Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven i Bø kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Nordland gjennomførte 26. august – 19. november 2014 tilsyn med Bø kommune. Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningas helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne. Målsettinga for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.

Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta ei kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartlegginga gi kommunen ei veiledende vurdering av status for arbeidet.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:

Det ble ikke påvist avvik. Hovedpunktene fra Fylkesmannens samla vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid:

• identifiserte helseutfordringer og forhold som kommunen har beslutta å følge med på, bør tydeliggjøres og samles i ett dokument
• ansvars- og arbeidsfordeling innen folkehelsearbeidet og det løpende oversiktsarbeidet bør kunne gjenfinnes i et dokument
• kommunen må være mer bevisst i sin bruk og vurdering av ulike kilder samt at vurdering av kildene og fakta må ha en tydeligere faglig forankring. Disse vurderingene må kunne dokumenteres på en bedre måte.
• kommunen bør innhente informasjon fra lokale kilder mer målretta og systematisk Dato: 19. november 2014

Hege Meldal
revisjonsleder

Solveig Johnsen Hovet
revisor

 

Egil Johansen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeida etter tilsyn 26. august – 19. november 2014 med Bø kommune. Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningas helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.

Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:

1. Lovlighetskontroll
   Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er retta.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
   I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas ei kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen tilbakemelding i form av ei veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurderinga.

2. Beskrivelse av kommunen

Bø kommune hadde 1. januar 2014 2642 innbyggere. Kommunen er en tradisjonell kystkommune der næringsgrunnlaget har vært fiske og fiskeriaktiviteter kombinert med landbruk. Bosetninga er spredt uten et tydelig kommunesenter. Antall sysselsatte i primærnæringene har gått jevnt ned de siste ti-årene, og Bø kommune har opplevd en befolkningsnedgang på nesten 20 % siden 2000. Bø kommune står overfor demografiske utfordringer med ei aldrende befolkning og færre bosatte i yrkesaktiv alder. Den største arbeidsgiveren er nå Bø kommune.

I følge folkehelseprofilene er det i Bø, sammenligna med landet for øvrig, flere som faller fra videregående skole, færre med høyere utdanning, flere med grunnskole som høyeste utdanning, inntektsnivået er lavere og andel unge uføretrygdede er høyere. Samtidig er det noen flere førstegangsfødende som røyker og andelen overvektige er høyere enn i resten av landet. Utbredelsen av de sykdommene som folkehelseprofilene omtaler, er imidlertid ikke entydig forskjellig fra landsgjennomsnittet. Kommuneplanens samfunnsdel beskriver også en boligsosial utfordring.

Kommunens helse- og omsorgsavdeling er delt inn i to driftsenheter, pleie- og omsorg og helse. Helseenheten ledes av helsesjefen som også er kommuneoverlege.

Helsesjefen/kommuneoverlegen arbeider 50 % administrativt og 50 % i klinisk virksomhet. Kommunen har folkehelsekoordinator i 50 % stilling og kombinert helsesøster/jordmor i 100% stilling.

Bø kommune har samarbeidsavtale med Nordland fylkeskommune innen folkehelse.

Kommuneplanens samfunnsdel ble sendt ut på høring 22. mai 2014 med høringsfrist 1. september 2014.

3. Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 8. april 2014.

Gjennomgang av aktuell informasjon forut for tilsynsbesøket: se kapittel om dokumentgrunnlag

Formøtet ble holdt 26. august 2014.

Åpningsmøtet ble holdt 3. september 2014.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: se kapittel om dokumentgrunnlag

Sluttmøtet ble holdt 4. september 2014

4. Hva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningas helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er ei nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus.

Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde ei tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordelinga var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området

Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet

I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde starta opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene ei kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartlegginga danna grunnlag for ei tilbakemelding til kommunen i form av ei veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.

Folkehelseloven og forskrift om oversikt om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.

Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):

• kommunens tilrettelegging/styring
• hvilke forhold kommunen hadde beslutta å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
• om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble henta inn
• i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
• i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Det ble ikke påvist avvik.

6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid

Bø kommune har et oversiktsdokument (kunnskapsgrunnlag) som viser helsetilstanden, helseutfordringer og påvirkningsfaktorer, og dette dokumentet ble ferdigstilt i forbindelse med arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel, som nettopp har vært på høring. Bø kommune har også et utkast til folkehelseplan (nå ute på intern høring i kommunen) som blant annet beskriver organisering av folkehelsearbeidet og ansvars- og oppgavefordeling i arbeidet med den løpende oversikten.

Bø kommune er således helt i startfasen av det systematisk arbeidet med den løpende oversikten, men har grunnlagsdokumentene og har også lagt planlagt hvordan arbeidet skal organiseres og dokumenteres.

Arbeidet med oversiktsdokumentet var svært godt forankra i kommunens ledelse.

Gjennom oversiktsdokumentet, avtalen med Nordland fylkeskommune og kommunens utkast til folkehelseplan kommer det fram hvilke helseutfordringer kommunen har identifisert og hvilke forhold kommunen ønsker å ha løpende oversikt over. Fylkesmannen vurderer at dette med fordel kunne ha kommet tydeligere fram og gjerne vært samla i ett dokument.

Kommunen har benytta sentrale og lokale kilder i arbeidet med oversiktsdokumentet, men Fylkesmannen vurderer at kommunen bør innhente informasjon fra lokale kilder på en mer målretta og systematisk måte og at dette sammenholdes med de identifiserte helseutfordringene. Videre vurderes at kommunen bør være mer bevisst i sin bruk og vurdering av kilder og at kildetilfanget kan bli breiere. Vurderingene bør ha ei tydeligere faglig forankring og være mindre prega av personlige oppfatninger. Dokumentasjonen av de faglige vurderingene som gjøres, må også forbedres.

Tverrsektoriell innretning på arbeidet med den løpende oversikten er sikra gjennom opprettelse av en styringsgruppe/folkehelsegruppe som består av flere etatsledere, og denne gruppa skal gjennomgå og vurdere opplysningene. Også rådmannen er med i denne gruppa slik at organiseringa sikrer at kommunens ledelse følger med på det løpende oversiktsarbeidet. Folkehelsekoordinator har ansvaret for å utarbeide en årlig rapport (løpende oversikt). Kommunen har planlagt et årshjul med oppdatering av oversiktsdokumentet, evaluering av tiltak og handlingsplan.

Ansvars- og arbeidsfordeling innen folkehelsearbeidet og det løpende oversiktsarbeidet bør kunne gjenfinnes i et dokument samt bli bedre kjent i kommunens organisasjon.

Kommunen disponerer svært god formell kompetanse innen samfunnsmedisin, helse-i-plan, helsestasjonsarbeid og arbeid med helsefremmende barnehager og har engasjerte medarbeidere med lang relevant yrkeserfaring.

7. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen 

8. Dokumentunderlag

Dokumenter fra kommunens eller andre nettsider:

• organisasjonskart Bø kommune, udatert
• beskrivelse av ledergruppen og helse- og omsorgsavdelinga, sammensetning og organisering, udatert
• årsrapport 2012, notat fra økonomisjef Trond Robertsen til rådmannen, 10. juni 2013
• folkehelseprofiler Bø kommune 2012, 2013 og 2014 
• diverse statistikk og oversikter fra kommunebarometeret

Dokumenter oversendt fra Bø kommune:

• oversendelsesdokument og kommentar fra folkehelsekoordinator Linda Sommerseth, mottatt 20. juni 2014
• økonomiplan Bø kommune 2014-2017, 11. november 2013
• delegasjonsreglement Bø kommune, vedtatt i kommunestyret 26. mars 2007, med påskrift med penn: for gammelt og ikke oppdatert mht lovendringer
• innkjøpsreglement Bø kommune, udatert
• skriv fra rådmann til kontrollutvalget vedr. internkontroll, 16. april 2014
• kommuneplanens samfunnsdel, 2014 – 2016, kunnskapsgrunnlaget, udatert
• diverse dokumenter ang. arealplan
• kommuneplanens samfunnsdel, 2014-2016, ute på offentlig høring til 1. september 2014
• utkast til folkehelseplan, udatert, mottatt 16. juli 2014, er ute på intern høring i Bø kommune

Dokumenter mottatt og gjennomgått under tilsynet 3. – 4. september 2014:

• samarbeidsavtale med Nordland fylkeskommune, vår kopi ikke undertegna eller datert, men gjelder fra 1. januar 2014
• dokument: oversikt over helsetilstand, påvirkningsfaktorer, folkehelseutfordringer og ressurser i Bø kommune 2014, udatert
• årsplan for Straume barnehage 2014 -2016: Hverdagsglede i en helsefremmende barnehage, udatert
• stillingsinnhold helsesjef, udatert
• møtereferat fra møter i folkehelsegruppa (folkehelseplan og kommuneplanens samfunnsdel) 12. juni 2013, 27. august 2013, 11. september 2013 og 8. oktober 2013 og 26. august 2014 tiltaksplan Bø kommune 2014, udatert

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

FraFylkesmannen i Nordland deltok: seniorrådgiver Solveig Hovet Johnsen (revisor), seniorrådgiver Egil Johansen (revisor), seniorrådgiver Hege Meldal (revisjonsleder)

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2014 Kommuners folkehelsearbeid

Søk