Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avviket som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble under tilsynet avdekket et avvik ut fra gjennomgang av tilsendt dokumentasjon og intervjuer innenfor temaet for tilsynet.

Tema for tilsynet var Flekkefjord kommunes tjenestetilbud til rusmiddelavhengige.

  • Flekkefjord kommune sikrer ikke at rusmiddelavhengige som har behov for langvarige og koordinerte tjenester får individuell plan.

Eva Dolva
revisjonsleder

Fredrik Dahl
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Flekkefjord kommune i perioden 13.08.2014 – 08.04.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale helse- og omsorgstjenesten etter helsetilsynsloven § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flekkefjord er Vest-Agders vestligste kommune og ligger midt mellom Kristiansand og Stavanger. Kommunen har ca. 9000 innbyggere.

Helse- og velferd er en av tre sektorer ledet av en kommunalsjef og er organisert under rådmannen. Kommunalsjefen har ansvaret for områdene: Helsetjenester, hjemmebaserte omsorgstjenester og forebyggende helsetjenester og NAV. Helsetjenesten er organisert i legetjenesten og tjenester for funksjonshemmede og psykiske helsetjenester. Tjenester til rusmiddelavhengige er organisert både under enhet for funksjonshemmede og psykiske helsetjenester og i NAV.

Flekkefjord kommune har i underkant av to årsverk knyttet til oppfølgingen av rusmiddelavhengige. Psykiske helsetjenester har ansvaret for utdeling av medikamenter til pasienter i LAR. NAV har ansvaret for å søke pasienter inn til tverrfaglig spesialisert rusbehandling. Psykiske helsetjenester har ansvaret for ettervernet. Flekkefjord har ikke egen ruskoordinator.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.08.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 06.01.2015.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 07.01.2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var Flekkefjord kommunes tjenestetilbud til rusmiddelavhengige. Tilsynet skulle undersøke om kommunen sikrer at:

  • Rusmiddelavhengiges behov for tjenester blir identifisert og tilstrekkelig utredet, herunder om henvendelser blir registrert og om kartleggingsprosessen dokumenteres.
  • Rusmiddelavhengige får vedtak på kommunale tjenester de har krav på, og at vedtakene er i tråd med kravene i forvaltningsloven.
  • Rusmiddelavhengige blir henvist til tverrfaglig spesialisert behandling i de tilfeller hvor det kommunale tilbudet ikke er tilstrekkelig.
  • De private rusomsorgsinstitusjoner som benyttes, gir et forsvarlig tjenestetilbud.
  • Rusmiddelavhengige får oppfølging før, under og etter opphold i privat rusomsorgsinstitusjon/tverrfaglig spesialisert behandling.
  • Rusmiddelavhengige får et koordinert tilbud, herunder individuell plan når de har krav på det.

5. Funn

Det ble funnet et avvik ut fra gjennomgang av tilsendt dokumentasjon og intervjuer innenfor temaet for tilsynet:

Avvik:

  • Flekkefjord kommune sikrer ikke at rusmiddelavhengige som har behov for langvarige og koordinerte tjenester får individuell plan.

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 7-1, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 2-5 og forskrift om individuell plan.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Av de 42 journalene som ble oversendt Fylkesmannen, forelå det 2 individuelle planer (IP). De to IP var ikke oppdaterte.
  • Av de 42 journalene som gjaldt 15 LAR-pasienter. Ingen av disse hadde IP.
  • Det var ikke journalført at LAR-pasientene var tilbudt IP.
  • I de øvrige 26 journalene fremgår det at minst 12 pasienter hadde behov for koordinerte tjenester, men det var ikke dokumentert at de har fått tilbud om IP.
  • Under intervjuene fremgikk det at det hadde vært lite fokus på temaet IP overfor pasientene og at få ble opplyst om retten til IP. Det manglet dokumentasjon i journalene på om det var gitt informasjon om IP og at pasienten hadde takket nei til dette
  • Under intervjuene fremgikk det at få hadde oversikt over antall IP som er laget.
  • Det var lite kjent for intervjuobjektene hvor referatene fra ansvarsgruppemøtene ble oppbevart.
  • Det framkom fra intervjuene at det var uklar oppfatning om hvem som hadde ansvar for arbeidet med IP.

Referatene manglet i den oversendte dokumentasjonen til Fylkesmannen.

Etter sluttmøtet 07.01.2015 ønsket kommunen å oversende ytterligere dokumentasjon.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Forvaltningsloven
  • Internkontrollforskriften
  • Kvalitetsforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Dokumentasjon som ble gjennomgått før revisjonsbesøket:

  1. Organisasjonskart for kommunen med organisering av helse- og omsorgstjenestene samt for NAV
  2. Oversikt over samarbeidsmøter
  3. Handlingsplan for psykiske helsetjenester i Flekkefjord kommune
  4. Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Listeregionen
  5. Helse- og omsorgsplan 2020 – Deltakelse og mestring
  6. Oversikt over de ansatte innen tjenesten til rusmiddelavhengige; stillingsbetegnelse og stillingsstørrelse
  7. Oversikt over Forvaltningsenheten i Helse og Omsorg
  8. Avtaler om samhandling mellom Farsund kommune og Sørlandet sykehus HF
  9. ASI i Norge v/Sirus
  10. IPLOS-registrering. Veiledning
  11. Egensøknad for helse- og omsorgstjenester
  12. Vedtaksskjema for psykisk helsetjeneste
  13. Oversikt over rustiltak i Flekkefjord kommune
  14. Boligsosial handlingsplan for Flekkefjord kommune
  15. Kompetansehevingsplan
  16.  Avviksskjema og avvikshåndtering

B. Tilleggsinformasjon

  1. Liste med navn på de som er henvist til tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB), fra 01.01.2013 til d.d. med henvisning og resultat av henvising

  2. Liste over navn på brukere med rusmiddelproblematikk, som har fått vedtak som omhandler tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven, fra 01.01.2013 og til d.d.; med saksmapper

  3. Liste med navn og saksmapper over begjæringer om innleggelse etter helse- og omsorgstjenesteloven § 10-2 og § 10-3

  4. Liste over alle avslag på søknad fra 01.01.2013 til d.d. med grunnlagsdokumenter, inkl. avslag på dekning av oppholdsutgifter i rusomsorgsinstitusjon

  5. Oversikt over rusmiddelavhengige som har omsorgen for mindreårige barn

  6. Liste over navn på LAR-pasienter med vedtak om tjenester, inklusivt utleveringsordning

  7. Navn på personer som p.t. befinner seg i kommunens nødbolig

  8. Navn på personer som får tjenester av kommunen, men som ikke har vedtak (for eksempel dagaktiviteter, lavterskeltilbud etc.)

  9. Alle individuelle planer for personer med rusmiddelavhengighet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  1. Utskrift av journal i Profil for LAR-pasienter

Dokumentasjon som ble ettersendt av kommunen etter tilsynsbesøket:

  1. Utskrift av journal i Profil for LAR-pasienter

  2. Kopi av referat fra ansvarsgruppemøter for LAR-pasienter

  3. Beskrivelse av koordinatorrollen i det tverrfaglige samarbeidet for barn og unge

  4. Retningslinjer for bruk av ansvarsgrupper for barn, unge og voksne i Flekkefjord kommune

  5. En IP ble oversendt tilsynet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev fra Fylkesmannen: Varsel om tilsyn, datert 13.08.2014
  • Brev fra Flekkefjord kommune: Oppnevning av kontaktperson, datert 29.08.2014
  • E-post fra Flekkefjord kommune: Oversendelse av dokumentasjon, 01.12.2014
  • Brev fra Fylkesmannen: Dagsorden for tilsynet, datert 11.12.2014
  • Brev fra Flekkefjord kommune: Ny dokumentasjon, datert 16.01.2015

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

 

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte
Øyvind Johansen    

Øyvind Johansen

Teamkoordinator NAV

x

x

Elisabeth Spikkeland

Enhetsleder TFF/PHT

x

x

x

Bernhard Nilsen Rådmann x    

Inger Marethe Egeland

Kommunalsjef helse- og velferd

x

x

x

Maria Mortensen

Fagleder PHT

x

x

x

Marianne Johansen

Vernepleier/Miljøterapeut

x

x

x

Helga Senland

Veileder NAV

x

x

x

Marita Slåt

Erfaringskonsulent

x

Ellen Matsen

Veileder NAV

x

x

x

Toralf Førland

Psykiatrisk sykepleier

x

x

x

Bente Tjørsvaag

NAV Avdelingsleder

x

Anne M. Grøtteland

Leder forvaltningsenheten

x

x

x

Marianne Omland

Kommuneoverlege

x

Janicke Bauge Lund

Erfaringskonsulent PHT

x

Fra tilsynsmyndighetene/ Fylkesmannen i Vest-Agder deltok:
Seniorrådgiver Tove Johnsen
Seniorrådgiver Eva Dolva
Seniorrådgiver Fredrik Dahl