Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Sammendrag

Fylkesmannen i Buskerud gjennomførte i perioden 21.08. – 27.11.14 tilsyn med status for arbeidet med å etablere oversikt over folkehelsen i Røyken kommune.

Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014, etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand, og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Målsettingen for det landsomfattende tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk i tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å hevde at det foreligger avvik fra lov- og forskriftskrav som dette tilsynet var avgrenset til:

Avvik:

Røyken kommune har ikke startet opp et systematisk oversiktsarbeid, og det er ikke tatt stilling til organisering og ansvarsplassering for dette arbeidet.

Fylkesmannens samlede vurdering av status for kommunens løpende folkehelsearbeid:

Det vises til kommentarer i kapittel 5, s. 6, nedenfor.

seniorrådgiver / jurist
Ellisiv Hegna
revisjonsleder

seniorrådgiver / folkehelserådgiver
Marianne Hegg Hillestad
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i perioden 21.08 – 27.11.14 med Røyken kommune.

Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid, som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014, etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand, og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll

Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.

2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:

I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røyken kommune hadde ved tilsynsbesøket ca. 21000 innbyggere. Kommunen er på landsbasis blant de som har hatt størst økning i antall innbyggere de siste fire årene (9,1 %). Ved tilsynet var kommunen inne i en prosess hvor enkelte organisatoriske forhold ennå ikke var endelig avklart.

Da tilsynet ble gjennomført hadde Røyken og Hurum kommuner felles rådmann. Kommunens seks kommunalsjefer har også ansvar for tilsvarende områder / sektorer i Hurum kommune. Kommunalsjefene sitter i ledergruppen, sammen med rådmann, ass. rådmann, økonomisjefen og personalsjefen.

Overordnet koordinering av folkehelsearbeidet i Røyken er lagt til ledergruppen.

Kommunen har hatt samfunnsmedisinsk kompetanse i form av 50 prosent stilling som kommuneoverlege. I en overgangsperiode har tidligere kommuneoverlege 20 % stilling. Ny kommuneoverlege skal ha 100 % stilling, og vil organisatorisk bli direkte underlagt kommunalsjef for «Helse, sosial og omsorg». Kommunen har ikke stilling som folkehelsekoordinator. Det er opprettet en Frisklivssentral i fellesskap med Hurum kommune.

3. Gjennomføring

Varsel om tilsyn ble sendt kommunene den 21.08.14.

Når det gjelder aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket, se kapittelet om dokumentunderlag nedenfor.

Formøte med kommunen om tilsynet ble gjennomført på telefon den 14.11.14.

Telefonsamtale med to representanter for frivillige organisasjoner / lag ble foretatt før tilsynsbesøket. Avtroppende kommuneoverlege ble det også gjennomført telefonintervju med.

Åpningsmøte ble avholdt 26.11.14 i Røyken kommune.

Intervjuer ble foretatt med 11 kommunalt ansatte, over to dager.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel nedenfor om dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 27.11.14 i Røyken kommune.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema:

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

  • om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
  • om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
  • om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
  • om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
  • om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
  • om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
  • om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

  • kommunens tilrettelegging/styring
  • hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
  • om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
  • i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
  • i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Funn

Tilsynet var avgrenset til å undersøke om kommunen er kommet i gang med et systematisk oversiktsarbeid. Det ble gjort funn som ga grunnlag for å hevde at det foreligger avvik fra de lov- og forskriftskrav som dette tilsynet var avgrenset til:

Avvik:

Røyken kommune har ikke startet opp et systematisk oversiktsarbeid, og det er ikke tatt stilling til organisering og ansvarsplassering for dette arbeidet.

Dette er avvik fra folkehelseloven §§ 5 og 30, og forskrift om oversikt over folkehelsen § 4, jf. § 3.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

  • Etter at varsel om tilsyn var mottatt, meldte kommunen tilbake at det løpende oversiktsarbeidet ikke var startet opp.
  • Det er ikke besluttet hvordan det systematiske oversiktsarbeidet skal organiseres.
  • Det er ikke avklart hvilke forhold vedrørende helsetilstanden og påvirkningsfaktorer som det løpende vil være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om.
  • Det er ikke etablert et system som kan bidra til å sikre at arbeidet med å innhente, gjennomgå, og vurdere opplysningene får en tverrsektoriell innretning.
  • Arbeid med en folkehelsemelding er planlagt startet opp i 2015, men det er ikke tatt stilling til hva denne skal inneholde, og hvordan arbeidet skal organiseres og forankres. Det foreligger ingen fremdriftsplan for arbeidet.

Andre forhold som ble avdekket (kartlegging og vurdering av status for Røyken kommunes løpende oversiktsarbeid):

Det fremkom ved tilsynet at den planlagte folkehelsemeldingen også er ment å skulle omfatte et samlet oversiktsdokument.

Videre fremkom det at det delvis er kjent hva begrepene folkehelse og folkehelsearbeid innebærer, og at dette er et tverrsektorielt ansvar. Ved tilsynet syntes det imidlertid ikke å være iverksatt tiltak som har gjort kunnskap om folkehelsearbeid godt kjent i alle ledd i organisasjonen.

Røyken kommune har en del kompetanse av både formell og reell karakter, for å kunne sikre folkehelsearbeidet. Utfordringen synes å være å styre, systematisere og koordinere disse ressursene. Det er imidlertid fastsatt at dette arbeidet skal iverksettes våren 2015. Det fremkom at det ikke er godt kjent hvilken kompetanse som faktisk finnes i de ulike sektorer som har folkehelseoppgaver. Dette kan gi utfordringer for det sektorovergripende samarbeidet.

