Virksomhetstilsyn – tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid – tilbakemelding på egenvurdering – Malvik kommune 2014

I Sør-Trøndelag gjennomførte i 2014, som ledd i landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn, tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. Det ble gjennomført tilsyn i seks kommuner, en av disse som systemrevisjon og fem kommuner som egenvurdering.

Vedlagt oversendes tilbakemelding på Malvik kommune sin egenvurdering av kommunens folkehelsearbeid.

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag forutsetter at Malvik kommune gjennom sitt internkontrollsystem arbeider for å ivareta de forbedringspunktene kommunen selv har påpekt.

Med hilsen

Ragnar Hermstad (e.f.)
Stedfortredende  fylkeslege Ingrid Karin Hegvold
seniorrådgiver

Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur.

Bakgrunn

Lov om folkehelsearbeid trådte i kraft 1. januar 2012. Det nye regelverket angir en arbeidsform for folkehelsearbeidet, jf. Helse- og omsorgsdepartementets rundskriv om ikraftsetting av lov om folkehelsearbeid (I-6/2011), som sier at:

"Gjennom å skaffe oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer skal man identifisere sine folkehelseutfordringer. Disse skal inngå som grunnlag for planlegging etter plan- og bygningsloven, og som grunnlag for tiltak."

De mer detaljerte kravene til kommunens oversikt over folkehelsen og hva oversiktsarbeidet består av, er regulert i forskrift om oversikt over folkehelsen som trådte i kraft 1. juli 2012. Kommunen skal i følge denne både foreta et løpende oversiktsarbeid og utarbeide et samlet oversiktsdokument hvert fjerde år. Denne forskriften regulerer også hva kommunens oversikt skal inneholde av informasjon og vurderinger.

I loven fikk Fylkesmennene og Statens helsetilsyn ansvar for tilsyn med kommunenes og fylkeskommunenes oppgaver etter folkehelseloven, slik de beskrives i §§ 4 til 9, 20, 21 og 27 til 30. I folkehelsemeldingen (Meld. St. 34 (2012-2013) kapittel 7.1.3) gar det frem at tilsyn med folkehelseloven skal bidra til å støtte kommunesektorens egne aktiviteter for å ivareta folkehelse gjennom kommunens/fylkeskommunens plan- og styringssystem.

Statens helsetilsyn besluttet at det i 2014 skulle gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid. For å være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus, ble tilsynet rettet inn mot det løpende oversiktsarbeidet som kommunene skal foreta i periodene mellom utarbeidelsene av de fireårige oversiktsdokumentene. Statens helsetilsyn la følgende målsetting til grunn for dette første landsomfattende tilsynet på området:

• Tilsynet skal påse at kommuner, som ikke har satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.
• Tilsynet skal bidra til at kommuner som har startet opp det løpende oversiktsarbeidet, videreutvikler dette.

I Sør-Trøndelag var det planlagt å gjennomføre tilsyn med seks kommuner, to av disse som systemrevisjon og fire kommuner som egenvurdering. På grunn av uforutsette forhold, ble det gjennomført systemrevisjon i en kommune og egenvurdering i fem kommuner.

Systemrevisjon medfører en systematisk gjennomgang av om kommunen har etablert nødvendig styring og ledelse for a sikre at krav til tjenesten som er stilt i lov og forskrift blir etterlevd i praksis. Det er utarbeidet egen rapport til denne kommunen etter dette tilsynet.

Fylkesmannen utarbeidet et eget skjema for kommunenes egenvurdering. Det primære formålet  var kommunes egen gjennomgang  og forbedringsarbeid.

Egenrapporteringen fra kommunene ville ikke gi grunnlag for å påpeke avvik fra Fylkesmannen. Det er imidlertid lagt opp til at Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gir tilbakemelding til den enkelte kommune på bakgrunn av egenvurderingene.

Det ble gjennomført formøte og oppsummeringsmøte for alle involverte kommuner. Det er Fylkesmannen i Sør-Trøndelags vurdering at dette har vært en konstruktiv prosess mht å nå målet med tilsynet - å bidra til forbedringer i kommunens folkehelsearbeid. De tilbakemeldinger som Fylkesmannen har mottatt fra kommunene viser at også kommunene har opplevd at tilsynsprosessen har vært god og kommunene har gitt uttrykk for at den har bidratt til lærings- og forbedringsprosess i kommunen.

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag vil takke for godt samarbeid med kommunen.

Fylkesmannens vurdering av folkehelsearbeidet i Malvik kommune basert på innsendt egenvurdering

Tema 1: Om kommunen sikrer, gjennom tilstrekkelig styring og ledelse(internkontroll), ivaretakelse av folkehelsearbeidet

I Helsedirektoratets veileder IS - 2110 «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.2;

«Oversiktsoppgaven inngår som en del av kommunens helhetlige folkehelseansvar etter folkehelseloven og omfattes dermed av de generelle kravene til kommunens styringssystem  for oppfølging av folkehelseloven, se bl.a. § 30 om internkontroll.  Dette innebærer at kommunens / fylkeskommunens ledelse er ansvarlig for å legge til rette for at oppgaven blir ivaretatt, herunder at kravene er tilstrekkelig kjent, at oppgavene er definert, at de som skal utføre oppgavene har nødvendig kompetanse og ellers andre forutsetninger  for å gjennomføre  aktivitetene, samt at det er betryggende rutiner for forbedring dersom oppgavene ikke ivaretas som forutsatt».

I Malvik kommune er folkehelsearbeidet lagt direkte til rådmannen som øverste ansvarlig. Alle kommunens virksomheter har folkehelse som eget punkt i sin utviklingsplan. Kommunens egenvurdering synliggjør tverretatlig deltakelse hvor alle virksomhetsledere er ansvarliggjort. Kommunen har arbeidet mye med helse i plan, med bl.a. gjennomføring av møter hver tredje uke.

Kommuneoverlege, folkehelserådgiver og frisklivsrådgiver er gitt et særlig ansvar i folkehelsearbei det. Kommunen har god samfunnsmedisinsk kompetanse som benyttes i stor grad i det praktiske folkehelsearbeidet både på plan og tiltak. Det er etablert stillingsbeskrivelser for funksjonene.

Kommunen har et godt samarbeid med lag og organisasjoner og involvering av befolkningen generelt gjennom  ulike befolkningsundersøkelser.

Kommunen følger rutiner for rapportering. Folkehelse inngår som et fundament i styringsdokumentene. Av egenvurderingen er forurensning, herunder ROS­ analyse, lite synlig i rapporteringssystemet, mens miljøaspekter og friluftsliv er med. I kommuneplanens samfunnsdel mål 8, om god miljøkvalitet, kobler kommunen sammen miljøkvalitet, folkehelse og dyrka mark og kulturlandskap.

Målene i samfunnsdelen er fulgt opp med tiltak i handtingsdelen. Folkehelse er også tema i måt for arealdisponering i kommuneplanens arealdel.

Folkehelseloven gjør det klart at folkehelsearbeid er et tverrsektorielt ansvar og oversiktsarbeidet må speile det tverrsektorielle perspektivet. Det vises bl.a. til folkehelselovens § 4 tredje ledd og merknadene til § 3 i forskrift om oversikt over folkehelsen. Det er viktig at organiseringen av arbeidet reflekterer behovet for tverrsektorielle bidrag til oversiktsarbeidet, herunder i vurderingen av materialet. Fylkeslegen i Sør-Trøndelag vurderer, på bakgrunn av kommunens egenvurdering, at Malvik kommune har god styring og ledelse av sitt folkehelsearbeid, jfr. Veiledning gitt i Helsedirektoratets veileder IS - 2110.

Tema 2: Kommunen sikrer å ha løpende oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som virker inn på denne.

IHelsedirektoratets veileder IS - 2110 «God oversikt - en forutsetning for god folkehelse» fremgår det under punkt 2.5 fremkommer:

«Det er ikke meningen at lokalt og regionalt oversiktsarbeid skal avgrenses til å være en engangsøkt hvert fjerde år. Skal folkehelsearbeidet være treffsikkert både mht. problemforståelse  og mht. valg av løsninger må arbeidet være kontinuerlig og oppdatert.

Løpende oversiktsarbeid innebærer jevnlig å følge med på ulike kilder til informasjon, vurdere informasjonen  og utforme grunnlag for beslutninger tilknyttet ulike planer  og tiltak i kommunen/ fylkeskommunen. Dette kan være underlag for beslutninger i flere faser av folkehelsearbeidet, bl.a. for å vurdere justeringer av eksiterende måI, strategier eller planer, som folkehelseinnspill til nye kommune-/fylkesplaner, sektorplaner eller som bakgrunn for å vurdere behov for snarlige tiltak. Løpende oversiktsarbeid er nødvendig for å fange opp ny vesentlig informasjon om helsetilstand og faktorer som påvirker helsen.

I periodene mellom planlovgivningens fireårsintervaller er det behov for å fange opp forhold av betydning for det langsiktige folkehelsearbeidet. Det er altså en nær sammenheng mellom løpende oversiktsarbeid og oversiktsdokumentet som skal utarbeides hvert fjerde år».

I egenvurderingen fra  Malvik  kommune fremgår det at kommunen benytter data fra nasjonale og regionale kilder, samt lokale data for å utarbeide en løpende oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som innvirker på denne. Malvik kommune har en oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som innvirker på denne, men viser til at de har noen utfordringer i forbindelse med å samordne informasjon fra ulike kilder.

Kommunen oppgir å mangle en struktur for å samordne informasjonen som samles inn.

I egenvurderingen går det frem at utviklingsarbeidet planlegges ut fra risikoområder, men at systematikken med oversiktsarbeidet ikke er sluttført. Kommunen har planer for å justere tiltak, men kan fortsatt bli bedre på å samordne både sentrale og lokale data som skal inngå og analyseres i forbindelse med oversiktsarbeidet.

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag vurderer, på bakgrunn av opplysninger i egenvurderingen, at kommunen har god kompetanse som sikrer at oversiktsarbeidet er forsvarlig. Vi forutsetter at kommunen i det videre arbeid søker å etablere tilstrekkelig struktur for å samordne informasjonen og utvikle analysekompetanse i kommunen.

Avsluttende kommentar

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen stiller ikke krav til hvordan oversiktsarbeidet skal organiseres, med unntak av krav til kommunene om å ha samfunnsmedisi nsk kompetanse og til fylkeskommunens understøtte­ rolle overfor kommunene. Hver enkelt kommune må selv ta stilling til organi­ sering av arbeidet.

Kommunen gir uttrykk for at de kan bli bedre på å beslutte hvilke sentrale og lokale data som skal inngå og analyseres i forbindelse med oversiktsarbeidet. Videre gir de uttrykk for at de kan bli bedre på å videreutvikle analyse­ kompetansen i kommunen, samt benytte resultater fra analyse til tiltak og forbedring. Kommunen sier også at de i større grad kan bli bedre til å kommunisere "helse i alt vi gjør".

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag vurderer, på bakgrunn av kommunens egen­ vurdering, at Malvik kommune har god styring og ledelse av sitt folkehelsearbeid. Det framkommer at kommunen har god innsikt i hva folkehelsearbeid innebærer. Det medfører også at kommune vurderer egen sårbarhet og dermed får fram hvilke områder som bør videreutvikles for å komme helt i mål.Inntrykket er at kommunen arbeider svært godt og tverrsektorielt for å få opplysning om positive og negative faktorer som har innvirkning på befolkningens helse. Det arbeides også godt med tiltak og planer.

Fylkesmannen i Sør-Trøndelag forutsetter at kommunen gjennom sitt internkontrollsystem arbeider for å ivareta de forbedringspunktene kommunen selv har påpekt.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet