Helsetilsynet

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Lurøy kommune og besøkte i den forbindelse kommunen den 28.- 29. november 2018. Vi undersøkte om kommunen sørger for at arbeidet med

  • meldinger til barneverntjenesten,
  • tilbakemelding til melder,
  • undersøkelser,
  • evaluering av hjelpetiltak,
  • oppfølging av og
  • tilsyn med barn i fosterhjem

blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at barna og familiene får trygge og gode tjenester. Tilsynet ble gjennomført som del av det planlagte tilsynet i 2018 initiert av Fylkesmannen.

Utkast til rapport ble sendt ut 21.02.2019. Lurøy kommune sendte den 19.03.2019 svar på foreløpig rapport.

Fylkesmannens konklusjon:

  • Lurøy kommune sikrer ikke fortløpende registrering og dokumentasjon av innhold i mottatte bekymringsmeldinger, hvem som melder, dato for mottak av melding og dato for vurdering og konklusjon av meldinger.

Dette er brudd på:
Lov om barneverntjenester §§ 4-2 og 1-4

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det gis tilbakemelding til melder etter gjennomgang av meldinger og etter endt undersøkelse for de som melder i medhold av meldeplikten.

Dette er brudd på:
Lov om barneverntjenester § 6-7 a

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det foretas og dokumenteres en samlet vurdering etter endt undersøkelse. Dette medfører at det heller ikke framkommer hvordan barnets synspunkter er vektlagt i undersøkelser. Lurøy kommune overholder ikke alltid fristene i undersøkelser og avslutter ikke en undersøkelse med skriftlig vedtak.

Dette er brudd på:
Barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 1-6 (tidligere § 4-1) og 6-9 andre ledd

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det utarbeides tiltaksplan for alle barn med hjelpetiltak. Det dokumenteres ikke om det er foretatt evaluering og vurdert om tiltakene er tjenlige eller om det er behov for nye tiltak. Kommunen har ingen klare føringer for hvordan arbeid med evaluering av hjelpetiltak skal foregå – herunder om det skal samtales med barnet eller innhentes informasjon i forbindelse med evaluering.

Dette er brudd på:
Barnevernloven §§ 4-5, 1-4 og 1-6 (tidligere § 4-1)

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det gjennomføres tilstrekkelig oppfølging av barn i fosterhjem. Det gjennomføres ikke minimum 4 oppfølgingsbesøk i fosterhjemmene, det dokumenteres ikke dersom det er foretatt en vurdering og beslutning om at 2 oppfølgingsbesøk er tilstrekkelig. Det dokumenteres ikke fortløpende fra gjennomførte besøk og det framkommer dermed ikke hvilke vurderinger som er gjort om barnets situasjon og hvordan barnets synspunkter er tatt med i disse vurderingene.

Dette er brudd på:
Forskrift om fosterhjem § 7, samt lov om barneverntjenesten §§ 1-4 og 1-6 (tidligere § 4-1).

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det føres tilsyn med barn i fosterhjem i Lurøy kommune. Det føres ikke kontroll med om oppnevnte tilsynspersoner gjennomfører et tilstrekkelig antall tilsynsbesøk pr år. Lurøy kommune har ikke sørget for tilstrekkelig opplæring av tilsynspersoner.

Dette er brudd på:
Forskrift om fosterhjem §§ 8 og 9, samt lov om barneverntjenester § 1-4.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Kommunens arbeid med meldinger og tilbakemelding til melder
Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen har et system som sørger for at meldingene blir gjennomgått på en barnevernfaglig forsvarlig måte innen fristen, og at det gis tilbakemelding til både private og offentlige meldere.

Kommunens arbeid med vurdering etter undersøkelse
Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen foretar og dokumenterer forsvarlig vurdering etter undersøkelse. Det ble også vurdert om dette ble gjort innen fastsatte frister. Det ble også undersøkt hvordan barneverntjenesten arbeider med å sikre at barnets synspunkter tas med og vektlegges i oppsummering og vurdering etter undersøkelse.

Det ble ikke undersøkt hvordan kommunen arbeidet med selve undersøkelsen, som f.eks. gjennomføring av hjemmebesøk, innhenting av opplysninger, observasjoner og lignende.

Kommunens arbeid med evaluering av hjelpetiltak
Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om det ble foretatt regelmessige evalueringer av iverksatte hjelpetiltak. Det ble undersøkt om det ble foretatt vurderinger i forhold til om tiltakene var tjenlige  eller om det var behov for andre tiltak. Det ble også undersøkt hvordan barneverntjenesten arbeider med å sikre barns medvirkning i evalueringen, herunder om barnets synspunkter tas med og vektlegges i vurderingene som blir gjort ved evalueringer.

Vi har ikke foretatt en selvstendig vurdering av om hjelpetiltakene er riktig i forhold til aktuell problematikk, men undersøkt om kommunen har et system der denne vurderingen framgår.

Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem
Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen regelmessig besøkte barnet i fosterhjemmet for å følge opp og kontrollere barnets situasjon, samt vurdere fosterforeldrenes  behov for råd og veiledning. Det ble også undersøkt hvordan barneverntjenesten arbeider med å sikre barns medvirkning i oppfølgingen av fosterhjem, herunder om barnets synspunkter tas med og vektlegges i dokumentasjon etter gjennomført oppfølgingsbesøk.

Videre ble det undersøkt om barneverntjenesten har inngått skriftlig avtale med fosterforeldrene der partenes forpliktelser fremgår.

Vi har ikke undersøkt hvordan kommunen jobber med samværsplanlegging og -oppfølging, eller hvordan barneverntjenesten følger opp foreldrene etter omsorgsovertakelse.

Kommunens arbeid med å føre tilsyn med barn i fosterhjem
Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om kommunen sørger for at det gjennomføres regelmessige tilsyn med barn i fosterhjem fra plasseringstidspunktet. Det ble undersøkt om kommunen sørger for opplæring av tilsynspersoner, samt påser at det utarbeides tilfredsstillende rapport etter tilsynet og at denne oversendes rette instans.

Vi undersøkte ikke hvordan kommunen jobbet med rekruttering og godkjenning av tilsynspersoner.

Internkontroll og ledelse
Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen hvordan barneverntjenesten er organisert, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Videre undersøkte vi om de ansatte har tilgang til og kunnskap om aktuelt lovverk for barnevernet. Det ble også undersøkt om kommunen har nødvendig kompetanse, og sikrer at det gis tilstrekkelig opplæring til de ansatte slik at oppgavene kan utføres på en forsvarlig måte. Videre er det vurdert om kommunen har nødvendige rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Det ble også sjekket om disse er tilgjengelige og kjent for de ansatte. Videre undersøkte vi kommunens praksis på de reviderte områdene, om denne er godt nok dokumentert og i samsvar med interne rutiner. Det ble også undersøkt hvordan kommunen har nødvendig oversikt over områder med fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forsvarlighet
Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Kjernen i forsvarlighetskravet er vurderinger av hva som kan betegnes som god praksis. Hva som er god praksis må avgjøres konkret i hver sak ut i fra anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Innholdet i kravet vil endre seg i takt med fagutviklingen og med endringer i verdioppfatninger i samfunnet.

Kravet til forsvarlige tjenester må ses i sammenheng med prinsippet om barnets beste. Hensynet til barnets beste er et grunnleggende hensyn ved alle handlinger som berører barnet.

Barns medvirkning
Barns rett til medvirkning er hjemlet i barnevernloven § 1-6 (tidligere § 4-1 annet ledd) og i forskrift om medvirkning og tillitsperson. Videre er barns rettigheter under saksbehandlingen beskrevet i § 6- 3.

Med medvirkning forstås at barn skal få tilstrekkelig informasjon og få anledning til å komme med sine synspunkter. Barnets synspunkter må vurderes og tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Internkontroll
Krav til internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1 andre ledd og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester, innebærer at kommunen gjennom sin styring skal sikre at oppgaver blir utført i samsvar med lovkrav.

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en naturlig følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Om arbeidet med meldinger og tilbakemelding til melder
Barneverntjenesten skal snarest, og senest innen en uke, gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelse for å vurdere om det er grunnlag for tiltak. Dette følger av barnevernloven § 4-2.

Barneverntjenesten skal gi melder tilbakemelding om at meldingen er mottatt senest innen 3 uker. Dersom meldingen kommer fra melder som omfattes av meldeplikten, skal det også opplyses om det er åpnet undersøkelsessak.

I saker der det åpnes undersøkelse skal barneverntjenesten gi melder som omfattes av meldeplikten, ny tilbakemelding om at undersøkelsen er gjennomført. Tilbakemeldingen skal sendes

tre uker etter avsluttet undersøkelse og skal inneholde opplysninger om hvorvidt saken er henlagt eller om barneverntjenesten følger opp saken videre. Dersom det vurderes nødvendig kan det også gis tilbakemelding om tiltakene. Dette følger av barnevernloven § 6-7a.

Om forsvarlig vurdering etter undersøkelse
En undersøkelse anses som gjennomført når det er truffet vedtak om tiltak eller når saken er besluttet henlagt, eller eventuelt når det er sendt begjæring om tiltak til fylkesnemnda. Beslutning om henleggelse regnes også som enkeltvedtak. Undersøkelsen skal avsluttes innen tre måneder, i særlige tilfeller kan fristen forlenges til 6 måneder. Dette følger av barnevernloven § 6-9.

Barnevernloven har ingen selvstendige lovkrav om dokumentasjon av oppsummering etter undersøkelser. Når barneverntjenesten mottar en melding om forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven har barnevernet en plikt til å undersøke forholdet. Hensikten med undersøkelsen er altså å finne ut om det er behov for tiltak. Barnevernets konklusjon etter en undersøkelse vil være basert på en barnevernfaglig vurdering av de forholdene som er kommet  fram i undersøkelsen. Dette må være dokumentert slik at det i ettertid er mulig å se hva beslutningen er basert på og dermed om beslutningene er forsvarlige.

Krav om forsvarlige tiltak og tjenester er nedfelt i barnevernloven § 1-4. Fra 1. juli 2018 er det dessuten nedfelt i ny § 6-3 a at det skal fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkter og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Det skal også framgå av vedtaket hvordan barnets beste er vurdert.

Om kommunens arbeid med evaluering av hjelpetiltak
Når barneverntjenesten vedtar å sette inn hjelpetiltak skal det utarbeides en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig. Videre skal det vurderes om det er nødvendig med nye tiltak eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig. I forarbeidene til loven er det lagt føringer for at slik evaluering bør skje minimum kvartalsvis. Barnevernets vurdering av om tiltakene er tjenlig må dokumenteres. Dette følger av barnevernloven § 4-5, samt krav om forsvarlige tiltak og tjenester § 1-4.

Om oppfølging av barn i fosterhjem
Når et barn er plassert barn i fosterhjem skal barneverntjenesten følge opp og kontrollere barnets situasjon i fosterhjemmet. Barneverntjenesten skal gi fosterhjemmet nødvendig råd og veiledning. For å følge opp barnet skal barneverntjenesten besøke barnet i fosterhjemmet så ofte som nødvendig, og minimum 4 ganger i året. For barn som har bodd mer enn 2 år i fosterhjemmet kan hyppigheten reduseres til 2 ganger i året dersom forholdene i hjemmet er gode. Dersom barneverntjenesten beslutter reduksjon i besøkshyppighet, slik forskriften åpner for, må det dokumenteres at barneverntjenesten har vurdert at forholdene er så gode at det er forsvarlig i den aktuelle saken. Beslutningen må være skriftlig.

Oppfølgingen er viktig for å sikre at plasseringen fungerer etter sitt formål og å sikre at barnet får forsvarlig omsorg i fosterhjemmet, og for å sikre at fosterforeldrene får nødvendig støtte i oppgaven. Det forutsettes at fosterhjemsoppfølgingen dokumenteres, herunder innholdet i besøkene og barneverntjenestens vurdering av barnets situasjon.

Barneverntjenesten skal inngå en skriftlig avtale med fosterhjemmet om barneverntjenestens og fosterforeldrenes forpliktelser. Er barnet under omsorg skal skjema utarbeidet av Barne- og familiedepartementet i 2010 benyttes (fosterhjemsavtalen). Ved plasseringer basert på samtykke skal fosterhjemsavtalen benyttes så langt den passer. Barneverntjenesten og fosterforeldrene skal gjennomgå avtalen minimum en gang i året og foreta eventuelle endringer.

Dette følger av forskrift om fosterhjem §§ 6 og 7, samt krav om forsvarlige tiltak og tjenester i barnevernloven § 1-4.

Om tilsyn med barn i fosterhjem
Kommunen der fosterhjemmet ligger har ansvar for at det gjennomføres tilsyn med barn i fosterhjem så ofte som nødvendig og minimum 4 ganger i året. Etter at barnet har fylt 15 år og har bodd i fosterhjemmet minimum 2 år kan tilsynshyppigheten reduseres til minimum 2 ganger i året. Dette forutsetter at forholdene i fosterhjemmet er gode og barnet samtykker. Denne beslutningen og de vurderingene den bygger på må være skriftlig.

Det skal føres tilsyn med om barnet får forsvarlig omsorg og at forutsetningene for plasseringen er fulgt opp. Tilsynet skal gjennomføres av person som er ansett som egnet til dette.

Fosterhjemskommunen skal gi vedkommende tilstrekkelig opplæring og veiledning. Det skal skrives rapport etter hvert tilsyn. Tilsynsrapporter skal inneholde en vurdering av barnets situasjon og barnets synspunkter. Rapporten er viktig informasjon i omsorgskommunens oppfølging av barn i fosterhjem. Fosterhjemskommunen skal kontrollere at rapporten gir tilstrekkelig informasjon til at formålet er ivaretatt, og rapporten skal videresendes barneverntjenesten i omsorgskommunen.

Ansvaret for tilsyn med barn i fosterhjem er lagt til kommunen – ikke direkte til barneverntjenesten. Det skal gå klart fram av kommunenes delegasjonsreglement hvilken instans i kommunen som skal føre tilsynet.

Dette følger av forskrift om fosterhjem §§ 8 og 9, samt krav om forsvarlige tiltak og tjenester i barnevernloven § 1-4.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Lurøy kommune er en kystkommune på Helgeland. Kommuneadministrasjon holder til på Onøy. Kommunen har ca. 1 900 innbyggere, hvorav vel 400 er under 18 år.

Barneverntjenesten i Lurøy er organisert som en del av Helse-, sosial- og omsorgsetaten. Tjenesten har 1,5 stilling på barnevernområdet, en 100 % stilling som barnevernkonsulent og en stilling som leder for sosial og barnevern, der 50 % er beregnet å gå til barnevern. I tilsynet ble det imidlertid opplyst at leders oppgave i hovedsak er knyttet til barnevern, og at ytterligere to andre ansatte i avdelingen også utfører oppgaver på barnevernområdet.

Arbeidet med gjennomgang av meldinger og tilbakemelding til melder
I 2017 mottok Lurøy kommune 14 meldinger til barneverntjenesten, og i første halvår 2018 mottok kommunen 7 meldinger. I følge rapporteringene er alle meldingene gjennomgått innen fristen på 1 uke.

I forbindelse med tilsynet er det gjennomgått 16 saker som er meldt i 2017 og 2018. Dokument «Fagtekst A Konklusjon av melding» er tilsendt i 12 av de gjennomgåtte meldingene. Dokumentet inneholder overskriften «Begrunnelse for utredning/undersøkelse/henleggelse». I de 12 sakene der dette dokumentet er tilsendt framkommer barneverntjenestens vurdering og begrunnelse under dette punktet. I de øvrige 4 sakene mangler det dokumentasjon for barneverntjenestens vurdering og begrunnelse for konklusjon.

Tjenesten opplyser å ha en rutine for å umiddelbart gå gjennom innkomne meldinger. Gjennomgangen foretas av barnevernleder og barnevernkonsulent. Meldinger skal da føres inn fagprogrammet, der også aktuell vurdering og konklusjon registreres. Det er også beskrevet rutine for å gi tilbakemelding til melder innen 3 uker.

Dokumentasjon vi har fått tilsendt viser ikke alltid dato for mottak eller konklusjon av melding. I noen saker framkommer dato enten i teksten eller ved at saksbehandlers underskrift er datert i dokument «Fagtekst A Konklusjon av melding». For øvrig framgår disse datoene bare av registreringer i fagprogrammet. Det ble gjort noen stikkprøver som viste at det ikke var samsvar mellom dato som er registrert i fagprogrammet som konklusjonsdato og innhold i notat fra konkusjon. Det er for eksempel notert at grunnlag for konklusjon bygger på hendelser senere enn dato som er oppgitt som konklusjonsdato. Det er også eksempler på at dato for saksbehandlers underskrift er satt til flere dager før saksbehandler faktisk begynte i stillingen.

I 3 av de 16 sakene er det gitt tilbakemelding til melder om mottak av melding. I 2 av sakene var melder anonym og kunne dermed ikke få tilbakemelding. Videre er 5 meldinger mottatt muntlig, og notat fra meldingsmottaket ufullstendig. Her kan melder ha fått muntlig tilbakemelding om at mottatte opplysninger vil bli registrert som melding, uten at dette er dokumentert. Vi finner dermed at i minst 6 av 16 saker mangler tilbakemelding til melder etter gjennomgang av melding.

I 1 av sakene foreligger det dokumentasjon for tilbakemelding til melder etter konklusjon i undersøkelse. I minst 6 av de øvrige sakene er det foretatt undersøkelse etter melding fra offentlig melder uten at det foreligger skriftlig tilbakemelding til melder.

I kommunens beskrivelse av prosedyrer ved mottak og registrering av melding er det beskrevet at barnevernleder har ansvar for å gi tilbakemelding til melder innen tre uker. Etter endt undersøkelse er det saksbehandler som har ansvar for å gi tilbakemelding til melder som omfattes av reglene om meldeplikt. Det finnes egne maler for dette i fagprogrammet. Kommunen har også en sjekkliste for arbeid med mottak av meldinger der står det «Er det gitt generell tilbakemelding til melder, om at meldingen er mottatt og at saken blir fulgt opp?». Sjekklisten er utarbeidet av Barne- og likestillingsdepartementet i «Rutinehåndbok for barneverntjenesten kommunene» fra 2006. Ved lovendringen i 2009 kom det inn bestemmelse om at meldere som omfattes av meldeplikten også skal opplyses om det er åpnet undersøkelsessak.

Forsvarlig vurdering etter undersøkelse
I følge rapporteringer for 2017 og første halvår 2018 har Lurøy kommune avsluttet 27 undersøkelser i perioden, derav 7 med fristbrudd.

Vi har fått tilsendt og gjennomgått dokumentasjon i 13 undersøkelsessaker som er avsluttet i perioden 2. halvår 2017 og fram til tilsynstidspunktet. Av disse er 3 saker konkludert med vedtak eller brev om avslutning/oversendelse av sak til annen kommune innenfor 3 måneders fristen. I de øvrige 10 sakene er vedtak om avslutning av undersøkelse datert etter 3 måneders fristen. I 3 av disse vedtakene opplyses det imidlertid at det er satt inn tiltak tidligere og innenfor 3 måneders fristen.

Lurøy kommune har fagprogrammet ACOS barnevern. Tjenesten benytter imidlertid ikke programmets verktøy for å holde oversikt over tidsbruk i undersøkelser. Kontrollskjemaene sendes inn håndskrevet, ikke generert fra fagprogrammet, og det er uklart hva som er grunnlaget for rapportert sluttdato for undersøkelse. Stikkprøver viser ikke sammenheng med dokumentert aktivitet i saken og registrert sluttdato for undersøkelser.

I følge barneverntjenestens rutiner skal undersøkelsen avsluttes med en sluttrapport der opplysningene skal sammenfattes og rapporten skal gjennomgås med partene. Det foreligger sluttrapport i 1 av de gjennomgåtte undersøkelsessakene.

Av rutinebeskrivelsen framkommer det ikke at barnevernfaglig vurdering skal være skriftlig. Det framkommer heller ikke at undersøkelsen skal avsluttes med vedtak. Videre framkommer det heller ikke at barnets synspunkter skal innhentes og dokumenteres. Mal for sluttrapport som er benyttet har punkt for vurdering, men inneholder ikke eget punkt for barnets synspunkter. I intervjuer framkommer det at det gjennomføres samtale med barna i undersøkelser, oftest flere samtaler.

I intervjuer framkommer det at det i perioder har vært travelt og at vedtak og sluttrapport ikke alltid er skrevet selv om konklusjonsdato er satt.

Vedtak fattes i fagprogrammet. Leder leser gjennom alle vedtak. Tjenesten har imidlertid ikke innarbeidet rutine for at leders godkjenning av vedtak registreres i fagprogrammet. Dermed registrerer heller ikke en sluttdato for undersøkelsen. Når vedtak er fattet sendes det ut i form av et «partsbrev». Dette brevet har samme innhold som selve vedtaket. Partsbrevet er imidlertid bare underskrevet av saksbehandler.

Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn
Ved rapportering pr. 30.06.2018 hadde Lurøy kommune 26 barn med hjelpetiltak. 16 av disse hadde ifølge rapporteringen tiltaksplan, alle disse hadde hatt tiltak mer enn 3 måneder og hadde fått tiltaksplanen evaluert siste halvår.

I tilsendte saker foreligger tiltaksplaner i 3 av 23 saker om hjelpetiltak for hjemmeboende barn. 2 av disse planene er utarbeidet i oktober 2018, dvs. etter at dette tilsynet ble varslet og flere måneder etter at det ble besluttet å iverksette tiltak.

Det foreligger referat fra ulike samarbeidsmøter i 12 av sakene. Det er varierende hyppighet på disse møtene, og det framkommer i liten grad om det er vurdert om tiltakene er tjenlige eller om det er behov for nye tiltak. Det finnes ikke entydig dokumentasjon fra gjennomført evaluering av   hjelpetiltak i tilsendte saker. I 1 sak har tiltaket hatt så kort varighet at evaluering ikke kan forventes.

I 6 av sakene der det foreligger referat fra samarbeidsmøter framkommer det at også barnet har vært til stede på disse møtene. I ytterligere 1 av sakene framkommer det at barneverntjenesten har snakket med barnet i tiltaksfasen. Barnets synspunkter framkommer imidlertid ikke tydelig i referat fra alle møter. Da det heller ikke foreligger dokumentasjon av vurderinger ved evaluering av tiltak er det uklart om barnet synspunkter har vært vektlagt i slike vurderinger.

I 1 sak der det er kommet inn nye meldinger i tiltaksperioden framkommer det at barneverntjenesten følger opp tiltaksarbeiders vurderinger. Det foreligger imidlertid ingen tiltaksplan med målsetting, og det er ikke dokumentert at det foretas systematisk evaluering og vurdering av om det oppnås nødvendig endring i familien.

Kommunen har en sjekkliste der det framkommer at det skal lages tiltaksplan og vedtak. Videre skal barnets og foreldrenes utvikling følges opp og det skal fastsettes tidspunkt for evaluering. Utover dette foreligger det ikke rutiner som beskriver hvordan det skal jobbes med evaluering av hjelpetiltak.  Det er ikke framkommet i tilsynet om eller hvordan sjekklisten benyttes. Det finnes ingen beskrivelser av om det for eksempel skal innhentes opplysninger eller hvordan partene og barnet skal medvirke ved evaluering. Det beskrives heller ikke hva som skal dokumenteres ved en evaluering.

I intervjuer er det opplyst at det noen ganger foretas evalueringer i samarbeidsmøter eller bare med foreldre og barn i etterkant av møter. Det er også opplyst at det noen ganger samtales med barnet om hjelpetiltakene.

Oppfølging av barn i fosterhjem
Lurøy rapporterte pr. 30.06.2018 at de hadde oppfølgings- og kontrollansvar for 5 barn i fosterhjem. I følge halvårsrapporten har alle de fem barna fått oppfølging i henhold til krav i forskriften i løpet av de siste 12 månedene før rapportering.

I tilsendte dokumentasjon for til sammen 5 fosterbarn foreligger det referat fra kun ett oppfølgingsbesøk i fosterhjem perioden 2017 til september 2018. I løpet av tilsynet ble det lagt fram datoer og korte notater fra flere gjennomførte oppfølgingsbesøk. En del av notatene var nedskrevet i forbindelse med tilsynet, og lenge etter at oppfølgingsbesøkene hadde funnet sted.

Vi fant at ingen av de 5 fosterbarna hadde fått minimum 4 oppfølgingsbesøk i året. I en sak ble det muntlig opplyst at saksbehandler har vurdert at det ikke var nødvendig med mer enn ett besøk pr. år og ut fra denne vurderingen var det planlagt bare ett besøk. Det foreligger ingen skriftlige beslutninger om reduksjon i antall oppfølgingsbesøk fra minimum 4 til minimum 2 besøk pr år.

Noen av notatene som er registrert som oppfølgingsbesøk refererer til samtaler som har funnet sted på andre arenaer enn i selve fosterhjemmet. Ved en anledning møtte barneverntjenesten fosterbarnet alene, uten at samtalen ble supplert med besøk i fosterhjemmet og samtaler med fosterforeldrene.

I samtaler med ansatte beskriver de hvordan de gjør ulike vurderinger underveis i oppfølgingen av fosterhjemmene og fosterbarna f.eks. om hvordan det er hensiktsmessig å gjennomføre samtaler med barnet eller legge til rette for samvær. Disse vurderingene framkommer imidlertid ikke av tilsendt dokumentasjon.

I tilsendte rutiner er det ikke beskrevet hvordan det skal jobbes med oppfølging av barn i fosterhjem utover at det skal inngås en fosterhjemsavtale og at barneverntjenesten skal ta initiativ til en årlig gjennomgang av denne.

Lurøy kommune har inngått fosterhjemsavtaler for hvert av de 5 barna de har plassert i fosterhjem. I 2 av sakene er det imidlertid benyttet et gammelt avtaleskjema fra 1999. I ytterligere 2 av sakene er det utarbeidet enkle «engasjementsavtaler» som er svært mangelfulle sammenlignet med fosterhjemsavtalen fra 2010, bl.a. i forhold til barneverntjenestens og fosterforeldrenes forpliktelser. Det er heller ikke henvist til fosterhjemsavtalen.

Det foreligger ikke dokumentasjon fra årlig gjennomgang av fosterhjemsavtaler i noen av de tilsendte sakene.

Barneverntjenesten møter barna ved fosterhjemsbesøkene, men det framkommer ikke alltid om de har snakket med barna eller hva barna har fortalt. Det framkommer ikke hvordan barnevernet har vurdert barnets situasjon i fosterhjemmet. Det benyttes ingen fast mal eller disposisjon for dokumentasjon fra oppfølgingsbesøk.

Tilsyn med barn i fosterhjem
Ved rapportering pr. 30.06.2018 hadde Lurøy kommune tilsynsansvar for 6 barn i fosterhjem i kommunen. Det ble rapportert om at 5 av disse barna hadde fått, eller lå an til å få, tilsyn i hht. lovkravet om minimum 4 tilsynsbesøk pr år. Det ble samtidig opplyst at ett av de 5 barna ikke hadde hatt tilsyn i løpet av første halvår 2018. Det ville isteden bli gjennomført 4 tilsyn i andre halvår. Etter kommunens oppfatning var tilsynet dermed ivaretatt.

Ved tilsynet ble alle de 6 tilsynssakene gjennomgått. I 5 av sakene fant vi mangler i forhold til kravet om minimum 4 tilsynsbesøk pr år. For 2 av disse barna var det ikke gjennomført noen tilsynsbesøk i 2017 og 2018. For ett barn var det ikke gjennomført tilsyn de 7 første månedene barnet bodde i fosterhjemmet. Bare ett av 6 barn har fått tilstrekkelig antall tilsynsbesøk i perioden. Det foreligger ingen skriftlige beslutninger om reduksjon i antall tilsynsbesøk fra minimum 4 til minimum 2 besøk pr år.

