Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn med Eidsvoll kommune med tema samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen. Tilsynsbesøket ble gjennomført 20. og 21. oktober og 25. november 2015.

Tilsynet tok utgangspunkt i de aktiviteter som sykehus og kommune utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning av pasienter fra sykehus til mottak i kommunen.

Tilsynet er også gjennomført ved Akershus universitetssykehus HF (Ahus), Kirurgisk divisjon, Gastrokirurgisk avdeling og Ortopedisk klinikk.

Samhandlingen mellom Ahus og Eidsvoll kommune er regulert gjennom Overordnet samarbeidsavtale, elleve underliggende delavtaler, herunder samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp, samt tvisteutvalg for pasientrelaterte enkeltsaker. Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp regulerer ansvarsfordeling og samarbeid vedrørende henvisning, innleggelse i sykehus og utskrivning av pasienter som antas å ha behov for kommunale helse- og omsorgstjenester etter utskrivning. Det fremkommer at rutiner og prosedyrer for samhandling som følger av avtalen er forpliktende for partene.

Det er opprettet flere felles samarbeidsarenaer mellom kommunene i Akershus og Ahus.

Det ble gjennomgått 21 pasientjournaler før tilsynsbesøket, hvorav 11 pasienter var utskrevet fra Gastrokirurgisk avdeling og 10 pasienter var utskrevet fra Ortopedisk avdeling i perioden 1. mai 2015 til 18. august 2015.

I forbindelse med tilsynet ble pasientene og deres fastleger invitert til å delta i en spørreundersøkelse.

Systemrevisjonen i kommunen omfattet følgende tema:

  • Om kommunen ved systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig vurdering, mottak og helsehjelp til pasient som er skrevet ut til egen bolig.
  • Om virksomhetene etterlever avtalte retningslinjer for samarbeid ved utskrivning av pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning.
  • Om virksomhetene sikrer ivaretakelse av pasientenes/pårørendes krav til informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning.
  • At tilstrekkelig og relevant informasjon om legemiddelbehandling utveksles og at legemiddellister blir kvalitetssikret og samstemt.

Det ble påpekt to avvik:

Avvik 1:

Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig vurdering og mottak av pasienter som skrives ut fra Akershus universitetssykehus HF, med behov for kommunale helse- og omsorgstjenester.

Avvik 2:

Eidsvoll kommune sikrer ikke at pasientene får informasjon om hvilke tjenester de vil få etter utskrivning fra Ahus. Kommunen sørger heller ikke for brukermedvirkning når omsorgsnivå skal drøftes og fastsettes.

Funnene som er beskrevet i kapittel 5, tilsier at kommunens internkontroll ikke sikrer at pasientene som skrives ut til hjemmet med behov for helse- og omsorgstjenester, i tilstrekkelig grad blir vurdert før utskrivning, for om de kan motta et forsvarlig tjenestetilbud i eget hjem. Kommunen har heller ikke sikret at den elektroniske meldingsutvekslingen med sykehuset gjennomføres slik det er avtalt i tjenesteavtalen om helhetlige pasientforløp eller i henhold til betalingsforskriften.

Fylkesmannen har med bakgrunn i funnene vurdert at kommunen drives med for høy risiko for svikt på det reviderte området, ved at pasientene kan bli skrevet ut til feil omsorgsnivå.

Dato: 9. februar 2016

Heidi Fugli
revisjonsleder

Stein Jøssang
revisor

 

Kirsti Haakens
revisor

Torgunn Stensrud
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidsvoll kommune i perioden 24. august 2015 – 9. februar 2016. Det ble i 2015 gjennomført landsomfattende tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra sykehus til kommunen. Revisjonen inngikk som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte dette året.

