Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2016 ført tilsyn med Nav i Nes kommunes sosiale tjenester - økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

Formålet med tilsynet var å undersøke og konkludere om kommunen sikrer, ved tilstrekkelig styring og ledelse, forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år.

Det ble undersøkt om:

  • kommunen sikrer at de sosiale tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år.
  • kommunen sikrer at tildeling av tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig. Krav til kartlegging, vurdering og beslutning står sentralt, og viktige elementer for forsvarlig tildeling er videre brukermedvirkning og individuell vurdering.
  • kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene økonomisk stønad, opplysning, råd og veiledning er forsvarlig, herunder kommunens plikt til å legge til rette for brukermedvirkning og samhandling med relevante tjenesteytere.
  • Tilsynet avdekket to avvik:

Avvik 1:

Nav- kontoret sikrer ikke at unge mellom 17 og 23 år blir informert om at de kan søke tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen, og det fattes ikke vedtak etter denne lovbestemmelsen.

Avvik 2:

Nav-kontoret sikrer ikke at det ytes forsvarlig økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år.

Dato: 14.06.16

Søren Rysstad
revisjonsleder

Monica Treu
revisor

 

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Nes i perioden 03.02.16 – 14.06.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nes kommune ligger i Akershus og har ca. 19000 innbyggere. Kommunen er organisert med rådmann og fire avdelinger under denne. Nav-kontoret ligger i avdeling Helse og velferd.   

Nav-leder er leder både for den statlige og kommunale delen av Nav. Tjenestene etter lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen ligger i avdeling for Oppfølging, sosial og KVP og har egen avdelingsleder.

Avdeling Oppfølging, sosial og KVP har eget ungdomsteam på seks medarbeidere og jobber med unge opptil 25 år. Ungdomsteamet består av en fra sosial, to fra (KVP) kvalifiseringsprogrammet, en jobber med enslige forsørgere i Nav stat, to med dagpenger/AAP fra Nav stat. Veilederne i ungdomsteamet samarbeider med FRAM-huset, politiet, de kommunale rus og psykiatritjenestene, barnevernet, BUP, Oppfølgingstjenesten (OT), flyktningetjenesten, fritidsklubber, boligkontoret, prosjektet Kan Mer og Nav-veilederne fra Jessheim, Nes og Hvam videregående skoler.       

Ungdomsteamet er med på IKO-møter (identifisering, kartlegging og oppfølging) med Familiens hus (representert ved familiekonsulent, helsestasjon og barnevern), avdeling for Kultur, Idrett og Fritid (utekontaktene ogFram), rådgivere fra ungdomskolen og videregående skole, Nav og Politiet.

Følgende ledere deltar i Brukerrettet i samarbeidsforum (BRUS): Leder av Familiens hus, helsestasjonene og barnevern, leder for virksomheten Psykisk helse og avhengighet, leder av Pedagogisk tjeneste, psykolog og psykiater fra BUP, kommunepsykologen, leder av Tildelingsenheten og Nav-leder.

Det gjennomføres BRUS-møter på Familiens hus med ungdomsskolen, videregående skole, helsesøster-leder og Nav-leder.

En av veilederne i ungdomsteamet har 50 % stilling som Nav-veileder ved Jessheim videregående skole. Dette er et treårig prosjekt som er finansiert av Arbeids- og velferdsdirektoratet, men planen er at det skal bli en fast ordning. Formålet med denne ordningen er at flere elever skal kunne gjennomføre videregående opplæring og/eller bli integrert i arbeidslivet bl.a. med opplysning, råd og veiledning fra en Nav-veileder de kan møte på skolen. Nav-veileder kan også henvise elever videre med behov for andre tjenester.

I tillegg har Nav-veileder ved Jessheim videregående skole 10 % stilling ved Nes og Hvam videregående skoler som ligger i Nes kommune.  

Nav Nes prioriterer tett, individuell oppfølging av unge og det er et godt samarbeid mellom den kommunale og den statlige delen av Nav og andre etater som jobber med unge mellom 17 og 23 år. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.02.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.04.16.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet den 11. og 12.04.16.

Før åpningsmøtet ble det foretatt telefonintervjuer av representanter fra følgende etater: Helsestasjon for ungdom 17 - 23 år, Barnevernet og Tildelingsenheten. Den 18.0416 ble også Oppfølgingstjenesten (OT) intervjuet på telefon.   

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.04.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Fylkesmannen skulle undersøke om kommunen sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge i en kritisk overgangsfase i livet fra barn til voksen.

Tilsynet var delt i tre områder, og det ble undersøkt om:

Kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelig for personer mellom 17 og 23 år. Det ble her blant annet undersøkt hvordan informasjon om tjenesten gis til ungdommene i kommunen, og om ungdommene avvises når de henvender seg.

Kommunen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig. Det ble undersøkt om det kartlegges slik at saken blir tilstrekkelig opplyst og at brukers rettssikkerhet ivaretas. Det ble også sett på om beslutninger om tildeling av tjenester er begrunnet og gitt i vedtaks form.

Kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning, og økonomisk stønad er forsvarlig.

Fylkesmannen har undersøkt om det i alle ledd i kontakten med ungdommene er lagt til rette for brukermedvirkning, for samhandling og samarbeid med relevante aktører, og at det foretas konkrete og individuelle vurderinger.

5. Funn

Avvik 1:

Nav- kontoret sikrer ikke at unge mellom 17 og 23 år blir informert om at de kan søke tjenesten opplysning, råd og veiledning etter § 17 i lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen, og det fattes ikke vedtak etter denne lovbestemmelsen.

Avviket bygger på følgende observasjoner:  

  • Det fattes ikke vedtak til målgruppen 17-23 år etter § 17.
  • Ingen skriftlige rutiner for vedtaksfatting eller egen vedtaksmal for § 17.
  • Dokumentgjennomgang og intervjuer viser at det ikke blir fattet vedtak etter § 17.
  • Det foretas ikke konkret, individuell vurdering om det er grunnlag for å innvilge søknad om tjenestene opplysning, råd og veiledning.
  • Ledelsen sørger ikke for at det vurderes behov for tiltak som er nødvendig for å sikre at tjenesten opplysning, råd og veiledning tildeles til unge i henhold til lov og forskrift. I den grad det er nødvendig utarbeides det ikke prosedyrer, retningslinjer og maler til saksbehandling etter § 17.

Lovhjemmel:

Sosialtjenesteloven §§ 4 og 17 og forvaltningsloven §§ 23, 24 og 25

Avvik 2:

Nav-kontoret sikrer ikke at det ytes forsvarlig økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Nav Nes sikrer ikke forsvarlig utmåling av stønad til nødhjelp.
    Lengden på ytelsen. Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV punkt 4.18.1.6: Stønad kun til det helt nødvendigste vil ikke være forsvarlig i lengre tid enn noen få dager.

    Om nødhjelpens lengde står det i Rutinedokument Nav Nes.: Som hovedregel skal ikke Nav-kontorets brukere motta nødhjelp (matpenger) lenger enn en måned.  Dersom behovet strekker seg over mer enn en uke må tilleggsytelser vurderes.
    I vedtakene var det eksempel påinnvilget nødhjelp med kr 90 per dag i 10 dager i 2016.
    I 2015 var det innvilget kr 70 per dag pluss kr 100 til hygieneartikler, dvs. kr 77 per dag i 14 dager. Et annet eksempel var kr 70 per dag i 20 dager.  
    I intervjuene kom det fram at det kan innvilges nødhjelp på henholdsvis kr 90 per dag i sju til åtte dager, opptil en måned og opptil tre uker ved manglende dokumentasjon. 
  • Nav Nes sikrer ikke forsvarlig utmåling av stønad til samboere.
    I rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV står det i punkt 4.18.2.4:

    I vurderingen av stønadsbehovet til samboere skal det tas hensyn til tjenestemottakers reelle utgifter til eget livsopphold, som vedkommendes faktiske del av boutgiftene og eventuelt andre utgifter husholdningen deler, som til, husholdningsartikler, innbo og medier og kommunikasjon. Samboere har ikke gjensidig underholdsplikt overfor hverandre, og foreldre har i utgangspunktet ikke forsørgelsesplikt overfor unge over 18 år.

    Rutinedokument Nav Nes: Sosialtjenesten må forholde seg til at det ikke finnes hjemmel for å pålegge samboere gjensidig forsørgelsesplikt. Dersom en søker faktisk blir underholdt av sin samboer, vil dette kunne vektlegges. En søknad kan imidlertid ikke avslås med at samboeren har plikt til å forsørge vedkommende.
    I vedtak innvilget Nav Nes samboersats til livsopphold, men avslo støtte til husleie, da Nav Nes vurderer at samboer skal betale hele husleien fordi husleiekontrakten står på han, og han er dermed ansvarlig for hele leien. 
    I intervjuene ble det opplyst at samboere ikke har gjensidig forsørgelsesplikt, men Nav Nes kan legge vekt på de faktiske forholdene. Dersom ungdommen setter hardt mot hardt får de innvilget halvparten av husleien. 

Lovhjemmel:

Sosialtjenesteloven §§ 4 og 18.

6.  Vurdering av styringssystemet i kommunen

Internkontrollforskriften pålegger kommunen å sikre og dokumentere at de etterlever krav som er fastsatt i loven, jf. § 5 i lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen. Ledelsen v/Nav Nes er ikke oppdatert på innholdet i Rutinedokument for Nav Nes og foretar ikke stikkprøvekontroll av enkeltvedtak som fattes ved kontoret. Jf. forskrift om internkontroll for kommunen i Arbeids- og velferdsforvaltningen § 4 g) om å utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosiallovgivningen og § 4 h) forta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontroll for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i
  • de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i Nav

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Nes kommune
  • Organisasjonskart Nav Nes
  • Kommunens virksomhetsplan for Nav Nes
  • Oversikt over ansatte ved Nav Nes - utdanning og stilling
  • Referat fra partnerskapsmøte
  • Referat fra brukerutvalg
  • Referat fra fagmøter i Nav sosial
  • Referat fra møter i ungdomsteamet
  • Referat fra møter i dagpengeteamet
  • Søknadsskjema som benyttes av brukere ved Nav Nes sosial
  • Fullmakt til Nav-leder fra etatsjef for Helse- og sosiale tjenester
  • Rutinedokument for Nav Nes

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 26 saksmapper med vedtak om avslag og innvilgelse av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
  • Fem vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen til personer over 23 år

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 03.02.16
  • Brev fra Nav Nes med dokumentasjon av 19.02.16
  • Brev til samarbeidspartnere (barnevernet, helsestasjonen, tildelingsenheten, Veiledningstjenesten Romerike) 08.03.16
  • Telefonintervju med samarbeidspartnere 07.04 og 30.04.16
  • Program for gjennomføring av tilsynet 08.03.16
  • E-poster og telefoner i forbindelse med innhenting av dokumentasjon, avklaringer og andre praktiske opplysninger

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte

Lars Uglem

Kommunalsjef

x

 

x

Merete von der Fehr

Nav-leder

x

x

x

Heidi H. Øverheim

Avdelingsleder

x

x

x

Berit R. Johansen

Avdelingsleder

x

   

Roy Grøndahl

Veileder

x

   

Leni Katla Botilsrud

Veileder

x

 

x

Målfrid Hegseth

Gjeldsrådgiver

x

x

 

Heidi B. Nordby

Avdelingsleder boligkontoret

x

   

Silje Hjustad

Veileder

x

 

x

Cecilie Gundersen

Veileder

x

 

x

Laila Hagen

Sekretær

x

 

x

Vigdis Strømsæther

Veileder

x

   

Elisabeth Jansrud

Veileder

x

x

x

Anne-Mai Bratsberg

Veileder

x

 

x

Gro Jevne

Veileder

x

 

x

Aud Granstrøm

Veileder

x

 

x

Elisabeth Bråthner

Veileder

x

 

x

Ira Latkovic

Veileder

x

   

Egil Hauge

Veileder

x

   

Ingeborg R. Lie

Veileder

x

   

Irene Kristofersen

Veileder

x

 

x

Wenke Thorvaldsen

Veileder

x

 

x

Ingunn Ringstad

Veileder

x

 

x

Atle Herberg

Veileder

x

x

x

Ann Kristin Sundby

Veileder

x

x

x

Mona Tromsdal

Veileder

x

x

x

Ingvill Arnesen

Veileder

   

x

Nina C. Aronsen

Veileder

   

x

Line Moe

Student i praksis

   

x

Dag Hanstveit

Veileder

 

x

x

Torild Opseth

Veileder

   

x

Johnny Pedersen

Rådmann

 

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Søren Rysstad og revisorene Monica Treu og Alexander Standal Bergli

 


Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk