5. Forhold ved virksomheten

I dette kapitelet beskriver vi rammebetingelser og forhold ved virksomhetens organisering og styring som anses relevante når det gjelder den alvorlige hendelsen og tema for tilsynet. Avdelinger som var involvert i oppfølgingen og innleggelsen var mottak, endokrinologisk poliklinikk og FACT.

Når pasienter kommer til mottaksavdelingen, gjøres det blant annet en vurdering av om pasienten er i behov av innleggelse. XXXX har en prosedyre for utskrivelse som krever at det sendes en elektronisk melding (PLO-melding) til fastlege eller kommune når en pasient skrives ut fra sykehuset. Hvis pasienter ikke blir innlagt, regnes de ikke som utskrevet når de drar fra mottaket, og det sendes derfor ikke PLO-melding til kommunen. I slike tilfeller, hvor pasienter forlater mottaket, forventes det at sykepleierne kontakter kommunen på telefon hvis pasienten har hjemmetjenester og dette er kjent for XXXX. XXXX samarbeider med mange kommuner og bydeler. Ved det stedlige tilsynet ble vi fortalt at det kan være utfordrende for de ansatte å vite hvem i kommunen de skal kontakte.

Leger i mottak har tilgang til pasientens journal ved sykehuset, og det kan være mye informasjon, og vi fikk opplyst at det varierer hvor mye de leser i psykiatri-journaler når pasienten kommer inn med en somatisk problemstilling. Vurdering av pasientenes samtykkekompetanse er innarbeidet i legenes fortløpende arbeid.

Endokrinologisk poliklinikk følger opp pasienter med diabetes. Lege på vakt er tilgjengelig for å diskutere problemstillinger knyttet til diabetesoppfølging for pasienter i mottak ved behov. I samtaler ved det stedlige tilsynet fikk vi opplyst at man ved endokrinologisk poliklinikk sjelden foretar vurderinger av pasientens samtykkekompetanse. XXXX presiserer på sin side, i brev datert XXXX, at man ved endokrinologisk poliklinikk gjør samtykkevurderinger fortløpende. Dette både under konsultasjoner og ved innleggelse, når det foreligger forhold som gir mistanke om svekket kompetanse. Ved vanskelige vurderinger knyttet til alvorlige psykiske lidelser, er XXXX avhengig av samtykkevurderinger gjort i psykiatrien, og forholder seg til disse, med mindre det oppstår nye og akutte forhold.

Poliklinikken sender rutinemessig informasjon til pasientens fastlege etter polikliniske konsultasjoner, og vi fikk opplyst at de også noen ganger sender informasjon til hjemmetjenestene. Vi fikk også opplyst at poliklinikken som hovedregel hadde som rutine å avslutte oppfølgingen dersom pasienter ikke møtte opp til time og ikke tok kontakt for ny time etter at de skriftlig ble oppfordret til å ta kontakt for ny avtale. Enkelte sårbare grupper som unge med diabetes er unntatt denne praksisen. Det opplyses videre fra XXXX i brev datert XXXX at det gjøres skjønnsmessige vurderinger både av sekretær og behandlende lege i den enkelte sak, og at behandler ofte forsøker å kontakte pasienten per telefon dersom de ikke møter til time.

FACT er en behandlingsmodell som gir oppsøkende og helhetlige tjenester til mennesker med alvorlige psykiske lidelser og/eller rusproblemer og andre tilleggsutfordringer. FACT kan organiseres på ulike måter, men et hovedpoeng er at det er ansatte fra både kommunehelsetjeneste og spesialisthelsetjeneste som inngår i det enkelte FACT-team.

FACT XXXX team består av ansatte fra DPS XXXX og av ansatte fra kommunene XXXX, XXXX og XXXX. Det aktuelle FACT-teamet ledes av en styringsgruppe bestående av XXXX ved DPS XXXX, XXXX kommune og XXXX kommune. XXXX kommune leder FACT-teamet, som består av kommunene XXXX, XXXX, XXXX og DPS XXXX. Åpningstiden er mandag til fredag fra klokken 8-16, og teamet er avhengig av samarbeid med øvrige tjenester i kommuner og spesialisthelsetjenesten ved behov for bistand på kveld og helg.

FACT er organisert med et lite team rundt hver pasient, og hver pasient får tildelt en Case manager som fungerer som en primærkontakt. Denne har ansvaret for å koordinere helsehjelpen rundt pasienten.

Journalsystemet til FACT er DIPS Arena. FACT utveksler informasjon med samarbeidende instanser gjennom elektroniske dialogmeldinger. Disse blir lagret i pasientens journal både i kommunen og XXXX. Kommunale helsetjenester som hjemmesykepleien har ikke tilgang på DIPS Arena (DIPS). Kommunalt ansatte i FACT XXXX team har tilgang til kommunal elektronisk journal i den kommunen man har sitt ansettelsesforhold.

FACT bruker FACT-tavlen som et verktøy for oppfølging av enkeltpasientene. På tavlen benyttes spesifikke koder og begrep, som blant annet skal kunne si noe om intensiteten i oppfølgingen, for eksempel brukes begrep som «kort intensiv». XXXX opplyser i tilbakemeldingen vedlagt brev av XXXX at DIPS Arena er primærkilden for pasientopplysninger. Opplysningene som står på FACT-tavlen beskrives som en komprimert utgave av relevante og nødvendige opplysninger, som brukes i gjennomføringen av morgenmøtene/tavlemøtene. Det påpekes her at alle opplysninger er å gjenfinne i DIPS. Dette er ikke i overensstemmelse med informasjon fra samtaler under det stedlige tilsynet. Her fikk vi opplyst at opplysninger på tavla blir skrevet inn manuelt, og ikke automatisk blir overført til DIPS. Ledelsen bør følge opp dette forholdet og sikre at oppfatningen av at alle opplysninger på tavla overføres DIPS er korrekt. Vi ser at det i gjennomførte DPIA som er ettersendt forutsettes at alle opplysninger overføres, men her kan vi ikke se at de ansatte i FACT-teamene er blitt spurt om dette. Tavlen er lagret på sykehusets servere for sensitive opplysninger. Dette lagringsområdet er tilgangsstyrt. Det er mulig å hente tidligere versjoner av tavla ved å kontakte sykehusets IKT-avdeling. Vi baserer oss på konklusjonen i den vedlagte personvernvurderingen, hvor direktøren har slått fast at personvernrisikoen er lav, og at det er trygt å bruke tavla. I tillegg til tavla benyttes daglige morgenmøter/ tavlemøter og diskusjoner om pasientene i plenum som en sentral arbeidsmetode.

Det er flere samhandlingsarenaer for FACT og de ulike samarbeidspartnerne i kommune- og spesialisthelsetjenesten. For eksempel avholdes det styringsgruppemøter, lederforum og fagdager og ulike samarbeidsmøter.