Rappor fra tilsyn med forvaltning av tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Vega kommune v/Nav Vega 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet og det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tema for tilsynet var om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av følgende tjenester i medhold av loven

• Opplysning, råd og veiledning, § 17.
• Stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle, §§ 18 og 19.
• Vilkår, utbetalingsmåter og refusjoner, §§ 20, 21, 25 og 26.
• Midlertidig bolig, § 27.

Det ble konstatert ett avvik, tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

Dato: 4.september 2014

Leif Aronsen
revisjonsleder

Hildegunn Estensen
revisor

 

Anna Welle
observatør 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vega kommune v/Nav Vega.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er tillagt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen etter kommuneloven § 60b, jfr. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Forvaltningen/saksbehandlingen av de aktuelle tjenestene er forsvarlig.
• Virksomheten tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
• Om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

Systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, gjennom intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler gjennomføringen av tilsynet og avviket som er konstatert.  Den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vega kommune hadde 1.januar i år 1 675 innbyggere.

Nav Vega er tillagt de kommunale oppgaver som følger av loven samt husbankens bostøtte og ordningen med drosjekort.  Utover dette deltar Nav-leder i tverrfaglig arbeid overfor rusmiddelavhengige.  Nav-kontoret har lokaler i kommunens rådhus, lett tilgjengelig i 1.etasje.  Ved kontoret er det 4 stillinger, to statlige og to kommunale.  Nav-leder inngår i rådmannens ledergruppe, og rapporterer til rådmannen.

Søknader om stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen behandles fortløpende, i regelen innen to uker.  Søknader om nødhjelp tas stilling til samme eller påfølgende dag.

Kontoret prioriterer tett oppfølging av sine brukere og har et særlig fokus på ungdom og unge voksne. Kontoret er tilgjengelig på telefon i tidsrommet kl.08:00 – kl.15:30, og har åpent for publikum fra kl.10:00 – kl.14:00 mandag til fredag.

I løpet av 2013 var det ved Nav Vega i alt 44 som mottok økonomisk stønad i medhold av STL.  Det utgjør 3,8 % av innbyggerne i kommunen.  Tilsvarende tall for hele landet var 2,5 %.   Gjennomsnittlig stønadsperiode var 3,2 måneder for mottakere i aldersgruppen 18 – 24 år, og 2,7 måneder for aldersgruppen 25 – 66 år.  7 stønadsmottakere mottok i løpet av 2013 stønad i mer enn 6 måneder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.januar og program for gjennomføring av tilsynet 2.juni 2014

Åpningsmøte ble avholdt 17.juni.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.juni.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelig styringsaktivitet sikrer at det foretas forsvarlig forvaltning av følgende tjenester i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

• Opplysning, råd og veiledning, § 17.
• Stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle, §§ 18 og 19.
• Vilkår, utbetalingsmåter og refusjoner, §§ 20, 21, 25 og 26.
• Midlertidig bolig, § 27.

5. Funn

Avvik

Vega kommune ved Nav Vega fatter ikke enkeltvedtak når det besluttes å gjøre gjeldende refusjonskrav i etterbetalte ytelser fra folketrygden, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 26.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 26 om at avgjørelse om å kreve refusjon er et enkeltvedtak og bestemmelsen om internkontroll i § 5.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav § 4.

Avviket bygger på følgende funn:

• Informasjon fra journal/klientmapper.
• Informasjon fra intervju.
• Nav-kontoret har ikke rutiner for saksbehandlingen i forbindelse med refusjonskrav.
• Medarbeiderne har ikke tilstrekkelig kjennskap til regelverket i forbindelse med refusjonskrav. 
• Virksomheten har ikke kontrollert sin praksis på det området avviket omfatter og følgelig er det er ikke vurdert tiltak for å etablere praksis i tråd med lov- og forskriftskrav, jfr. internkontrollforskriften § 4.

Kommentar til avviket:

Det skal fattes vedtak om refusjon med en konkret vurdering av om stønaden er gitt for samme perioden som det kreves refusjon for og om formålet med stønaden og etterbetalingen er sammenfattende. Der de formelle betingelsene for å kreve refusjon foreligger, skal det foretas en konkret individuell vurdering av brukers situasjon før det fattes vedtak om å kreve refusjon.  Refusjonsadgangen er en kan bestemmelse, Nav-kontoret har ikke plikt til å kreve refusjon. Vedtak om refusjon er enkeltvedtak som kan påklages til Fylkesmannen.

6. Vurdering av styringssystem innen det reviderte området

Ansvarsfordeling og delegasjon på det undersøkte området framstår som tydelig og godt kjent i kontoret.

Nav-leder rapporterer direkte til rådmann og er del av rådmanns ledergruppe som møtes 1-2 ganger per måned.

Nav-kontoret gjennomfører ukentlige møter der aktuelle saker/problemstillinger gjennomgås i fellesskap. Dette sikrer at viktig informasjon blir delt.  Kun Nav-leder og en av veilederne behandler søknader om stønad etter loven.  De drøfter aktuelle problemstillinger, kjenner dermed til grunnlaget for vurderingene som gjøres og bidrar til mest mulig ensartet praksis ved kontoret.

De som har deltatt på opplæring/kurs deler erfaringer med de andre i opplæringsøyemed.

Veilederne har gjennom tett kontakt med brukerne og god lokalkunnskap kjennskap til den enkeltes situasjon og bruker denne aktivt både i oppfølgings-, endrings- og den forvaltningsmessige delen av arbeidet med den enkelte.  Dette framstår som et vesentlig bidrag til å sikre forsvarlighet i tjenestene.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
• Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv Hoved nr. 35 til loven.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

• Oversikt over tilsatte ved Nav Vega, tilsettingsforhold og arbeidsoppgaver.
• Delegasjonsreglement for Vega kommune.
• Organisasjonsplan for Vega kommune.

Rutinebeskrivelser, skjema m.v.

• Oversikt – dokumentasjon i forbindelse med søknad om økonomisk stønad.
• Rutiner ved Nav Vega for behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp.
• Sjekkpunkter for økonomisk sosialhjelp, herunder råd og veiledning.
• Orientering om saksbehandlingstid/levering av dokumentasjon.
• Maler
  - Melding om vedtak.
  - Frivillig avtale om forvaltning.
  - Depositum for husleie og kontrakt vedrørende depositumsgaranti.
  - Fullmakt innhenting av informasjon.
  - Oversendelse av klagesak til Fylkesmannen.

Resultatdokumentasjon.

• 10 positive vedtak om økonomisk stønad.
•   2 vedtak om avslag på søknad om økonomisk stønad.
•   5 vedtak med vilkår i medhold av STL § 20.
•   5 vedtak med beslutning om utbetaling i medhold av STL § 21.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket.

• Journaler/klientmapper til de personer som var omfattet av vedtakene tilsynet hadde fått tilsendt på forhånd.
• Utdrag av kommunens årsmelding for 2013.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, av 16.januar 2014.
• Dokumentasjon fra kommunen/Nav-kontoret, mottatt 30.mai 2014.
• Program for gjennomføring av tilsynet av 2.juni 2014.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen deltok:
Leif Aronsen, revisjonsleder

Hildegunn Estensen, revisor

Anna Welle, observatør