Bakgrunnen for valg av tema for tilsynet er tilsynserfaringer som viser at det er betydelige utfordringer knyttet til å gi pasienter og brukere et sikkert, helhetlig, koordinert og ”sømløst” tilbud av forsvarlige tjenester over nivå, oppgave- og tjenestegrenser. Svikt oppstår ofte der flere tjenester skal samhandle og hvor lovverk regulerer tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Ny oppgavefordeling, regulering og iverksettelse av prosesser og aktiviteter som forutsetningsvis skal endre og håndtere slik risiko for svikt, kan gi opphav til nye grenseflater og områder med svikt.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eidsvoll kommune ligger på Øvre Romerike og har 23 238 innbyggere (2014). Kommunen er organisert i en to-nivå modell med stabsenheter og elleve virksomheter. Tildelingsenheten, rådgiver og kommuneoverlegen er organisert i en stabsenhet under assisterende rådmann. Det fremkom under tilsynet at organiseringen av tildelingsenheten blir endret fra og med 1. januar 2016. Tildelingsenheten avvikles og saksbehandlere blir plassert i stab til virksomhetsleder i de ulike virksomhetene.

Eidsvoll kommune har 123 egne sykehjemsplasser ved Vilberg kompetansesenter, jf. kommunens årsmelding for 2014.

Hjemmebaserte tjenester er delt i to distrikt, det ene distriktet er igjen delt i to soner. Innsatsteam er nystartet og tilknyttet ”Distrikt 1”. Det var registrert 582 mottakere av hjemmesykepleie i 2014 (jf. årsmelding 2014 Eidsvoll kommune).

I forvaltningsrevisjonsrapport etter revisjon med hjemmesykepleie, internkontroll, dokumentasjon og kvalitet i Eidsvoll (Romerike revisjon IKS mars 2015) fremkommer det ved gjennomgang av Kostra-tall og statistikk fra SSB at Eidsvoll kommune har omtrent like stor andel befolkning over 67 år som sammenlignbare kommuner, og samlet sett like mange mottakere av hjemmetjenester pr 1000 innbyggere. Kommunen har for alle aldersgrupper større andel brukere med omfattende bistandsbehov enn øvrige kommuner. Kostra-tall og statikk fra SSB viser også at andel personer over 80 år som bor i institusjon med heldøgns pleie er 15,8 % mot 11,8 % i sammenlignbare kommuner og andel personer over 80 år som bor i bolig med heldøgns pleie er 5,4 % mot 3,1 % i sammenlignbare kommuner.

Samtidig gir kommunen færre timer til brukerne i gjennomsnitt pr uke og har lavere andel institusjonsplasser både for korttidsopphold, opphold for demente og rehabilitering.

Eidsvoll kommune opplyser at kommunen de siste årene har satset på utbygging av omsorgsboliger for demente og personer med behov for hjemmebaserte tjenester og at dette er en valgt dreining fra institusjonsbasert omsorg til omsorg i hjemmet.

Eidsvoll kommune bruker Cos Doc som saksbehandler - og journalsystem. Elektronisk meldingsutveksling er integrert i journalsystemet. Elektronisk meldingsutveksling mellom Ahus og Eidsvoll kommune ble startet opp i 2012.

Samhandling
Samhandlingen mellom Ahus og Eidsvoll kommune er regulert gjennom Overordnet samarbeidsavtale, elleve underliggende delavtaler, herunder samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp, samt tvisteutvalg for pasientrelaterte enkeltsaker. Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp regulerer ansvarsfordeling og samarbeid vedrørende henvisning, innleggelse i sykehus og utskrivning av pasienter som antas å ha behov for kommunale helse- og omsorgstjenester etter utskrivning. Det fremkommer at rutiner og prosedyrer for samhandling som følger av avtalen er forpliktende for partene.

Det er opprettet flere felles samarbeidsarenaer mellom kommunene i Akershus og Ahus. Administrativt samarbeidsutvalg (ASU) er et utvalg på overordnet nivå, sammensatt av administrerende direktør og to direktører fra Ahus, seks rådmenn fra kommuneregionene i Akershus samt leder for SU. ASU skal behandle saker av prinsipiell karakter. Det er videre opprettet et Helse- og omsorgsfaglig samarbeidsutvalg (SU) bestående av kommunalsjefer og kommuneoverleger fra den enkelte kommune samt avdelingssjefer fra den enkelte divisjon på Ahus. I SU møter også bruker- og ansattrepresentanter.

Det er utviklet et papirbasert avviksskjema knyttet til samhandlingsavtalen mellom Ahus og kommuner/bydeler, hvor partene skal melde avvik til hverandre på hendelser som er i strid med avtalen. Avvikssystemet er under revidering, og Ahus har i samråd med kommunene utarbeidet en ny retningslinje for kvalitetssikring av at avtalen om helhetlige pasientforløp etterleves.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24. august 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 8. oktober 2015. 

Åpningsmøte ble avholdt 20. oktober 2015.

Intervjuer
14 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Stikkprøver av utvalgte pasientjournaler i Cos Doc, herunder elektroniske PLO meldinger.
Før tilsynsbesøket ble 21 pasientjournaler gjennomgått, hvorav 11 pasienter var utskrevet fra Gastrokirurgisk avdeling, sengepostene S 102 og S 202 og 10 pasienter var utskrevet fra Ortopedisk klinikk, sengepostene S 105 og S205 i perioden 1. mai 2015 til 18. august 2015.

Spørreundersøkelsene
Som en del av tilsynet ble det sendt invitasjon til pasientene og deres fastleger om å delta i en spørreundersøkelse.

Sluttmøte ble avholdt 25. november 2015.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er avgrenset til å gjelde samhandlingsprosesser ved utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til mottak i kommunen. Det ble undersøkt:

  • Om kommunen ved systematisk styring og kontroll sikrer forsvarlig vurdering, mottak og helsehjelp til pasienter som skrives ut til egen bolig.
  • Om virksomhetene etterlever avtalte retningslinjer for samarbeid ved utskrivning av pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivning.
  • Om virksomhetene sikrer ivaretakelse av pasientenes/pårørendes krav til informasjon og brukermedvirkning ved utskrivning.
  • Om tilstrekkelig og relevant informasjon om legemiddelbehandling utveksles og om legemiddellister blir kvalitetssikret og samstemt.

Spørreundersøkelser
I forbindelse med tilsynet ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant et utvalg pasienter og deres fastleger. Spørsmålene til pasientene omhandlet informasjon/medvirkning både under sykehusinnleggelsen, ved utskrivning og rett etter hjemkomst. Det ble spurt om informasjonen ble gitt på en måte som pasienten forsto, om pasienten fikk de tjenestene som var avtalt, om behovet for tjenester ble vurdert rett etter hjemkomst og om kommunen tok hensyn til hva pasienten mente om behov for hjelp.

Fastlegene ble i undersøkelsen spurt om de fikk epikriser fra sykehuset tidsnok til å sikre forsvarlig pasientbehandling og om epikrisene inneholdt nødvendige opplysninger til å følge opp pasientene på en god måte. Videre ble fastlegene spurt om det var noe de vurderte som særlig sårbart i samhandlingen med sykehuset. I tillegg ble det spurt om kommunen involverer fastlegene i arbeidet med revisjon av samarbeids- og tjenesteavtalene mellom kommunen og sykehuset. Fastlegene ble også spurt om kommunen tilrettelegger for informasjonsutveksling mellom dem og pleie- og omsorgstjenestene og om det var noe i denne samhandlingen som ble vurdert som særlig sårbart.

5. Funn

Avvik 1:

Eidsvoll kommune sikrer ikke forsvarlig vurdering og mottak av pasienter som skrives ut fra Akershus universitetssykehus HF, med behov for kommunale helse- og omsorgstjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Helse- og omsorgstjenesteloven § 6-2 nr. 5 jf. § 4-1 bokstav a) og d) jf. internkontrollforskriften i helsetjenesten § 4 jf. § 5
  • Helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10 jf. helsepersonelloven §§ 39 og 40 og internkontrollforskriften i helsetjenesten § 4 jf. § 5
  • Legemiddelhåndteringsforskriften § 5 jf. internkontrollforskriften i helsetjenesten § 4 jf. § 5
  • Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1 jf. 3-2 jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 6-2 nr. 5 jf. internkontrollforskriften i helsetjenesten § 4 jf. § 5
  • Betalingsforskriften §§ 11 og 12

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Vurdering av omsorgsnivå

  • Vurdering av hvilket omsorgsnivå inneliggende pasienter hadde behov for når de ble utskrevet ble foretatt i inntaksmøter. Beslutningene ble nedtegnet i en protokoll, men vurderinger og begrunnelser fremgår verken av protokollen eller av pasientenes journaler
  • Det fremkom under tilsynet at flere oppfattet at det ikke var samsvar mellom omsorgsbehov og tildelt omsorgsnivå
  • Flere opplyste om at de opplevde at det var for få sykehjemsplasser tilgjengelig for utskrivningsklare pasienter
  • Det fremkom gjennom intervjuer at det var tydelige styringssignaler på at utskrivningsklare pasienter ikke skulle bli liggende i sykehuset (betalt for bare 7 overliggerdøgn i 2015)
  • Det ble opplyst under intervjuer at terskelen for å kjøpe sykehjemsplasser var svært høy
  • Det ble fortalt at alvorlige uønskede hendelser hadde oppstått i tilknytning til at pasienter med for stort omsorgsbehov ble tatt hjem

Meldingsutveksling/dokumentasjon

  • I mer enn halvparten av de gjennomgåtte pasientjournalene manglet bekreftelse i PLO-melding fra kommunen, på at de kunne ta imot pasienten
  • Ved journalgjennomgangen ble det ikke funnet nedtegninger av vurderinger og beslutninger gjort i telefonsamtaler
  • Vurderinger og begrunnelse for besluttet omsorgsnivå/behov fremgikk verken av fremlagt protokoll fra tildelingsenheten, i saksbehandlerjournal eller pasientjournal
  • Det ble opplyst at telefonsamtaler med sykehuset vedrørende utskrivning ikke alltid ble dokumentert

Kommentarer:

Meldingsutveksling:
I forarbeidene til betalingsforskriften fremkommer følgende forventning til kommunens aktivitet etter at de har mottatt varsel 1:”I perioden fra kommunen har fått beskjed fra spesialisthelsetjenesten om at en av deres innbyggere er lagt inn på sykehuset frem til pasienten er utskrivningsklar, må kommunen foreta en vurdering av om man er i stand til å gi et forsvarlig tilbud ved utskrivningstidspunktet” (Helse- og omsorgsdepartementet 2011).

Når kommunen har mottatt varsel om utskrivningsklar pasient, varsel 2, skal de etter betalingsforskriften § 11 straks gi beskjed til sykehuset om de kan ta imot pasienten, eller når et kommunalt tilbud antas å være klart. Før kommunen sender varsel til sykehuset om at de kan ta imot en pasient, må de være sikre på at de har nødvendig og relevant informasjon om pasientens helsetilstand og funksjonsnivå for å kunne avgjøre om de er i stand til å ta imot pasienten og gi forsvarlige tjenester i hjemmet.

Beskjeden til sykehuset om at pasienten kan tas imot må baseres på at kommunen kan gi forsvarlig oppfølgning, jf. kravet til forsvarlighet i khol. § 4-1 og betalingsforskriften § 12 annet ledd hvor det fremgår at opplysningene sendes for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølgning.

Dokumentasjon:
Relevante og nødvendige opplysninger som er innhentet om pasientens helsetilstand og funksjonsnivå, vurderinger som er gjort, involvering av og informasjon til pasienten og hvilke tjenester det er planlagt å settes i verk når pasienten kommer hjem må dokumenteres i journal

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at pasientene får informasjon om hvilke tjenester de vil få etter utskrivning fra Ahus. Kommunen sørger heller ikke for brukermedvirkning når omsorgsnivå skal drøftes og fastsettes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Helse- og omsorgstjenesteloven § 6-2 nr. 5 jf. § 4-1 bokstav a) og d) jf. internkontrollforskriften i helsetjenesten § 4 jf. § 5
  • Helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10 jf. helsepersonelloven § 40 og internkontrollforskriften i helsetjenesten § 4 jf. § 5
  • Pasient- og brukerrettighetsloven §§ 3-1 jf. 3-2 jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 6-2 nr. 5 jf. internkontrollforskriften i helsetjenesten § 4 jf. § 5

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremkom ingen omforent praksis på hvordan pasienter, når de ikke fikk vurderingsbesøk på sykehuset, fikk informasjon om og mulighet for å medvirke til utforming av tjenestetilbudet ved utskrivningen
    - Det ble opplyst om at kommunen i svært liten grad foretok vurderingsbesøk på sykehuset
  • Det ble ikke fremlagt noen prosedyre for informasjon og brukermedvirkning
  • Det fremkom ikke at det er laget noen avtaler med Ahus om at sykehuset skal informere pasienten om hvilket omsorgsnivå/tjenester kommunen vil gi pasienten
  • Ved journalgjennomgang fantes det svært sparsomt med opplysninger om at sykehuset hadde informert om tjenesten på kommunens vegne
  • Informasjon og brukermedvirkning er sparsomt dokumentert også etter utskrivning
  • I brukerundersøkelsen forut for tilsynet svarte 7 av 13 at de ikke ble tatt med på råd ved utforming av tjenesten

Kommentar:

Det forventes at kommunen sikrer at pasienten som et minimum får informasjon om hvilke tjenester han/hun vil få i eget hjem og får mulighet til å uttale seg om tjenestetilbudet og så langt som mulig får påvirke dette jf. pasrl §§ 3-1 jf. 3-2.

Det er et krav til virksomheten om at de skal sikre at råd og informasjon blir gitt til pasient og pårørende jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 og at dette dokumenteres i pasientens journal jf. pasrl § 3-5 siste ledd og journalforskriften § 8.

Resultater fra brukerundersøkelsen:
Spørreundersøkelsen omfattet 18 pasienter utskrevet fra Ahus i perioden 1. mai til 18. august 2015. I alt 12 av 18 pasienter svarte, en besvarelse var blank. Noen hadde ikke svart på alle spørsmålene.

  • 4 av 11 svarte at tjenester og hjelpemidler kom som avtalt etter utskrivning
  • 3 av 8 svarte at deres meninger ble tatt hensyn til da det ble bestemt hvilken hjelp som skulle gis
  • 3 av 8 svarte at de fikk informasjon av kommunen om hvilken hjelp de skulle få
  • 7 av 13 svarte at de ikke ble tatt med på råd ved utforming av tjenesten

Resultater fra spørreundersøkelsen til fastlegene:
Det ble sendt ut spørreskjema til 14 fastleger vedrørende 19 pasienter. Vi fikk svar fra 12 fastleger om 16 pasienter.

  • 8 av 16 svarte at epikrisen kom samme dag som pasienten ble utskrevet. Alle svarte at den kom tidsnok til å sikre oppfølging av behandling
  • De fleste opplyste at det var etablert elektronisk meldingsutveksling mellom fastlegene og hjemmesykepleien
  • Kun en av legene opplyste at han hadde vært involvert i utarbeidelse eller revisjon av samarbeidsavtalene mellom sykehuset og kommunen
  • Sen epikrise og mangelfulle opplysninger ble oppgitt til å utgjøre en fare for svikt i samhandlingen mellom fastlegen og sykehuset

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Styring med tjenestene (internkontroll) forutsetter at ledelsen overvåker egen virksomhet og setter i verk nødvendige forebyggende og korrigerende tiltak når det er nødvendig. Kommunens ledelse har ansvaret for at rammer og organisatoriske løsninger gjør det mulig å oppfylle krav i helselovgivningen. Kommunen skal videre, i følge internkontrollforskriften i helsetjenesten, ha oversikt over egne resultater og jobbe kontinuerlig med forbedring etter avdekning av sårbare områder.

Det har fremkommet under tilsynet at Eidsvoll kommune har utfordringer med kapasiteten i helse- og omsorgstjenesten. Kommunen har ikke lagt frem noen risikovurdering knyttet til dimensjonering av behovet for sykehjemsplasser og kapasitet i hjemmesykepleien i forbindelse med kommunens økte ansvar og oppgaver som følge av samhandlingsreformen. Det fremkom opplysninger under tilsynet om at ansatte ikke sjelden var bekymret for at pasienter fikk for lavt omsorgsnivå. Tilsynet har vurdert at kommunen ikke har tilstrekkelige rutiner for å planlegge og vurdere om pasientene blir tatt hjem til riktig omsorgsnivå etter utskrivning fra sykehus.

Funnene som er beskrevet i kapittel 5 tilsier at kommunens internkontroll ikke sikrer at pasientene som skrives ut til hjemmet med behov for helse- og omsorgstjenester i tilstrekkelig grad blir vurdert for om de kan motta et forsvarlig tjenestetilbud i eget hjem, før utskrivning. Kommunen har heller ikke sikret at den elektroniske meldingsutvekslingen med sykehuset gjennomføres slik det er avtalt i tjenesteavtalen om helhetlige pasientforløp eller i henhold til betalingsforskriften. Fylkesmannen har med bakgrunn i funnene vurdert at kommunen drives med for høy risiko for svikt på det reviderte området.

Eidsvoll kommune benytter kvalitetssystemet TQM, men det opplyses om at systemet ikke er ferdig implementert. Hjemmesykepleien melder interne avvik.

Det er etablert et papirbasert avviksskjema knyttet til samhandlingsavtalen mellom Ahus og kommunene, hvor partene skal melde avvik til hverandre på hendelser som er i strid med avtalen. Eidsvoll kommune har meldt noen avvik til Ahus om brudd på samarbeidsavtalen. Det ble opplyst at det forekom hyppigere svikt enn det som blir meldt som samhandlingsavvik, avvikene ble raskt korrigert, men det fremkommer ikke om avvikene blir brukt i systematisk forbedringsarbeid. Ahus har ikke sendt noen avviksmeldinger til kommunen. Det fremkommer under tilsynet at avvikssystemet er under revidering, og Ahus har i samråd med kommunene nylig utarbeidet en ny retningslinje for kvalitetssikring av at avtalen om helhetlige pasientforløp etterleves. Denne er godkjent i SU, men ikke implementert.

7. Regelverk

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
  • Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov om helsepersonell m.v.
  • Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter
  • Forskrift om internkontroll i helsetjenesten
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om fastlegeordning i kommunene
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Samarbeidsavtale mellom Ahus og Eidsvoll kommune
  • Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Eidsvoll kommune
  • Beskrivelse av hvordan kommunen har organisert mottak av meldinger om utskrivningsklare pasienter
  • Organisasjonskart Hjemmebaserte tjenester
  • Organisasjonskart tildelingsenheten
  • Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp
  • Overordnet samarbeidsavtale
  • Utkast til retningslinje for kvalitetssikring av pasientforløpsavtalen
  • Samarbeidsavtale vedrørende en navngitt pasient
  • Referat fra møter i samarbeidsutvalget 8. september og 2. mars 2015, samt 17. november 2014
  • Referat fra møte i allmennlegerådet 7. april 2014
  • Innkalling til møte i allmennlegerådet 22. september 2014
  • Brukerstøtte for elektronisk meldingsutveksling i Eidsvoll kommune
  • Nødprosedyre for registrering og arkivering ved driftstans i CosDoc
  • Samhandlingsrutine til tjenesteavtale nr. 9 ” Samarbeid om IKT-løsninger lokalt”
  • Skjema for avviksmelding til fastlege/legesenter
  • Informasjon om IPLOS-registeret
  • Presentasjon ”Brukerveiledning elektroniske meldinger”, datert 9. oktober 2013
  • Brukerveileder elektroniske meldinger, datert 28. mai 2013
  • Veiviser for meldingstyper (PLO) og retningslinjer for bruk, datert 31. mai 2013
  • Prosedyre for behandling og vurdering av søknader etter helse- og omsorgstjenesteloven, udatert
  • Rutine for sykepleier med DR-vakt Hjemmebaserte tjenester, datert 26. mars 2014
  • Prosedyre for opplæring i bruk av IPLOS/bruk av IPLOS ved vurdering av søknader, udatert
  • Sjekkliste, sikkerhetssjekk
  • Vurderingsskjema for hjemmetjenesten
  • MMSE-NR skjema for kartlegging av demens
  • Skjema 1, vurdering og kartleggingsbesøk
  • Henvisningsskjema til fysio- og ergoterapiavdelingen
  • Rutine for mottak av meldt utskrevet pasient fra institusjonsopphold, datert 12. oktober 2014
  • Sjekkliste for oppfølging av pasienter som utskrives fra sykehus, datert 1. september 2015
  • Rutine for koordinatorer i hjemmebaserte tjenester, datert 11. desember 2014
  • Funksjonsbeskrivelse for primærkontakt og sekundærkontakt, datert 26. november 2014
  • Årlig kartleggingsskjema for sikkerhet og trygghet i hjemmet, datert 19. november 2014
  • Skjema for legemiddelgjennomgang, datert 19. november 2014
  • Dokumentasjon i pasientjournal, notat datert 28. mai 2014
  • Rutiner for samarbeid mellom fastlege og hjemmesykepleien i Eidsvoll kommune, datert 1. mars 2015
  • Prosedyre for observasjon og dokumentasjon ved bruk av legemidler, datert 30. april 2015
  • Prosedyre for istandgjøring av legemidler i dosett, datert 30. april 2015
  • Prosedyre for multidoser, datert 30. april 2015
  • Prosedyre for dosering av Marevan, datert 30. april 2015
  • Samarbeidsavtale mellom Eidsvoll kommune og Råholt legesenter, datert 12. november 2013
  • Faktureringsinnsigelse vedrørende utskrivningsklare pasienter, datert 2. februar og 29. juni 2015
  • Svar på innsigelse, datert 27. februar, 30. mars, 26. august 2015
  • Tre samhandlingsavvik
  • Utskrift av stillingsoversikt hjemmebaserte tjenester
  • Vaktbøker for 20. og 21. oktober 2015

