Rapport fra tilsyn i Rælingen kommune ved Tjenestekontoret for helse og omsorg 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Rælingen kommune.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid.

Denne rapporten beskriver resultatet av tilsynet innen de reviderte områdene.

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Dato: 8. april 2015

Marit Thorseth
revisjonsleder

Eli Sandnes Flateland
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rælingen kommune i perioden 4. juli 2014 – 8. april 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommunelovens kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler resultatet av tilsynet innen de reviderte områder og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknader forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rælingen kommune har 17 099 innbyggere.

Kommunen er organisert etter en to-nivå modell med selvstendige tjenesteproduserende enheter i direkte linje under rådmannen. Tjenestekontoret for helse og omsorg behandler alle søknader om helse- og omsorgstjenester, og iverksetter tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, kjøp av avlastning og privat avlastning. Enhet for institusjonstjenester iverksetter avlastning i institusjon. Enhet for tilrettelagte tjenester iversetter to avlastningsleiligheter ved Buholen boliger.

Rælingen kommune benytter kvalitetssystemet Kvalitetslosen, hvor alle administrative og fagadministrative prosedyrer er lagt inn og er tilgjengelig for kommunens ansatte.

Fagsystemet Profil benyttes i saksbehandlingen og dokumentasjonen knyttet til hver enkelt tjenestemottaker.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 4. juli 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøteble avholdt 8. oktober 2014.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøteble avholdt 9. oktober 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid.

Det som ble undersøkt under tilsynet var:

• Om kommunen sikrer at vedtak fattes uten utgrunnet opphold.
• Om kommunen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden.
• Om kommunen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

6. Regelverk

Lov om pasient- og brukerrettigheter.
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven.
Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen relevante dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Informasjon om Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Informasjon om Enhet for tilrettlagte tjenester
• Informasjon om Enhet for institusjonstjenester
• Oversikt over ansatte som har oppgaver med iverksettelse av tjenester tilsynet omfatter
• Organisasjonskart for Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Ansvarsoversikt for Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Organisasjonskart for Enhet for institusjonstjenester
• Ansvarsoversikt Enhet for institusjonstjenester
• Prosedyre Profil som fagdokumentasjonsverktøy i helse- og omsorgsenhetene
• Prosedyre Avviksbehandling i Profil
• Prosedyre Oppretting og revisjon av interne prosedyrer  
• Prosedyre Avviksrapportering
• Oppsummering av avvik 2013 – Tjenestekontoret for helse og omsorg, Deltjenesten
• Oppsummering av avvik 2014
• Prosedyre Avviksrapportering, Enhet for institusjonstjenester
• Prosedyre Kvalitets- og internkontrollsystem, Enhet for tilrettelagte tjenester
• Prosedyre Oppretting og revisjon av interne rutiner, Enhet for tilrettelagte tjenester
• Prosedyre Avviksrapportering, Enhet for tilrettelagte tjenester
• Prosedyre Avviksrapportering i Profil, Enhet for tilrettelagte tjenester
• Prosedyre Møtestruktur, Enhet for tilrettelagte tjenester
• Prosedyre Flyt saksbehandling mellom Tjenestekontoret for helse- og omsorg og Enhet for tilrettelagte tjenester
• Prosedyre Flyt i saksbehandling mellom Tjenestekontoret for helse- og omsorg og Enhet for institusjonstjenester
• Prosedyre Møtestruktur, Tjenestekontoret for helse- og omsorg
• Prosedyre Håndtering av elektroniske meldinger, Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Prosedyre Rekruttering av oppdragstakere, Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Prosedyre Iverksetting av avlastningsordning, Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Prosedyre Iverksetting av støttekontaktordningen, Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Prosedyre Iverksetting av brukerstyrt personlig assistanse, Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Prosedyre Evaluering og videreføring av vedtak om støttekontakt og avlastning, Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid
• Oversikt over antall brukere per tjeneste per 26. august 2014
• Oversikt over nye vedtak som ikke er iverksatt
• Oversikt over eldre vedtak som ikke er i drift per dags dato
• Stillingsbeskrivelser Tjenestekontoret for helse og omsorg; fagleder, konsulenter og sekretær
• Lederavtale enhetsleder Tjenestekontoret for helse og omsorg
• Prosedyre Retningslinjer for avlastning
• Prosedyre Retningslinjer for bruk av støttekontakt
• Prosedyre Saksbehandling etter Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Oversikt tjenester med ansvar og vedtaksmyndighet
• 10 vedtak om støttekontakt med relevante dokumenter
• 10 vedtak om avlastning med relevante dokumenter
• 5 vedtak om brukerstyrt personlig assistanse med relevante dokumenter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Skjema for registrering av saksbehandlingstid avlastning, støttekontakt og brukerstyrt personlig assistanse

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 4. juli 2014.
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen, datert 26. august 2014
• Diverse korrespondanse på e-post
• Program for tilsynet datert 1. oktober 2014

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marit Thorseth, revisjonsleder
Eli Sandnes Flateland, revisor
Eivind Knudsen, observatør