Helsetilsynet

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk i Værøy kommune i perioden 27. - 28. november 2014. Tilsynet har undersøkt om Værøy kommune har etablert internkontroll som sikrer forsvarlig tilbud til personer med betydelige funksjonstap som følge av samtidig rus- og psykisk lidelse. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Avvik:

Værøy kommune har ikke etablert internkontrollsystem som sikrer forsvarlig tjenestetilbud til personer som har betydelige funksjonstap som følge av samtidig rusmisbruk og sviktende psykisk helse.

Dato: 04.03.15

Yngve Osbak
revisjonsleder
Sita Grepp
revisor

 

Finn Asbjørn Trones
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Værøy kommune i perioden 10.04.14 - 02.03.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenestel oven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket innenfor det reviderte tilsynsområdet. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens samlede arbeid innenfor sektoren.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift, mer der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke muligheter for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Værøy kommune er med sine ca. 730 innbyggere en av de minste kommunene i Nordland. Psykiatritjenesten i Værøy er organisert under PLO (pleie og omsorg). Værøy kommune har valgt å overføre rustjenesten til PLO fra og med 26.6.2014. Tidligere har denne tjenesten vært inn under NAV.

Rus- og psykiatritjenesten er tilgjengelig hele døgnet. Per idag er det en stilling med spesialansvar innen psykiatri, og en stilling innen PU (tjenesten for psykisk utviklingshemmede) som også har ansvar overfor brukere innenfor psykiatritjenesten. Det er lyst ut stilling som koordinator for rustjenesten. Leder for PLO er også leder for rus- og psykiatritjenesten. Antall brukere er noe usikkert, men stipuleres opp mot 20 personer innenfor målgruppen. Legetjenesten er døgnåpen, og har lav terskel for å følge opp målgruppen for tilsynet.

Værøy kommune er i gang med en større omorganiseringsprosess når det gjelder tjenestetilbudet generelt.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.4.2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26.11.2014. Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved legekontoret og omsorgssenteret/sykehjemmet 26.11.2014 og NAV 27.11.2014.

Sluttmøte ble avholdt 27.11.2014.

Hva tilsynet omfattet

Helse og omsorgstjenester til personer som har betydelige funksjonstap som følge av samtidig ruslidelser og psykiske lidelser.

Helse- og omsorgstjenester er avgrenset til følgende lovområder:

  • helsehjelp og personlig assistanse
  • individuell plan, koordinator og koordinerende enhet
  • utforming og iverksetting av enkeltvedtak
  • journal- og informasjonssystemer

Funn

Avvik:

Værøy kommune har ikke etablert internkontroll som sikrer forsvarlig tjenestetilbud til personer som har betydelige funksjonstap som følge av samtidig rusmisbruk og sviktende psykisk helse.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 4-1, jf. §§ 3-1, 3-2 nr. 6 a og b, § 3- 4 og 7-1, 7-2 og 7-3
  • Forvaltningslovens §§ 2, 17, 24 og 25
  • Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4

Avviket bygger på intervju og skriftlig informasjon: Følgende forhold ble avdekket:

  • Det foreligger ikke skriftlige oppdaterte rutiner som viser hvordan ansvar og oppgaver er plassert i organisasjonen
  • Det foreligger ikke annen skriftlig dokumentasjon som viser oversikt over fare for svikt i tjenesteproduksjonen innenfor det reviderte området
  • Det foreligger ikke formaliserte kulturer (regelmessige møtepunkter mv) med hensyn til formidling/tematisering av internkontrollen innenfor det reviderte området
  • Ansvars- og oppgavefordelingen fremstår som uklare og diffuse innenfor det reviderte området
  • Kommunen har ikke fastsatt hvilken instans som skal være koordinerende enhet (brukerkontor) som sikrer helhetlige, samordnede og forsvarlige tjenester til den reviderte pasient- og brukergruppen
  • Samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten, legetjenesten og NAV er preget av manglende koordinering. Informasjonen mellom tjenestene virker også å være mangelfull og tilfeldig
  • Det foreligger ikke kriseplaner for den reviderte målgruppen
  • Kommunen har ikke rutiner som sikrer at den reviderte pasient- og brukergruppen tilbys individuell plan med koordinator
  • Individuell plan benyttes/evalueres ikke/sjeldent
  • Oppfølging og tjenester til den reviderte pasient- og brukergruppen er preget av ad hoc - løsninger
  • Kommunen har mangelfulle rutiner rundt skriftliggjøring av enkeltvedtak etter forvaltningslovens regler for tildeling av tjenester
    - det mangler vedtak på tjenester om helsehjelp
    - de få vedtak om helsehjelp som foreligger er ikke oppdaterte i henhold til lovverk, samt heller ikke evaluert og vurdert endret underveis

Regelverk

  • Lov 2011-06-24 nr. 30 Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Lov 1984-03-30 nr. 15 Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m
  • Lov 1999-07-02 nr. 64 Lov om helsepersonell m.m
  • Lov 1999-07.02 nr. 63 Lov om pasient- og brukerrettigheter
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om pasientjournal
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Stillingsoversikt Helsetjenesten i Værøy, per oktober 2014.
  • Stillingsoversikt NAV kommune, Værøy, per oktober 2014.
  • Stillingsoversikt Pleie- og omsorgstjenesten i Værøy, per oktober 2014.
  • Organisasjonskart Værøy kommune, Pleie- og omsorg per september 2014 og juni 2014.
  • Referat fra møte 25.6.2014 som omhandler omorganisering av rus- og psykiatritjenesten, samt opprettelse av 50 % miljøterapeutstilling som prosjekt i 2 år rettet mot utetjenesten (hovedfokus rus og psykiatri). I referatet er det også vedtatt at det skal opprettes tverrfaglige team.
  • Retningslinjer LAR i Værøy. Oppsummering møte i LAR 31.5.2011.
  • Retningslinjer for rusmiddeltesting.
  • Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Værøy kommune 2008 - 2011.
  • Stillingsbeskrivelse miljøarbeider.
  • Stillingsbeskrivelse miljøarbeider i ROP (rus- og psykiatritjenesten).
  • Stillingsbeskrivelse Pleie- og omsorgssjef.
  • Arbeidsbeskrivelse vernepleier.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 journaler PLO.
  • 3 journaler legetjenesten.
  • 2 journaler NAV.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev av 10.4.2014 fra Fylkesmannen i Nordland til Værøy kommune med varsel om tilsyn 16. og 17. juni 2014.
  • Telefonpurring fra Fylkesmannen 30.5.2014 angående manglende tilbakemelding fra kommunen iforhold til oversendelse av dokumenter før tilsynet. I samtalen kom det fram at varslingen om tilsynet ikke er fulgt opp av kommunen.
  • Brev fra rådmann om at varselbrev til kommunen ikke er fulgt opp, og at tilsynet derfor ikke kan gjennomføres i nevnte tidsrom.
  • Brev av 19.8.2014 fra Fylkesmannen i Nordland til Værøy kommune med varsel om tilsyn 26. og 27. november 2014.
  • Brev av 19.08.2014 med purring på oversendelse av dokumentasjon til tilsynet.
  • E-post, datert 28.10.2014 fra rådmann, om at dokumentasjon ble forsinket grunnet endringer i organisering av tjenestene.
  • Oversendelse av dokumenter fra Værøy kommune, vedlagt e-post fra rådmannen, datert 28.10.2014.
  • Brev av 11.11.2014 fra Fylkesmannen med program for tilsynet.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Turid Arnesen

Sykepleier

X

X

 

Janina Endresen

Hjelpepleier

X

X

 

Brynjulf Barexstein

Lege

 

X

X

Vivi-Ann  Berg

Sosial- og barnevernsleder/NAV

X

X

X

Eva-Karin Evensen

PLO-leder

X

X

X

Frank Hansen

Rådmann

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Yngve Osbak, seniorrådgiver Finn Asbjørn Trones og seniorrådgiver Sita Grepp.