Tilsynspersonene, som alle er oppnevnt av Lurøy kommune, har skrevet sine rapporter i noe ulike rapportskjemaer. Det rapportskjemaet som er mest benyttet er utarbeidet før lovendringen i 2014.

Rapportskjemaene har et avsluttende punkt som enten heter «Konklusjon» eller «Oppsummering og vurdering. Tilsynspersonens oppfatning av barnets ivaretakelse og utvikling». I noen rapporter var ikke denne delen tilfredsstillende utfylt.

Vi har ikke fått opplysninger om hvordan kommunen ivaretar opplæring og veiledning av tilsynspersoner utover at det kom fram i intervju at nye tilsynspersoner blir satt inn i oppgaven ved oppstart, og at de kan få veiledning når de ønsker dette. Kommunen har ikke tatt i bruk Bufdirs veileder fra 2015 Tilsyn med barn i fosterhjem.

Internkontroll
Kommunens organisasjonskart beskriver barneverntjenesten som en del av helse-, omsorgs- og sosialavdelingen i kommunen. Det er utpekt leder for tjenesten og funksjonsbeskrivelse for leder og barnevernkurator beskriver fordeling av ansvar og oppgaver.

I kommunenes beskrivelse av internkontrollen fremgår det at barneverntjenesten har ukentlige saksbehandlingsmøter. Her fremgår det at også andre enn de to som utgjør barnevernadministrasjonen deltar. Dette er leder for helse-, omsorg- og sosialavdelingen, en miljøterapeut og en saksbehandler ansatt i avdelingen. Det fremgår at saksbehandlingsmøtet ledes av leder for helse-, omsorgs- og sosialavdelingen og at ordningen er ny fra og med november 2018. I intervjuer fikk vi opplyst at også en ansatt med helsefaglig utdanning (sykepleier) deltar i barneverntjenestens saksbehandlingsmøter.

Barneverntjenesten benytter fagprogrammet ACOS Barnevern som bl.a. skal bidra til oversikt over status i sakene. Programmet gir også påminning om aktivitet som må gjennomføres for å oppfylle lovkrav i enkeltsaker. Kommunen benytter imidlertid ikke disse funksjonene, slik at fagprogrammet dermed ikke fungerer som et styringsverktøy for barneverntjenesten.

I vedtak/partsbrev er lovtekst som vedtaket er hjemlet i referert. Teksten som gjengis er imidlertid delvis fra tidligere versjoner av loven. For eksempel er barnevernloven § 4-4 sitert slik den var før 2014. Det er også oppgitt uriktige lovhenvisninger. I opplysninger om klageadgangen vises det ikke til barnevernlovens bestemmelser om klageadgang, men til sosialtjenesteloven § 8-6, en lov som ble opphevet i 2012.

I dokumentet Internkontroll Lurøy barneverntjeneste er fagprogrammet, internett og papirutgave av loven oppgitt som kildene som benyttes for å sikre tilgang til lover og forskrifter. I tillegg refereres det til diverse juridisk litteratur. De ansatte i tjenesten er usikre på om når ACOS Barnevern sist ble oppdatert.

Fylkesmannen har bedt om å få tilsendt skriftlige rutiner som kommunen bruker i barnevernet. Vi har blant annet fått tilsendt flere sjekklister (for saksbehandling og enkeltvedtak, for arbeid med meldinger, for arbeid med undersøkelser, for arbeid med hjelpetiltak og for arbeid med akuttvedtak). Sjekklistene er hentet fra håndbøker/veiledere som ble utarbeidet av departementet i 2006. Noen av disse sjekklistene er ikke i samsvar med dagens lovverk. For eksempel gjelder dette reglene om tilbakemelding til melder som før 2009 var formulert som at det skulle gis generell tilbakemelding om at meldingen er mottatt. Dagens regler ble tatt inn i barnevernloven § 6-7 a i 2009.

Det er ikke beskrevet noen rutiner for rapportering om situasjonen i barnevernet til kommuneledelsen. Det ble under tilsynet opplyst at slik informasjon ikke blir oversendt til ledelsen, og at ledelsen som en følge av dette ikke har oppdatert kunnskap om utviklingen i barneverntjenesten, herunder eventuelle avvik i forhold til lovkrav.

Vi har ikke fått noen beskrivelse av hvordan tjenesten arbeider med å fange opp og rette på svikt i arbeidet.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Arbeidet med gjennomgang av meldinger og tilbakemelding til melder
Lurøy barneverntjeneste foretar gjennomgang av mottatte meldinger og dokumenterer hvilke vurderinger som ligger til grunn for konklusjonen. Dokumentasjonen viser imidlertid ikke alltid hvem som har meldt, i hvilken form meldinger er kommet, dato for mottak av meldinger og dato for vurdering og konklusjon av meldinger. Det er dermed ikke tydelig dokumentert om arbeidet med gjennomgang gjøres løpende og innenfor frister som er satt i barnevernloven.

I følge kommunens rutinebeskrivelse skal det sendes tilbakemelding til melder i ulike faser etter mottak av meldinger, men i praksis dokumenteres det i liten grad at dette blir gjort. Begrunnelsen  for at denne bestemmelsen ble innført i loven var blant annet at det kan bidra til å svekke tilliten til barnevernet dersom melder ikke får tilbakemelding etter å ha levert bekymringsmelding. I mange av sakene i Lurøy er det tett samarbeid mellom ulike faginstanser. Meldere som er en del av de offentlige tjenestene til barnet og familien vil derfor trolig kjenne til at barnevernet følger opp saken. Systematisk tilbakemelding etter gjennomgang av melding og eventuelt etter undersøkelse vil imidlertid tydeliggjøre hvordan barneverntjenesten følger opp melders bekymring for et barn.

Ofte når privatpersoner melder skjer det ved muntlig kontakt. Også private meldere har rett til å få tilbakemelding om at den informasjonen de har gitt er oppfattet som en bekymringsmelding og vil   bli behandlet etter reglene i barnevernloven. I de tilfeller denne tilbakemeldingen gis muntlig bør det dokumenteres slik at det ikke er tvil om at melder har fått slik tilbakemelding.

Forsvarlig vurdering etter undersøkelse
Lurøy kommune har ikke et system som sikrer at det skrives en samlet oppsummering med vurderinger etter undersøkelse. Gjennom intervjuer og dokumentasjon i saker framkommer det at sakene er gjenstand for drøfting og vurdering, men hva som er drøftet og vurdert i den enkelte sak er ikke tilstrekkelig dokumentert. Manglende kapasitet til skrivearbeidet er oppgitt som årsak til at rutinen om å skrive undersøkelsesrapport ikke er fulgt. De ansatte oppgir å ha oversikt over reell status i sine saker, men ingen i tjenesten synes å ha en helhetlig oversikt over status hva angår ferdigstilling av sentrale dokumenter som sluttrapport og vedtak.

Barnevernloven har ikke tydelige krav om oppsummerende rapport etter undersøkelse. Det forutsettes imidlertid at det må framgå av sakens dokumenter hvordan barneverntjenesten har vurdert barnets situasjon på bakgrunn av meldingen og den kartleggingen som er gjort i undersøkelsesfasen. Når dette ikke framkommer i dokumentasjonen er det ikke mulig å vurdere om barneverntjenestens konklusjon etter undersøkelsen er forsvarlig. Som en følge av manglende dokumentasjon av vurderinger mangler også dokumentasjon av hvordan barnets synspunkter er vektlagt i vurderinger og beslutninger.

Kommunen sikrer heller ikke at det utarbeides vedtak etter endt undesøkelse. Dette medfører at det ikke framkommer begrunnelse for eventuelle tiltak – en slik begrunnelse kan gi noe informasjon om vurderinger som ligger til grunn. I de gjennomgåtte sakene er det tilsendt vedtak som er fattet til  dels lenge etter at undersøkelsen ble avsluttet og evt. tiltak iverksatt. Manglende vedtak medfører dessuten at partene ikke får informasjon om klageadgang. Tjenesten har for få saker der parter får avslag på søknad til vi kan ta stilling til om kommunen i slike saker sikrer at vedtak fattes i rimelig tid slik at klageretten ivaretas.

Om en undersøkelse er avsluttet innen lovpålagt frist defineres ut fra om det fattes vedtak innen 3 måneder, i særlige tilfeller innen 6 måneder. Kommunen skal kvartalsvis sende inn kontrollskjema for overholdelse av frister i hver enkelt undersøkelse. Barnevernets fagprogram skal generere kontrollskjemaene ut fra de registreringer som gjøres – herunder når vedtaket godkjennes. I Lurøy kommune har det ikke vært innarbeidet rutine for godkjenning av vedtak i fagprogrammet.

Kommunen har heller ikke benyttet fagprogrammets funksjon for genererer kontrollskjema, slik at innsendte kontrollskjema er fylt ut med penn.

Barnevernlovens krav til gjennomføring av undersøkelser innen fastsatte frister, og hvordan dette skal rapporteres, skal være godt kjent for kommunene. Tilsynet finner imidlertid at det ikke er samsvar mellom kommunens rapportering av om undersøkelser avsluttes innen fristen og det som framkommer av dokumentasjon i sakene. Det framstår som uklart hva som er grunnlaget for konklusjonsdatoen som er ført inn i kontrollskjema. Det vurderes at kommunen ikke har et system som sikrer at barnevernlovens frister i undersøkelser overholdes.

Evaluering av hjelpetiltak
Selv om kommunen har nedfelt rutine om utarbeidelse av tiltaksplan så foreligger ikke slik plan i flertallet av sakene. Det finnes derfor ikke dokumentasjon for hva det er forventet at man skal oppnå med tiltakene, og heller ikke opplysninger om når og hvordan det skal vurderes om tiltakene er tjenlige eller om det er behov for nye tiltak.

Mange av barna har tiltak som innebærer at barneverntjenestens deltar i samarbeidsmøter/ansvarsgruppemøter med andre instanser. Det kan se ut som det vurderte behov for tiltak i mange av disse sakene er at instansene samarbeider og gir råd og veiledning til familiene, og at barneverntjenesten gjennom dette følger med på utviklingen til barnet. Dette er imidlertid en tolkning vi har gjort, og ikke noe som framkommer tydelig i saksdokumentene. I de tilfeller der samarbeid mellom instanser og «å følge med på barnets utvikling» er hensikten med barnevernets tiltak, er risikoen for at barna ikke får nødvendig hjelp i rett tid mindre alvorlig selv om det mangler tiltaksplan. En tiltaksplan vil i så fall være en dokumentasjon av en slik vurdering, og så lenge dette mangler kan en ikke ta stilling til om oppfølgingen er forsvarlig.

Det foreligger imidlertid også eksempler på saker der det er opplagte behov for endringer i omsorgssituasjonen og der det er satt inn direkte veiledning til familien. Fordi tiltaksplan mangler framkommer det heller ikke her hva som er forventet å oppnå med veiledningen. Det er heller ikke satt av tidspunkt for evaluering, og det framkommer ikke at barneverntjenesten i samarbeid med partene og andre instanser foretar slik evaluering. Disse barna risikerer å ikke få vurdert om hjelpen som er satt inn er riktig og om tiltakene bidrar til at forholdene endrer seg i tilstrekkelig grad.

Manglende dokumentasjon av plan for oppfølging og evaluering av hjelpetiltak, samt manglende dokumentasjon av eventuelt gjennomførte evalueringer, medfører at barns rett til medvirkning og vektlegging av barns synspunkter i disse vurderinger ikke framkommer.

Det er heller ikke beskrevet hvordan ledelsen holder oversikt over at det foretas fortløpende oppfølging og evaluering i sakene. Kommunen rapporterer halvårlig om antall barn med tiltaksplan og om evaluering av disse. Halvårsrapporten for første halvår 2018 samsvarer imidlertid ikke med dokumentasjon i gjennomgåtte saker. Fagprogrammet ACOS barnevern har også verktøy for å holde oversikt over dette, men dette benyttes ikke i styringen. Det vurderes derfor at kommunen ikke har oversikt over evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn, og sikrer dermed ikke om dette gjøres forsvarlig.

Oppfølging av barn i fosterhjem
Når et barn er plassert i fosterhjem skal fosterforeldrene utøve omsorgen på vegne av barneverntjenestene, eller eventuelt på vegne av foreldrene hvis plasseringen er et hjelpetiltak. Barneverntjenesten skal i begge tilfelle følge opp og kontrollere barnets situasjon i hjemmet, og den skal gi fosterforeldrene nødvendig råd og veiledning i oppdraget og eventuelt sette inn nødvendige tiltak. Denne oppfølgingen er vesentlig for å sikre at barnet får god omsorg, og for å unngå utilsiktede flyttinger.

Det foreligger ikke dokumentasjon for at det er gjennomført 4 årlige oppfølgingsbesøk i noen av de fem fosterhjemmene Lurøy kommune har plassert barn. Det er således ikke samsvar mellom kommunens rapportering om oppfølging av barn i fosterhjem og det som framkommer av dokumentasjon i sakene. Barnevernlovens krav til oppfølging av barn i fosterhjem og hvordan dette skal rapporteres skal være godt kjent for kommunene. Det er derfor uklart for tilsynet hvorfor det ikke er samsvar mellom rapportering og realiteter.

Noen av plasseringene oppfyller muligens fosterhjemsforskriftens kriterier for reduksjon av antall årlige oppfølgingsbesøk fra 4 til 2. Det foreligger imidlertid ingen skriftlig dokumentasjon for at barneverntjenesten har vurdert at forholdene i fosterhjemmet er så gode at det er forsvarlig, eller at slik beslutning er tatt. Dette innebærer at kravet om antall oppfølgingsbesøk i forskriften heller ikke er oppfylt i disse sakene.

Det foreligger også korte notater fra oppfølgingsbesøk som er gjennomført utenfor fosterhjemmet (bowlinghall og restaurant). I forskriften er det presisert at barneverntjenesten skal følge opp og føre kontroll med barnets situasjon i fosterhjemmet – og at dette skal gjøres ved å besøke fosterhjemmet. Det vurderes derfor at kontakt med fosterbarnet og fosterforeldrene uten besøk i fosterhjemmet   ikke er tilstrekkelig til å oppfylle kravet til fosterhjemsoppfølging. Barneverntjenesten kan velge å ha samtale med fosterbarnet på en annen egnet arena enn fosterhjemmet, evt. ta initiativ til aktiviteter fosterbarnet liker for å bli bedre kjent, men da som et supplement til besøk i fosterhjemmet.

Kommunen har ingen klare føringer for planlegging, gjennomføring og dokumentering av fosterhjemsbesøkene. Det er dermed opp til den enkelte saksbehandler å sørge for at oppfølgingen skjer slik at hensikten ivaretas. Som en følge av dette er kvaliteten på dokumentasjon fra fosterhjemsbesøkene svært variabel. Enkelte notater fra fosterhjemoppfølging er klart ufullstendige. I andre tilfeller er vanskelig å vurdere om formålet med oppfølgingsbesøkene er tilstrekkelig ivaretatt.

Tilsyn med barn i fosterhjem
Det foreligger ikke dokumentasjon for at det er gjennomført minst 4 årlige tilsynsbesøk i 5 av 6 fosterhjem i Lurøy kommune. Det er således ikke samsvar mellom kommunens rapportering om tilsyn med barn i fosterhjem og det som framkommer av dokumentasjon i sakene. Barnevernlovens krav til tilsyn med barn i fosterhjem og hvordan dette skal rapporteres skal være godt kjent for kommunene. Det er derfor uklart for tilsynet hvorfor det ikke er samsvar mellom rapportering og realiteter.

Etter endringen av forskrift om fosterhjem i 2014 ble det gitt tydeligere føringer for kommunens ansvar for tilsyn med barn i fosterhjem. Tilsynskommunens ansvar for opplæring og veiledning av tilsynspersoner samt for vurdering av innhold og kvalitet i tilsynsrapporten, er presisert. Bufdir har også utarbeidet en utførlig veileder for tilsyn med barn i fosterhjem, og en mal for tilsynsrapporter. Lurøy kommune synes ikke å ha satt seg inn i dette. Kommunen har ikke noen rutiner, sjekklister eller lignende som beskriver hvordan det skal jobbes med å ivareta opplæring og oppfølging av tilsynspersonene. Vi har heller ikke fått beskrevet hvordan kommunen følger med på at det gjennomføres jevnlige tilsyn, at det skrives rapport og at rapportene er tilfredsstillende.

Lurøy kommune bruker et skjema for tilsynsrapporter som ikke er oppdatert etter endringer i barnevernloven og fosterhjemsforskriften i 2014. Skjemaet er dermed ikke tilstrekkelig tydelig på hva som forventes av tilsynspersonens rapport. Vi viser til fosterhjemsforskriften § 8 annet ledd og § 9 fjerde ledd der det fremgår at tilsynspersonen skal beskrive og vurdere barnets situasjon, herunder barnets omsorgssituasjon i fosterhjemmet, i sine rapporter.

Internkontroll
Internkontrollen skal ha et omfang som er nødvendig for å sikre etterlevelse av krav fastsatt i lov. Lurøy er en liten kommune med en saksmengde som er relativt oversiktlig. På den andre siden viser rapporteringen og gjennomgang av saker i forbindelse med tilsynet at det ikke har vært samsvar med det som er rapportert og dokumentasjon i sakene. Kommunen har ikke lyktes med å overholde alle lovkrav – og har ikke i hatt den nødvendige oversikt over situasjonen.

De ansatte forklarer at årsaken til manglende etterlevelse av lovkrav har vært manglende kapasitet til å fullføre all dokumentasjon. Halvårsrapporteringene til Bufdir og kontrollskjemaene har til en viss grad vist mangler, men på flere områder har rapporteringene ikke vært i samsvar med realitetene.

Dette kan ha sammenheng med manglende kunnskap om eller forståelse av innholdet i lovkravene, f.eks. krav om at en undersøkelse regnes som avsluttet når det er fattet vedtak eller at antall oppfølgingsbesøk i fosterhjemmet bare kan reduseres etter en konkret vurdering og skriftlig beslutning.

Lurøy kommune har ikke hatt gode nok rutiner for rapportering internt om situasjonen i barnevernet. Kommuneledelsen har dermed ikke hatt tilstrekkelig kunnskap om manglene, og dermed ikke hatt mulighet til å vurdere behovet for tiltak i tjenesten. Fylkesmannen vurderer det som alvorlig både at Lurøy kommune underrapporterer mangelfull oppfyllelse av lovkrav til fylkesmannen, samtidig som tjenestens avvik og kapasitetsproblemer har vært underkommunisert internt i kommunen.

Kommunen har utarbeidet rutiner på barnevernområdet. Det foretas også årlig gjennomgang av disse. Kommunen har likevel ikke fanget opp feil og mangler som f.eks. feil lovhenvisninger i vedtak. Selv om det i rutinebeskrivelser henvises til bruk av elektroniske versjoner av loven, kan ikke dette ha være benyttet til gjennomgang av rutinemateriell. Kommunens fagprogram har ikke oppdaterte lovhenvisninger – det er uklart om dette skyldes manglende vedlikehold fra leverandør eller mangler hos kommunen. Fagprogrammet benyttes heller ikke som styringsverktøy, og har derfor i begrenset grad vært til hjelp for å holde oversikt for eksempel over manglende vedtak etter avsluttet undersøkelse, manglende utarbeidede tiltaksplaner og evalueringer, samt manglede oppfølging og tilsyn med barn i fosterhjem.

Rutinebeskrivelser, sjekklister og maler kan være nyttige hjelpemidler for saksbehandlere i barneverntjenesten. Dette fordrer imidlertid at disse hjelpemidlene er lett tilgjengelige og at de oppleves nyttige ved at de bidrar til effektivisering og kvalitetssikring når ulike oppgaver skal løses. Videre er det en forutsetning at disse hjelpemidlene revideres og utvikles løpende, f.eks når man avdekker rutinesvikt eller andre avvik, eller ved lovendringer. I dag anbefales det at rutinebeskrivelser og sjekklister mv. lagres elektronisk, og da slik at det er den siste oppdaterte versjonen som til enhver tid er tilgjengelig for saksbehandlerne.

De skriftlige rutinene som er framlagt i forbindelse med tilsynet framstår ikke med den nødvendige kvalitet idet de til dels er utdatert, ikke lokalt tilpasset og dermed til begrenset hjelp i saksbehandlingen. Dette er trolig også årsaken til at det til dels er lite samsvar mellom kommunens rutiner og praksis.

I følge barnevernloven skal kommunen ha en barnevernadministrasjon som har ansvaret for å utføre oppgaver etter barnevernloven. Internkontroll innebærer blant annet at det skal være tydelig hvordan tjenesten er organisert og det skal klart framgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. Lurøy kommune har beskrivelse av hvem som utgjør barnevernadministrasjon, og det foreligger funksjonsbeskrivelse til disse stillingene. Samtidig har kommunen utarbeidet rutiner for saksbehandlingsmøte som innebærer at også andre har oppgaver knyttet til saksbehandlingen i barneverntjenesten. Møtet ledes av leder for HSO-avdelingen som ikke er å anse som en del av barnevernadministrasjonen i kommunen. Dette medfører at det framstår som utydelig hvordan tjenesten er organisert og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Fylkesmannens konklusjon:

  • Lurøy kommune sikrer ikke fortløpende registrering og dokumentasjon av innhold i mottatte bekymringsmeldinger, hvem som melder, dato for mottak av melding og dato for vurdering og konklusjon av

Dette er brudd på:
Lov om barneverntjenester §§ 4-2 og 1-4

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det gis tilbakemelding til melder etter gjennomgang av meldinger og etter endt undersøkelse for de som melder i medhold av

Dette er brudd på:
Lov om barneverntjenester § 6-7 a

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det foretas og dokumenteres en samlet vurdering etter endt undersøkelse. Dette medfører at det heller ikke framkommer hvordan barnets synspunkter er vektlagt i undersøkelser. Lurøy kommune overholder ikke alltid fristene i undersøkelser og avslutter ikke en undersøkelse med skriftlig

Dette er brudd på:
Barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 1-6 (tidligere § 4-1) og 6-9 andre ledd

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det utarbeides tiltaksplan for alle barn med Det dokumenteres ikke om det er foretatt evaluering og vurdert om tiltakene er tjenlige eller om det er behov for nye tiltak. Kommunen har ingen klare føringer for hvordan arbeid med evaluering av hjelpetiltak skal foregå – herunder om det skal samtales med barnet eller innhentes informasjon i forbindelse med evaluering.

Dette er brudd på:
Barnevernloven §§ 4-5, 1-4 og 1-6 (tidligere § 4-1)

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det gjennomføres tilstrekkelig oppfølging av barn i Det gjennomføres ikke minimum 4 oppfølgingsbesøk i fosterhjemmene, det dokumenteres ikke dersom det er foretatt en vurdering og beslutning om at 2 oppfølgingsbesøk er tilstrekkelig. Det dokumenteres ikke fortløpende fra gjennomførte besøk og det framkommer dermed ikke hvilke vurderinger som er gjort om barnets situasjon og hvordan barnets synspunkter er tatt med i disse vurderingene.

Dette er brudd på:
Forskrift om fosterhjem § 7, samt lov om barneverntjenesten §§ 1-4 og 1-6 (tidligere § 4-1).

  • Lurøy kommune sikrer ikke at det føres tilsyn med barn i fosterhjem i Lurøy kommune. Det føres ikke kontroll med om oppnevnte tilsynspersoner gjennomfører et tilstrekkelig antall tilsynsbesøk pr år. Lurøy kommune har ikke sørget for tilstrekkelig opplæring av tilsynspersoner.

Dette er brudd på:
Forskrift om fosterhjem §§ 8 og 9, samt lov om barneverntjenester § 1-4.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi om hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd, slik at kravene til kvalitet og sikkerheten for tjenestemottakerne blir ivaretatt.

I uttalelse til utkast til rapport, datert 19.03.2019, har Lurøy kommune beskrevet tiltak som er satt i verk i etterkant av vårt tilsyn. Kommunen er dermed godt i gang med å rette på de forholdene som ble avdekket i tilsynet. Dette vil vi be kommunen beskrive i en plan.

Fylkesmannen ber Lurøy kommune om å:

  • Beskrive hvilke tiltak som settes i verk for å rette på hvert enkelt av de beskrevne lovbruddene
  • Beskrive hvordan ledelsen vil følge med på at tiltakene blir iverksatt
  • Beskrive hvordan ledelsen vil følge med på at tiltakene virker som planlagt etter at de har fått virket en tid
  • Skissere planlagt framdrift i arbeidet med å rette på forholdene

Med hilsen

Merete Troli (e.f.)
avdelingsdirektør

Lise Tymi
seniorrådgiver

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:
Statens helsetilsyn  Postboks 231 Skøyen  0213    OSLO

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 24.09.2018.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 20.11.2018.

Tilsynsbesøket ble gjennomført i Lurøy kommunes lokaler på Onøy, og innledet med et kort informasjonsmøte 28.11.2018.

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 29.11.2018.

Utkast til rapport ble sendt ut 21.02.2019, kommunens tilbakemelding på denne forelå 19.03.2019.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Organisasjonskart for Helse-, omsorg- og sosialetaten i Lurøy
  • Kommunestyre-sak «Struktur barneverntjenesten» behandlet 12.2017
  • Delegasjon barnevern Lurøy
  • Oversikt over ansatte i Lurøy barneverntjeneste
  • Funksjonsbeskrivelse barnevernleder
  • Funksjonsbeskrivelse barnevernkurator
  • Prosedyre for koordinerendeteam
  • Kommunestyre-sak «Avtale om akuttberedskap/vaktordning i barneverntjenesten»
  • Formannskap-sak «Fremtidig organisering av Nav, barnevern og sosialtjeneste
  • Presentasjon fra Kickoff om organisasjonsutvikling i helse-, omsorg- og sosialetaten
  • Prosedyre om bruk og vedlikehold av internkontrollen i Lurøy barneverntjeneste
  • Internkontroll Lurøy barneverntjeneste, revidert 10.2018
  • Referat fra gjennomgang av Internkontrollperm den 01.2018
  • Sjekklister – barneverntjenestens arbeid
  • Mal for førstegangssamtale ved oppstart av undersøkelse
  • Sjekkliste midlertidige vedtak i akuttsituasjon
  • Notat «Fremgangsmåte i Acos»
  • Utskrift av statusrapport fra fagprogram Acos 27.11.2019
  • Kommunens halvårsrapportering på barnevernområdet pr. 06.2018

Det ble valgt dokumentasjon fra 16 saker med meldinger, 13 saker med avsluttet undersøkelse, 23 saker med aktive hjelpetiltak for hjemmeboende barn, 5 saker med barn Lurøy barnevern har plassert i fosterhjem og 6 saker med barn som bor i fosterhjem i Lurøy kommune etter følgende kriterier:

  • Alle mottatt og gjennomgått meldinger fra og med halvår 2017 til september 2018
  • Alle undersøkelser som ble avsluttet i perioden halvår 2017 til september 2018
  • Alle hjemmeboende barn med hjelpetiltak pr. 06.2018
  • Alle fosterbarn kommunen har oppfølgingsansvar for
  • Alle fosterbarn kommunen har tilsynsansvar for

Det ble bedt om dokumenter som viser kommunens arbeid med de aktuelle temaene som tilsynet omfatter. Det ble i tillegg gjort noen stikkprøver i fagprogrammet i saker der det manglet entydig dokumentasjon.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • Seniorrådgiver, Gunhild Westergaard, Fylkesmannen i Nordland, revisor
  • seniorrådgiver, Lise Tymi, Fylkesmannen i Nordland, revisjonsleder