Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl). Bindal kommune, ved Nav Bindal 2016
Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet. Systemrevisjonen omfattet forvaltning av følgende tjenester etter sotjl:
- Opplysning råd og veiledning, § 17.
- Behandling/forvaltning av økonomisk stønad etter §§ 18, 19, 20 og, 21, herunder forsvarlig oppfølging.
Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Det ble ikke konstatert avvik eller grunnlag for merknader under tilsynet.
Dato: 25.mai 2016
revisjonsleder Leif Aronsen revisor
Merethe Wie Sandbakk
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bindal kommune ved Nav Bindal i perioden 11.januar 2016 – 25.mai 2016, og er en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.
Fylkesmannen er tillagt ansvar for å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd» i sotjl jf. lovens § 9.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen ivaretar de krav som følger av lov og forskrift gjennom sin styring av tjenestene - internkontrollen.
Gjennom tilsynet undersøkte Fylkesmannen:
- hvilke tiltak kommunen har for å forebygge, avdekke, og rette opp og overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad, med en hovedvekt på personer mellom 17 og 23 år. Vi har valgt å gå ut over gruppen 17 til 23 blant annet for å få et godt nok grunnlag for våre vurderinger.
Rapporten omhandler kun det som er tema for tilsynet, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Bindal kommune ligger helt sør i Nordland. Kommunen omfatter ett landareal på 1262 km2, og hadde 1750 innbyggere i 2015.
Nav-kontoret har lokaler i rådhuset, 1.etg. Åpningstiden i mottaket er kl. 10:00 – 14:00 mandag, onsdag og fredag, telefontid mandag – fredag kl. 09:00 – 15:30.
Kontoret har 3,75 stillingshjemler, herav 1,5 kommunal og 2,25 statlige. Det er p.t. fem tilsatte ved Nav Bindal.
I tillegg til de kommunale tjenestene som skal inngå i Nav-kontoret forvalter Nav Bindal Husbankens støtteordninger; startlån, utbedringstilskudd, etableringstilskudd og bostøtte, samt ordningen med parkerings- og ledsagerbevis.
Nav Bindal er en del av «Tjenesteområde Brønnøy» som omfatter fem kommuner/Nav-kontor på Sør-Helgeland. Her samkjøres kvalitetssikring og opplæring både i regi av NAV Nordland og Fylkesmannen.
I 2015 ble det truffet 114 vedtak i medhold av sotjl fordelt på 27 stønadsmottakere/husstander. Kontoret har god tilgjengelighet, kort saksbehandlingstid og tett oppfølging av sine brukere.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble sendt 11.januar 2016.
Åpningsmøte var 27.april 2016.
Intervjuer 6 personer ble intervjuet under tilsynet.
Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet samt mapper/journaler m.v. som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Sluttmøte var 28.april 2016.
4. Hva tilsynet omfattet
Tema for tilsynet var tjenestene opplysning råd og veiledning etter sosialtjenestelovens § 17 og behandling/forvaltning av økonomisk stønad, §§ 18, 19, 20 og 21.
Kvalifiseringsprogrammet og individuell plan var ikke en del av tilsynet.
Tilsynet hadde et hovedfokus på tjenestene til personer mellom 17 og 23 år. Vi har sett på tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, samt samhandling både internt og eksternt. Vi har kontrollert nettsidene og den informasjonen som er i mottaket ved kontoret.
Vi har gjennomgått styringsdokumenter, vedtak og journaler for et utvalg av brukerne, herunder for alle aktive brukerne mellom 17 og 23. Videre har vi har sett på kommunens internkontroll i form av rutine-/arbeidsbeskrivelser og gjennom intervju med tilsatte fått informasjon om forvaltning av tjenestene i praksis.
5. Funn
Tilsynet har ikke konstatert avvik eller funnet grunnlag for merknader innen de reviderte områdene av tjenestene ved Nav Bindal.
6. Vurdering av kommunen/Nav-kontorets styringssystem
Bakgrunn for vurderingen er gjennomgang av dokumentene vi har vist til under punkt 8 nedenfor, samt informasjon og inntrykk fra intervju.
Nav-kontoret er tydelig en del av kommunen, og kommunikasjonen mellom Nav-kontoret og andre relevante enheter i kommunen framstår som god og målrettet. Særlig tydelig er dette ved tilrettelegging av tiltak for og oppfølging av ungdom.
Faglig ajourhold, samt evaluering av utredning, forvaltning og oppfølging er ofte tema i ukentlige fagmøter, som regel med utgangspunkt i en konkret situasjon/sak. Medarbeiderne ga inntrykk av å være fokusert på oppdraget de har etter sotjl – hjelp til selvhjelp, kartleggingen er grundig og oppfølgingen tett.
Saksframstillingene gir inntrykk av ryddighet, informasjonen er målrettet og tilpasset den konkrete situasjonen. Kartlegging, vurderinger og oppfølging av brukere er forsvarlig dokumentert.
Tjenestene tilsynet omfattet er tilfredsstillende ivaretatt. Kommunalsjef for velferd holder seg godt orientert om driften ved Nav-kontoret.
Nav-leder har faste møter med rådmann/kommunalsjef og deltar i rådmannens ledergruppe.
Styringssystemet fremstår som strukturert og velfungerende.
7. Regelverk
- Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sotjl).
- Rundskriv til loven, Hoved nr. 35.
- Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
- Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
8. Dokumentunderlag
Kommunen/Nav-kontoret sin dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Samarbeidsavtale mellom Nav Bindal og Nav Nordland
- Driftsavtale mellom Bindal kommune og Nav Nordland om drift av Nav Bindal
- Kommuneplanen sin samfunnsdel
- Delegasjon fra rådmann til Nav-leder
- Delegasjoner internt i Nav-kontoret
- Signaturskjema med fullmakt for anvisninger
- Veiledende satser for økonomisk stønad
- Garantiramme for lån etter sotjl
- Organisasjonsplan og tjenesteflyt for Nav Bindal pr 1.januar 2016
- Innledning
- Åpningstid
- Organisasjonskart med oversikt over ansatte og arbeidsoppgaver
- Øvrige støttefunksjoner
- Tjenesteflyt i kontoret
- Tidlig avklaring av bistandsbehov
- Brukere med behov for akutt bistand
- Interne møter
HMS ved Nav Bindal
- Melding ved avvik - Beskrivelse av saksflyt fra søknad om økonomisk stønad mottas til vedtak er fattet, meddelt og eventuell utbetaling foretatt
- Søknadskjema, standardbrev og andre formularer som brukes ved behandling av søknader om økonomisk stønad
- Opplysning om opplæringsplan, rutiner ved avvik bemanning og ved stenging av kontoret.
- Årsmelding Nav Bindal 2015
- Virksomhetsplan Nav Bindal 2016
- Kopi av siste 5 vedtak om opplysning, råd og veiledning sotjl § 17
- Kopi av siste 10 vedtak om tildeling av økonomisk stønad med vedlegg etter sotjl
- Kopi av 1 vedtak om avslag på søknad om økonomisk stønad etter sotjl.
- Kopi av siste 5 vedtak er det er stilt vilkår sotjl. § 20
Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
- Mapper/journaler til stønadsmottakere omfattet av vedtakene vi hadde fått tilsendt på forhånd
Korrespondanse mellom kommunen/Nav-kontoret og Fylkesmannen:
- Varsel om tilsyn av 11.januar 2016
- Dokumentasjon fra Bindal kommune/Nav Bindal av 4.mars 2016
- Program for gjennomføring av tilsynet av 11.april, og justert program av 18.april 2016
- E-post korrespondanse mellom Nav-leder og revisjonsleder for praktiske avklaringer
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra Fylkesmannen deltok: Leif Aronsen og Merethe Wie Sandbakk.