Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte i perioden 14.3.2014 – 24.7. 2014 tilsyn med barneverntjenesten i Sørum kommune.

Tilsynet omfattet barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem. Tema for tilsynet var:

  • Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
  • Barnets medvirkning
  • Råd og veiledning til fosterforeldrene

Det ble ikke avdekket avvik, men gitt to merknader:

  • Sørum kommune bør gjennomgå sine normer og frister for saksbehandlingen og tydeliggjøre hva som forventes av den enkelte medarbeider.
  • Sørum kommune bør gjennomgå og kvalitetssikre de opplysningene som rapporteres til Fylkesmannen/Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD).

Dato: 24.7.2014

Berit Roll Elgsaas
revisjonsleder

Hilde Håland
revisor

Torill Gundersen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sørum kommune i perioden 14.3.2014 - 24.7.2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannens myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten følger av lov om barneverntjenester (bvl.) §§ 2-3 fjerde ledd og 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuell avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sørum kommune har knapt 17.000 innbyggere og dekker et areal på 207 kvadratkilometer. Kommunen har sju tettsteder, inkludert kommunesenteret Sørumsand som ligger ca 40 kilometer fra Oslo. Største arbeidsplassen foruten kommunen selv, er Rainpower AS (turbinproduksjon) med nesten 100 ansatte.

Kommunen hadde i 2013 en befolkningsvekst på 3,4 prosent, veksten forventes å fortsette i årene fremover. Dette fører til høy etterspørsel etter boliger og et stadig økende press på kommunale tjenester som f.eks. barnehage, skole, kultur, helse og sosial og barnevern. Kommunen har en stram økonomi.

Kommunen er organisert etter en to-nivå-modell. Barneverntjenesten er egen virksomhet i tjenesteområdet Familie og nærmiljø. Barneverntjenesten har totalt 14,6 stillinger – inkludert en merkantil. Fosterhjemsgruppa består av 2,5 stillinger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.3.2014.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 3.6.2014.

Intervjuer: 7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 6.6.2014.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnas situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskravene i barnevernloven. Tema for tilsynet var:

Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet

Barnets medvirkning

Råd og veiledning til fosterforeldrene

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik.

Merknad 1:

Sørum kommune bør gjennomgå sine normer og frister for saksbehandlingen og tydeliggjøre hva som forventes av den enkelte medarbeider.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Barneverntjenesten i Sørum har omfattende rutiner for arbeidet med fosterbarn, med krav også ut over lov- og forskriftskrav.
  • Barneverntjenesten har et selvpålagt krav om at referater fra oppfølgingsbesøk skal skrives innen to uker. I praksis går det ofte mye lenger tid.
  • Det er variabelt om og hvor mye de barnevernfaglige vurderingene er gjort eksplisitt rede for i referatene. Det er ikke noen momentliste for hva som skal tas med i slike vurderinger og i hvilke omfang.
  • Det er nylig etablert en egen fosterhjemsgruppe i barneverntjenesten. Ennå er ansvarsforholdet mellom nestleder/fagansvarlig og fosterhjemskonsulenten ikke tydelig for alle medarbeiderne.
  • Det er ikke gitt klare føringer for hvilke forhold det skal meldes avvik på. Siden rutinebeskrivelsene også inneholder «krav» som ikke er lov- eller forskriftskrav, kan det være uklart hvilke punkter det skal meldes avvik på.

Merknad 2:

Sørum kommune bør gjennomgå og kvalitetssikre de opplysningene som rapporteres til Fylkesmannen/Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD).

Merknaden er bygget på følgende:

  • Barneverntjenesten i Sørum har rapportert uriktige tall for fosterhjemsarbeidet i halvårsrapportene sine til Fylkesmannen/BLD.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Kommunen har ISO-sertifisert kvalitetssystem, som må resertifiseres hvert tredje år. Kvalitetssystemet er innført på alle områder, noe som medfører enhetlig struktur og styring av alle tjenestene. Utviklingen av kommuneorganisasjonen bygger på prinsippene: myndiggjorte ledere og medarbeidere, lærende organisasjon og forebygging.

For barneverntjenesten betyr dette at barnevernleder har en lederavtale og er delegert myndighet på alle områder (personal, økonomi og fag) innen barnevernet. Internt i barneverntjenesten er fagansvaret lagt til nestleder og det er etablert en egen fosterhjemsgruppe. Barnevernleder rapporterer til kommunalsjef om situasjonen i tjenesten hver måned i tillegg til tertialrapporter, årsberetning og ledelsens gjennomgang.

Det er stort fokus på kompetanseheving i barneverntjenesten (bl.a. barnesamtalen, Kvello-modellen, forskningssirkler). Videre er det pålagt intern veiledning til de ansatte der alle saker jevnlig blir gjennomgått. Fosterhjemsgruppa deltar også i interkommunal gruppe for de som jobber med fosterhjem, der det utveksles erfaringer fra arbeidet.

