Rapport fra tilsyn med kommunens folkehelsearbeid 2014 - tilbakemelding på egenvurdering Kvinesdal kommune etter lov om folkehelsearbeid i kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har høsten 2014 utført et kartleggingstilsyn i alle fylkets kommuner med oppfølgingen av plikter etter folkehelseloven. Det er lagt særlig vekt på det såkalte oversiktsarbeidet; det å ha løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne. Tilsynet er utført i form av egenvurdering gjennom utfylling av et standardisert spørreskjema. Målsettingen har vært å ra en oversikt over situasjonen i fylket og stimulere til oppfylling av kommunenes forpliktelser etter folkehelseloven.

Bakgrunnen er bl.a. at alle fylkesmenn i høst i utvalgte kommuner har gjennomført tilsyn etter systemrevisjonsmetodikk med ivaretaking av det løpende oversiktsarbeidet. I Vest-Agder er slikt tilsyn utført i tre kommuner. Målsettingen var å bidra til at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette; samt å stimulere til videreutvikling av arbeidet.

I Vest-Agder har derved tre kommuner hatt tilsyn etter systemrevisjonsmetoden, og alle kommuner har hatt kartleggingstilsyn.

I det følgende gjengis mer om bakgrunnen for tilsynet, samt Fylkesmannens vurdering av situasjonen i kommunen etter gjennomgang av den informasjonen kommunen selv har gitt.

Tom Egerhei ass.
fylkesmann

Marie Christine F. Calisch
seniorrådgiver folkehelse

 

1. Bakgrunn

Kartleggingstilsynet i form av egenvurdering har vært knyttet til det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid, som fylkesmennene har gjennomført høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for det landsomfattende tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne, jf. §5 i folkehelseloven.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4-9 og §§ 27-30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § lOA.

Kartleggingstilsynet i form av kommunens egenvurdering har hatt følgende målsetting:

• Se om kommunen har startet opp det systematiske, løpende oversiktsarbeidet, om dette er tilstrekkelig forankret, og om samfunnsmedisinsk kompetanse er involvert i arbeidet.
• Stimulere til at igangsatt løpende oversiktsarbeid videreutvikles; samt bidra til at de kommuner som ikke har startet opp oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.
• Gi en mer generell vurdering av kommunens arbeid med oppfylling av sine forpliktelser etter folkehelseloven (med unntak av miljørettet helsevern).

Fylkesmannen i Vest-Agder har utarbeidet et egenvurderingsskjema, hvor kommunen selv har vurdert sitt oversiktsarbeid og andre forpliktelser etter folkehelseloven.

Kommunen får en tilbakemelding på sitt egenvurderingsskjema med en vurdering av hvorvidt den oppfyller lovlighetskravene. Det gis også en generell vurdering av kommunens folkehelsearbeid.

Bakgrunn for valget av fokus på løpende oversiktsarbeid som tilsynstema Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og skal hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Oppsummert skal kommunens (og fylkeskommunens) oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer tjene to hovedformål:

1. Oversikten skal være grunnlag for beslutninger i folkehelsearbeidet som utøves «fra dag til dag»; som i forbindelse med utforming av tiltak og tilsyn etter miljørettet helsevern eller revisjon av planer utenom det fireårige planløpet etter plan- og bygningsloven. Beslutninger kan også dreie seg om å gå grundigere inn i et område som peker seg ut som særlig utfordrende eller positivt.
2. Oversikten skal utgjøre grunnlaget for beslutninger i forbindelse med langsiktig planlegging av folkehelsearbeidet, knyttet opp mot prosessene i plan- og bygningsloven.

Lovlighetsvurdering ved kartleggingstilsynet (egenvurdering)

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Vurdering av kommunens folkehelsearbeid og av det løpende oversiktsarbeidet på bakgrunn av egenvurdering

I tillegg til selve lovlighetskontrollen hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette.

Fylkesmannen i Vest-Agder har gjort en totalvurdering av kommunenes folkehelsearbeid, herunder organisatorisk forankring, planarbeid samt selve det løpende oversiktsarbeidet.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

2. Fylkesmannens tilbakemelding på kommunens egenvurdering

Tema 1: Kommunen sikrer seg gjennom tilstrekkelig styring og ledelse (internkontroll) ivaretakelse av folkehelsearbeidet (Forankring av folkhelsearbeidet)

Hjemlet i folkehelseloven § 30, jf §§ 1, 6, 7, og 27

Helsedirektoratets veileder IS -2110 «God oversikt -en forutsetning for god folkehelse» blir dette utdypet i kapittel 2.2 som følger:

Oversiktsoppgaven inngår som en del av kommunens helhetlige folkehelseansvar etter folkehelse/oven og omfattes dermed av de generelle kravene til kommunens styringssystem for oppfølging avfolkehelseloven, se bl.a. § 30 om internkontroll. Dette innebærer at kommunens/fYlkeskommunens ledelse er ansvarlig /or å legge til rettefor at oppgaven blir ivaretatt, herunder at kravene er tilstrekkelig kjent, at oppgavene er definert, at de som skal utføre oppgavene har nødvendig kompetanse og ellers andre forutsetninger for å gjennomføre aktivitetene, samt at det er betryggende rutiner for forbedring dersom oppgavene ikke ivaretas som forutsatt.

Kvinesdal kommune har i følge det politiske delegasjonsreglementet ikke fordelt ansvar og myndighetsutøvelse av folkehelseloven. Dette fremgår heller ikke av det administrative delegasjonsreglementet. Det vil si at ansvar.et for folkehelselovens krav ikke har en offesiell forankring i kommunen. Kommunen viser for øvrig til et vedtak av 20.03.2013 om oppstart av planarbeid til ny folkehelseplan hvor det bla. er presisert folkehelselovens §5 (kommunens ansvar for oversikt over helsetilstand og faktorer som påvirker den). Det fremkommer ikke av vedtaket at dette er en prioritert oppgave. Det er i Vedtaket delegert ansvar for utviklingen av en folkehelseplan med egen styringsgruppe, arbeidsgruppe hvor folkehelsekoordinator fungerer som sekretær i styringsgruppen og leder av arbeidsgruppen. Kommunen opplyser videre at det er opprettet et tverrsektorielt folkehelsenettverk.

Kvinesdal kommune har i følge egenvurderingen 110 % folkehelseressurs organisert under enhet for levekår. Det fremkommer ikke hvem folkehelsekoordinator rapporterer til.

Kommunen har egen kommuneoverlege med samfunnsmedisinsk kompetanse men det er uvisst i hvilken grad kommuneoverlegen er involvert i arbeidet med oversikt over helsetilstanden slik det er forventet av loven. Det vises i egenvurderingen at vedkommende er en del av folkehelsenettverket. Ifølge de oversendte dokumentet «Helsetilstand i Kvinesdal» at folkehelsenettverkets mandat er knyttet til folkehelselovens §§ 5,6 og 7.

Kvinesdal kommune har i 2014 utarbeidet en egen folkehelseplan med tilhørende handlingsplan for 2015 hvor oversiktsarbeidet er et av tiltakene. Fylkesmannen vil berømme kommunen for at dette er en prioritert oppgave der, samtidig vil vi minne kommune på at delegasjonsreglementet bør oppdateres slik at det fremkommer hvem og hvor ansvaret for folkehelseloven ligger.

Det fremkommer av egenvurderingen at kommunen at kommunen jobber med oversiktsdokumentet og av den grunn ikke har tatt hensyn til utfordringsbildet i den nåværende kommunale planleggingen. Allikevel gjenspeiles folkehelseperspektivet i nåværende kommunale planer. Fylkesmannen vil gi ros for dette og ser frem til at folkehelseplanleggingen blir ennå mer målrettet når oversiktsdokumentet foreligger.

Tema 2: Kommunen sikrer å ha løpende oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som virker inn på den.

Hjemlet i folkehelselovens § 5, jf §§ 27 og 30, jf. forskrift om oversikt over folkehelsen § 3 og 4.

I Helsedirektoratets veileder IS -2110 «God oversikt -en forutsetning for god folkehelse» blir dette utdypet i kapittel 2.3 som følger:

Med oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer menes oversikt over helse på befolkningsnivå og de positive og negative faktorer som kan virke inn på helsen til befolkningen og grupper i området. Med helsetilstand menes befolkningens helse målt ved ulike indikatorer, for eksempel risikofaktorer, forrebyggbare sykdommer, trivsel og mestringsressurser eller mer indirekte mål som sykefravær o.l.

Lov og forskrift gir noen rammer for oversiktens innhold på overordnet nivå. Forskrift om oversikt over folkehelsen presiserer i § 3 at kommunens oversikt skal omfatte opplysninger om og vurderinger av:

a)Befolkningssammensetning

b) Oppvekst- og levekårsforhold

c) Fysisk, biologisk, kjemisk og sosialt miljø

d) Skader og ulykker

e) Helserelatert atferd

f) Helsetilstand

I forskriftens § 4 blir det stilt krav til at det løpende oversiktsarbeidet «dokumentere på en hensiktsmessig måte ....» I praksis vil et dokumentasjonskrav bety en skriftliggjøring av informasjonen og at den kan gjenfinnes ved behov.

Videre står det i veilederen fra Helsedirektoratet at det løpende oversiktsarbeid innebærer å jevnlig følge med på ulike informasjonskilder, foreta vurderinger av dem og bruke dette som grunnlag for beslutninger tilknyttet ulike planer og tiltak i kommunen. Det løpende oversiktsarbeidet bør utøves dom en del av kommunens ordinære virksomhet og relateres til kommunens styringssystem.

Kvinesdal kommune viser i egenvurderingen at arbeidet med den løpende oversikten av helsetilstanden og faktorer som påvirker den er kommet i gang. Det er startet et meget bra arbeid, og det :fremkommer av egenvurderingen og det foreløpige oversiktsdokumentet at kommunen følger forskriftens krav om innhold.

I oversiktsdokumentet fremkommer det også hvem som er bidragsytere i arbeidet og hvilke enheter som har ansvar for de ulike delene av oversikten, Dere har vist til hvilke kilder som så langt er brukt og dere har en god fremdriftsplan for arbeidet.

Det fremkommer ikke av egenvurderingen hvordan det løpende oversiktsarbeidet skal oppdateres og hvem som har ansvaret for dette. Fylkesmannen vil anbefale at dette bør komme frem av kommunens ordinære årshjul og ikke bli en oppgave som kun ligger til folkehelsekoordinator alene.

3. Avsluttende kommentar

Kvinesdal kommune har gjort en god jobb med å ivareta sitt lovpålagte folkehelsearbeid. Selv om kommunen har ivaretatt oppgavene i praksis, bør dette også fremkomme av kommunens delegasjonsreglement og årshjul slik at dette blir en del av ordinær drift.

Fylkesmannen vurderer det slik at Kvinesdal kommunen innfrir lovlighetskravet og har kommet godt i gang med den løpende oversikten over heltilstand og faktorer som påvirker den. Kommunen oppfyller forskriftens krav til innhold i oversikt over helsetilstand og de faktorer som påvirker den. Kravet til internkontroll fremkommer noe svakt ut i fra egenvurderingen, det påbegynte oversiktsdokumentet og gjeldende delegasjonsreglement. Fylkesmannen ønsker en tilbakemelding på hvordan kommunen vil sikre internkontroll jf. folkehelselovens § 30.

Vi ser frem til å se kommunen videreutvikle oversiktsdokumentet og håper at også politikere i større grad involveres i videre fremdrift og organisering.

4. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 
• Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen

5. Dokumentunderlag

Dokumentasjon relevant for kartleggingsstilsyn med folkehelse tilsendt og hentet fra kommunens nettside:

• Egenvurderingsskjema -kommunens folkehelsearbeid
• Kommunedelplan for folkehelse 2014-2018
• Folkehelseplan -Handlingsplan 2015
• Kommuneplan Kvinesdal 2022
• Økonomiplan 2013-2016
• Vedtak oppstart planarbeid av 20.03.2013
• Organisasjonskart
• Helsetilstand Kvinesdal
• Politisk delegasjonsregelement av 20.03.2013
• Administrativt delegasjonsregelement av 08.11.2008

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2014 Kommuners folkehelsearbeid

Søk