapittel 14 utarbeidet et forslag til mal for plan for helse- og sosialberedskap som dekker kravene i lov eller forskrift. Uansett hvordan kommunen organiserer arbeidet med helsemessig og sosial beredskap må momentene være med.

Forskrift 20.12.2002 nr.1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedrer sine tjenester.
 

5. Funn

Avvik 1: Lindesnes kommunes planer for helsemessig og sosial beredskap sikrer ikke på alle områder nødvendig tjenesteytelse i en krisesituasjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. § 2
  • Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap § 2-2
  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid §§ 4, 5, 6 og 9.
  • Forskrift 20.12.2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

Avviket bygger på følgende:

  • Det finnes ikke tilstrekkelige prosedyrer for ressursdisponering og drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse ved alvorlige hendelser, f.eks planer for å skape bedre plass på omsorgssenteret til flere pasienter
  • Det ble ikke dokumentert eller redegjort for at det er planer for omdisponering av personell i en krisesituasjon
  • Det fremkom at det ikke er system for kontinuerlig oppdatering av tilkallingslister/kontaktlister for sentralt personell
  • Det fremkom av intervju at per i dag er det ikke forsvarlig nødstrømfunksjon på omsorgssenteret (som også er planlagt brukt som BPS) eller på rådhuset. (Det er plan om å flytte nåværende aggregat til rådhuset i 2015)
  • Det er ikke et system for planarbeid på smittevernområdet (Smittevernplanen er oppdatert i mai 2014)
  • Smittevernplanen var mangelfull på punktene for stikkskader og hepatitt B­ vaksinering
  • Det fremkom av dokumentasjonen og intervju at man hadde planer om å bruke CIM til loggføring, men at organisasjonen per i dag ikke kan nyttiggjøre seg dette. Manglende system for loggføring vil kunne gi svekket operativ ledelse i en krisesituasjon
  • Flere av tiltakskortene er ikke tilstrekkelig konkrete til å kunne fungere som verktøy for håndtering av hendelser i en beredskapssituasjon, f.eks. tiltakskortene for BPS og storm/ekstremvær
  • Enkelte personer har oppgaver i flere sentrale ledd i kriseorganisasjonen, f. eks både i kriseledelse, kriseteam og EPS. Dette kan føre til manglende operativ ledelse i en krisesituasjon.
  • Plan for kriseledelse og helsemessig og sosial beredskap er ikke samordnet med beredskapsplan for NAV (Lokal beredskapsplan for NAV Lindesnes)
  • Det finnes ikke oversikt over personell som kan beordres etter helseberedskapsloven (varslingsliste)

Vi har for øvrig merket oss:

  • Samarbeidsavtaler med nabokommuner er på gang. Det ble fremlagt et utkast til en slik avtale.
  • Tiltakskort for EPS er under revisjon.

Avvik 2: Lindesnes kommunen sørger ikke for tilstrekkelig kompetanse og øvelse av personell som har en rolle i kommunens krisehåndtering.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid § 7

Avviket bygger på følgende:

  • I henhold til kriseplanen punkt 7.1 skal personell i kriseledelse ha kurs i kriseledelse. Dette ble ikke bekreftet i intervjuene.
  • Det ble ikke dokumentert at kommunen har et system for kartlegging av opplæringsbehov og opplæring av sentrale medlemmer i kriseledelsen eller krisehåndtering.
  • Det foreligger ikke skriftlige kompetanseplaner
  • Det gjennomføres :fa beredskapsøvelser på området helsemessig og sosial beredskap.
  • Kommunen har en årlig gjennomgang av beredskapsplanene med ansatte, men det kom ikke frem at det var systematisk opplæring utover dette
  • Det fremkom av intervjuene at sentrale personer i krisehåndtering ikke er klar over hvilken rolle de er tiltenkt 

Kommentar:

Det er et større fokus på beredskap i kommunen enn ved tilsvarende tilsynet i 2010, og det har vært jobbet mye med planverket. Noe av arbeidet har blitt forsinket på grunn av manglende ansettelse i funksjon som beredskapskoordinator.

Samlet sett har planene for store mangler til å kunne sikre tjenestene i en beredskapssituasjon. 

Det ble informert om at det er etablert et samarbeid med nabokommune om stedfortrederopplegg for kommuneoverlegen. Dette kan by på utfordringer ved krisesituasjoner som rammer begge kommunene.

6. Regelverk

  • Lov 30.03. 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
  • Lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
  • Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
  • Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
  • Lov 5.8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
  • Forskrift 17.6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
  • Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
  • Forskrift 20.12.2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Risikovurdering og samfunnssikkerhet overordnet nivå (ROS-analyse), vedtatt 10.11.2011
  • Plan for kriseledelse og helsemessig og sosial beredskap, vedtatt 10.11.2011
  • Referat fra rådmannens beredskapsdag 2014
  • Beredskapsarbeid i Lindesnes kommune - Rutiner for internkontroll, ajourført 23.04.2012
  • Risikovurdering Oppvekst og kulturetaten, datert 24.01.2013
  • Beredskapsplaner for Lindesnes ungdomskole, Nyplass barneskole og Spangereid barneskole
  •   Smittevernplan, revidert 15.05.2014
  • Lenker til kommuneplan
  • Dokument «Utstyr, materiell med mer omsorgsavdelingen.» (Oversikt over kapasitet per januar 2014)
  • Tilkallingsliste for kriseteamet, revidert 01.10.2014
  • Vedlegg 9.3 Kriseledelsens stedfortredere
  • Beredskapsplan NAV

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Rapporteringsskjema beredskap
  • Utkast til nytt tiltakskort for senter for evakuerte og pårørende (EPS)
  • (Utkast til ?) avtale vedr samarbeid innen beredskapsarbeid og krisesituasjoner - Lindesnesregionen
  • ROS analyse Helse og omsorgsetaten
  • Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
  • Varsel om tilsyn, datert 22.08.2014
  • Brev fra Lindesnes kommune med oversendelse av dokumentasjon, datert 17.09.2014
  • Program og administrative bestemmelser for tilsynet, datert 07.10.2014 

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn

Funksjon/stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Rune Stokke

Rådmann

X

X

X

Ove Torland

Teknisk sjef

X

X

X

Lena W. Vilhelmsen

Oppvekst- og kultursjef

X

X

X

David Andersen

Kommuneoverlege

X

X

X

Ingrid Olsen

Enhetsleder

X

X

X

Jon Buestad

Helse- og omsorgssjef

X

X

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Kristin Hagen Aarsland, Fylkesmannen i Vest-Agder, revisjonsleder
Styrk Fjærtoft Vik, Fylkesmannen i Vest-Agder, revisor
Yngve Årøy, Fylkesmannen i Vest-Agder, revisjonsleder
Bjørg Tveiten, Fylkesmannen i Vest-Agder, revisor