Helsetilsynet

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Kvinnherad kommune 18.06.2019 til 19.06.2019. Vi undersøkte om kommunen sikrar at Nav Kvinnherads vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar. Som ledd i førebuinga til tilsynet snakka vi med to personar med forsytaransvar for barn, som har fått minst ein søknad om økonomisk stønad behandla av Nav Kvinnherad.

Tilsynet vart gjennomført som del av årets planlagde tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Fylkesmannens konklusjon:

  • Kvinnherad kommune sikrar ikkje at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar

Dette er brot på:

Sosialtenestelova §§ 18 og 19, forsvarlegkravet i sosialtenestelova § 4, forvaltningslova § 17 om forvaltningsorganets utgreiings- og informasjonsplikt, og internkontrollforskrifta § 4 om innhaldet i internkontrollen.

Kommunens styringstiltak sikrar ikkje at det vert utøvd forsvarleg skjøn i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn. Styringstiltaka sikrar ikkje at sakene er godt nok opplyste før det vert gjort vedtak, og dei fangar ikkje opp at det manglar individuelle vurderingar.

Manglande dokumentasjon i sakene, gjer at kommunens leiing ikkje kan vite sikkert om søkjarane har fått nødvendig hjelp av Nav. Kommunen har ikkje nok opplysningar om kvar enkelt søkjar til å kontrollere dette. Desse manglane ved kommunens styring kan føre til at søkjarar med forsytaransvar for barn ikkje får den økonomiske stønaden dei har rett til etter sosialtenestelova. Kommunen sikrar ikkje at barn i familiar med låg inntekt får det dei treng.

Vi ber om tilbakemelding om kommunens årsaksforklaring og plan for retting av lovbrotet innan 01.09.2019.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi kva som vart undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet var om kommunen sikrar forsvarleg behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp til personar med forsytaransvar for barn. Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunen gjennom styring og leiing sikrar at alle vedtak byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar. Som ledd i førebuing til tilsynet snakka vi med to personar med forsytaransvar for barn, som har fått minst ein søknad om økonomisk stønad behandla av Nav Kvinnherad.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Eit tilsyn er kontroll av om verksemda sin praksis er i samsvar med gjeldande reglar i lov- og forskrift. Vi gir derfor her ei oversikt over krava som vart lagt til grunn i tilsynet.

Tenesta økonomisk stønad er regulert i sosialtenestelova kapittel 4. Sosialtenestelova inneheld òg saksbehandlingsreglar, og fastset at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova gjeld der ikkje anna er bestemt. Ved dette tilsynet er krava i forvaltningslova § 17 om opplysning av saka og § 25 om innhaldet i grunngjevinga for vedtaket sentrale. I menneskerettslova § 2 punkt 4 er det fastsett at FNs barnekonvensjon gjeld som norsk lov. Barnekonvensjonens artikkel 3 om barnets beste inngår dermed i det rettslege grunnlaget ved dette tilsynet.

Kommunens forvalting av tenesta økonomisk stønad skal skje i Nav-kontor, jf. Nav-lova §§ 13 og 14. Fylkesmannen fører tilsyn med Navs forvaltning av denne tenesta med heimel i sosialtenestelova § 9.

Retten til stønad til livsopphald er slått fast i sosialtenestelova § 18. Nav skal yte forsvarleg livsopphald etter individuell behovsprøving. Dersom Nav tildeler stønad etter ein bestemt sats, må det gå fram at det er vurdert individuelt, for den konkrete saka, at stønaden vil sikre søkjaren og søkjarens barn forsvarleg livsopphald. I særlege tilfelle kan Nav gje stønad etter sosialtenestelova § 19 for å fange opp ulike behov som ikkje vert dekt gjennom stønad etter § 18.

Det er eit sentralt prinsipp at Nav ved behandling av søknader om økonomisk stønad må vurdere konkret og individuelt om det er grunnlag for stønad, og eventuelt kva sum. Kartlegging av behov og individuell vurdering dannar nødvendig grunnlag for avslag eller tildeling av stønad, og for utmåling av stønaden. Viss saka ikkje er godt nok opplyst, vil det vere stor risiko for at Navs vurdering av om vilkåra for å gje økonomisk stønad er oppfylt og eventuelt utmålinga av stønaden ikkje vert rett.

Det vil kunne variere noko etter søkjarens situasjon kva Nav skal ha med i kartlegginga. Nav skal alltid undersøkje om søkjaren har barn. Dersom søkjaren har barn, må Nav ved kartlegginga av søkjarens behov også kartleggje barnas behov og ta omsyn til barnas behov når dei vurderer om det er grunnlag for stønad. Nav må òg ta omsyn til barnas behov ved utmåling av stønaden. FNs barnekonvensjon artikkel 3 inneber at Nav ved behandling av søknader om stønad til livsopphald frå ein søkjar som har omsorg for barn, pliktar å vurdere omsynet til barnets beste. Ved behov skal Nav sikre barnet materiell hjelp og nødvendige støttetiltak, særleg med omsyn til mat, klede, fritidsaktivitetar og bustad.

Kommunen kan ha ordningar som kjem barn i låginntektsfamiliar til gode. Slike ordningar kan føre til at barnets behov vert heilt eller delvis dekte. Når Nav behandlar familiens sosialhjelpssøknad, må Nav klarleggje om barnet/barna i familien faktisk får dekt behova sine gjennom slike ordningar. Det må gå fram i Navs saksutgreiing korleis kvart enkelt barns behov er vurdert, og kva faktiske opplysningar som er lagt til grunn ved vurderinga.

Ved fastsetting av stønad, kan kommunen ta utgangspunkt i statleg rettleiande satsar eller lokale normer. Slike satsar og normer kan berre vere rettleiande. Det betyr at Nav uavhengig av satsar og normer må vurdere kvar søknad konkret og individuelt, og at Nav må fråvike den satsen eller normen som vert lagt til grunn som eit utgangspunkt for skjønet, dersom forholda i den familien saka gjeld tilseier det.

Kravet om forsvarleg teneste gjeld som eit overordna krav til tenesta, jf. sosialtenestelova § 4. Reglane i sosialtenestelova og forvaltningslova bidreg til å gje forsvarlegkravet innhald. Kvaliteten på tenestene må vere tilfredsstillande, og brukarane må få tenestene til rett tid og i tilstrekkeleg omfang.

Kommunen må gjennom organisering og styring av tenestene sikre at både tenester og tiltak er forsvarlege, jf. internkontrollplikta som er fastsett i sosialtenestelova § 5. Kravet om internkontroll er nærare regulert i forskrift (forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga).

Med internkontroll meiner vi systematiske tiltak som sikrar at kommunen etterlever gjeldande lov- og forskriftskrav for den aktuelle typen teneste, jf. internkontrollforskrifta § 3. Internkontrollen skal i vere tilpassa verksemda, slik at kommunen til ei kvar tid sikrar nødvendig styring med tenestene.

Kommunens organisasjon, ansvarsplassering og oppgåvefordeling, vurdering av kompetansebehov og tilrettelegging for at dei tilsette kan utføre oppgåvene sine, oversikt over område med risiko for svikt og bruk av erfaringar frå tilsette og brukarar i forbetringsarbeidet, er viktige element i internkontrollen. Kommunen skal dokumentere internkontrollen i den grad det er nødvendig, jf. internkontrollforskrifta § 5.

Det følgjer av sosialtenestelova § 6 at kommunen skal sjå til at tilsette som yter tenester etter lova har tilstrekkeleg kompetanse til å utføre arbeidet på ein forsvarleg måte. Kommunen pliktar å gi dei tilsette nødvendig opplæring ved behov. Tilsette i Nav som jobbar med økonomisk stønad til barnefamiliar, må ha kunnskap om dei særlege utfordringane barn i slike familiar kan ha. Dei tilsette vil òg ha behov for kunnskap om andre instansar som det vil være naturleg å samarbeide med ved økonomisk stønad eller anna hjelp til barnefamiliar.

3. Framstilling av faktagrunnlaget

Her vert det gjort greie for korleis verksemdas aktuelle tenester fungerer, inkludert verksemdas tiltak for å sørgje for at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane vert etterlevde.

Kvinnherad kommune har ca. 13 200 innbyggarar per første kvartal 2019. Kommunens administrasjon er organisert i tre sektorar under kommunedirektøren. Dei tre sektorleiarane er kommunedirektørens leiargruppe. Sektorane er delt i einingar med einingsleiarar som rapporterer til sektorleiaren. Nav-leiaren er i ei særstilling, sidan Nav har både statlege og kommunale oppgåver. Dei kommunale oppgåvene i Nav omfattar mellom anna økonomisk stønad etter sosialtenestelova. Ansvaret for dei kommunale oppgåvene i Nav er delegert frå kommunestyret til Nav-leiaren, gjennom kommunedirektøren og sektorleiaren for omsorg, helse og sosial. Nav-leiaren rapporterer til sektorleiaren for omsorg, helse og sosial om dei kommunale oppgåvene i Nav. Nav-leiarens ansvar går elles fram av samarbeidsavtalen mellom Kvinnherad kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland.

Nav-kontoret er sidan 01.04.2019 delt i fire team; AAP-teamet, Arbeids- og mottaksteamet, Sosialteamet og Forvaltningsteamet. Det er 21 tilsette. Av desse er det 11 tilsette som deltek i behandling av søknader om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn.

Saksbehandlinga skjer dels i Forvaltningsteamet, dels i Sosialteamet. Dei som sit i mottaket deltek ikkje i søknadsbehandlinga, men kan informere søkjaren om kva informasjon som skal vere med ein søknad, eller sjekke at relevant dokumentasjon er lagt ved før søknaden går vidare til sakshandsamar.

Søknader om økonomisk stønad går først til Forvaltningsteamet, der ein saksbehandlar får ansvaret for saka. Viss saksbehandlaren i Forvaltningsteamet vurderer at det er behov for kartlegging, skal ein saksbehandlar i Sosialteamet gjennomføre kartlegginga etter bestilling frå saksbehandlaren i Forvaltingsteamet. Saksbehandlaren i Forvaltningsteamet skriv utkast til vedtak på bakgrunn av dei opplysningane som er tilgjengelege på vedtakstidspunktet. Avdelingsleiaren godkjenner vedtaka. Det går fram av Nav-kontorets vedtaksfullmakt kven som kan godkjenne vedtak i avdelingsleiarens fråvær. Vedtaksfullmakta inneheld òg ei sjekkliste for kontroll ved godkjenning av vedtak. Nav Kvinnherad har skriftlege rutinar for saksbehandling. Dei har skjema for kartleggingssamtale, eige skjema for kartlegging av barns behov og sjekkliste for kartleggingssamtale.

Nav-leiaren, avdelingsleiaren og teamleiaren for Arbeids- og mottaksteamet har møte kvar veke, der dei drøftar alle utfordringar som gjeld drifta av kontoret. Avdelinga har faste fagmøte ein gong i veka for alle som jobbar med økonomisk stønad og KVP, der dei drøfter saker og går gjennom endringar i rutinar. I fagmøtet går dei også gjennom tilbakemeldingar frå Fylkesmannen i klagesaker med tanke på læring. Det vert ført referat frå fagmøte. Avdelingsleiar sender kvar veke ut statusmail med informasjon om restansar, fråvær og anna. I statusmail 13.06.2019 er det informert om endring i rutinane for notat-/referatskriving etter fagmøta. Formålet med rutineendringa er å sikre at vurderingar som gjeld enkeltsaker, vert journalført på den aktuelle saka og er lett tilgjengeleg ved behandling av saka.

Kontoret gjer ikkje systematisk risikovurderingar med tanke på saksbehandlinga. Kontoret har gjennomført stikkprøvekontrollar av vedtak i saker som gjeld ungdom og gjennomgått alle avtalar om frivillig forvaltning. Kontoret har ikkje gjennomført kontroll av vedtak i saker som gjeld personar med forsytaransvar for barn. Kommunen har system for avviksmeldingar. Det er i 2019 meldt tre avvik som gjeld det faglege arbeidet. Det eine avviket gjaldt mangelfull journalføring (03.06.2019).

Kontoret har etter dette auka fokus på journalføring.

Dei tilsette ved Nav Kvinnherad er opptekne av barneperspektivet, og kontoret har ein familiekoordinator. Kommunen er oppteken av å førebyggje sosial naud, og det vert tenkt heilskapleg om korleis andre tenester og tiltak kan bidra til å hjelpe familiar med låg inntekt. Kommunen har eit eige fattigdomsprosjekt og eit prosjekt for brukarretta tverrfagleg innsats (BTI). Dei tilsette i Nav er opptekne av å gjere rett vedtak. Dei er òg opptekne av effektiv saksbehandling og kort saksbehandlingstid.

Kartlegging ved søknad
Det går fram av kontorets skriftlege saksbehandlingsrutine at det for alle nye søkjarar skal gjennomførast ein kartleggingssamtale før det vert gjort vedtak. I kartleggingssamtalen skal brukaren sjølv fylle ut kartleggingsskjemaet i samarbeid med den saksbehandlaren som skal gjennomføre kartlegginga. Viss søkjaren har barn, skal saksbehandlaren gå gjennom og fylle ut kartleggingsskjemaet for barns behov saman med søkjaren. Sjekklista for kartleggingssamtalar er kjent for dei tilsette, men det er ikkje slik at dei alltid har den med. Dei har med PC og bruker nav.no i samtalen. Dei to søkjarane vi har snakka med før tilsynsbesøket, sa at Nav ikkje hadde spurt dei om barnas situasjon og behov.

Vi har i intervju med tilsette fått vite at ferdig utfylte kartleggingsskjema skal skannast og leggjast i journalen. Ved stikkprøver har vi berre i ei av dei 23 sakene sett døme på at begge kartleggingsskjema er brukt og lagt på saka. Vi har i ei anna sak sett døme på notat etter ein kartleggingssamtale. Det går i denne saka fram at søkjaren har forsytaransvar for barn, men notatet frå kartlegginga inneheld ikkje informasjon om barnas situasjon eller behov. Vi legg på bakgrunn av dette til grunn at opplysningane om søkjarens situasjon på søknadstidspunktet ikkje alltid omfattar behova til søkjarens barn og ikkje alltid vert dokumentert i journal.

Det er i den skriftlege rutinen ikkje sagt noko om opplysing av saka når søkjaren ikkje er ny for Nav. Ved gjennomgang av saksmapper såg vi at det sjeldan var spor av dialog mellom Nav og søkjaren mellom søknad og vedtak. Vi såg berre i ei sak spor av dialog med søkjaren om barnas situasjon og behov. Vi legg på bakgrunn av dette til grunn at vedtak om økonomisk stønad til vanleg vert gjort på bakgrunn av dei opplysningane som går fram av søknaden med vedlegg.

Dei vurderingane som vedtaket byggjer på
Det står i kontorets skriftlege rutine at dei vurderingane som er lagt til grunn for avgjerda skal gå klart fram av grunngjevinga, både ved avslag og innvilging. Det står òg at definisjonen på livsopphald skal vere med i vedtaket. I eit eige avsnitt om livsopphaldssats står det at «Nav Kvinnherad nyttar seg av statleg rettleiande satsar for livsopphald, sjå eige skriv». Det er her meint rundskriv om statlege rettleiande retningslinjer for økonomisk stønad frå Arbeids- og sosialdepartementet. Der går det fram at satsane er rettleiande og berre kan brukast som eit utgangspunkt for skjønet.

Ved stikkprøvekontrollen såg vi at vedtaka om stønad til livsopphald til vanleg byggjer på ei utrekning som viser om søkjarens disponible inntekter etter frådrag for faste utgifter, til dømes husleige, straum og forsikring, er over eller under statleg rettleiande sats. Utrekninga er avgjerande for om søkjaren vert vurdert å fylle kriteria for å få stønad, og der søkjaren har mindre disponibelt til livsopphald enn det som er statleg rettleiande sats, vert stønaden tilsvarande differansen. Søkjarar som har meir til livsopphald enn satsen, får avslag. Korttidsstønad (nødhjelp) vert ytt der søkjaren dokumenterer å vere heilt utan pengar til mat. Korttidsstønad vert ytt etter bestemte satsar etter kor mange vaksne og barn det er i husstanden. Det går fram av skriftleg rutine at det ved korttidsstønad kan vere aktuelt å gje tillegg der søkjaren har ekstra høge utgifter til dømes til tobakk, bleier eller hygieneartiklar. Vi har sett døme på at det er gjeve tillegg for morsmjølk og bleier.

Det går fram av kontorets skriftlege rutinar at søkjaren kan søkje om ekstra stønad, til dømes juletilskot/høgtidstilskot, ferietilskot, stønad til å dekkje fritidsaktivitetar for barn, klestilskot, konfirmasjon, etablering, flytting og data. Det er nærare retningslinjer for når det kan vere aktuelt å yte slik særskilt stønad og satsar for dette. Kommunen har opplyst at brukarane får informasjon om dette i mottak, og at det er tema i kartleggingssamtalar og møte med brukarane. Standardteksten om aktuelle lover, som ligg ved alle vedtak, inneheld informasjon om kva livsopphaldssatsen skal dekkje, og at det går an å søkje særskilt om å få dekt utgifter til lege, psykolog, fysioterapi, tannlege, briller, medisinar på resept, særlege utgifter i samband med høgtids- og merkedagar, barnepass, flytteutgifter, og samvær med barn.

Leiinga si oppfølging og kontroll
I sjekklista for kontroll ved godkjenning av vedtak, er det kontrollpunkt som handlar om at forslaget til vedtak må vere i samsvar med lov, forskrift og interne rutinar, og at utrekningane må vere korrekte. Kontroll med at kartlegging er gjennomført og at resultatet av kartlegginga er journalført, er eit eige punkt. Viss den som godkjenner fangar opp manglar ved utkastet, går saka tilbake til saksbehandlar for retting av dette før det blir gjort vedtak. Leiinga er kjent med at journalføringa kan vere mangelfull. Leiinga har derfor bestemt at kontoret skal ha meir merksemd på dette. Det betyr mellom anna at dette vert tema i fagmøte. Om leiinga ser behov for det, vil dei òg følgje opp kvar enkelt saksbehandlar. Leiinga seier det òg kan vere aktuelt å følgje opp med stikkprøvekontrollar.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Fylkesmannen har ved dette tilsynet undersøkt om Kvinnherad kommune sikrar at søkjarens livssituasjon og behov vert systematisk undersøkt når ein av forsytarane deira søkjer økonomisk stønad, og om det vert undersøkt slik at også barnas situasjon og behov vert opplyst.

Ved tildeling av økonomisk stønad skal kommunen mellom anna ta omsyn til barnas behov for klede og utstyr til fritidsaktivitetar, skuleutstyr og trygge bustadforhold. Ved behandling av søknader om økonomisk stønad frå søkjarar som har forsytaransvar for barn, er det derfor viktig at kommunen utgreier familiens situasjon godt nok til at dei kan gjere konkrete, individuelle vurderingar av kva som skal til for å sikre barna ein verdig barndom.

Det er på bakgrunn av det som har kome fram ved tilsynet ikkje tydeleg for oss at Nav tek tilstrekkeleg ansvar for opplysninga av saka. Nav Kvinnherad innhentar opplysningar om tal barn, barnetrygd, barnebidrag og utgifter til barnehage/SFO, men det går ikkje fram at Nav utover dette opplyser saka med tanke på barnas behov og kva kostnader som er nødvendige for søkjaren for å dekkje barnas behov. Det vert innhenta dokumentasjon som viser inntekter og utgifter, men det verkar tilfeldig om behov utover det som er opplyst i søknaden vert fanga opp. Nav Kvinnherad har ikkje dokumentasjon som viser at søkjarens behov er så godt opplyst at det er mogleg å vurdere søkjarens rett til økonomisk stønad.

Nav Kvinnherad gjer ikkje nærare greie for konkrete individuelle vurderingar, verken i vedtaket eller andre stader. Statens rettleiande satsar for livsopphald vert lagt til grunn som norm, ikkje som eit utgangspunkt for skjøn. Det same gjeld ved bruk av lokale satsar. Vi har sett nokre få døme på at søkjaren har fått ein annan sum enn den lokale satsen, men det er da ikkje gjort nærare greie for skjønet.

Når manglande kartlegging og manglande individuell vurderingar ikkje vert fanga opp av den som skal godkjenne vedtaket, kan vedtak bli godkjent utan at det er vurdert om disponibel inntekt til livsopphald, eventuelt med stønaden frå Nav, er nok til å dekkje både søkjarens og barnas behov.

Kvinnherad kommune vurderer sjølve at dei har relevant og tilstrekkeleg kompetanse på dette fagområdet, men kommunens styrings- og kontrollaktivitetar sikrar ikkje at sakene er godt nok opplyste før det vert gjort vedtak, og at vedtaka byggjer på konkrete, individuelle vurderingar, slik at det ikkje vert tilfeldig om søkjaren får dei tenestene han/ho har behov for og i nødvendig omfang.

Konsekvensen av at kommunen ikkje sikrar at Nav-kontoret innhentar tilstrekkeleg informasjon om, og gjer forsvarlege vurderingar av, behova til barn i familiar som har behov for økonomisk stønad, er at det vert usikkert om barnas behov vert dekt. Kommunen sikrar dermed ikkje at barnas behov vert dekt.

Konklusjonen ved tilsynet er at kommunen ikkje etterlever lovkrava som skal sikre at vedtak om økonomisk stønad byggjer på forsvarleg saksutgreiing og konkrete, individuelle vurderingar.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

Fylkesmannens peiker på følgjande:

  • Kvinnherad kommune sikrar ikkje at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar

Dette er brot på:

Sosialtenestelova §§ 18 og 19, forsvarlegkravet i sosialtenestelova § 4, forvaltningslova § 17 om forvaltningsorganets utgreiings- og informasjonsplikt, og internkontrollforskrifta § 4 om innhaldet i internkontrollen.

Kommunens styringstiltak sikrar ikkje at det vert utøvd forsvarleg skjøn i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn. Styringstiltaka sikrar ikkje at sakene er godt nok opplyste før det vert gjort vedtak, og dei fangar ikkje opp at det manglar individuelle vurderingar.

Manglande dokumentasjon i sakene, gjer at kommunens leiing ikkje kan vite sikkert om søkjarane har fått nødvendig hjelp av Nav. Kommunen har ikkje nok opplysningar om kvar enkelt søkjar til å kontrollere dette. Desse manglane ved kommunens styring kan føre til at søkjarar med forsytaransvar for barn ikkje får den økonomiske stønaden dei har rett til etter sosialtenestelova. Kommunen sikrar ikkje at barn i familiar med låg inntekt får det dei treng.

6. Oppfølging av påpeikte lovbrot

I dette kapittelet gjer vi greie for kva vi ventar at verksemda skal gjere i prosessen med å rette påpeikte lovbrot, slik at tenesta ivaretek krava til kvalitet og rettstryggleik for tenestemottakarane.

Fylkesmannen ber Kvinnherad kommune om å vurdere kva forhold som har ført til det påpeikte lovbrotet, og på bakgrunn av dette lage ein plan for retting.

Planen må innehalde opplysningar om

  • Kva tiltak kommunen vil setje i verk for å rette lovbrotet
  • Korleis leiinga vil følgje med på og kontrollere at tiltaka er sett i verk
  • Korleis leiinga vil gjennomgå om tiltaka har verka som planlagt etter at dei har fått verke ei stund
  • Kommunens eigne fristar for å sikre framdrift

Frist: 1.9.2019

Med helsing

Helga Arianson
fylkeslege

Turid Måseide
seniorrådgjevar

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 13.03.2019.

Vi hadde samtale med to søkjarar om deira erfaring med Nav Kvinnherads behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet vart gjennomført ved Nav Kvinnherad. Tilsynet vart innleia med eit kort informasjonsmøte 18.06.2019, og avslutta 19.06.2019 med eit oppsummerande møte med gjennomgang av funn.

Vi fekk tilsendt ein del dokument på førehand, medan andre dokument vart gjennomgått under tilsynsbesøket. Følgjande dokument vart gjennomgått og vurderte som relevante for tilsynet:

  • Organisasjonskart for sosialtenesta i Nav Kvinnherad, frå 04.2019
  • Delegasjonsreglement, frå kommunens nettsider 04.2019
  • Samarbeidsavtale mellom Kvinnherad kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland, gjeld frå 01.2016, er datert 06.07.2016
  • Oversikt over leiarroller og fagansvar ved Nav Kvinnherad per 04.2019
  • Oversikt over tilsette som jobbar med sosiale tenester ved Nav Kvinnherad, per 04.2019
  • Vedtaksfullmakt for Nav Kvinnherad, gjeld frå 05.2018
  • Rutinar for saksbehandling ved Nav Kvinnherad, oppdaterte 03.2019
  • Sjekkliste for gangen i ein mottakssamtale
  • Kartleggingsskjema Nav Kvinnherad
  • Skjema for kartlegging av barns behov
  • Sjekkliste for kartleggingssamtale
  • Fagmøteboka med referat frå fagmøte
  • Døme på statusmail frå avdelingsleiar
  • Kopi av tre avviksmeldingar

Vi gjekk gjennom til saman 23 saksmapper. Det vart valt 23 etter følgjande kriterium:

  • Vi bad om å tilsendt dei siste 20 vedtak, med tilhøyrande søknader, frå personar med forsyteransvar for Vi fekk 23. Vi valde å gå gjennom alle dei 23.

I tabellen under gir vi eit oversyn over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:

Ikkje publisert her

Desse deltok frå tilsynsmyndigheita:

  • seniorrådgjevar, Elisabeth Lund-Iversen, Fylkesmannen i Vestland, revisor
  • seniorrådgjevar, Linda Kråkenes, Fylkesmannen i Vestland, revisor
  • seniorrådgjevar, Turid Måseide, Fylkesmannen i vestland, revisjonsleiar