5. Informasjon fra kommunen

Informasjon fra kommunen på det stedlige tilsynet

På tilsynsbesøket redegjorde XXXX kommune for hendelsen og for hjemmetjenestens rutiner og systemer for oppfølging av sine pasienter/brukere. Nedenfor gis et utdrag av noen områder/temaer som ble presentert.

Hjemmetjenesten i XXXX kommune er reorganisert fra XXXX, blant annet med sikte på at flere skal bo hjemme så lenge som mulig. Hjemmetjenesten er organisert i XXXX geografiske soner. Hver sone består av sykepleier, helsefagarbeidere og ufaglærte pleieassistenter, og har ansvar for daglig oppfølging av pasientene/brukerne. I tillegg er det en egen XXXXenhet/natt-tjeneste, som er soneovergripende og som bistår pasienter/brukere og personellet ved behov.

Det ble opplyst at ansatte i sonene først må gjennomføre en NEWS-måling av pasienten/brukeren før de tar kontakt med sykepleieenheten. Dette kravet var under vurdering, da erfaringen var blandede og muligens medførte at terskelen for å kontakte XXXXenheten kunne oppleves å være for høy, særlig for XXXX.

Kommunen bruker logistikk-verktøyet «XXXX» for å lage arbeidslister og fordele hvilke ansatte som skal til de ulike pasientene/brukerne, ut fra kompetansebehov.

Kommunen bruker journalsystemet XXXX til journalføring. Ansatte skal i utgangspunktet lese journal om sine pasienter/brukere på starten av sin vakt, men det ble opplyst om at det ofte ikke var tid til dette for alle pasienter/brukere. Det ble opplyst i samtaler med de ansatte at journalnotat med viktig informasjon til neste vakt, ikke nødvendigvis blir fanget opp.

Det er ikke mulig å fortløpende endre opplysninger i fastsatte oppdrag i XXXX, etter at arbeidslisten er laget. Når det oppstår situasjoner der viktige beskjeder må formidles, kan det sendes «bindersoppdrag» i XXXX. Dersom det for eksempel er særskilt behov for tilsyn av en pasient/bruker, skal det gis beskjed om dette i bindersoppdrag. Bindersoppdragene gjennomgås og fordeles ved starten av hver vakt. Det kan også legges inn bindersoppdrag direkte til sykepleieenheten ved behov. Det ble opplyst at natt-tjenesten ikke benyttet «bindersoppdrag», og at beskjeder til og fra natt-tjenesten ble formidlet muntlig.

I XXXX kommune håndterer hver sone trygghetsalarmene til sine pasienter/brukere. I tillegg håndterer de trygghetsalarmene til andre hjemmeboende som ikke har andre hjemmetjenester. Kommunen opplyste at utløst trygghetsalarm gikk direkte til alarmtelefonen som èn ansatt i hver sone hadde med seg. Den ansatte hadde da funksjon som responstjeneste, samtidig som vedkommende hadde ordinær vakt i hjemmetjenesten. Når alarmtelefonen ringte måtte den ansatte ta imot alarmen og snakke med pasienten/brukeren, og deretter ringe og gi beskjed til den ansatte som hadde pasienten/brukeren på sin arbeidsliste den aktuelle vakten. Hvis alarmtelefonen ikke ble besvart, ble alarmen videreført til et sentralisert responssenter.

Ansatte vi hadde samtale med på det stedlige tilsynet påpekte at det var stressende og skulle ivareta alarmfunksjonen og ha funksjon som responstjeneste, samtidig som de var på ordinær vakt i hjemmetjenesten.  

Tilbakemelding fra kommunen etter det stedlige tilsynet

XXXX kommune har i brev av XXXX redegjort for sine rutiner og praksis etter nærmere spørsmål fra Helsetilsynet. Kommunen har redegjort for etablerte tiltak fra før hendelsen og for nye tiltak etter hendelsen, som skal ivareta pasienter/brukere med endring/forverring i tilstanden.

XXXX kommune har innledningsvis redegjort for organisatoriske forhold og relevante styringssystemer som skal bidra til forsvarlig oppfølging av hjemmeboende som mottar helse- og omsorgstjenester fra kommunen. Det er blant annet redegjort for digitale systemer som ruteplanlegging og journalsystem, som skal sikre nødvendige tjenester. Disse systemene er ment å bidra til effektiv organisering av arbeidsoppgaver, nøyaktig dokumentasjon av pasientinformasjon, og rask tilgang til nødvendig data, noe som samlet sett skal forbedre kvaliteten på tjenestene som tilbys hjemmeboende.

Kommunen utdyper at de har vurdert forskjellige muligheter for alarmmottak og responstjeneste, og at de har kommet til at direkte mottak og uttrykning fra tjenesten er et godt tiltak for å sikre kontinuitet og for å håndtere og prioritere alarmer best mulig. De utdyper videre at det også er en fordel ved direkte mottak, at tjenesten har tilgang til kommunens journalsystem eller arbeidsplan. XXXX kommune anser valgt løsning som god praksis for håndtering av trygghetsalarm, og vurderer at antall varsler fra trygghetsalarmer eller annen velferdsteknologi ikke har vært tilstrekkelig høyt til å forsvare ressursbruk ved å organisere egne team for dette på nåværende tidspunkt. Det oppgis i oversendt materiale at antall alarmer fra XXXX er XXXX. Etter sommeren XXXX startet kommunen implementering av elektronisk medisindispenser og har nå etablert det i XXXX hjemmesykepleiesoner. Dette vil medføre økt antall alarmer/varsler totalt sett. Kommunen vil derfor på sikt vurdere ny organisering og arbeide for å etablere et felles alarmmottak og responstjeneste i kommunen, sannsynligvis plassert i XXXXenheten. Kommunen vil fortsette å prioritere nærhet til pasientene/brukerne og sikre tilgang til XXXX og arbeidsplaner, slik at trygghetsalarmer kan håndteres på en hensiktsmessig måte.

Etablerte tiltak

Kommunen beskriver flere etablerte tiltak, som skal sikre riktig kompetanse og personkontinuitet, oppdaterte tiltaksplaner og rapportering av endret tilstand hos pasienter/brukere:

• Mentorordning med formål å rekruttere og beholde ansatte, sikre god oppfølging av nyansatte, og sørge for at alle avdelinger har felles rutiner for oppfølging av nyansatte.
• Ekstra oppmerksomhet fra leder og sykepleier med planleggingsfunksjon rettet mot ufaglærte og nyansatte i rapportsituasjon.
• Etablerte retningslinjer/tiltak for tiltaksplan tilsier at det skal ligge oppdatert informasjon om pasientens normaltilstand og bistandsbehov. Det er avsatt tid på arbeidslisten til primærkontakt og tjenesteansvarlig til jevnlige oppdateringer av tiltaksplan. Den oppdaterte tiltaksplanen skal gjenspeile innholdet i vedtaket.
• Det er en uttrykt forventning at tiltaksplanen for den enkelte pasient leses før besøk. Etter gjennomgang av ekstra oppdrag på rapport er det avsatt tid til å lese seg opp på de første pasientene på arbeidslisten. Resten av arbeidslisten skal den ansatte oppdatere seg på underveis i vakten.

Nye tiltak etter hendelsen

Kommunen har redegjort for nye tiltak etter hendelsen, som skal fange opp endringer/forverring av tilstand ute hos pasienter/brukere:

• Det er utarbeidet en ny rutine om NEWS 2. I rutinen er det beskrevet hva som skal gjøres om man oppdager forverring i brukerens tilstand. Det står beskrevet i rutinen når det skal rapporteres og til hvem, i tillegg til beskrivelse om hvor man dokumentere i XXXX.
• Den obligatoriske kompetansepakken til alle nyansatte, er fra XXXX utvidet med e- læringskurs som omhandler klinisk observasjonskompetanse. Gjennomgang av kurset skal være utført/bestått på lik linje som kurs i legemiddelhåndtering før oppstart av selvstendige vakter. Alle assistenter og helsefagarbeidere med behov for kompetanseøkning skal gjennom kurs og undervisning. Etter gjennomført e- læring, gjennomføres fysisk undervisning over 2 timer med teori og praktiske øvelser. Undervisningen blir utført av sykepleiere fra enheten, teamsykepleier fra mestringsteam og fagkoordinator. Det er lagt inn mer utfyllende og grunnleggende informasjon om NEWS 2 i denne undervisningen.
• Ved gjennomgang og endringer av rutiner for trygghetsalarm, er det lagt til et punkt om kompetanse, hvor det er presisert at den ansatte som får tildelt ansvar for håndtering av trygghetsalarmen, skal være fagutdannet eller være godt kjent i avdelingen. Det er presisert at det ikke forventes at alarmtelefon besvares under bilkjøring eller under prosedyrer som ikke kan avbrytes.