Sentrale kilder for folkehelsedata er kjent. Det synes imidlertid å foreligge en utfordring i å nyttiggjøre egne data som finnes i alle de ulike tjenestene i kommunen, samt avklare / ta stilling til hvilke kilder som er relevante.

Det er ikke etablert sektorovergripende arenaer, utover rådmannens ledergruppe, hvor kunnskap om kommunens folkehelseutfordringer kan samles, systematiseres, analyseres og drøftes. Dette er et bevisst valg fra kommunens side. Det er imidlertid iverksatt en rekke enkelttiltak i de ulike virksomheter, eksempelvis Røykenmodellen, ny svømmehall, forebyggende team, Frisklivssentral m.m., som kan ha betydning for folkehelsen i kommunen.

Frivillige lag og foreninger involveres i arbeid som har betydning for folkehelsen. Representanter for sistnevnte melder tilbake i telefonintervjuer at de er kjent med deler av Røyken kommunes folkehelsearbeid, de involveres i noen tilfeller i enkeltsaker, og blir normalt forelagt forslag til planer m.v. i kraft av å være høringsinstanser. En utfordring for kommunen synes å være å involvere slike organisasjoner / lag tidlig i prosessene.

6. Regelverk

Myndighetskrav (lov og forskrifter) som sto sentralt ved tilsynet var:

  • Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
  • Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

Sentralt i arbeidet med folkehelseproblematikk er også lov av 27. juli 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven).

7. Dokumentunderlag

  • Varsel om tilsyn ved Fylkesmannens brev av 21.08.14 til kommunen.
  • Brev av 17.09.14 fra Røyken kommune om hvilke dokumenter som er tilgjengelig, i forhold til hva som ble etterspurt i Fylkesmannens varsel om tilsyn av 21.08.14 (se brevet med varsel, side 2 – 3, nr. 1 til 16):
    1. Vedlegg 1
    2. Stillingsbeskrivelse for:
        2.1 Foreligger ikke konkret stillingsbeskrivelse, men plansjef har ansvar for oppgaven.
        2.2 Stillingsbeskrivelsen er under utarbeidelse ferdigstilles desember 2014.
    Kommer 1. 12.2014
        2.3 Stillingen finnes ikke i Røyken kommune
    3. Frisklivsentralen v/leder Kjersti Werge-Olsen
    4. Vedlegg 2 – temaplaner. Folkehelsemeldingen skal ferdigstilles 2015. Avventer oppstart til kommuneoverlege er på plass.
    5.Under rullering. Fremlegges til politisk behandling høsten 2014.
    6. Ligger tilgjengelig på Røyken kommunes nettsider.
    7. Avventer tilsetting av kommuneoverlege og utarbeidelse av temaplan.
    8. Ingen relevante i vårt internkontrollsystem
    9. Røyken kommune etablerer nå ledelsens gjennomgang, men det ikke startet opp enda.
    Ikke meldt avvik på folkehelsearbeidet.
    10. Ikke gjennomført
    11. Vedlegg 3
    12. Strategisk kompetanseplan er under utarbeidelse og ferdigstillelse i okt. 2014. Planen har fokus på helheten og ikke spesielt på folkehelse.
    13. Viser til svar under punkt 7
  • Det som ble oversendt 17.09.14 var:
    - Organisasjonskart (nr. 1, vedlegg 1 ovenfor)
    - Temaplan (nr. 4, vedlegg 2 ovenfor: Skisse med dokumenter som er utarbeidet, under utarbeidelse og planlagt – “Forebyggende arbeid/folkehelse: Oppstart våren 2015)
    - “Fra behandling til forebygging og rehabilitering i Røyken kommune – Analyse av styringsdata i sektoren Helse- og omsorg”. 2014 (nr. 11, vedlegg 3 ovenfor)
  • Dokumenter på e-post den 17.11.14 fra Røyken kommune til Fylkesmannen i Buskerud:
    - Kommuneplanens samfunnsdel 2014 – 2034
    - Referat fra Ungdommens kommunestyre 13.06.13 (oversikt over innkjøp)
    - Oppsummering etter telefonmøte med Fylkesmannen 14.11.14, herunder lenker til sider.
    - Referat fra Ungdommens kommunestyre 30.03.12

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

På formøtet som ble avholdt på telefon deltok: rådgiver Turid Lohne Velund, kommunalsjef ydis Jahren, kommunalsjef Helga Tharaldsen og kommunalsjef Vidar Rolfsrud, fra Røyken kommune. Fra Fylkesmannen i Buskerud deltok ass.fylkeslege Rolf B. Winther og Marianne Hegg Hillestad.

Telefonintervjuer: Før tilsynsbesøket den 26. og 27.11.14 ble det foretatt telefonintervjuer med Sigmund Hole, leder for Eldrerådet i Røyken, og Tore Hogstad, leder for Funksjonshemmedes råd, Røyken kommune. Kommuneoverlege Magnus Tølløv Kjøbli, Røyken kommune, ble også telefonintervjuet.

Fra Fylkesmannen i Buskerud deltok:

Seniorrådgiver / jurist Ellisiv Hegna (revisjonsleder), seniorrådgiver / folkehelserådgiver Marianne Hegg Hillestad og ass.fylkeslege Rolf B. Winther (revisorer).

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2014 Kommuners folkehelsearbeid

Søk