Det understrekes fra kommuneledelsens side at medarbeiderne skal ha oppmerksomheten på tjenesteutøvelsen og melde avvik dersom oppgaver ikke blir gjennomført eller utført i tråd med rutinene eller sjekklistene. Barneverntjenesten har oversikt over når og i hvilke saker lovkrav ikke er oppfylt. (Det manglet ett oppfølgingsbesøk i to fosterhjem i 2013, samt at fosterhjemavtalen ikke er gjennomgått siste året i to saker.)


6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Sørum kommune har et gjennomgående kvalitetssystem i hele organisasjonen. Fylkesmannen finner i dette tilsynet at dette systemet er implementert i barnevernets arbeid med fosterhjem. Barneverntjenesten har oversikt og kontroll med det arbeidet de gjør (og ikke gjør) til enhver tid. Det er også et fungerende avvikssystem.

Tilsynsmyndigheten ga – som beskrevet overfor i kapittel 5 – to merknader. Disse forholdene er ikke så alvorlige at de representerer lovbrudd, men er likevel klare forbedringspunkter. Fylkesmannen vil anbefale at kommunen:

  • Utarbeider en momentliste for hva som skal tas med i de barnevernfaglige vurderingene og i hvilket omfang disse skal dokumenteres
  • Gir føringer for hvilke forhold det skal meldes avvik på
  • Kontrollerer at interne tidsfrister for skriving av referater følges
  • Kvalitetssikrer de opplysningene som gis i halvårsrapportene til Fylkesmannen/BLD

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenestens kvalitetssystem sikrer at arbeidet med fosterhjemmene blir utført på lovlig måte. Vi finner at tjenestens arbeid med oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, barnets medvirkning, samt råd og veiledning til fosterforeldrene er i tråd med krav i lov og forskrift.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
  • Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift om fosterhjem av 18. desember 2003
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven av 14. desember 2005

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  1. Organisasjonskart for Sørum barneverntjeneste, inkludert en oppsummering av ansvarsforhold, oppgavefordeling og rapporteringslinjer
  2. Delegasjonsreglement som viser delegert myndighet i kommunen på barnevernområdet
  3. Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  4. Kompetanse- og opplæringsplan for barneverntjenesten, samt strategisk kompetanseplan for Sørum kommune
  5. Rutiner, retningslinjer og sjekklister, samt andre styringsdokumenter og utskrift av maler som benyttes i oppfølging fra fagsystemet Familia
  6. Rutiner for utarbeidelse og evaluering/oppfølging av tiltaksplaner
  7. Årsberetning for 2013 for Sørum barneverntjeneste
  8. Annet materiell som er aktuelt for tilsynet: oversikt over arbeidsoppgaver for merkantil ansatt, vaktoppgaver, nestleders oppgaver, barnevernadministrasjonens leder, virksomhetsplan for Sørum barneverntjeneste, ledelsens gjennomgang, rutiner for faglig veiledning
  9. Oversikt over alle aktive saker med barn plassert i kommunale fosterhjem

På grunnlag av dokument 9 (oversikt over fosterbarna), ba tilsynsmyndigheten om å få tilsendt følgende for alle de 21 fosterbarna kommunen har ansvar for:

  • Alle dokumenter, inkludert journalnotater, i sakene etter 1.1.2013. I tillegg ønsket vi følgende sentrale dokumenter tilsendt, selv om de skulle være eldre enn dette:
    - Fullstendig dokumentliste i saken
    - Gjeldende plasseringsvedtak
    - Gjeldende tiltaks- eller omsorgsplan, eventuell arbeidsplan
    - Individuell plan (IP) dersom slik finnes
    - Gjeldende fosterhjemsavtale og tilleggsavtale
    - Avtale om veiledning til fosterhjemmet
    - Gjeldende samværsavtale(r)
    - Plan for oppfølging av biologiske foreldre
    - Eventuell beslutning om redusert oppfølging
    - Eventuell beslutning om redusert tilsyn
    - Eventuelle andre dokumenter som er relevante

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Sørum kommunes årsberetning for 2013

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Diverse eposter for utdyping av noen punkter og om den praktiske gjennomføringen av tilsynet


9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Helga Soldal

Kst rådmann

X

X

X

Else Jørgensen

Kommunalsjef

X

X

X

Therese Rieber-Mohn

Virksomhetsleder

X

X

X

Jane Hesthag

Nestleder / fagansvarlig

X

X

X

Evy Strømstad

Fosterhjemskonsulent

X

X

X

Mari Egner

Barnevernskonsulent

X

X

X

Veronica Jarlind

Barnevernskonsulent

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Torill Gundersen, Hilde Håland og Berit Roll Elgsaas

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk