Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Nav i Ullensaker kommunes sosiale tjenester - økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

Formålet med tilsynet var å undersøke og konkludere om kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse, forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år.

Det ble undersøkt om:

  • kommunen sikrer at de sosiale tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
  • kommunen sikrer at tildeling av tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig. Krav til kartlegging, vurdering og beslutning står sentralt, og viktige elementer for forsvarlig tildeling er videre brukermedvirkning og individuell vurdering.
  • kommunen en sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning er forsvarlig, herunder kommunens plikt til å legge til rette for brukermedvirkning og samhandling med relevante tjenesteytere.

Det ble ikke gitt avvik, men det ble gitt en merknad. Tilsynet er derfor avsluttet.

Merknad

Nav Ullensaker mangler skriftlige rutiner og egen vedtaksmal for å behandle saker etter § 17 i lov om sosiale tjenester Nav.

Dato: 29.12.15

Søren Rysstad
revisjonsleder

Monica Treu
revisor

 

Alexander Standal Bergli
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Ullensaker i perioden 31.08.15 - 29.12.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2015.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ullensaker kommune i Akershus har 33 310 innbyggere. Norges hovedflyplass Oslo lufthavn på Gardermoen ligger i kommunen.

Kommunen er organisert med rådmann, rådmannsteam og fire kommunale enheter.

Nav-kontoret ligger under enhet for Helse og sosial. Det er en Nav-leder for både den statlige og den kommunale delen. I Nav-kontoret er det flere avdelinger. Tjenestene etter lov om sosiale tjenester i Nav ligger i avdelingene Arbeid og kvalifisering og Arbeid og oppfølging.

Avdeling Arbeid og kvalifisering har eget ungdomsteam på 7 personer som skal sikre god og tett oppfølging av ungdom i Ullensaker. Teamet har ansvar for all oppfølging av ungdom i alderen 16-24 år med standard og situasjonsbestemte bistandsbehov og for aldersgruppa 16-29 år med spesialtilpasset bistandsbehov. I tillegg har kommunen et aktivitetshus med ulike tilbud for ungdom.

Ungdom er en prioritert gruppe, både i Nav Akershus og i Ullensaker kommune.

God relasjon og gjensidig tillit er særs viktig i oppfølging av ungdom. Ungdommen skal derfor ikke bytte veileder selv om ytelsen eller bistandsbehovet endres.

Søknader om ytelser skal behandles i ungdomsteamet da det vurderes mest hensiktsmessig for bruker. De økonomiske rammene har nær sammenheng med mulighetene for arbeid og/eller aktivitet for den enkelte bruker.

Ungdom skal ved førstegangs henvendelse til Nav Ullensaker få tilbud om en samtale innen 14 dager.

Ungdom under 20 år som er uten skoleplass eller arbeid, skal få tilbud om arbeidsrettede tiltak i samarbeid med den fylkeskommunale oppfølgingstjenesten.

Ungdom i alder 20-24 år med vedtak om behov for situasjonsbestemt innsats skal ha fått en godkjent aktivitetsplan innen en måned etter at oppfølgingsvedtaket ble fattet.

Strategi for oppfølging av ungdom mellom 16-24 år i Nav Akershus og Jobbstrategien (personer under 30 år med funksjonsnedsettelse og i behov av arbeidsrettet bistand fra Nav) skal ivaretas.

Ungdomsteamet skal ha et godt samarbeid med forskjellige etater og tjenester rettet mot ungdom i kommunen.

En av veilederne i ungdomsteamet har 50 % stilling som Nav-veileder ved Jessheim videregående skole. Dette er et treårig prosjekt som er finansiert av Arbeids- og velferdsdirektoratet, men planen er at det skal bli en fast ordning. Formålet med denne ordningen er at flere elever skal kunne gjennomføre videregående opplæring og/eller bli integrert i arbeidslivet bl.a. med opplysning, råd og veiledning fra en Nav-veileder de kan møte på skolen. Nav-veileder kan også henvise videre elever med behov for andre tjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.08.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.10.15.

Intervjuer
13 personer ble intervjuet den 19. og 20.10.15.
Før åpningsmøtet ble det foretatt telefonintervjuer med representanter fra følgende etater: Jessheim videregående skole, Enhet for helsevern, Barneverntjenesten, Helsestasjon for ungdom og Veiledningstjenesten Romerike v/Oppfølgingstjenesten.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.10.15.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Fylkesmannen skulle undersøke om kommunen sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge i en kritisk overgangsfase i livet fra barn til voksen.

Tilsynet var delt i tre områder, og det ble undersøkt om:

  • kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år. Det ble her blant annet undersøkt hvordan informasjon om tjenesten gis til ungdommene i bydelen, og om ungdommene avvises når de henvender seg.
  • kommunen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig. Det ble undersøkt om det kartlegges slik at saken blir tilstrekkelig opplyst og at brukers rettssikkerhet ivaretas. Det ble også sett på om beslutninger om tildeling av tjenester er begrunnet og gitt i vedtaks form.
  • kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning, og økonomisk stønad er forsvarlig.

Fylkesmannen har undersøkt om det i alle ledd i kontakten med ungdommene er lagt til rette for brukermedvirkning, for samhandling og samarbeid med relevante aktører, og at det foretas konkrete og individuelle vurderinger.

5. Funn

Merknad

Nav Ullensaker mangler skriftlige rutiner og egen vedtaksmal for å behandle saker etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav.

Tildeling
Revisjonslaget fant verken ved dokumentgjennomgang eller i intervjuene at det finnes skriftlige prosedyrer for å fatte vedtak etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Nav, men en ser at det finnes rutiner for fatting av vedtak etter § 17 angående økonomisk rådgivning. Vedtak av nyere dato viser likevel at det fattes egne vedtak etter § 17. I noen vedtak om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 gis det også opplysning, råd og veiledning etter § 17 i samme vedtak. I intervjuene kom det fram at Nav Ullensaker har nedsatt en arbeidsgruppe som jobber med å lage en egen vedtaksmal til § 17, og at veilederen til § 17 har vært tema på fagmøte både i april d.å. og senest en gang i høst.

Andre funn

Tilgjengelighet

Enkelte samarbeidspartnere opplever at det kan være tungvint å komme i kontakt med Nav

Ullensaker. Revisjonslaget fant i forbindelse med gjennomgang av dokumentasjon og intervjuer at det ikke er utarbeidet formelle samarbeidsavtaler mellom Nav Ullensaker og enkelte samarbeidspartnere som for eksempel barnevernet, Enhet for helsevern og Helsestasjon for ungdom.

Ved gjennomgang av saksmappene ble det funnet ett eksempel på at det var søkt om råd og veiledning i tillegg til økonomisk stønad, men i vedtaket var kun søknaden angående økonomisk stønad blitt behandlet.

I vedtak der det er innvilget økonomisk stønad etter § 18 i lov om sosiale tjenester i Nav nevnes ikke den samme lovens § 22 ved utbetaling til alternativ mottaker som for eksempel boligutleier eller strømleverandør. Det finnes heller ikke samtykkeskjema, der bruker har samtykket til utbetaling direkte til kreditor, men i flere av vedtakene bekreftes det skriftlig at bruker og Nav er blitt enige om en slik ordning.

I vedtak der økonomisk stønad etter § 18 er innvilget i form av rekvisisjon er det ikke vist verken til § 21 eller § 22 i lov om sosiale tjenester i Nav.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i Nav

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  1. Ullensaker kommune, administrativt organisasjonskart
    - Organisasjonskart 2015 - Presentasjon med oppgaveoversikt
    - Organisasjonskart alle team
    - Datofordeling
    - Oppfølging av brukere - saksflyt Nav Ullensaker
  2. Lokal samarbeidsavtale
  3. Virksomhetsplan Nav Ullensaker
    - Virksomhetsplan2 015
    - Virksomhetsplan Arbeid og kvalifisering 2015
  4. Jobbstrategi -Vedlegg til Ptop 1 (2011- 2 012)
    - Ungdomsgarantiene
  5. Nødhjelphenvendelser - Til deg som har søkt om nødhjelp
  6. Administrativt delegeringsreglement
    - Administrativt delegeringsreglement for Ullensaker kommune
    - Anvisning - og attestasjonsmyndighet
  7. Kommunalt ansatte
    - Statlig ansatte
  8. Stillingsinstruks for ungdomsveileder
    - Ungdomsteam
    - Rutine Aktivitetshuset - mottak av nye brukere
  9. Møteplan 2015
  10. Referat partnerskapsmøte 10.11.14
    - Referat partnerskapsmøte 12.03.15
  11. Kommunen har ikke brukerutvalg
  12. Samarbeidsavtale oppfølgingstjenesten
    - Nav veiledere i skolen (plan)
    - Samarbeid Jessheim videregående skole og Nav
  13. Referat OT team februar 2015
    - Referat fra OT team mai 2015
    - Referat fra møte i koordineringsgruppen
    - Referat fra møte i koordineringsgruppen
    - Referat fra møte i koordineringsgruppen
    - Referat fra avdelingsmøte 22.04.15
  14. Bruk av stønadstype
    - Fullmakt til utbetaling av sosialhjelp til alternativ mottaker
    - Kontroll i ulike perioder av året
    - Kontrolliste til søknad om sosialhjelp
    - Rutinebeskrivelse for utarbeidelse av individuell plan -Kopi
    - Retningslinje ung, på vgs. Og stipend
    - Rutine ved krav om depositumsgaranti
    - Rutine barnefamilier
    - Prosedyrebeskrivelse internkontroll KVP
    - Prosedyrebeskrivelse KVP
  15. Rutiner for arbeid i mottak
  16. Inngår under punkt 17
  17. Internkontroll tiltak
  18. Prosedyrebeskrivelse internkontroll
    - Sjekkliste ved vedtaksgodkjenning
    - Kontroll i ulike perioder av året
  19. Serviceklager som gjelder den kommunale delen av Nav
  20. Lokal brukerundersøkelse Nav Ullensaker 2014
  21. Det er ingen revisjonsrapporter knyttet til tilsynstemaet
  22. Fagansvarlig oppfølgningsmetodikk
    - Utredning av kompetansebehov - eksempel
    - Opplæringsplan oppfølgningsteam - eksempel
    - Veiledningsplattformen - Gruppe 3
  23. Opplæringsplan for nyansatt
    - Fadderordning

De 5 siste vedtak knyttet til økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år, hvorav 2 vedtak er innvilgelse og 3 er avslag.
De 5 siste vedtak knyttet til opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år, noen vedtak der søknadene er innvilget og noen der søknadene er avslått.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
25 saksmapper på brukere mellom 17 og 23 år som enten hadde fått innvilget eller avslått sine søknader om økonomisk stønad eller opplysning, råd og veiledning.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • varsel om tilsyn av 31.08.15
  • brev fra Nav Ullensaker med dokumentasjon til Fylkesmannen av 21.09.15 og 02.10.15
  • kopi av brev til samarbeidspartnere 30.04.15
  • program for gjennomføring av tilsyn 09.10.15
  • e-poster og telefoner i forbindelse med innhenting av dokumentasjon, avklaringer og andre praktiske opplysninger

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

 

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Merete B. Granli

økonomisk rådgiver

X

X

X

Helene Aasen

veileder

X

   

Anders Tronstad

veileder

X

   

Cathrine Bjerklund

veileder

X

   

Liv Mari Finstad

ungdomsveileder

X

X

X

Line Saksvik

veileder

X

   

Kristin Aarsæther

ungdomsveileder

X

   

Kristin Torp

veileder

X

   

Laila Brotnow

Nav-veileder i VGS og KVP

X

X

X

Helle Danielsen

avdelingsleder

X

 

X

Siv Mari Karlsen

veileder

X

   

Hege Hardy

veileder

X

 

X

Beate Langholmen

veileder

X

   

Malin S. Finsrud

veileder

X

   

Anita Mostad

Teamleder ungdomsteam

X

X

X

Mona Grytøyr

flyktningkonsulent

X

 

X

Mattis Landmark

HR

X

   

Mawsad lsmail

flyktningkonsulent

X

X

X

Hanne Poulsen

økonomisk rådgiver

X

  X

Knut Bakkehaug

rådgiver

X

 

X

Sara Rah

boligkonsulent

X

   

Kristoffer Strandengen

ungdomsveileder

X

   

May-Lisa Brekke

HR-rådgiver

X

 

X

!barna Vizec

veileder

X

   

Fikret Mahmuljin

ungdomsveileder

X

X

X

Kardim Flakby

veileder

X

   

Hanne Guro Rønning

Rådgiver Marked

X

   

Ylva Margrete Hope

veileder

X

   

Gry Hosøy

Nav-leder

X

X

X

Grete Alnæs

veileder

X

X

X

 

Elfrid Elstad

avdelingsleder

X

X

X

 

Gro Johansen

Avdelingsleder mottak

X

X

X

Marte Amøy Strand

veileder

 

X

X

Emell El-Chelebi

veileder

   

X

Per Willy Nordstadt

Leder Aktivitetshuset

 

X

X

Sonja Shale

boligkonsulent

   

X

Tor Ame Gangsø

rådmann

 

X

X

Randi V. Vik

veileder

   

X

Vera C. Grønseth

avdelingsleder

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Søren Rysstad og revisorene Monica Treu og Alexander Standal Bergli

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk