Rapport fra kommunens arbeid med meldinger ved Hægebostad og Audnedal barneverntjeneste 2015
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de revide1te områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
- Meldinger til barneverntjenesten vurderes forsvarlig
- Plikten til tilbakemelding til melder er ivaretatt på ulilke trinn i saksprosessen
Det ble gitt 1 avvik under tilsynet:
Hægebostad kommune sikrer ikke at plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt på de ulike trinn i saksprosessen. Vurderinger som blir foretatt i meldingsavklaringer blir ikke dokumentert.
Dato: 1.juni 2015
Torhild Tallaksen
revisjonsleder
Wenche Becker-Eriksen
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hægebostad og Audnedal barneverntjeneste Hægebostad og Audnedal barneverntjeneste i perioden 23.2.2015 - 1.6.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter barnevernloven § 2-3b annet ledd.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdeldce, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstreldcelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdeldcet under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
- Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Hægebostad og Audnedal kommune har en interkommunal barneverntjeneste hvor Hægebostad kommune er vertskommune. Kommunene har til sammen i underkant av 3500 innbyggere. Barneverntjenesten har 4 stillinger, da er barneve1nleder innberegnet. Nærmeste overordnet til barnevernleder er enhetsleder som i tillegg til barnevern også er ansvarlig for en reldce andre tjenester.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Undersøke om kommunen håndterer meldinger forsvarlig
Tilbakemelding til melder etter at melding er mottatt og etter at undersøkelse er gjennomført.
Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak silaer at meldinger håndteres forsvarlig og at det gjennom prosessen gis tilbakemelding til melder i tråd med myndighetskrav.
Revisjonsvarsel ble utsendt 23.2.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Åpningsmøte ble avholdt 21.4.2015.
Intervjuer
5 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Sluttmøte ble avholdt den 23.4.2015
4. Hva tilsynet omfattet
Tema for tilsynet var:
- Kommunens arbeid med meldinger
- Tilbakemelding til melder
Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak silaer at deres oppfølging av meldinger og tilbakemelding til melder utføres i tråd med myndighetskrav.
5. Funn
Avvik 1
Hægebostad kommune sikrer ikke at plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt på de ulike trinn i saksprosessen.
De vurderinger som blir foretatt i meldingsavklaringen blir ikke dokumentert.
Avvik fra følgende myndighetskrav.
Lov om barneverntjenester §§ 6-7a, og lov om barneverntjenester §§ 1-4jf 4-2 Forvaltningsloven § 11 bokstav d.
Internkontrollforskriften § 4.
Avviket bygger på følgende:
- Gjennomgang av 32 meldinger i 28 saker viste at det ikke var gitt tilbakemelding til melder i 10 av sakene. Det ble også bekreftet gjennom intervjuer at skriftlige tilbakemeldinger ikke ble gitt i alle saker. Dette gjaldt også når undersøkelsen ble avsluttet.
- Barnevernfaglige vurderinger dokumenteres ildce i alle saker når melding henlegges eller det besluttes undersøkelse.
- Det gis tilbakemelding på at meldingen er henlagt i tilfeller hvor saken er aktiv.
- Ledelsen følger ildce i tilstreldcelig grad med på at barnevernfaglige vurderinger og beslutninger dokumenteres.
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
Lov om barneverntjenester § 2-1 annet ledd sier at kommunene skal ha internkontroll for å sikre at oppgavene utføres i samsvar med lov eller i medhold av lov. Kravet innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av barnevernlovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.
Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ildce sikrer at melder blir gitt tilbakemelding ved mottatt melding. Kommunen sikrer heller ildce at offentlige meldere som skal ha tilbakemelding etter undersøkelse :far dette. Kommunen har ildce kontrollrutiner som er gode nok til å fange opp denne typen svikt, noe som fører til at kommunen mangler grunnlag for å rette på forholdet.
7. Regelverk
Lov 1992-07-17 nr.100: Lov om barneverntjenester
Lov 1967-02-10 -Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Forskrift 2005-12-14 -Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester
Prop 106L (2012-2013) endringer i barnevernloven
8. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Organisasjonskart
- Oversikt over ansatte
- Rutinehåndbok/kvalitetssystemet
- Meldinger innkommet i 2014
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Varsel om tilsyn datert 23.2.2015
- Oversendelse av etterspurte dokumenter datert 13.4.2015
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok: Siri Løvbukten, Wenche Becker-Eriksen og Torhild Tallaksen