Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Sørum kommune.

Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid.

Denne rapporten beskriver resultatet av tilsynet innen de reviderte områdene.

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Dato: 9. april 2015

Eli Sandnes Flateland
revisjonsleder

Marit Thorseth
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sørum kommune i perioden 4. juli 2014 - 9. april 2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og kommunelovens kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler resultatet av tilsynet innen de reviderte områder og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sørum kommune har 17.004 innbyggere.

Kommunen er organisert etter en to-nivå modell med selvstendige tjenesteproduserende enheter i direkte linje under rådmannen. Tildelingsenheten behandler alle søknader om helse­ og omsorgstjenester. Nærmiljø iverksetter tjenesten støttekontakt, Bo- og avlastningstjenesten iverksetter avlastningstiltak og brukerstyrt personlig assistanse iverksettes av Hjemmebaserte tjenester. Sørum kommune har per dags dato ingen vedtak om barnebolig eller aldershjem.

Sørum kommune benytter kvalitetssystemet Kvalitetslosen som er tilgjengelig for kommunens ansatte. Fagsystemet Profil benyttes i saksbehandlingen og dokumentasjonen knyttet til hver enkelt tjenestemottaker. Det benyttes også egne lister i Excel for støttekontakt hvor oversikt over status i saken og iverksettelsestid fremgår.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. juli 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 5. november 2014.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 6. november 2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid.

  • Det som ble undersøkt under tilsynet var:
  • Om kommunen sikrer at vedtak fattes uten utgrunnet opphold.
  • Om kommunen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden. Om kommunen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid.

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

6. Regelverk

Lov om pasient- og brukerrettigheter.
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker -forvaltningsloven.
Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen relevante dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Administrative  videredelegeringer
  • Felles forbedringsprosesser.  Ledelsens gjennomgang
  • Felles forbedringsprosesser.  Intern revisjon
  • Hovedprosesser.  Internkontroll
  • Felles forbedringsprosesser.  Avvikshåndtering
  • Avvikshåndtering. Ansatte
  • Avvikshåndtering knyttet opp til Støttekontakt og BPA
  • Avviksmeldinger.  Støttekontakt
  • Avviksoversikt knyttet til avlastningsenheten
  • Avviksmeldinger  Avlastningsenheten
  • Internrevisjonsrapport.  Tildelingsenheten
  • Saksbehandlingstid  2013
  • Saksbehandlingstid  2014
  • 10 brukere med vedtak om støttekontakt
  • 10 brukere med vedtak om avlastning
  • 3 brukere med vedtak om BPA
  • Brukere med ikke iverksatt støttekontaktvedtak
  • Ansatte med ansvar for å fatte vedtak
  • Ansatte med ansvar/oppgaver med iverksettelse av støttekontakt
  • Ansatte med ansvar/oppgaver med iverksettelse av avlastning
  • Ansatte med ansvar/oppgaver med iverksettelse av BPA
  • Ansatte med ansvar for at støttekontakttjenesten ytes iht vedtaket
  • Ansatte med ansvar for at avlastningstjenesten ytes iht vedtaket
  • Ansatte med ansvar for at BPA tjenesten ytes iht vedtaket
  • Søknadsbehandling og rutiner. Tildelingsenheten
  • Prosedyrer/rutiner om tildeling av støttekontakttjenesten
  • Prosedyrer/rutiner om tildeling av avlastningstjenesten
  • Virksomhetsplan. Tildelingsenheten 2014
  • Virksomhetsplan. Hjemmebaserte tjenester 2014
  • Virksomhetsplan. Bo- og avlastningstjenesten 2014
  • 10 siste vedtak. Støttekontakt.
  • 10 siste vedtak. Avlastning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Excel skjema for registrering av saksbehandlingstid og iverksettelse av støttekontakt
  • Dokumentert iverksettelse av 10 siste avlastningsvedtak
  • Dokumentert saksbehandlingstid og iverksettelse av nye vedtak vedrørende støttekontakt fattet etter 29. august 2014

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 4. juli 2014.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen, datert 29. august 2014
  • Diverse korrespondanse på e-post
  • Program for tilsynet datert 29. oktober 2014

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Anita Furuknap Holtet

Virksomhetsleder, Tildelingsenheten

X

X

X

Kari Yssen

Konsulent,  Tildelingsenheten

X

X

X

Ellen M. Graarud

Konsulent, Nærmiljø

X

X

X

Hanne Kvifte Andresen

Nestleder,  Nærmiljø

X

X

X

Geir Sverdrup

Virksomhetsleder, Nærmiljø

X

X

X

Monica Braathen

Enhetsleder, Bo- og avlastningstjenesten

X

X

X

Elin Skogly

Samhandlingskoordinator, Tildelingsenheten

X

 

X

Bård Gjestvang

Kommunalsjef, Omsorg og velferd

X

X

X

Lena Ekholt

Saksbehandler, Tildelingsenheten

X

X

X

Thore Ottershagen

Virksomhetsleder, Bo- og avlastningstjenesten

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Eli Sandnes Flateland, revisjonsleder Marit Thorseth, revisor