Rapport fra tilsyn med forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i Nav, i Nesna kommune ved Nav Nesna 2014

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i Nav (STL)
  - opplysning, råd og veiledning, § 17
  - behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27

Det ble ikke konstatert avvik fra lov eller forskrift ved tilsynet i Nesna kommune og tilsynet avsluttes.

Dato: 20.06.2014

Leif Aronsen
revisjonsleder

Hildegunn Estensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nesna kommune i perioden  16.01.2014 – 10.06.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter kommuneloven § 60b, jfr, lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nesna kommune hadde 1902 innbyggere ved utgangen av 2013.

Det er ikke tilgjengelig statistikk i Kostra for sosialhjelpsområdet for Nesna kommune for 2013. I 2012 mottok 8,9 % av innbyggerne i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter sosialtjenesteloven. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 3,9%.

Totalt mottok 103 personer økonomisk sosialhjelp i løpet av 2013, 21 mottok sosialhjelp i mer enn seks måneder. Per februar 2014 var det en deltager i kvalifiseringsprogram.

Nav Nesna har, i tillegg til de kommunale oppgavene som følger av sosialtjenesteloven, ansvar for kommunens introduksjonsordning for flyktninger.

Ved kontoret er det i alt 5 stillinger hvorav 2,5 er kommunale stillinger. Nav-leder er statlig ansatt med 50% finansiering av kommunen. I tillegg har kontoret 1,5 årsverk som er tilknyttet kommunens flyktningetjenste. Nav-leder rapporterer til rådmannen og er en del av rådmannens ledergruppe.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.01.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.05.2014.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.04.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i Nav (STL)
  - opplysning, råd og veiledning, § 17
  -behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20, 21, 25, 26 og 27.

5. Funn

Det ble ikke konstatert avvik fra lov eller forskrift ved tilsynet i Nesna kommune.

6. Tilsynet har forøvrig merket seg

Nav Nesna har fokus på tilgjengelighet for brukerne og har utviklet praksis der unge sosialhjelpsmottakere innkalles til samtaler minst hver andre uke.  Dette gir veilederne anledning til tett oppfølging av de sosialhjelpsmottakerne som trenger det for at bistanden skal bli formålstjenelig.

7. Vurdering av styringssystem innen det reviderte området

Ansvarsfordeling og delegasjon på det undersøkte området framstår som tydelig og godt kjent i kontoret. Nav-leder rapporterer til rådmann og er en del av rådmannens ledergruppe. På grunn av store utskiftinger i kommunal ledelse siste år, herunder rådmann, har møtestruktur for rådmannes ledergruppe variert. Nav-leder rapporterer måndelig på økonomi. Kommunen har lagt inn indikator for utbetalinger i forhold til budsjett i målekort for Nav-Nesna.

Nav-kontoret gjennomfører ukentlige møter der sosialhjelpssaker kan tas opp etter behov. Flyktningekonsulent deltar dersom vedkommende har aktuell sak til behandling og Nav-leder deltar dersom veilederne melder behov om det.

Alle ansatte har tilgang til aktuelt lovverk. Nytilsatt får kollegaopplæring og det arbeides skulder ved skulder i opplæringsøyemed.

8. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

9. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Nesna kommune og Nav Nordland
• Delegering av ansvarsmyndighet i Nesna kommune
• Oversikt over ansatte ved Nav Nesna
• Rutine for behandling av søknader om akutthjelp
• Rutine for behandling av søknader om stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller
• Rutine for utbetaling av økonomisk stønad som lån
• Rutine ved refusjonskrav
• Rutine for behandling av klager etter sosialtjenesteloven
• Rutine for håndtering av utestengte medarbeidere
• Sikkerhetsinstruks for medarbeider i Nav
• Årsmelding for 2013 for Nav Nesna
• Lokal beredskapsplan for Nav Nesna
• Kopi av vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Utvalgte klientmapper
• Journalnotat
• Veiledende satser for sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 16,01,2014
• Tilsendt dokumentasjon, datert 08.04.2014
• Tilsendt dokumentasjon, datert 05.05.2014
• Brev om program for gjennomføring av tilsyn, datert 06.05.2015

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her