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Protokoll fra tildelingsmøter i tildelingsenheten
  • Utskrift av rapport faste oppdrag for en pasient
  • Kopi av pasientjournaler til tre pasienter hvor det var meldt samhandlingsavvik

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

  • Varsel om tilsyn datert 26. august 2015
  • Mottatt dokumentasjon fra Eidsvoll kommune i brev datert 21. september 2015
  • Oversendelse av program i e-post datert 12. oktober 2015
  • Oversendelse av foreløpig rapport datert 17. desember 2015
  • Tilbakemelding på foreløpig rapport, i brev datert 19. januar 2016

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Formøte Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Siri Grønland

Avdelingsleder tildelingsenheten

X

X

X

X

Gro Rustad

Rådgiver tildelingsenheten

X

X

X

X

Marte Hoel

Assisterende rådmann

X

 

X

X

Trude H Westerberg

Virksomhetsleder hjemmebaserte tjenester

X

 

X

X

Hilde Solsrud

Avdelingsleder hjemmebaserte tjenester distrikt 2

X

X

 

X

Connie J. Strand

Systemansvarlig hjemmebaserte tjenester

X

X

   

Farhat Anjum

Kommuneoverlege

   

X

 

Karoline Haugjord Rølsåsen

Sykepleier distrikt 1

 

X

X

 

Marianne Nordheim

Avdelingsleder hjemmebaserte tjenester distrikt 1

 

X

X

X

Anne - Cath Hovik

Koordinator hjemmebaserte tjenester distrikt 2

 

X

X

 

Marit Tonje Ruud

Hjelpepleier hjemmebaserte tjenester distrikt 1

 

X

X

 

Emma Karoline Dahlen

Sykepleier hjemmebaserte tjenester distrikt 1

 

X

X

 

Margareth Lilletrøen

Rådgiver tildelingsenheten

 

X

X

X

Jorunn Irene Dalbakk

Sykepleier Innsatsteam

 

X

X

 

Hamuli Kazonza

Sykepleier hjemmebaserte tjenester distrikt 2

 

X

X

 

Line Wennevold

Sykepleier hjemmebaserte tjenester distrikt 2

 

X

X

 

Vivi Olsen

Spesialkonsulent tildelingsenheten

     

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Torgunn Stensrud revisor/sykepleier
Stein Jøssang revisor/jurist
Kirsti Haakens revisor/assisterende fylkeslege
Heidi Fugli revisjonsleder/sykepleier

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk